“13S”管理在高校圖書館師生共建大流通管理的應(yīng)用
——以廣西民族大學(xué)圖書館為例

文/廣西民族大學(xué)圖書館 黃雪梅

圖書館管理方式、制度以及管理模式的不斷創(chuàng)新，才能進一步推動圖書管理事業(yè)的長期發(fā)展。隨著讀者需求不斷變化，圖書館逐漸從藏書空間轉(zhuǎn)變成知識交流的重要場所。作為人才培養(yǎng)的第二課堂、文化推廣第三空間的高校圖書館，打造良好的工作學(xué)習(xí)環(huán)境是管理的重點。而五常法則是環(huán)境教育的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上深化細(xì)化的“13S”管理方式更能有效規(guī)范圖書館特別是書庫的工作現(xiàn)場、現(xiàn)物等，營造出人人參與、事事守則的氛圍，促進圖書館管理人員提升修養(yǎng)，形成良好的工作習(xí)慣，進一步提高圖書館工作效率，為師生提供高質(zhì)量的交流和活動場所。文章以廣西民族大學(xué)圖書館為例，就“13S”管理在高校圖書館師生共建管理中的應(yīng)用進行探討。

一、“13S”管理的內(nèi)涵

（一）“13S”管理法的來源。具體如下：

1.5S概念?！?3S”管理法由5S現(xiàn)場管理法發(fā)展而來。5S現(xiàn)場管理法起源于日本企業(yè)，又稱“五常法則”。五常法則是環(huán)境教育的基礎(chǔ)，是一種現(xiàn)代企業(yè)管理模式，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場對人員、機器、材料、方法等生產(chǎn)要素進行有效的管理。目的不僅是令工作環(huán)境整潔安全，提高效率，還可以改善思考習(xí)慣，幫助處理日常工作遇到的問題。5S即整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）五個方面。因其在日語中的羅馬拼音都是以字母“S”開頭而被人們稱之為“5S管理”。

2.5S管理的價值。5S為現(xiàn)代管理提供了一套全面的、系統(tǒng)的管理規(guī)范，不僅能使工作環(huán)境保持窗明幾凈和井然有序，更能不斷提高工作質(zhì)量和效率，最重要的是，能加強內(nèi)部溝通，令員工樹立積極態(tài)度，發(fā)揚自律精神，從而提升企業(yè)形象及競爭力。5S簡便易行，無須太復(fù)雜的工具、程序與技巧，也無須花費大量金錢便可起步。不僅適用于工廠、企業(yè)、學(xué)校、醫(yī)院、公用事業(yè)單位，同樣適用于個人和家庭生活。因此逐漸被管理界認(rèn)識和推崇，廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)中。約在20世紀(jì)80年代，我國臺灣的制造業(yè)開始應(yīng)用于5S管理現(xiàn)場，在電子制造業(yè)表現(xiàn)得尤為突出，這對臺灣的電子制造業(yè)走向全球起到了巨大的積極作用。20世紀(jì)90年代，隨著日資、臺資企業(yè)大量來大陸投資建廠，5S管理開始在大陸企業(yè)界引起了重視和推廣，并取得了一些顯著成果。

（二）“13S”管理的內(nèi)涵與意義。隨著管理的不斷完善和精細(xì)，5S管理的內(nèi)容也不斷被擴充，逐步發(fā)展到6s管理，8S管理，13S管理......13S即在5S的基礎(chǔ)上增加安全、節(jié)約、服務(wù)、滿意、堅持、共享、效率、學(xué)習(xí)等法則（見圖1）?！?3S”管理法的目的是總結(jié)經(jīng)驗與不足，判定改進措施，培養(yǎng)自覺性、韌性和耐心，加強員工安全教育，防患于未然，使企業(yè)在現(xiàn)場管理的基礎(chǔ)上，通過創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織不斷提升企業(yè)文化的素養(yǎng)，消除安全隱患、節(jié)約成本和時間，使企業(yè)在激烈的競爭中，永遠(yuǎn)立于不敗之地。管理的最終目的是培養(yǎng)出嚴(yán)守行業(yè)規(guī)范、講究文明禮儀、具備團隊精神和良好行為習(xí)慣的自律員工。只有員工形成較高的素質(zhì)，各項活動才能順利開展，最終取得最大的效益。所以，“13S”管理中，素養(yǎng)（SHITSUKE）是管理活動的核心。抓“13S”管理，要始終著眼于提高人的素質(zhì)。

圖1 “13S”管理法

二、高校圖書館大流通管理

（一）高校圖書館大流通管理的優(yōu)勢。高校圖書館大流通管理為迎合讀者需求，其功能越來越豐富，越來越體現(xiàn)人文關(guān)懷。讀者可以自由進入書庫尋找所需圖書，開闊眼界，獲取更大范圍更多角度的信息。館藏空間設(shè)有足夠的閱覽座位，環(huán)境優(yōu)美、光線充足，wifi方便快捷，空調(diào)全天候開放，還配備先進的飲水設(shè)備，儼然是讀者學(xué)習(xí)的天堂。

（二）大流通管理給高校圖書館帶來新的挑戰(zhàn)。讀者大量涌入圖書館，館員的工作量增加，管理難度加大。首先，是服務(wù)范圍廣。相思湖館館藏空間和閱覽空間范圍大（共七個樓層，幾千個閱覽座位，書庫崗管理其中四層）。不僅要管理書籍，還要管理讀者，管理區(qū)域內(nèi)水電、衛(wèi)生等。其次，是讀者需咨詢解決的問題范圍。關(guān)于座位預(yù)約，關(guān)于wifi連接，關(guān)于檢索，關(guān)于館藏位置，進出門禁等等大量需要隨時解決的問題。最后，是圖書擺放不整齊，亂架率上升，圖書的污損現(xiàn)象也呈上升趨勢。

（三）高校圖書館大流通實施“13S”管理的意義。綜上所述，圖書館大流通需要更多人員參與管理，需要更健全更高效的管理模式，才可以既擁有足夠的資源吸引讀者入館，又可以提高服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)圖書館有序、高效運轉(zhuǎn)。但高校圖書館館員名額有限，要達到高質(zhì)量的管理必須另辟蹊徑。廣西民族大學(xué)相思湖館采取師生共建模式來推進讀者服務(wù)部的各項工作有序進行。大量的勤工助學(xué)學(xué)生、義務(wù)館員進入圖書館服務(wù)工作中來。因此，需要建立一套行之有效的管理模式來進行流程化操作。5S現(xiàn)場管理法能夠營造一種“人人積極參與，事事遵守標(biāo)準(zhǔn)”的良好氛圍。有了這種氛圍，就更容易調(diào)動大家的積極性，形成強大的推動力。而“13S”在5S基礎(chǔ)上增加了安全、共享、學(xué)習(xí)等法則，更適合圖書館師生共建管理模式。從“13S”現(xiàn)場管理著手圖書館大流通管理，會收到事半功倍的效果。

三、“13S”管理模式應(yīng)用于高校圖書館大流通管理策略

（一）成立推行組織。相思湖館讀者服務(wù)部書庫崗三位館員老師組成核心成員，輪班制管理。招聘12名勤工儉學(xué)學(xué)生作為助理，分成三個小組。再以每個書架分配兩個管理人員的標(biāo)準(zhǔn)招聘義務(wù)館員。如此一來，每個小組大概需要100名義務(wù)館員。每位學(xué)生助理管理25～30位義務(wù)館員，負(fù)責(zé)12～15個書架的日常管理和維護區(qū)域衛(wèi)生、維持閱覽區(qū)秩序等工作。

（二）大流通“13S”管理具體內(nèi)容。主要包括以下方面：

1.整理（SEIRI）。首先是整理書架，書籍?dāng)[放整齊有序，將殘舊書籍剔除到二線書庫。其次是優(yōu)化書庫現(xiàn)場。垃圾、多余的工具、員工個人生活用品，讀者違規(guī)存放在各樓層隱蔽角落和樓梯間、書架上的個人物品都清理干凈，并對違規(guī)讀者進行教育（從館領(lǐng)導(dǎo)到部門領(lǐng)導(dǎo)都高度重視，并與各學(xué)院做好溝通，館內(nèi)館外形成教育管理合力）。各個工位、閱覽桌或檢索機、簽到機等設(shè)備的前后、通道左右以及各個死角，都徹底搜尋和清理。

2.整頓（SEITON）。通過前一步整理后，對書庫需要留下的物品進行科學(xué)合理的布置和擺放，以便工作人員在最有效最簡捷的流程下完成工作。各樓層分別設(shè)有清潔工具存放區(qū)、固定書車（臨時存放讀者取閱后的書和還回來的書）、柜子（臨時存放個別讀者違規(guī)放置的私人物品）、宣傳板等。保證書庫整潔有序，一目了然。

3.清掃（SEIS0）。實行大流通管理后，讀者服務(wù)部各崗位需全力做好閱覽區(qū)的清掃工作（打掃書庫，擦拭書架和閱覽桌椅，定期清除書本上的灰塵），努力營造整潔、舒適、靜謐的閱覽環(huán)境。

4.清潔（SEIKETSU）。清潔是對前三項活動的堅持與深入，使整理、整頓和清掃工作成為一種慣例和制度，是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，是保證安全、高效服務(wù)的重要環(huán)節(jié)。館員老師、學(xué)生助理、義務(wù)館員每天需不定時巡庫，在此過程中，按照圖書館相應(yīng)的規(guī)范要求查驗各個區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生情況并即時處理存在的問題，做到無垃圾、無灰塵。

5.節(jié)約（SAVING）。首先是水電能源的節(jié)約，書庫內(nèi)靠窗區(qū)域白天光線充足時關(guān)閉照明燈，巡庫時留意并調(diào)整空調(diào)溫度。衛(wèi)生間、洗手臺的水龍頭出現(xiàn)問題及時處理。其次是時間和空間的節(jié)約，配合云座位操作的各項規(guī)則，做好空余座位和讀者需求之間的協(xié)調(diào)工作。

6.安全（SAFETY）。清除隱患，排除險情，預(yù)防事故的發(fā)生。巡庫時留意檢索機、簽到機、照明燈、空調(diào)、應(yīng)急燈、閱覽桌的排插是否出現(xiàn)問題并馬上處理或報修，使之恢復(fù)正常。留意讀者的狀態(tài)，若有緊急情況（如出現(xiàn)暈厥、情緒行為異常等）及時匯報，尋求幫助處理。

7.服務(wù)（SERVICE）。強化服務(wù)意識，倡導(dǎo)奉獻精神。讀者服務(wù)部的書庫崗老師和學(xué)生助理及義務(wù)館員都要熟悉服務(wù)部規(guī)程及工作內(nèi)容，始終耐心周到地提供服務(wù)。對讀者一些違規(guī)行為要進行耐心勸導(dǎo)。

8.滿意（SATISFICATI0N）。追求完美，做到工作伙伴滿意、領(lǐng)導(dǎo)滿意和讀者滿意。

9.速度（SPEED）。工作要迅速，反應(yīng)敏捷。上架、順架、抽書、倒架都需要一定的速度，保證書庫日常借還工作正常運轉(zhuǎn)。特別是在接到大量新書上架，大量舊書要剔除到二線書庫和倒架的任務(wù)時，更需要比較高效高速的工作。

10.學(xué)習(xí)（STUDY）。成長的過程需要不斷地去學(xué)習(xí)。強化能動意識，助力綜合服務(wù)品質(zhì)提升。書庫管理隊伍龐大且每學(xué)期都需要招納新人，過程中主要以“傳幫帶”模式來保證團隊成員都能夠得到培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

11.共享（SHARE）。共享能達到互補，提升整體能力。每學(xué)期初由館員老師組織召開全體學(xué)生助理會議，互相分享招新培訓(xùn)等工作經(jīng)驗。開學(xué)第一周對新進義務(wù)館員培訓(xùn)結(jié)束后即進入檢測階段，館員老師和助理一起檢查抽測，再集中匯總，提出整改方案，為部分不達標(biāo)的義務(wù)館員提供再次培訓(xùn)，直到檢查合格為止。學(xué)期末，館員老師組織召開學(xué)生助理總結(jié)會，分享一學(xué)期的工作經(jīng)驗。

12.堅持（STICK）。堅持是管理中一項重要的因素。只有不間斷地堅持這種管理方式，才能保持恒久的效能，才能持續(xù)保證圖書館大流通管理的質(zhì)量。

13.素養(yǎng)（SHITSUKE）。素養(yǎng)是“13S”管理的核心，也是管理要達到的終極目的。需建立健全各項規(guī)章制度，明確崗位職責(zé)及任務(wù)。館員老師隨時關(guān)注學(xué)生助理和義務(wù)館員的日常工作動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)不足并進行引導(dǎo)，采取有效的管理舉措。學(xué)生助理之間要互相學(xué)習(xí)促進，督查義務(wù)館員的工作情況，及時反饋、整改。以此提升整個師生共建管理團隊的素養(yǎng)，促使團隊成員都成長為高素質(zhì)的書庫管理者。

（三）工作流程。主要包括五方面內(nèi)容：

1.招新。（1）招聘勤工儉學(xué)助理。勤工儉學(xué)助理是實施大流通“13S”管理的中堅力量。一般是從書庫管理義工中挑選出責(zé)任心強、工作出色、有一定號召力的學(xué)生來擔(dān)任。將管理權(quán)下放，由他們來進行新學(xué)期的義務(wù)館員招聘，并且對其進行日常管理。一般任期為一年到兩年不等，學(xué)生若學(xué)有余力的，可以持續(xù)工作。時間精力不允許的，經(jīng)與老師商議后，推舉新任，做好“傳幫帶”工作便可退出。（2）招聘義務(wù)館員。每學(xué)期開學(xué)前一周，勤工儉學(xué)助理通過學(xué)校網(wǎng)站，學(xué)院或班級QQ群等渠道發(fā)布招新信息，吸引志愿者來報名。原則上是先報先得，必須做滿一學(xué)期方可退出。報名人數(shù)太多則通過考試來錄用。

2.排班。把值班時間分成上午、下午和晚上各兩個時段，每個時段兩個小時。每個時間段每個小組安排4～6人值班。義務(wù)館員每周值班時間4～6小時，學(xué)生助理每周值班不少于8小時。每個人的值班時間必須在一周內(nèi)均勻分布，以保證各項工作有序推進及書架的順架率（指的是一周內(nèi)書架順架天數(shù)次數(shù)）。

3.培訓(xùn)。學(xué)生助理培訓(xùn)由館員老師和卸任助理共同完成。新舊兩任助理做好工作交接，館員老師明確其工作職責(zé)和范圍，提出工作標(biāo)準(zhǔn)，再由卸任助理將經(jīng)驗傳授。

義務(wù)館員培訓(xùn)主要由學(xué)生助理分批進行，館員老師從旁進行補充和指導(dǎo)。培訓(xùn)內(nèi)容：（1）介紹圖書館樓層安排、書庫分布、書目分布、書庫館藏類型、數(shù)量、座位規(guī)劃、公用設(shè)施及分布情況；（2）列舉工作內(nèi)容：巡庫、打掃衛(wèi)生、上書、管理書架（清潔、整架、順架、倒架）等；（3）介紹上書輔助工具：書車、踩凳、書立等；熟悉自己所負(fù)責(zé)的工作區(qū)域和所負(fù)責(zé)的書架；（4）通過現(xiàn)場操作教會“三架”（即整架、順架和倒架），熟悉圖書排架法；（5）教會常見問題處理方法；（6）說明請假程序，熟悉請假模板。

4.檢查反饋。館員老師主要檢查助理的工作是否盡職盡責(zé)，時常查看其工作現(xiàn)場和工作記錄以及簽到簽退記錄。抽查部分義務(wù)館員的工作情況。學(xué)生助理日常工作主要職責(zé)是檢查義務(wù)館員的工作是否達標(biāo)（每周三到四次），查看其工作現(xiàn)場和工作記錄以及簽到簽退記錄，對照擬定的衛(wèi)生、巡庫及“三架”標(biāo)準(zhǔn)，督促義務(wù)館員按要求完成工作，及時指出不足，責(zé)令整改。

5.評定。學(xué)生助理的評定在每個月末進行。由館員老師完成。義務(wù)館員的評定則在期末由學(xué)生助理完成，統(tǒng)計其工作時長，根據(jù)綜合表現(xiàn)給予學(xué)分評定，再交由館員老師簽字，最后圖書館辦公室蓋章認(rèn)定。

四、結(jié)語

經(jīng)過兩年多的努力與堅持，廣西民族大學(xué)相思湖館書庫崗“13S”大流通管理在以“傳幫帶”為紐帶的師生共建中不斷完善，營造了一個明朗溫馨、活性有序的書庫環(huán)境。學(xué)生助理在老師的指導(dǎo)下互相學(xué)習(xí)，分享管理經(jīng)驗，義務(wù)館員群體以圖書館“主人翁”精神積極參與其中，使書庫管理工作進入良性循環(huán)。