基于All-in-One標準下醫(yī)院智慧檔案管理新模式的探討

文/廣西醫(yī)科大學第二附屬醫(yī)院 黃荷 周小瀟（通訊作者） 顏艷 莫雪蘭

近年來，“大數(shù)據(jù)”時代對公立醫(yī)院信息化方面提出了新的要求，“智慧醫(yī)院”概念的提出體現(xiàn)了國家對醫(yī)改的重視。國家通過政策扶持，積極推進“智慧醫(yī)院”建設，將醫(yī)院內(nèi)的各個部門和設施進行電子化。檔案是社會組織和個人在社會實踐活動中，直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息?！爸腔蹤n案”是一種全新的管理理念，研究認為，檔案管理需要進行“范式的轉換”。為適應互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代通信技術的發(fā)展，檔案信息的形成應當從事后收集范式向?qū)崟r、共建、共享范式轉變。對于醫(yī)院管理來說，醫(yī)院檔案管理的工作更應當順應時代要求，通過依托“大數(shù)據(jù)”加快公立醫(yī)院建設，推進健康中國建設，提升醫(yī)院治理現(xiàn)代化。本文就在基于All-in-One（即通過整合思維，將分散、繁雜的文件進行關聯(lián)整合，“多套變一套”）標準唯一的情況下，創(chuàng)新醫(yī)院智慧檔案管理新模式，進一步開發(fā)和利用醫(yī)院檔案，提升檔案管理能力進行探討。

一、醫(yī)院檔案管理亟須智能化

醫(yī)院檔案不僅包括醫(yī)療、護理類檔案，還包括各職能科室平時查詢利用極高的各類檔案，如文書類檔案、人事類檔案、公共衛(wèi)生類檔案、科教研類檔案、質(zhì)管類檔案、紀檢監(jiān)察類檔案、財務類檔案、基建工程類檔案、安保類檔案以及特種載體，包括照片、聲像磁介質(zhì)等實物類檔案。這些包羅萬象的檔案，內(nèi)容繁多，種類龐雜，平時利用率高，保存難度大，傳統(tǒng)的檔案管理方法不能滿足“智慧醫(yī)院”的運營。檔案信息化使電子公文、行政文書等內(nèi)容有效區(qū)別于其他電子文檔，同時可以避免繼續(xù)采用紙質(zhì)文件進行驗證的繁瑣，提高電子檔案作為獨立存在的行政作用和價值?，F(xiàn)代計算機技術、網(wǎng)絡通信技術等將辦公網(wǎng)絡連接在一起，大大提升了辦公效率。因此，在智慧云背景下充分利用信息技術手段，在大數(shù)據(jù)的引領下進行系統(tǒng)化規(guī)范化的檔案管理，并形成標準化，建立統(tǒng)一的全流程管理的電子化智慧檔案管理勢在必行。

二、基于All-in-One標準下的醫(yī)院智慧檔案的形成背景

在“三醫(yī)聯(lián)動”模式下，醫(yī)保支付方式改革、三級公立醫(yī)院績效考核、現(xiàn)代醫(yī)院管理制度等一系列政策的出臺，使原有的衛(wèi)生格局被打破，“健康中國”戰(zhàn)略部署穩(wěn)步實施，將新一輪醫(yī)療改革推進深水區(qū)。在DRGs支付的影響下，醫(yī)院必須通過精細化管理來提高質(zhì)量和效率。DNV GL國際醫(yī)院評審認證標準要求源于美國制定和使用的NIAHO?標準，DNV GL于2008年由美國為醫(yī)療機構制定，于2012年獲得國際醫(yī)療質(zhì)量協(xié)會（ISQua）認證，是目前最早在中國通過國家認證監(jiān)督管理委員會認可的認證機構，代表了醫(yī)院服務和醫(yī)院管理的最高水平，被視為全球化趨勢下，醫(yī)療機構走向國際市場的“通行證”。2018年10月，我院率先在廣西引入DNV GL國際醫(yī)院評審認證，以國際化醫(yī)院管理標準為藍本，充分運用信息化手段進行持續(xù)追蹤和改進，進行醫(yī)院精細化All-in-One管理。因此，本文基于DNV GL國際醫(yī)院評審認證醫(yī)院精細化All-in-One管理標準下，在新時期強化醫(yī)院精細化管理科學路徑的基礎上，創(chuàng)新醫(yī)院智慧檔案管理新模式。

三、基于All-in-One標準下的醫(yī)院智慧檔案管理新模式

（一）文件采集。傳統(tǒng)的文件采集主要通過下發(fā)通知，由專人在固定時間進行集中批量收集和整理來完成。此項工作的工作量大，比較繁瑣，耗費人力物力和時間?；贏ll-in-One標準下的醫(yī)院智慧檔案的建設，是以四級文件為規(guī)范，依靠云系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)的采集。四級文件，即一級文件質(zhì)量手冊（Quality Manual）、二級文件管理程序（Quality Procedure）、三級文件操作程序（Working Instruction）、四級文件表格記錄（Table/Record），按文件管理的四個層級標準，通過整合思維，將分散、繁雜的文件進行關聯(lián)。各科室根據(jù)四級文件標準要求，整合上傳文件到醫(yī)院智慧醫(yī)館平臺，實現(xiàn)文件的實時采集、存儲、歸檔。這種自動采集方式提高了數(shù)據(jù)收集的效率性和實效性。

（二）文件歸檔。傳統(tǒng)檔案文件的歸檔主要是通過檔案管理人員，人工對文件進行分類、整理、登記歸檔?；贏ll-in-One標準下的醫(yī)院智慧檔案歸檔不僅是電子化地將數(shù)據(jù)進行摘取、輸入數(shù)據(jù)庫等操作，還設立了專職DNV文管員及相關層級審核人員。在權限管理上，檔案管理部門不僅要對各歸檔部門進行使用權限設置，還要對用戶的使用及需求進行分類，從而控制用戶權限。所有用戶訪問數(shù)據(jù)時都需要進行身份驗證。同時歸檔文件還須按流程層層審核，才能進入歸檔，這些操作實現(xiàn)了醫(yī)院流程閉環(huán)及精細化管理。

（三）文件利用。傳統(tǒng)檔案文件由于局限性，對數(shù)據(jù)等材料在檔案保全、整理、進一步挖掘、分析、干預和共享等功能方面利用不到位?；贏ll-in-One標準下的醫(yī)院智慧檔案將多種多樣的數(shù)據(jù)內(nèi)容通過技術打通，運用整合思維將使用者的需求進行數(shù)據(jù)整理，最大化地為使用者所用，提高了檔案文件的使用效率和準確性。同時，智慧管理系統(tǒng)根據(jù)用戶的反饋信息，提供更加高效的交互方式，將檔案信息數(shù)據(jù)與大數(shù)據(jù)、云數(shù)據(jù)等技術進行融合，由于數(shù)據(jù)的有效串聯(lián)，相關文件環(huán)環(huán)相扣，通過計算機網(wǎng)絡管理技術，實現(xiàn)了檔案信息的高效利用和信息資源利用的最大化，優(yōu)化了管理方式，滿足了用戶和管理者的使用需求。

四、基于All-in-One標準下的醫(yī)院智慧檔案管理優(yōu)勢

（一）優(yōu)化檔案采集、存放、分類，提高檔案管理水平。傳統(tǒng)的檔案采集主要以紙張作為載體，需要配備存放柜、存放箱、檔案盒等區(qū)域空間，存放的環(huán)境有一定的溫度、濕度要求，還要注意防潮、防蟲、防水、防火。檔案文件的搬運需要消耗人力物力，還容易出現(xiàn)丟失等問題。在檔案分類上，傳統(tǒng)檔案主要通過專人進行篩選、收集，容易出現(xiàn)信息采集不全，錯分等問題?；贏ll-in-One標準下的醫(yī)院智慧檔案管理，是在DNV國際標準下，按照四級文件的結構進行層級劃分，既保證了各科室文件資料的統(tǒng)一性、準確性和有效性，也保證了檔案資料的完整性和規(guī)范性，以此方式所建設完成的檔案文件管理體系，將有效建立文件與文件間、文件與表單間的互動與緊密關系，提升了時效性和準確性，達到有架構、有效率、能不斷重復使用與深化落實的管理目標。

（二）建立健全精細化檔案數(shù)據(jù)庫，促進交流合作。傳統(tǒng)的檔案管理手段存在各種弊端，已經(jīng)不能適應當前醫(yī)院的快速發(fā)展，充分發(fā)揮信息化帶來的優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理手段，智慧化的檔案管理能有效保障了資料的完整性、全面性以及資料運用的快捷性，精細化的管理模式，對醫(yī)院的未來戰(zhàn)略發(fā)展起著重要的參考與借鑒作用，提供科學性和合理性的決策作用。同時，在傳統(tǒng)檔案管理中檔案資料都是由各科室負責自行整理，數(shù)據(jù)分散，利用率低。通過計算機技術，建立健全精細化的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫，將各類檔案資料進行收集、整合并建立不同的儲存模塊，形成分類分區(qū)保存，運用大數(shù)據(jù)檢索功能手段，建立有效的查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的有效管理和控制。該模式打破了醫(yī)院各科室“各自為政”的現(xiàn)象，將所有檔案資料整合，通過數(shù)據(jù)庫，加強了各科室間的相互交流與合作，加快了各部門間的信息交互。

（三）無紙化辦公順應“大數(shù)據(jù)”時代要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式通過被動接收所移交的檔案信息，忽視了對零散、復雜信息的收集和整合，以及對動態(tài)數(shù)據(jù)流的前端控制和全程管理，將導致一些重要信息被瞬時淹沒?！按髷?shù)據(jù)”是由數(shù)量巨大、結構復雜、類型眾多數(shù)字構成的數(shù)據(jù)集合，是基于云計算的數(shù)據(jù)處理與應用模式，通過數(shù)據(jù)的整合共享形成的智力資源和知識服務能力?！按髷?shù)據(jù)”時代的到來對傳統(tǒng)的檔案管理理念帶來了革命性沖擊?！爸腔蹤n案”建設是在“數(shù)字化”“數(shù)據(jù)化”的基礎上對醫(yī)院信息化進程的再深化。依托信息化技術的醫(yī)院智慧檔案，不僅順應時代發(fā)展，還將檔案管理人員從繁雜的工作中解放出來，使檔案管理更有條理、更加高效。智慧檔案存儲不僅便于修改、刪除和補充，能對醫(yī)院的各項數(shù)據(jù)進行調(diào)取、統(tǒng)計與分析以及為醫(yī)院制訂年度發(fā)展計劃、遠景規(guī)劃、領導決策等提供數(shù)據(jù)支持。同時，智慧檔案需要建立身份識別機制，硬件指定措施，設置必要的安全屏障，備份資料，有效確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全性，減少因賬號密碼泄露或病毒入侵造成的數(shù)據(jù)丟失。

五、基于All-in-One標準下的醫(yī)院智慧檔案管理實踐經(jīng)驗

（一）提高工作效率，減少資源浪費?；贏llin-One標準下的醫(yī)院智慧檔案管理利用四級文件類別的管理形式，將“多套變一套”，不僅促進醫(yī)院檔案分層分級管理，使醫(yī)院檔案不再是單獨歸類和存放，保障了醫(yī)院檔案信息采集和整理的時效性，而且只需要按文件級別搜索就能快速精準獲得想要的文件，提高工作效率。同時，無紙化辦公減少了資源浪費，如上級檢查評審時，能夠快速檢索查看相關文件，不再像傳統(tǒng)檢查形式那樣需要從文件柜中翻找相關材料或做成臺賬，提高了工作效率，減少了信息泄露的可能。

（二）加強科室間緊密聯(lián)系以及全院數(shù)據(jù)互通。基于All-in-One標準下的醫(yī)院智慧檔案通過層級管理增加了檔案與檔案之間的關聯(lián)性，使所有的文件或表單產(chǎn)生相互間的繼承與聯(lián)結關系，使科室與科室之間聯(lián)系更緊密，如醫(yī)療行為、護理操作等都需要在醫(yī)院感染的標準預防下進行，醫(yī)護人員需要遵守相關院感標準，增強了臨床科室與管理部門如醫(yī)務部、護理部、質(zhì)量管理辦公室、醫(yī)院感染管理科之間的溝通和聯(lián)系。同時，打通了管理部門之間的數(shù)據(jù)互通，各管理部門在提取相應數(shù)據(jù)時只需要通過OA系統(tǒng)取得權限就能自行下載，提升了全院樹立共享性理念和數(shù)據(jù)化思維。

（三）統(tǒng)一標準，保障醫(yī)療安全和醫(yī)療質(zhì)量。基于All-in-One標準下的醫(yī)院智慧檔案管理，將相關文件按行業(yè)標準規(guī)范進行整理并及時更新，保證相關標準都是行業(yè)最新標準。當醫(yī)護人員需要時可以及時查閱、參考、核對，如護理操作的相關規(guī)范、醫(yī)院感染控制的相關標準等等，在統(tǒng)一、規(guī)范的標準下進行規(guī)范操作。同時，部分操作可以參照視頻進行學習，不僅有利于日常操作的熟悉，對于參加技能考試、技能競賽的學習模擬更起到重要的參考作用。

六、結語

在信息技術、智慧醫(yī)療“大數(shù)據(jù)”時代背景下，基于All-in-One標準下的醫(yī)院智慧檔案管理，在順應“大數(shù)據(jù)”時代的要求下對完善醫(yī)院治理體系意義非凡。在加快醫(yī)院智慧檔案建設的同時，還要看到醫(yī)院智慧檔案管理雖然避免了傳統(tǒng)檔案存放占用空間大，容易受強光、高溫、潮濕、發(fā)霉、有害氣體等因素影響的弊端，也面臨著設備及場所安全，服務終端環(huán)境安全，網(wǎng)絡環(huán)境、承載數(shù)據(jù)、操作層面安全等如硬盤損壞、病毒破壞、數(shù)據(jù)丟失、木馬植入、信息竊取等安全隱患。加快“智慧檔案”建設需加強專業(yè)人才隊伍建設，主動汲取新知識、新方法，總結經(jīng)驗，加快推進制度創(chuàng)新、技術創(chuàng)新、管理創(chuàng)新等，讓檔案資料這一時代的鮮活記憶與數(shù)字世界同在同行。