地勘單位地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)管理及實踐策略

劉鴻敏 廣東省地質(zhì)科普教育館

經(jīng)濟建設(shè)水平的快速提高，大幅縮短了各種科研成果從研發(fā)到應用的時間，其中，信息技術(shù)成果投入使用的影響尤為顯著，在很大程度上幫助各個單位及機構(gòu)實現(xiàn)了管理效率的提升。作為對檔案資料應用要求較高的行業(yè)，地勘單位的地質(zhì)檔案資料表現(xiàn)出內(nèi)容繁雜、工作負擔大、難度系數(shù)高的特征，因此對實現(xiàn)信息化建設(shè)管理有更加迫切的需求。現(xiàn)基于此，圍繞地勘單位地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)進行探討，希望能為其管理工作的開展提供可靠的理論支持，進而推動整個行業(yè)的發(fā)展。

地質(zhì)檔案的相關(guān)工作在社會發(fā)展過程中具有先行性、基礎(chǔ)性，能夠為建設(shè)、投資、規(guī)劃、開發(fā)等多種工作提供詳盡的數(shù)據(jù)支持，其重要性不言而喻。地勘單位相關(guān)工作的價值是通過地質(zhì)檔案資料實現(xiàn)的，而地勘過程中形成的地質(zhì)檔案資料又具有內(nèi)容繁雜和復雜性高的特征，僅靠人力管理時常面臨效率低下的問題。在我國社會經(jīng)濟高速發(fā)展的當下，人力管理已經(jīng)無法滿足地勘單位地質(zhì)檔案資料的管理需求，因此地勘單位急需實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料管理工作的信息化建設(shè)，從而提升管理效率及管理工作的全面性，充分發(fā)揮地勘單位相關(guān)工作的價值，使之能夠在社會發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮相應的作用。

地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)的重要意義

地質(zhì)檔案資料是包括地勘在內(nèi)的各種地質(zhì)工作及礦產(chǎn)勘察工作的成果，同時也是重要的信息資源。這些資料的載體包括文本、圖表、聲像、電磁介質(zhì)、標本、樣品等各種數(shù)據(jù)資料及實物資料，其中，數(shù)據(jù)資料占了非常大的比重，且在類型上非常豐富。無論是國家工程建設(shè)，還是社會經(jīng)濟發(fā)展，對地質(zhì)檔案資料的應用都非常普遍，而在信息技術(shù)被廣泛應用于各個行業(yè)的當下，其在數(shù)據(jù)管理工作中所表現(xiàn)出的高效率也開始受到廣泛關(guān)注。結(jié)合地質(zhì)檔案資料的數(shù)據(jù)信息特征來看，信息化建設(shè)能夠充分滿足其在檔案接收、目錄編制、統(tǒng)計、檢索等方面的需求，還能在此基礎(chǔ)上建立快捷高效的檔案信息管理系統(tǒng)，為地質(zhì)檔案資料線上管理及應用提供相應的功能支持，并最終實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料管理水平及管理效率的全面提升。對于地勘單位來說，地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)能夠推動檔案管理工作職能轉(zhuǎn)變，使之從原本的管理型轉(zhuǎn)向服務(wù)型，并顯著減少各項檔案管理工作的耗時及人力資源支出，此外，還能在檔案檢索上保證精度、效率和準確性。由于不再沿用傳統(tǒng)實物性材料管理檔案的管理形式，因此能夠避免環(huán)境因素導致的檔案損毀等問題。地質(zhì)檔案資料的信息化建設(shè)還能以其高水準的統(tǒng)計分析能力，發(fā)掘出現(xiàn)有檔案信息的深層價值，并由此創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟效益及社會效益。

地勘單位地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)的方向

文本、圖像的數(shù)字化

對于地勘單位而言，地質(zhì)檔案資料的信息化建設(shè)必然會實現(xiàn)文本、圖像資料的數(shù)字化。以傳統(tǒng)紙質(zhì)形式保存的文本與圖像資料的管理工作，在當前已經(jīng)逐漸表現(xiàn)出越來越明顯的局限性，其不僅會消耗大量資源，紙質(zhì)材料對保存環(huán)境的要求也使其管理保存風險始終處于較高水平，且紙質(zhì)材料的統(tǒng)計、整理也會造成較大的工作負擔。而文本、圖像的數(shù)字化能夠?qū)⒐芾砉ぷ鬓D(zhuǎn)移到線上，應用信息技術(shù)即可開展，在建立相應信息化管理系統(tǒng)的前提下，其管理工作更側(cè)重前期的錄入與對信息準確性的審查，檔案的檢索、保存及其他相關(guān)工作依靠系統(tǒng)就可以徹底完成，且系統(tǒng)的高算力也使得相關(guān)管理工作的效率得到大幅提升。

檢索流程信息化

信息化的檢索流程能夠顯著提升地質(zhì)檔案資料的檢索效率，在合理設(shè)計開放權(quán)限的前提下，還能通過自助檢索的方式同時滿足不同單位的材料應用需求，有效避免了多個相關(guān)單位使用同一份資料時資料數(shù)量不夠的尷尬局面，因而也能推動相關(guān)工作執(zhí)行效率的提升。具體的方法是相關(guān)工作人員通過內(nèi)網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)進入數(shù)據(jù)庫，并利用檢索功能在短時間內(nèi)獲取自己需要的資料，同時，檢索流程的信息化意味著地質(zhì)檔案資料的共享程度達到了較高水平，依靠信息技術(shù)進行的資料管理工作還能夠突破時空的限制，只要擁有相應的終端及權(quán)限，就能確保任何相關(guān)單位在有具體需求時即時獲取相關(guān)資料。

電子閱覽室建設(shè)

電子閱覽室是地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)中的重要部分，其能直觀地體現(xiàn)出檔案資料自動化、智能化及信息化的發(fā)展程度。在數(shù)據(jù)庫及管理系統(tǒng)等相關(guān)技術(shù)的支持下，電子閱覽室可以通過不同終端以各種形式展示不同的檔案資料內(nèi)容，具體內(nèi)容包括文本、圖像、數(shù)據(jù)、模型等。在此基礎(chǔ)上還可以通過加入相關(guān)的渠道及途徑支持，對電子閱覽室中存疑或存在誤差的數(shù)據(jù)加以修正完善，確保資料的準確性與有效性，而權(quán)限設(shè)置則保證了檔案資料應用的合法性與規(guī)范性，為資料安全提供了可靠保障。

信息管理系統(tǒng)研發(fā)

地質(zhì)檔案資料要想實現(xiàn)信息化建設(shè)，就需要為之匹配相應的信息管理系統(tǒng)，以確保管理工作能夠獲得足夠完善且精細化的功能支持。在具體的功能上除常見的借閱服務(wù)、目錄檢索、檔案日常管理、系統(tǒng)運行維護等之外，還需要在上述功能的基礎(chǔ)上進行進一步細化，圍繞不同檔案的應用需求開發(fā)不同的個性化及自定義功能，同時要重視在技術(shù)層面對管理工作內(nèi)容的信息化及規(guī)范化處理。另外，信息管理系統(tǒng)雖然能使檔案避免因環(huán)境因素造成的損壞及威脅，但同樣會導致檔案面臨一定程度的網(wǎng)絡(luò)安全風險，因此還需要匹配加密、防火墻、數(shù)據(jù)流限制及數(shù)據(jù)流追蹤等安全防護功能，全面確保檔案資料的安全性及應用可靠程度。

地勘單位地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)面臨的問題

缺乏系統(tǒng)化水準

當前地勘單位已經(jīng)對地質(zhì)檔案資料的信息化建設(shè)予以應有的重視，但受信息化認知程度、功能開發(fā)應用及其他客觀因素的影響，采取的策略難以全面保證檔案資料信息化建設(shè)工作的完善性，也因此導致檔案資料管理工作缺乏應有的系統(tǒng)化水準。具體表現(xiàn)為一些地勘單位及相關(guān)部門在檔案資料的信息化管理工作上缺少統(tǒng)一的規(guī)劃，各單位及相關(guān)部門完成的檔案資料信息化建設(shè)內(nèi)容分別由建設(shè)單位各自保管，這導致不同類型的檔案資料在應用過程中需要遵循不同的操作流程及操作方法，未能發(fā)揮出信息化建設(shè)應有的管理效率及管理水準，其本質(zhì)只是對信息技術(shù)的簡單應用甚至套用，故其整體的檔案資料管理情況不甚理想。

資料開發(fā)效果不理想

地質(zhì)檔案資料的信息化建設(shè)在某種程度上是為了促進對資料的深入開發(fā)，然而，就地勘單位對地質(zhì)檔案資料的信息化建設(shè)及開發(fā)程度來看，很多檔案資料的開發(fā)及利用尚處于初級水準，未能完全挖掘出資料的深層價值。造成這種情況的原因與地勘單位對信息化的認知程度有直接關(guān)聯(lián)，部分單位實際上只實現(xiàn)了相關(guān)資料從紙質(zhì)版向數(shù)字版的轉(zhuǎn)化，并未將轉(zhuǎn)化后的資料應用在更多領(lǐng)域中，同時缺乏對數(shù)字版地質(zhì)檔案資料的深度整合與開發(fā)，導致資料價值的開發(fā)僅僅停留在淺層，不僅未生成二次信息化開發(fā)的線索，而且對已有資源的開發(fā)也存在明顯不足。

安全權(quán)限界定不明確

由于地質(zhì)檔案資料反映了地勘工作在不同層面的不同工作內(nèi)容，且其中一部分工作內(nèi)容與國家戰(zhàn)略資源直接相關(guān)，因此需要制定安全、完善的保密策略，通過規(guī)范權(quán)限等方式保證相關(guān)資料開發(fā)及應用的安全性。但由于地質(zhì)檔案資料整體體量非常龐大，且不同安全層級的資料在檔案的保密層級、解密權(quán)限上有不同的規(guī)定與流程，導致部分地質(zhì)檔案資料安全權(quán)限的界定工作量巨大且煩瑣，且難以充分界定其保密等級，這使得檔案安全權(quán)限的界定及公開程度很難得到有效處理，同時影響了檔案信息化建設(shè)的進度與效率。除此之外，一些舊檔案多以紙質(zhì)形式保存，但由于這部分檔案生成時間較早，其準確性還需進一步深入考究核驗，在得到確切的核驗成果之前，這部分地質(zhì)檔案資料的信息化處理程度，也是困擾地勘單位地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)的重要問題之一。

地勘單位地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)管理的實踐策略

合理優(yōu)化管理體制

地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的強獨立性及功能分割問題，需要從管理體制上加以優(yōu)化和解決，進而有效減少檔案資料信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的功能分割問題。要實現(xiàn)這一點，要從全局層面明確不同的管理體制及管理層級，在系統(tǒng)化、全局化視角下明確完成信息化建設(shè)后的檔案資料管理需求，并按照不同層級的管理需求匹配不同的管理崗位。在具體的策略上，可以尋求國家地質(zhì)檔案資料最高管理部門的支持，并向其下屬單位尋求管理機制的建立、完善策略，做好地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)的整體統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，以統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作的原則、要求為基礎(chǔ)建立地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)工作體系。在此基礎(chǔ)上，還需尋求司法及法學界的相關(guān)支持，從已有的法律條文中查找、篩選支持地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，并對地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)管理體制及具體工作行為規(guī)范加以明確，使信息化建設(shè)及其后續(xù)管理工作擁有完善的硬性要求，進而整體能夠?qū)崿F(xiàn)平穩(wěn)運行。在管理體制中應針對相關(guān)材料、檔案、信息的應用流程予以統(tǒng)一化處理，并規(guī)范不同部門地質(zhì)檔案資料的管理策略及方法，確保地勘單位在推動地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)的過程中形成系統(tǒng)化的管理體系，提升檔案在實現(xiàn)信息化之后的應用、管理效率。

加大資料開發(fā)深度

從原則上來說，現(xiàn)有地質(zhì)檔案資料開發(fā)深度的加大不是對資料中的內(nèi)容加大勘察開采力度，而是通過對資料的整合、分析、歸納，以科學的方法探索資料中的地質(zhì)情報及狀況的開采價值，這部分內(nèi)容可以借助地質(zhì)檔案資料的信息化建設(shè)實現(xiàn)。在信息技術(shù)的支持下，對各類地質(zhì)檔案資料中相關(guān)內(nèi)容的總結(jié)、歸納效率能大幅提高，也能實現(xiàn)對多類型、多來源資料的同時處理，因此，地勘單位實際上是可以借助信息化建設(shè)過程完成這方面工作的?？紤]到地勘單位在信息技術(shù)領(lǐng)域會與以此為主的企業(yè)存在客觀差距，因此在技術(shù)上可嘗試獲取有關(guān)企業(yè)的支持，在信息化建設(shè)中選擇性地強化地質(zhì)檔案資料整合、分析、處理的功能，并通過這種功能對已有的地質(zhì)檔案資料進行深入分析，以科學的理念及方法對信息內(nèi)容加以歸納，探索其中的價值及形成其他地質(zhì)構(gòu)造的可能，進一步將地質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，實現(xiàn)對其深層價值的有效開發(fā)。從另一個角度來說，即使對這些地質(zhì)檔案資料進行分析后沒有發(fā)現(xiàn)有深入開采或二次開發(fā)的價值，但對其進行整理分析的過程也能提升地勘單位工作人員的信息技術(shù)素養(yǎng)，進而為地勘單位地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)奠定更堅實的人力基礎(chǔ)。

合理制定信息化策略

信息化策略的制定將在很大程度上影響地勘單位地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)的程度及有效性，同時也能用于解決安全權(quán)限界定、保密層級設(shè)置及舊有資料建設(shè)深度等問題。地勘單位在推動地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)的過程中，必然會面臨不同保密層級地質(zhì)檔案資料處理的問題，從滿足資料應用及推動信息化建設(shè)的角度來看，這些具有不同保密層級的地質(zhì)檔案資料同樣有數(shù)字化應用的需求，因此不能因具有保密層級而被區(qū)別對待，要注意，需要區(qū)別對待的不是這些資料本身，而是這些資料的價值及保密層級上的要求，因而需要給這部分地質(zhì)檔案資料設(shè)置相應的權(quán)限，并確保權(quán)限設(shè)置與資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化同步進行，以保證資料的安全性。在具體安全權(quán)限設(shè)置上，需要參考這部分地質(zhì)檔案資料在紙質(zhì)狀態(tài)時的保密等級，按照保密層級的不同制定不同的安全管理策略，并參考相關(guān)法律法規(guī)中的要求，對這部分資料的應用權(quán)限與應用途徑予以多重防護，為之匹配標準化的公開流程及評價體系，同時也要對涉密地質(zhì)檔案資料降密、解密內(nèi)容保持高度關(guān)注，積極按照相關(guān)要求，對資料的公開權(quán)限進行設(shè)置。對于舊有的地質(zhì)檔案資料，則需要加快其數(shù)字化轉(zhuǎn)化進程，可以邀請專業(yè)的數(shù)字化建設(shè)團隊進行有關(guān)工作，并由地勘單位提供專業(yè)支持，加速傳統(tǒng)介質(zhì)地質(zhì)檔案資料中有效信息的轉(zhuǎn)化與處理，使信息化建設(shè)能夠覆蓋不同類型、不同方向、不同年限的地質(zhì)檔案資料，保證地勘單位地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)的全面程度和系統(tǒng)化水準。

匹配后援支持

地勘單位為地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)匹配的后援支持主要包括資金和技術(shù)兩方面。就地勘單位已有的地質(zhì)檔案資料體量來看，其信息化建設(shè)工作無疑需要可靠、完善的技術(shù)支持及龐大的資金支持，整個建設(shè)過程勢必需要投入大量的資金，且需要保證資金與技術(shù)支援的持續(xù)性，直至整個信息化建設(shè)徹底完成。技術(shù)上的支持主要包括軟硬件兩個方面，軟件上需要針對地質(zhì)檔案資料的管理需求開發(fā)出各種與之匹配的功能，且各功能模塊需要具備延展性，方便加入其他更具體的功能；硬件上則需要對各功能加以完善，同時高度重視具體硬件設(shè)備的優(yōu)化升級，從而為地質(zhì)檔案資料的信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的運行環(huán)境，確保用于地質(zhì)檔案資料信息化管理的軟件能夠獲得可靠的算力支持。

綜上所述，地勘單位地質(zhì)檔案資料的信息化建設(shè)能夠全面促進資料管理效率的提升，也能在很大程度上幫助地勘單位實現(xiàn)成本控制，還能使地質(zhì)檔案資料實現(xiàn)全方位的共享，因此，信息化建設(shè)無論是在社會效益、經(jīng)濟效益的獲取上還是地勘單位自身的發(fā)展上，都具有非常重要的意義。