事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的研究

李丹

摘 要：本文從事業(yè)單位檔案管理事業(yè)發(fā)展需求出發(fā)，根據(jù)現(xiàn)代檔案管理事業(yè)的信息化發(fā)展趨勢(shì)，探討事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的基本策略，找出事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)，解決檔案管理信息化中的實(shí)際問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)已成為主流趨勢(shì)，加強(qiáng)信息化的檔案管理工作，必須從軟硬件設(shè)施上、組織制度上、人員調(diào)配上給予充分的保證。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)點(diǎn)

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效保存

事業(yè)單位檔案管理使用信息化的方式方法，可以提高檔案數(shù)據(jù)信息的保存年限，解決制紙檔案保證年限較短，檔案數(shù)據(jù)信息易遭到破壞的實(shí)際問(wèn)題。當(dāng)前紙制檔案管理方式不僅占用著大量物理空間，而且檔案數(shù)據(jù)保存年限不足，檔案資料存儲(chǔ)容量有限。使用信息化的方式可以提高檔案保存的年限，解決檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題，全面提高檔案管理工作有效性。首先，檔案信息化的方式可以擴(kuò)充檔案數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)容量，有效的適應(yīng)了自動(dòng)化辦公產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息，提高了檔案信息管理容量。其次，使用信息化的方式可以解決以往檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量不足問(wèn)題，特別是在云數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的支撐下，全面提高了檔案數(shù)據(jù)保存規(guī)模，達(dá)到了大規(guī)模保存原始數(shù)據(jù)信息目標(biāo)。第三，使用信息化的存儲(chǔ)方式可以保存各類(lèi)數(shù)據(jù)、圖片、視頻、文字和音頻等類(lèi)型的檔案，從而突破了檔案管理的界限，全面提高了檔案保存的永久性與廣泛性。

1.2 提高了檔案管理工作效率

在信息化的檔案管理模式，檔案管理工作不再是繁瑣工作，只需要檔案管理操作人員按照標(biāo)準(zhǔn)化的模式進(jìn)行操作，不僅有效的簡(jiǎn)化了檔案管理的復(fù)雜程序，而且減輕了檔案管理人員的壓力，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的低成本管理目標(biāo)。首先，在信息化操作方式影響下，檔案數(shù)據(jù)信息基本上按照固定的格式進(jìn)行錄入，檔案管理人員只需要按照相關(guān)的規(guī)格進(jìn)行簡(jiǎn)便智能的操作，有效可以全面提高檔案管理工作的效率同時(shí)保證檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。其次，使用信息化的檔案管理方式，可以減少檔案管理工作時(shí)間，提代檔案操作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源在網(wǎng)絡(luò)空間的有效傳遞，全面減輕了檔案管理人員翻閱紙制檔案工作的麻煩，同時(shí)也智能化的滿足了檔案使用人員的需求，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的智能檢索功能。第三，使用信息化的管理工作，可以降低檔案管理工作的成本，檔案管理工作主要借助機(jī)器進(jìn)行，人工干擾因此得以有效的降低，從而全面提高檔案管理工作效率，達(dá)到有效進(jìn)行檔案管理糾錯(cuò)的目標(biāo)。

2 信息化檔案管理工作的問(wèn)題

2.1 信息化建設(shè)不足

當(dāng)前事業(yè)單位信息化建設(shè)水平還有待提高，除少數(shù)科研型的事業(yè)單位建立起較為完善的信息化工作體系外，大量公益服務(wù)性的事業(yè)單位的信息化管理體制沒(méi)能有效的建立，而且檔案管理的信息化水平尤其處在落后階段。首先，檔案管理信息化還缺少必要的硬件，沒(méi)能根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求逐步的更新相關(guān)設(shè)施設(shè)備。其次，檔案管理工作制度與工作規(guī)劃沒(méi)能把信息化納入其中，沒(méi)能根據(jù)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展需要進(jìn)行信息化管理的開(kāi)發(fā)，檔案管理制度不注重信息化方式，沒(méi)能在制度上、標(biāo)準(zhǔn)上、操作規(guī)范上引進(jìn)信息化內(nèi)容。第三，事業(yè)單位檔案管理工作沒(méi)能?chē)@著信息化需求建立完善的工作體系，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)沒(méi)能配合檔案部門(mén)開(kāi)展具體信息化管理工作，因此影響了檔案管理的信息化水平。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)的問(wèn)題

檔案管理人員的素質(zhì)水平直接決定事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)水平，有些單位缺乏具體的信息化檔案管理操作人員，檔案管理操作的信息技術(shù)水平不足，因此影響了檔案管理工作效率，不能全面解決檔案管理的實(shí)際問(wèn)題。首先，缺乏專業(yè)的信息化檔案管理工作人員，檔案管理人員不能把信息技術(shù)與事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作有效的結(jié)合起來(lái)，沒(méi)能提高檔案管理工作的效率。其次，檔案管理工作人員的信息化程度不足，檔案管理人員的信息水平較低，現(xiàn)有檔案管理人員不能進(jìn)行有效的信息化操作，沒(méi)能根據(jù)實(shí)際工作需求使用科學(xué)的信息化管理方式。第三，檔案管理人員的績(jī)效考核沒(méi)能把信息化內(nèi)容充分的納入期中，績(jī)效考核不注重考查檔案管理人員在信息化創(chuàng)新方式的績(jī)效水平。第四，事業(yè)單位在檔案管理人員培訓(xùn)方面不注重進(jìn)行信息化知識(shí)的培訓(xùn)，沒(méi)能形成完善信息化培訓(xùn)機(jī)制，不能有效培訓(xùn)檔案管理人員信息技術(shù)能力。

2.3 信息化建設(shè)工作效率不足

當(dāng)前在具體落實(shí)信息化檔案管理工作制度方面還存在問(wèn)題，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)還要提高速度。首先，事業(yè)單位檔案管理的信息化軟件建設(shè)水平不足，缺乏完善的信息技術(shù)軟件，檔案管理還沒(méi)有開(kāi)發(fā)出有針對(duì)性的信息技術(shù)軟件，沒(méi)能針對(duì)事業(yè)單位服務(wù)公益事業(yè)的需求進(jìn)行具體的軟件開(kāi)發(fā)，不能提高信息服務(wù)的針對(duì)性。其次，事業(yè)單位檔案的共享服務(wù)不足。沒(méi)能有效的應(yīng)對(duì)智能化檢索，大數(shù)據(jù)使用的實(shí)際需求實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源的有效開(kāi)發(fā)，不能定期向社會(huì)公布相關(guān)國(guó)家公共事業(yè)的數(shù)據(jù)信息，不滿足社會(huì)對(duì)公益事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息的需求。第三，事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的安全性不足，特別是在網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境日趨復(fù)雜的當(dāng)下，事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的安全性不足，不能有效保證數(shù)據(jù)信息的安全傳遞與運(yùn)行，事業(yè)單位檔案服務(wù)系統(tǒng)的系統(tǒng)漏洞與安全隱患較大。

3 檔案管理信息化管理建設(shè)策略

3.1 制定具體檔案事業(yè)規(guī)劃

為了促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化事業(yè)的快速發(fā)展，應(yīng)當(dāng)制定檔案管理信息化發(fā)展的規(guī)劃，著力加強(qiáng)檔案管理信息化事業(yè)的建設(shè)速度與質(zhì)量。首先，明確當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的情況，根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展總體規(guī)劃，合理具體的制定事業(yè)單位檔案管理建設(shè)工作的規(guī)劃，形成明確的具體管理目標(biāo)，著力解決檔案管理工作中的實(shí)際問(wèn)題。其次，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作制度，完善事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，著力提高事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平，引導(dǎo)相關(guān)人員向著專業(yè)信息化方向發(fā)展。第三，形成完善信息化檔案管理建設(shè)體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效對(duì)接，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的收集，從而全面提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平。

3.2 提高檔案管理人員素質(zhì)

提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)，應(yīng)當(dāng)著力加強(qiáng)事業(yè)單位全員的信息化培訓(xùn)意識(shí)，注重提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息管理的全員參與，解決檔案管理的實(shí)際問(wèn)題，提高檔案數(shù)據(jù)信息管理有效性。首先，提高檔案管理專業(yè)人員技能，加強(qiáng)對(duì)專職檔案管理人員信息技術(shù)的全面培訓(xùn)，使專職檔案管理人員掌握檔案信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與管理的基本技能和專業(yè)知識(shí)。其次，全面提高兼職人員使用信息渠道進(jìn)行檔案制作、上傳、維護(hù)的基本能力，注重提高檔案管理兼職人員的信息安全意識(shí)，養(yǎng)成兼職人員的標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)的操作意識(shí)。第三，提高檔案管理人員培訓(xùn)的針對(duì)性，根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際興趣需要和事業(yè)單位檔案管理建設(shè)策略的需求，加強(qiáng)具體專業(yè)人員的針對(duì)性培訓(xùn)。

3.3 著力做好基礎(chǔ)性工作

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作還處于初級(jí)階段，我國(guó)各類(lèi)事業(yè)單位的檔案管理的信息化建設(shè)雖然已經(jīng)取得一定成績(jī)，但是基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還要從扎實(shí)做好基礎(chǔ)工作著眼。

4 結(jié)論

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，必須形成完善的信息化管理運(yùn)行機(jī)制，發(fā)揮出具體人員的管理作用，以信息技術(shù)為基本支撐，著力解決檔案管理工作中的數(shù)據(jù)、操作、維護(hù)等實(shí)際問(wèn)題，形成完善的工作體系。

參考文獻(xiàn)

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