大數(shù)據(jù)背景下檔案管理對(duì)策研究

朱笑禹

（遼寧省錦州市凌河區(qū)紀(jì)委監(jiān)委綜合保障中心，遼寧 錦州 121000）

檔案管理是以及企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)內(nèi)容，還是社會(huì)獲取資源的保證，檔案管理工作還是發(fā)展的一大重點(diǎn)部分。伴隨著信息時(shí)代的來臨，檔案管理也出現(xiàn)了全新的改變，電子檔案等新技術(shù)開始逐步運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中來，助力檔案管理工作朝著更進(jìn)一步的方向發(fā)展。檔案管理要緊跟時(shí)代發(fā)展不發(fā)不斷創(chuàng)新，滿足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，為建設(shè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的特征

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用，為的檔案管理工作提供了巨大的影響。其能夠完全替代原本的資料管理模式，為提供了一種全新的檔案管理模式，進(jìn)一步提高了檔案管理工作效率。

首先，提高了檔案的多樣化。中收集、整合檔案資料屬于比較基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及先進(jìn)性的掃描技術(shù)，更便于搜索和查找檔案資料[1]。

其次，虛擬存儲(chǔ)檔案。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，全部的檔案信息都能夠?qū)崿F(xiàn)虛擬存儲(chǔ)，這標(biāo)志著可以把紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料。這樣一來，避免出現(xiàn)用完庫中物理檔案存儲(chǔ)容量的問題，還可以運(yùn)用分布式的方法來存儲(chǔ)海量的資料，有效科學(xué)配置檔案資料。

最后，虛擬存儲(chǔ)的模式還能幫助資料檔案長(zhǎng)久存儲(chǔ)，操作高效。傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為主要方式，由于頻繁展開翻閱檔案資料，導(dǎo)致許多比較珍貴的檔案文獻(xiàn)容易受到污染或者產(chǎn)生破壞的現(xiàn)象，隨著年份的增加，字跡也會(huì)變得有些模糊，保存期限并不長(zhǎng)。通常在大數(shù)據(jù)背景下，管理人員會(huì)建立起一整套特殊的數(shù)據(jù)庫，由此建立起存儲(chǔ)檔案的信息平臺(tái)。這樣一來，檔案管理者能夠更方便快捷地登入平臺(tái)中，檢索、查找需要的信息。從而讓采集流程變得更加簡(jiǎn)單，采集時(shí)間變得更少。這一平臺(tái)還允許登陸者同時(shí)采用多個(gè)途徑存儲(chǔ)檔案，提高檔案的利用率[2]。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1．簡(jiǎn)化管理流程

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的大力支持下，單位工作者能夠有效簡(jiǎn)化檔案管理的工作流程，從而有效提高數(shù)據(jù)信息傳輸速度，提高檔案管理工作效率。在全新的發(fā)展環(huán)境之下，受到信息技術(shù)、數(shù)字化資源等多種因素的影響，數(shù)字化閱讀開始慢慢地替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)閱讀，解決了紙質(zhì)媒介存儲(chǔ)的不足[3]。

采用科學(xué)的檔案調(diào)配以及檢索，能夠大大提高檔案管理效率。從檔案管理人員角度分析，能夠運(yùn)用先進(jìn)性的技術(shù)方法，建立起對(duì)應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理有關(guān)工作流程，歸納整理各種文獻(xiàn)資料相關(guān)信息，采用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方式，及時(shí)做好分類匯總，把得到的電子數(shù)據(jù)信息錄入到檔案管理信息系統(tǒng)中，降低檔案管理工作提出的對(duì)人力資源的需求，讓管理工作人員將更大把的時(shí)間與精力投入到更為重要的工作當(dāng)中。

2．實(shí)現(xiàn)智能管理

檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)完成之后，檔案管理工作者要從實(shí)際情況出發(fā)，整合部分零碎化的信息資源，采用信息化、智能化的方式，分類各種資料，提高管理效率，讓檔案獲得智能化管理效果。單位檔案管理工作的核心工作即保存單位的重要信息與資料，為工作人員提供所需要的信息，本身具有較高的服務(wù)性。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，能夠讓服務(wù)變得更具個(gè)性化，能夠有效提高工作效率，對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理模式，資源消耗更低，具有更強(qiáng)的便捷性，可以符合檔案管理的基礎(chǔ)要求[4]。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的問題

1．相關(guān)規(guī)章制度不完善

現(xiàn)如今，依然存在檔案管理規(guī)章制度并不完善的問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，管理實(shí)踐出現(xiàn)了比較大的變化，所以規(guī)章制度也需要及時(shí)進(jìn)行完善。在大數(shù)據(jù)管理前，檔案管理制度規(guī)范、使用查閱規(guī)定等都是緊密圍繞傳統(tǒng)模式所展開的，因此大數(shù)據(jù)管理模式下的檔案管理規(guī)章制度需要及時(shí)進(jìn)行良好調(diào)整，要綜合管理理論與實(shí)踐情況，制定符合實(shí)際的規(guī)章制度?？蓪?shí)際管理當(dāng)中，大部分單位始終采用傳統(tǒng)的管理規(guī)范制度，限制了檔案管理工作效率的提高[5]。

2．管理模式單一

從當(dāng)前來講，單位在檔案管理當(dāng)中，通常都把關(guān)注的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到考察檔案歷史價(jià)值方面，將下發(fā)文件、組織有關(guān)活動(dòng)當(dāng)作主要的工作對(duì)象，大部分采集的檔案都是參考單一的方向來實(shí)施利用的，在這一情形下，檔案管理模式被束縛在考察階段，無法得到良好的效果。并且，檔案管理工作人員配置方面存在一定的缺陷，大部分是辦公室當(dāng)中的人員來進(jìn)行兼職管理，將工作重點(diǎn)放到考查管理上。在推廣檔案價(jià)值方面，始終受限于最終歸檔的內(nèi)容，延續(xù)采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，單純從形式上運(yùn)用數(shù)字化管理方法，無法獲取理想的檔案管理效果。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案本身的價(jià)值并不是非常固定，具備動(dòng)態(tài)化的特征，會(huì)跟隨著外部環(huán)境的變化而改變，檔案最開始是由于需求而采集的數(shù)據(jù)信息，而其在被運(yùn)用當(dāng)中，會(huì)出現(xiàn)一定的附加價(jià)值，這些附加值會(huì)超過檔案本身價(jià)值，具有借鑒作用。單一的管理模式，將會(huì)直接影響檔案管理工作效果。

3．檔案查找難度較高

單位檔案查找難度高表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一個(gè)方面，使用者在資料查找當(dāng)中碰到的困難；第二個(gè)方面，內(nèi)部資料運(yùn)用的困難。

使用者想要運(yùn)用瀏覽的電子檔案來進(jìn)行資料查找時(shí)，檔案查找難度的高低將會(huì)直接對(duì)使用者的工作效率帶來影響。如某一名工作人員想要運(yùn)用的方式來找到與項(xiàng)目有關(guān)的書籍資料，可在設(shè)置的電子檔案當(dāng)中輸入關(guān)鍵詞之后，并不能夠明確找到存放書籍的具體位置，或者不同區(qū)域的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)只能夠檢索出其所對(duì)應(yīng)區(qū)域的圖書資源，造成使用者也不能夠及時(shí)找到自己想要的圖書，增加了使用者的查找難度，讓使用者的工作效率下降。

針對(duì)檔案來講，使用者可以在第一時(shí)間里找到其所需要的專業(yè)資料是比較重要的?？捎捎谀壳皺n案信息管理效果并不理想，造成使用者與工作人員在資料查找時(shí)消耗更多的時(shí)間。

4．檔案管理思想落后

從實(shí)際情況分析，大部分單位檔案管理當(dāng)中，并未高度關(guān)注更新管理理念，也并未完善管理機(jī)制，只是把關(guān)注的核心放到了總結(jié)性的材料收集與歸類方面，未能緊密圍繞搜集到的檔案需求，加工處理信息，在部分重要檔案資料的歸檔與管理過程中，運(yùn)用的始終是人工操作方式，人力物力資源消耗比較大，實(shí)際效果并不是很理想，直接對(duì)單位檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展帶來較大的影響[6]。

5．缺乏具備綜合素質(zhì)的專業(yè)人才

檔案管理者是直接參與檔案管理的人員，目前大部分所配備的檔案管理者所具備的專業(yè)能力比較有限，不具備較強(qiáng)的數(shù)字化技術(shù)能力，而具體的檔案數(shù)字化建設(shè)工作，需要管理工作人員具有運(yùn)用計(jì)算機(jī)的能力和管理檔案的能力，提出了對(duì)從業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)與工作技能的要求。

如果管理者的綜合素質(zhì)不能夠達(dá)到數(shù)字化、信息化管理要求，那么將無法快速掌握新型檔案管理模式以及技術(shù)，會(huì)限制檔案管理的升級(jí)轉(zhuǎn)型進(jìn)程。與此同時(shí)，每年檔案主管部門主持展開的繼續(xù)教育培訓(xùn)內(nèi)容，大多數(shù)傾向于檔案專業(yè)理論知識(shí)，即便會(huì)包含部分檔案數(shù)字化應(yīng)用內(nèi)容，也只是停留在書面上，很少展開實(shí)踐操作。這樣會(huì)讓檔案管理工作不能夠滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需要。

四、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理對(duì)策

1．完善管理規(guī)章制度

單位檔案管理需要制度化與規(guī)范化。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作在重視運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的同時(shí)，要完善檔案管理規(guī)章制度。以往的檔案管理模式之下的規(guī)章制度已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理需求，所以要制定出更加貼合實(shí)際情況的規(guī)章制度。建立起檔案管理的信息監(jiān)督與管理機(jī)制，有效預(yù)防各種信息安全隱患。另外，要落實(shí)好檔案信息準(zhǔn)入制度，做好對(duì)不同類型檔案信息的技術(shù)保護(hù)，通過制度、技術(shù)來保障信息安全，防止出現(xiàn)信息泄露，進(jìn)而提高單位檔案管理工作效率[7]。

2．構(gòu)建現(xiàn)代化工作管理體系

伴隨著大數(shù)據(jù)與檔案管理工作之間的有機(jī)結(jié)合，的檔案管理工作體系開始朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。在當(dāng)前的信息化社會(huì)背景下，大部分的已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了信息化，未來信息化水平將會(huì)越來越高。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為一種應(yīng)用技術(shù)，在檔案管理工作當(dāng)中可以發(fā)揮出比較大的作用，能夠幫助檔案部門建立起現(xiàn)代化的工作管理系統(tǒng)。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，全部工作都可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化操作，也可以即時(shí)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來找到問題，及時(shí)解決各種出現(xiàn)的工作問題，及時(shí)做好反饋工作，防止人工操作產(chǎn)生各種失誤。大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以給檔案管理工作人員帶來一定的決策支持，工作人員要緊密圍繞系統(tǒng)實(shí)際情況、信息分析報(bào)高等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)決策，展開檔案管理。事實(shí)上，大數(shù)據(jù)技術(shù)的良好運(yùn)用能夠?yàn)橥七M(jìn)智能化檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程帶來幫助。在不久的將來，智能化的檔案管理工作平臺(tái)會(huì)出現(xiàn)，能夠更進(jìn)一步提高管理水平，讓檔案管理工作可以緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，獲得全新的進(jìn)步。

3．升級(jí)檔案查找引擎

在具體的運(yùn)行當(dāng)中，為了能夠升級(jí)換代檔案查找引擎，要充分考慮到有關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力。在當(dāng)前的工作體系中，要高度關(guān)注搜索引擎，在具體實(shí)踐中，構(gòu)建起搜索引擎與檔案信息數(shù)據(jù)庫間的關(guān)聯(lián)，經(jīng)過關(guān)鍵詞的查找方法，為工作人員提供有價(jià)值的圖書資源。檔案具備特殊性，包含圖書、人力資源檔案以及財(cái)務(wù)檔案等內(nèi)容。因而，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)分類處理不同種類的檔案資料，讓全體運(yùn)用者采用搜索關(guān)鍵詞的方法，找到自己所需要運(yùn)用的檔案資料。另外，把輸入關(guān)鍵詞的方法轉(zhuǎn)化為輸入特殊數(shù)字代碼的方法，這部分?jǐn)?shù)字代碼能夠匹配檔案當(dāng)中的代碼，讓使用者在的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中順利找到對(duì)應(yīng)的圖書檔案，這樣在非常大的程度上就可以提高檔案管理工作效率，降低使用者查找資料的時(shí)長(zhǎng)，進(jìn)而提高工作有效性。

4．改變管理理念

在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)字化檔案開始變成現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的一大趨勢(shì)，在檔案管理工作當(dāng)中，管理工作人員要及時(shí)更新檔案管理理念，在現(xiàn)代化的檔案管理工作當(dāng)中運(yùn)用信息化檔案管理理念，利用檔案信息系統(tǒng)的方法，讓檔案可以直接入檔，并且可以直接進(jìn)行查檔，提高檔案信息化建設(shè)水平。檔案管理工作需要不斷改革創(chuàng)新，管理工作者要保持創(chuàng)新意識(shí)和精神，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)水平，經(jīng)過不斷努力學(xué)習(xí)，更新管理理念，將所學(xué)到的理論知識(shí)、技能、管理方法結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步創(chuàng)新管理思路以及理念。

5．重視人才建設(shè)

圖書館的檔案管理當(dāng)中人才是主體，一名優(yōu)秀的檔案管理者能夠熟練高效運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，精準(zhǔn)管理檔案。結(jié)合目前的檔案管理團(tuán)隊(duì)分析，要明確專業(yè)、年輕、科學(xué)的目的，創(chuàng)建一支具有較強(qiáng)專業(yè)性的檔案管理團(tuán)隊(duì)。要從源頭出發(fā)，明確檔案管理工作者的準(zhǔn)入門檻。結(jié)合要求，將年輕化、專業(yè)化、科學(xué)化的人才引入到檔案管理團(tuán)隊(duì)當(dāng)中來，及時(shí)更新優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。

單位要高度關(guān)注做好專業(yè)培訓(xùn)工作，推進(jìn)檔案管理人員獲得專業(yè)性發(fā)展。單位要保持針對(duì)性地展開專業(yè)人才培訓(xùn)工作，關(guān)注數(shù)字化檔案管理模式、系統(tǒng)、操作技巧等多方面的要求，將理論和實(shí)踐緊密結(jié)合，讓檔案管理人員朝著專業(yè)化的方向發(fā)展。單位要推行激勵(lì)機(jī)制，為人員提供良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍。推進(jìn)檔案人員不斷向前進(jìn)步和成長(zhǎng)，提供大力支持，不斷提高檔案管理工作者的工作熱情，強(qiáng)化他們對(duì)工作的榮譽(yù)感。單位還需要建立交流制度，通過走出去、請(qǐng)進(jìn)來的方法，為檔案管理人員建立起成長(zhǎng)的平臺(tái)，參考數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗(yàn)，讓檔案管理發(fā)展趨于智慧化。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，單位的檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)，如何才能夠讓檔案管理工作良好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，變成檔案管理人員所需要重點(diǎn)研究的一大問題。檔案管理工作人員要充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)帶來的優(yōu)勢(shì)，分析檔案管理工作中的問題，提出相對(duì)應(yīng)的解決對(duì)策。這樣一來，才能夠真正提高單位檔案管理工作的效率，推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作朝著更遠(yuǎn)的方向發(fā)展下去。