事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的要點(diǎn)分析

楊 彬

（鐵嶺縣現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112008）

引言

事業(yè)單位不以營(yíng)利為目的，所以其整體運(yùn)營(yíng)及規(guī)劃與事業(yè)單位有一定區(qū)別，他們更重視對(duì)檔案方面工作的管理，這有利于提升其整體的管理水平，對(duì)促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展有極其重要的意義。而在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，如何利用好信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案工作，數(shù)字化管理是非常關(guān)鍵的。為此，在具體工作的過(guò)程當(dāng)中，單位的管理者要結(jié)合現(xiàn)實(shí)工作來(lái)分析問(wèn)題，并進(jìn)一步優(yōu)化解決策略，從而促進(jìn)事業(yè)單位的良好運(yùn)行與持續(xù)發(fā)展[1]。

一、事業(yè)單位提升檔案管理效率的必要性

檔案管理是事業(yè)單位不可或缺的一項(xiàng)工作，一項(xiàng)工作要求，隨著事業(yè)單位在公共事業(yè)服務(wù)體系中的需求，檔案管理在事業(yè)單位中也占據(jù)一項(xiàng)重要的開(kāi)支，事業(yè)單位針對(duì)檔案管理所做出的成本方面的投入也在不斷加大。只有隨著時(shí)代的發(fā)展需求，結(jié)合新時(shí)代信息化發(fā)展的情況，結(jié)合相關(guān)的大數(shù)據(jù)的工具，針對(duì)數(shù)據(jù)信息海量的處理，才能降低檔案管理的成本，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，也可以幫助降低和減少各種不利因素對(duì)檔案管理的影響，進(jìn)而降低檔案管理在事業(yè)單位中的成本。隨著事業(yè)單位分類改革的發(fā)展，公共服務(wù)體系的不斷完善，事業(yè)單位的公益屬性正在不斷的加深。提高開(kāi)展公益服務(wù)履行職責(zé)的能力，可以滿足社會(huì)對(duì)公共事業(yè)公益服務(wù)的需求，也是相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)的重要使命。信息化高度發(fā)展的新時(shí)代，檔案的管理和服務(wù)是公益服務(wù)部門的重要的需求部分，需要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案的日常管理和使用需求，對(duì)公益服務(wù)機(jī)制的加強(qiáng)，包括對(duì)科學(xué)的檔案管理體系的需求，滿足全社會(huì)對(duì)公益服務(wù)日益加強(qiáng)的應(yīng)用需求，是當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)涵和路徑，也是當(dāng)前對(duì)檔案管理工作的支持和轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要[2]。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1．工作標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)有效性

現(xiàn)階段，許多事業(yè)單位為了謀求其自身發(fā)展，已經(jīng)開(kāi)始重視數(shù)字化檔案管理工作。但在落實(shí)相關(guān)工作中還存在一些問(wèn)題，受傳統(tǒng)檔案管理模式的長(zhǎng)期影響，在信息化技術(shù)的推行之下，許多部門管理人員實(shí)際工作中存在一些僥幸心理，認(rèn)為只要將表面功夫做好就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的有效性。除此之外，在數(shù)字化管理的模式下，工作人員也沒(méi)有根據(jù)當(dāng)前情況對(duì)整體工作進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化要求，這也是造成數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)展緩慢的重要原因之一，這還會(huì)變相導(dǎo)致事業(yè)單位在該工作方面的局面相對(duì)比較被動(dòng)[3]。

2．事業(yè)單位檔案管理制度存在不足

部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理存在認(rèn)知和理念上的不足，導(dǎo)致該工作無(wú)法得到足夠的重視，使單位管理人員對(duì)檔案完整性意識(shí)欠缺，難以緊跟時(shí)代步伐；對(duì)檔案管理的信息化理解不足，使得無(wú)法緊跟新形勢(shì)步伐，在具體工作中，常常會(huì)帶來(lái)工作效率低下的問(wèn)題，進(jìn)而影響到檔案背后個(gè)體的實(shí)際共享價(jià)值，在干部審核及后期甄別上，會(huì)浪費(fèi)太多時(shí)間，致使管理工作未做到責(zé)任到人的規(guī)章制度，給工作帶來(lái)困擾。

3．配置度不全

檔案管理部門的事業(yè)單位成本部門之一，因此多數(shù)事業(yè)單位不愿對(duì)短期內(nèi)無(wú)法得到收益回報(bào)的檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目投入過(guò)多資金，不重視對(duì)先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)備的購(gòu)置與維護(hù)，同樣缺乏適配與及時(shí)更新升級(jí)的軟件系統(tǒng)，導(dǎo)致當(dāng)前多數(shù)事業(yè)單位在信息化建設(shè)中缺乏與數(shù)字化時(shí)代相適應(yīng)的軟硬件配置，從而影響了事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率與安全維護(hù)，使事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程滯后[4]。

4．工作人員缺乏專業(yè)性

要想使檔案管理工作發(fā)揮最大價(jià)值，就必須配備專業(yè)的檔案管理工作人員。但從當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，很多單位缺乏檔案管理工作專業(yè)人才，即使配備了專門的檔案管理人員，但是其專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力也很難滿足檔案管理工作發(fā)展和提升的需求。而且檔案管理工作本身具有一定的枯燥性，如果檔案管理工作人員缺乏細(xì)心和耐心，也是很難將工作做好的。

5．檔案數(shù)字化管理安全意識(shí)不到位

雖然互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)有眾多優(yōu)勢(shì)，但其中的問(wèn)題也比較多，具有代表性的是安全方面的問(wèn)題。在互聯(lián)網(wǎng)的使用過(guò)程中，許多不法分子會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)攻擊主頁(yè)，從而獲得重要的檔案數(shù)據(jù)信息，這主要是因?yàn)槭聵I(yè)單位管理人員在對(duì)于檔案數(shù)字化管理工作方面的技術(shù)還不是非常成熟，進(jìn)而導(dǎo)致安全問(wèn)題頻繁發(fā)生。此外，由于我國(guó)對(duì)于檔案數(shù)字化管理的工作時(shí)間落實(shí)較短，所以在很多技術(shù)以及制度方面也不成熟，這就要求相關(guān)工作人員充分提升自身的能力與優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而增加信息管理安全的相關(guān)意識(shí)，從根本上杜絕重要信息被泄露的情況。

三、數(shù)字化時(shí)代加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效策略

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)需要自上而下，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，突破企業(yè)檔案管理部門的角色意識(shí)。要從根本上扭轉(zhuǎn)面對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，從事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的站位出發(fā)，了解實(shí)施檔案信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的深遠(yuǎn)影響，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理資源配置，發(fā)揮部門協(xié)同作用形成合力，探索出一套適合事業(yè)單位信息化建設(shè)實(shí)際的檔案管理模式，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，逐步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

1．規(guī)范業(yè)務(wù)流程

第一，完善收集。事業(yè)單位各部門充分應(yīng)用事業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)，基于標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案信息的錄入與編研工作，化被動(dòng)采集為主動(dòng)挖掘，賦予檔案管理工作活力與生命，讓檔案將事業(yè)單位故事娓娓道來(lái)，彰顯事業(yè)單位文化價(jià)值。第二，優(yōu)化管理。針對(duì)數(shù)據(jù)備份、存儲(chǔ)、劃分、刪減等流程，標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)集中化管理與專業(yè)化分類，分密級(jí)、分輕重逐次掃描入檔，統(tǒng)整梳理，明確安全權(quán)限。第三，提升應(yīng)用。定期檢查、及時(shí)更新，確保檔案信息的精準(zhǔn)性和科學(xué)性；調(diào)取借閱檔案時(shí)，基于制度規(guī)范步驟，強(qiáng)化服務(wù)能力；同時(shí)開(kāi)發(fā)新功能，深層次挖掘檔案信息資源，制定具有前瞻性的戰(zhàn)略部署，應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)構(gòu)建信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案互聯(lián)互通、資源共享，進(jìn)一步提升檔案利用效率。

2．建立數(shù)字化檔案管理制度

為了更好地落實(shí)數(shù)字化檔案管理的工作內(nèi)容，必須要制定一套科學(xué)合理的管理制度與方案，要求所有人員嚴(yán)格遵循，這樣才能實(shí)現(xiàn)優(yōu)化。然而從當(dāng)前了解的實(shí)際情況來(lái)看，許多工作人員并沒(méi)有意識(shí)到這一問(wèn)題的重要性。在具體的實(shí)踐過(guò)程當(dāng)中，需要讓所有人員明確事業(yè)單位在數(shù)字化檔案管理工作的主要方向，并遵循這一內(nèi)容來(lái)完成相關(guān)工作。除此之外，相關(guān)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，結(jié)合這一內(nèi)容來(lái)制定正確的檔案管理制度，以此來(lái)優(yōu)化工作化流程，從而保證工作的整體效率。尤其還要明確管理層領(lǐng)導(dǎo)干部的工作職責(zé)以及責(zé)任，在領(lǐng)導(dǎo)們的帶動(dòng)下，基層員工才能有更積極的工作態(tài)度，進(jìn)而積極推動(dòng)數(shù)字化技術(shù)的落實(shí)工作，投入相應(yīng)的人力、物力，強(qiáng)化數(shù)字化設(shè)備建設(shè)，完善相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備體系，為之后的數(shù)字化檔案管理工作提供充分的支撐。

3．完善設(shè)施配備

在硬件方面，應(yīng)成立專門的檔案設(shè)備部門，做好硬件配置的購(gòu)置與優(yōu)化更新，如計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀及其他輔助性設(shè)備等；在軟件方面，應(yīng)注重?cái)?shù)字檔案館的構(gòu)建與維護(hù)，包括信息安全系統(tǒng)、智能分類系統(tǒng)、檔案快速檢索軟件等，從而構(gòu)筑堅(jiān)實(shí)可靠的軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施條件，有效保障檔案管理信息化建設(shè)的落實(shí)與實(shí)施。同時(shí)在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)將檔案安全保障體系的建設(shè)納入其中，確保檔案管理工作的安全性與保密性，包括防火墻、殺毒軟件、漏洞檢測(cè)、災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制等，切實(shí)保障檔案信息資源的安全。

4．完善信息化檔案管理建設(shè)

當(dāng)今時(shí)代是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作也必須適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求，向著信息化的建設(shè)方向邁進(jìn)，將信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式融合到一起，實(shí)現(xiàn)相互輔助，相互促進(jìn)。比如聲像檔案、電子存儲(chǔ)等在事業(yè)單位檔案管理中的融入，不僅可以降低紙質(zhì)檔案管理的勞動(dòng)強(qiáng)度，延長(zhǎng)檔案的保存壽命，還有利于保存和查詢。電子檔案管理的創(chuàng)新性還體現(xiàn)在能夠通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)，將圖片、視頻、聲像等資料進(jìn)行收集整理之后存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)或硬盤，讓網(wǎng)絡(luò)幫助檔案管理人員進(jìn)行工作，既節(jié)約了人力，又提高了工作質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效共享，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

5．提升檔案管理服務(wù)水平

需要注意的是我們當(dāng)前提倡以人為本的發(fā)展目標(biāo)，將其應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中，就應(yīng)當(dāng)做好為人民服務(wù)的工作。在信息化的大背景下必須要進(jìn)一步改變，以此來(lái)提升自身的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。要從根本上提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，該部門的管理人員必須要做好帶頭作用，用自己的實(shí)際行動(dòng)來(lái)帶動(dòng)基層員工提升檔案服務(wù)質(zhì)量，并且在實(shí)踐的過(guò)程中不斷反省自己的問(wèn)題并將其優(yōu)化，這樣才能在信息化的背景下不斷推進(jìn)檔案管理工作效率的提升與發(fā)展，實(shí)現(xiàn)自我的成長(zhǎng)。就比如檔案的查詢工作，在傳統(tǒng)的工作模式下對(duì)于檔案的查詢非常復(fù)雜，并且需要的時(shí)間也比較長(zhǎng)，而利用信息化的技術(shù)來(lái)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行查找就可以完全避免這種情況發(fā)生。在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)當(dāng)中輸入需要查找的關(guān)鍵詞就可以快速鎖定目標(biāo)，工作人員就能在這些檔案中找到需要的資料，這在很大程度上提高了檔案管理工作的服務(wù)效率與服務(wù)質(zhì)量。

6．培養(yǎng)檔案信息化人才

人才是競(jìng)爭(zhēng)的核心，是檔案信息化建設(shè)的中堅(jiān)力量，因此打造一支高素養(yǎng)的數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍勢(shì)在必行。事業(yè)單位要在積極引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，加強(qiáng)培養(yǎng)內(nèi)部人員的信息化素養(yǎng)，從而全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，監(jiān)督與獎(jiǎng)勵(lì)。事業(yè)單位管理層要重視檔案管理工作，進(jìn)一步完善人才激勵(lì)與監(jiān)督機(jī)制，落實(shí)檢查工作，對(duì)優(yōu)秀典型予以表彰，鼓勵(lì)檔案管理人員不斷追求創(chuàng)新，在評(píng)優(yōu)評(píng)先方面給予傾斜，從而幫助檔案管理人員樹(shù)立正確的理念，保持嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作狀態(tài)，推動(dòng)實(shí)施檔案管理程序化和智能化。其次，教育與培訓(xùn)。通過(guò)前期調(diào)研，對(duì)口定制培訓(xùn)教育方案，制定全方位和長(zhǎng)期的培訓(xùn)規(guī)劃，聘請(qǐng)專業(yè)人員傳授高效的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)方法，提高檔案管理人員的專業(yè)技能。最后，崗位與職責(zé)。事業(yè)單位應(yīng)完善檔案管理的崗位設(shè)置，明確崗位職責(zé)，落實(shí)責(zé)任到人，促進(jìn)檔案信息化管理工作高效落地。

7．建立數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)

事業(yè)單位檔案室應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心的管理系統(tǒng)。主要包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理等功能。在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。以全新的數(shù)字資源檢索模式設(shè)計(jì)，多種查詢方式，包括條件查詢、關(guān)聯(lián)查詢、跨類查詢、二次查詢、全文檢索等等功能迅速檢索到需要的內(nèi)容，提供準(zhǔn)確快捷、便利、有效的服務(wù)。探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式，與檔案館和有關(guān)單位統(tǒng)一使用《檔案管理系統(tǒng)》，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時(shí)歸檔，網(wǎng)上移交。各單位將本單位形成的數(shù)字檔案通過(guò)載體移交方式向同級(jí)檔案館報(bào)送，實(shí)現(xiàn)檔案館室檔案數(shù)據(jù)的無(wú)縫對(duì)接。電子文件歸檔軟件要簡(jiǎn)單易用，貼近工作實(shí)際，檔案人員能輕松掌握電子文件歸檔方法、整理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和移交程序與方法。通過(guò)QQ 聊天方式就能解決安裝和培訓(xùn)工作，解決事業(yè)單位檔案員使用操作軟件問(wèn)題，解決檔案軟件技術(shù)難掌握的后顧之憂。

8．工作方面的開(kāi)發(fā)利用

之所以需要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地開(kāi)展檔案資料管理工作，不厭其煩地搜集、整理、分類、保存檔案資料，就是因?yàn)槠鋬r(jià)值巨大。新形勢(shì)下應(yīng)該進(jìn)一步挖掘檔案資料，并以此為突破口，幫助單位提高工作效率。檔案資料開(kāi)發(fā)利用對(duì)單位的促進(jìn)作用體現(xiàn)在很多方面，如通過(guò)梳理檔案資料，檔案管理人員可以從中汲取大量關(guān)鍵信息，在將其進(jìn)行優(yōu)化、歸類后，數(shù)據(jù)信息可以幫助領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時(shí)找到更多支撐點(diǎn)，讓決策更為精準(zhǔn)、確切。單位的日常工作中有一些常規(guī)性工作，對(duì)此，可以從檔案資料中尋找規(guī)律，以借鑒的方式優(yōu)化工作，讓日常工作減少漏洞，提升效率。創(chuàng)新是二十一世紀(jì)的時(shí)代主題，是永不褪色的鮮艷旗幟。單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要源源不斷地融入創(chuàng)新元素，弘揚(yáng)、鼓勵(lì)、支持創(chuàng)新精神。創(chuàng)新不會(huì)憑空而來(lái)，也不會(huì)無(wú)中生有；創(chuàng)新的本質(zhì)是量變而至質(zhì)變，博觀約取，厚積薄發(fā)。因此，工作中的創(chuàng)新不必事事求新，日日求新，刻意求新；回過(guò)頭來(lái)認(rèn)真研究檔案資料，總結(jié)方法，積累經(jīng)驗(yàn)，自然可以做到推陳出新。

結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下，檔案管理工作需更新理念，創(chuàng)新思路，與時(shí)俱進(jìn)，藏用并舉。解決事業(yè)檔案管理中的難點(diǎn)，開(kāi)發(fā)和利用是關(guān)鍵。要想不被社會(huì)的發(fā)展所淘汰，那么就應(yīng)當(dāng)重視信息化相關(guān)技術(shù)的使用，而對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其中較為重要的則是檔案信息內(nèi)容的管理，通過(guò)將數(shù)字化與檔案信息管理的融合就能將其本身的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)而提升工作質(zhì)量。在工作當(dāng)中必須要清楚當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況，才能合理利用好信息技術(shù)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用以及完善的服務(wù)措施來(lái)加速檔案建設(shè)工作，確保可以在短時(shí)間內(nèi)發(fā)揮其本身的作用。