智能管理思維下的大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新思路研究

王曉霞

（山西省人民醫(yī)院，山西 太原 030012）

引言

檔案管理工作作為醫(yī)院管理體系的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行有非常重要的影響。伴隨社會(huì)發(fā)展速度的加快，大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院檔案管理人員要圍繞當(dāng)下檔案管理工作中存在的現(xiàn)實(shí)問題進(jìn)行深入研究和系統(tǒng)分析，積極探索大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理思維的轉(zhuǎn)化方式以及智能管理方式的應(yīng)用，推動(dòng)檔案管理模式的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的高水平發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1．提高醫(yī)院檔案的利用價(jià)值

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，管理者常常處于被動(dòng)狀態(tài)，存在嚴(yán)重的檔案資源浪費(fèi)現(xiàn)象，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，通過信息化思維的事例，建立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)以及完備的信息化管理系統(tǒng)，在細(xì)化分類儲(chǔ)存檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)檔案下載、查閱和檢索等功能的一體化，讓相關(guān)管理者和用戶能在申請(qǐng)?jiān)L問權(quán)限之后，查閱自己所需要的檔案，這不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理的優(yōu)化，也能合理有效地利用檔案信息。在智能管理思維下，大數(shù)據(jù)得到了廣泛的應(yīng)用，醫(yī)院管理部門要注重強(qiáng)化檔案管理工作的信息化屬性，通過有效的信息結(jié)構(gòu)體系的建立，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)與檔案管理的有效結(jié)合，提高檔案工作和各部門之間的關(guān)聯(lián)度，在對(duì)檔案資料進(jìn)行分析與分類的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效整合，除此之外，檔案管理者也要提高個(gè)人的服務(wù)主動(dòng)性，要推動(dòng)信息化管理模式下檔案的有效應(yīng)用，從而提高檔案的利用效率，使醫(yī)院檔案能發(fā)揮更大價(jià)值[1]。

2．推動(dòng)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新性發(fā)展

推動(dòng)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新性發(fā)展是大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作面臨的一個(gè)新挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)的影響之下，醫(yī)院檔案管理工作與信息技術(shù)之間存在緊密的聯(lián)系，為此，各大醫(yī)院應(yīng)當(dāng)著力建設(shè)數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，從而在管理過程中提高檔案應(yīng)用的效率和檔案管理的檔案管理，但是在當(dāng)前階段一些醫(yī)院的檔案管理工作尚未完善，管理人員也不能熟練應(yīng)用大數(shù)據(jù)管理技術(shù)，在檔案管理工作中存在斷層的問題。技術(shù)化手段沒有得到有效應(yīng)用時(shí)，檔案管理工作不夠系統(tǒng)，檢索功能和信息分享功能沒有得到充分的利用，檔案信息的細(xì)化分層管理并為實(shí)現(xiàn)。為此，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代環(huán)境下，并將檔案轉(zhuǎn)成相應(yīng)的資料，從而提高檔案管理的質(zhì)量。當(dāng)然，這要求醫(yī)院檔案管理者提高個(gè)人應(yīng)用大數(shù)據(jù)和現(xiàn)代信息技術(shù)的水平，最大化發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

3．實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)功能的優(yōu)化

在現(xiàn)代信息技術(shù)的引導(dǎo)和幫助下，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案往往是紙質(zhì)版形式的，而在數(shù)字化時(shí)代的引領(lǐng)之下，醫(yī)院就可以在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助之下，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)化為電子形式的檔案資料，這有助于實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)取管理的信息化，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的高水平發(fā)展。眾所周知，醫(yī)院檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，而在大數(shù)據(jù)的引領(lǐng)之下，檔案的可讀性和安全性就得到了充分的體現(xiàn)，檔案管理人員可以通過信息技術(shù)準(zhǔn)確的查找檔案資源，使檔案查閱更加方便。此外，大數(shù)據(jù)和云計(jì)算具有較高的實(shí)用價(jià)值，醫(yī)院檔案管理部門在應(yīng)用云技術(shù)和云服務(wù)的過程之中，也可以為檔案查閱者提供更好的服務(wù)，在先進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)和積極開展技術(shù)研發(fā)的過程中，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)會(huì)得到有效的優(yōu)化。

4．彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作中的安全問題

在大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理者可以推動(dòng)醫(yī)院檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，解決了檔案管理過程中存在的安全問題，避免檔案管理給數(shù)據(jù)安全帶來的挑戰(zhàn)。在智能管理思維下，大數(shù)據(jù)時(shí)代的醫(yī)院檔案管理工作往往傾向于電子化和信息化管理，這一定程度上減少了檔案被盜取的風(fēng)險(xiǎn)，但也在無形之中增加了信息安全風(fēng)險(xiǎn)。目前，許多醫(yī)院都是使用電子設(shè)備進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)的，當(dāng)數(shù)據(jù)損壞或丟失時(shí)，會(huì)觸發(fā)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，這有效防止了黑客入侵醫(yī)院檔案，并采取不正當(dāng)途徑取信息事件的發(fā)生。各大醫(yī)院在信息化時(shí)代也致力于對(duì)檔案管理者進(jìn)行技術(shù)上的培訓(xùn)，提高醫(yī)院檔案管理者應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力，使他們梳理信息化的思維，了解檔案管理的程序化步驟。從檔案最開始的搜集整理到后期的保存與利用，都是需要走相應(yīng)流程的，一般情況下，醫(yī)院在檔案管理工作中需要考慮檔案的價(jià)值屬性，并結(jié)合法律法規(guī)的要求確定檔案的管理方式以及調(diào)取原則，這一定程度上打破了以往檔案管理工作中不夠系統(tǒng)，不夠連貫的問題，檔案管理工作得到了更高水平的發(fā)展，也提高了信息資源的可利用性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，一些醫(yī)院也通過培訓(xùn)的方式解決數(shù)字化檔案管理過程中存在的技術(shù)問題。以往的醫(yī)院檔案管理工作中存在的一個(gè)險(xiǎn)種問題，就是粗放式管理，通過人工手段保存紙質(zhì)版的資料信息使信息存在較大的不穩(wěn)定性，而在數(shù)字化時(shí)代的引領(lǐng)之下，許多醫(yī)院致力于對(duì)員工進(jìn)行技術(shù)上的培訓(xùn)，使檔案管理者能了解檔案管理的新方法，在面臨新的挑時(shí)，也能注重信息的有效保存，提高信息的共享和利用水平，能應(yīng)對(duì)和處理突發(fā)問題，這提高了檔案管理的信息化效能。

二、智能管理思維下大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管工作的策略

1．建設(shè)切實(shí)有效的檔案信息化管理系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的引領(lǐng)之下，醫(yī)院要想讓檔案管理工作朝著創(chuàng)新化和多元化的方向發(fā)展，就要進(jìn)一步關(guān)注到檔案管理的價(jià)值與意義，通過理論培訓(xùn)和實(shí)踐鍛煉的方式，建立切實(shí)有效的檔案信息化管理系統(tǒng)。首先，醫(yī)院檔案管理者要提高自身對(duì)數(shù)字化手段的認(rèn)識(shí)將檔案信息的安全性作為第一要?jiǎng)?wù)積極主動(dòng)地在檔案管理工作中。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要為檔案管理提供足夠多的資金和技術(shù)支持，重視網(wǎng)絡(luò)安全軟件的使用，最大限度提高檔案信息的安全性，再為檔案管理者提供有效培訓(xùn)的同時(shí)提高他們的技術(shù)水平，從而保障檔案信息的安全性。通過網(wǎng)絡(luò)安全軟件的應(yīng)用以及定期維護(hù)和升級(jí)，保障醫(yī)院檔案信息的相對(duì)安全，做好醫(yī)院檔案管理的調(diào)取和存儲(chǔ)工作。與此同時(shí)，醫(yī)院也有強(qiáng)化檔案管理，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)端的安全性，采取相應(yīng)的措施實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案客戶端信息的安全服務(wù)和有效查詢，通過使用較強(qiáng)安全性網(wǎng)絡(luò)軟件的方式提高醫(yī)院檔案信息的安全系數(shù)。當(dāng)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的安全度有所提升之后，越來越多醫(yī)院就會(huì)加入信息化和數(shù)字化檔案管理的范疇之中，從而推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展[2]。

在當(dāng)下，許多醫(yī)院已經(jīng)建設(shè)了切實(shí)有效的檔案信息化管理系統(tǒng)，通過微信小程序等途徑，醫(yī)生和患者可以查閱相關(guān)檔案，實(shí)現(xiàn)線上繳費(fèi)和線上掛號(hào)等，這提高了醫(yī)院整體工作效率，也為新時(shí)期檔案管理工作帶來了新的發(fā)展方向。當(dāng)切實(shí)有效的檔案信息化管理系統(tǒng)得以建立之后，無論是檔案的查閱還是檔案的存儲(chǔ)都更加方便，這減輕了醫(yī)院整體工作的壓力，也提高了醫(yī)院工作的效率。醫(yī)院要針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式或檔案管理系統(tǒng)中存在的問題進(jìn)行深入的分析和綜合性的判斷，找到其中存在的優(yōu)勢(shì)和不足之處，改進(jìn)其中存在的問題，同時(shí)發(fā)揮優(yōu)勢(shì)。

2．樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念

樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作高水平發(fā)展的必然要求。在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)得到廣泛應(yīng)用的現(xiàn)代社會(huì)，醫(yī)院檔案管理者要轉(zhuǎn)變個(gè)人的檔案管理觀念，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化思維轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化思維，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作有清晰明確的認(rèn)識(shí)，作出正確的價(jià)值判斷和價(jià)值選擇。醫(yī)院要加強(qiáng)檔案管理的宣傳工作，通過現(xiàn)代大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的融合，使醫(yī)院各個(gè)部門及檔案管理人員認(rèn)識(shí)的數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的重要意義以及獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮宣傳作用，建設(shè)檔案現(xiàn)代化管理模式。此外，醫(yī)院也要著力提高檔案管理工作的整體效率，在現(xiàn)代化的管理模式影響之下，使醫(yī)院檔案工作能朝著高效化和規(guī)范化的方向發(fā)展，檔案管理人員要注重檔案資料信息的保護(hù)與歸類，樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念是實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理工作不斷創(chuàng)新的前提，我國(guó)要在制定整體行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)之上，引導(dǎo)醫(yī)院管理者和檔案管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，能將信息技術(shù)及數(shù)字化管理模式應(yīng)用到工作之中，提高個(gè)人的學(xué)習(xí)主動(dòng)性，在工中加強(qiáng)知識(shí)積累。

3．提升檔案管理的信息化水平

在信息化的時(shí)代下，現(xiàn)代信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)給人們的生產(chǎn)生活帶來了諸多的方便，醫(yī)院檔案管理工作也可以與現(xiàn)代信息技術(shù)相融合，實(shí)現(xiàn)二者之間的互聯(lián)互通，從而讓數(shù)字化和信息化助力醫(yī)院檔案管理工作的完善，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序化和規(guī)范化，提高檔案管理的信息化水平可以提高我國(guó)醫(yī)院保存和調(diào)取檔案的效率。以往的醫(yī)院檔案管理模式過于粗放，這導(dǎo)致管理效果不盡如人意，而在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，醫(yī)院管理人員就應(yīng)當(dāng)加大基礎(chǔ)設(shè)備和專業(yè)人員的投入。通過加大基礎(chǔ)設(shè)備和專業(yè)人員的投入，醫(yī)院檔案管理信息化水平能得到有效的提升，醫(yī)院各級(jí)管理者也能在現(xiàn)代信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)的引領(lǐng)之下，提高檔案管理的效率，在檔案管理工作中付出更多的精力。首先，醫(yī)院要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)和綜合性的考察，使他們?cè)跈n案管理工作中能轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的固有思維，認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做出的創(chuàng)新，在此基礎(chǔ)之上學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)技能。除此之外，醫(yī)院檔案管理人員也要通過外部培訓(xùn)的方式，提高個(gè)人的檔案管理能力，邀請(qǐng)專家學(xué)者來醫(yī)院舉辦講座，是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理中最基本的工作方法。也要通過足夠多的技術(shù)和資金投入實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的高水平發(fā)展，通過信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行再次加工并開展一系列的信息化服務(wù)，提高醫(yī)院的信息化服務(wù)水平，讓大數(shù)據(jù)能在醫(yī)院管理體系中得到創(chuàng)造性的應(yīng)用，推動(dòng)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)端的有效發(fā)展。

4．提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

在我國(guó)醫(yī)療體系不斷改革的背景下，科學(xué)性和規(guī)范性被看成醫(yī)院檔案管理工作的重要原則。因此，在檔案管理工作中就應(yīng)當(dāng)通過具體有效的培訓(xùn)，提高檔案管理者的工作水平，讓他們?cè)诠ぷ髦心軐⑿畔⒒蛿?shù)字化的檔案管理方式應(yīng)用到工作之中，醫(yī)院通過對(duì)檔案管理人員的知識(shí)和技術(shù)訓(xùn)練，提高其綜合素質(zhì)，從而讓檔案管理工作朝著創(chuàng)新化和多元化的方向發(fā)展。當(dāng)下，檔案管理工作中存在的一個(gè)顯著不足就是檔案管理人員仍然停留在傳統(tǒng)的認(rèn)知水平之上，對(duì)數(shù)字化和大數(shù)據(jù)的理解不夠深刻，他們認(rèn)為，新時(shí)代的管理模式應(yīng)當(dāng)基于傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，新技術(shù)的應(yīng)用應(yīng)當(dāng)適可而止，但事實(shí)上，這種觀點(diǎn)存在片面性，影響了數(shù)字化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理工作的高水平發(fā)展[3]。

首先，醫(yī)院可以帶一部舉辦一些關(guān)于醫(yī)院檔案保管理論和檔案管理技術(shù)等知識(shí)講座，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)。此外，在現(xiàn)代信息技術(shù)的引導(dǎo)之下，醫(yī)院檔案管理人員提高個(gè)人工作效率的途徑日益多元化，醫(yī)院管理者可以將走出去的理念融入檔案管理人員的培訓(xùn)過程之中，通過與第三方咨詢服務(wù)企業(yè)進(jìn)行行業(yè)合作的方式，提高檔案管理人員的工作效率，讓他們有外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)企業(yè)和海外領(lǐng)先的檔案管理及服務(wù)模式，并將自己學(xué)到的理論知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作之中，提高醫(yī)院檔案管理工作的水平。第三方咨詢服企業(yè)和身份平臺(tái)的融入，可以為醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的完善提供有效幫助，讓醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員找到自我提升和自我發(fā)展的途徑，以技術(shù)支持為重點(diǎn)，提高客人的檔案管理能力。

眾所周知，做好醫(yī)院檔案管理工作是新時(shí)期醫(yī)院工作的一個(gè)重要部分，醫(yī)療檔案承載著整個(gè)醫(yī)院的各種記錄，而人事檔案記錄了與醫(yī)院內(nèi)相互往來人員的基本情況和調(diào)度記錄，這兩部分檔案對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有至關(guān)重要的作用，也是醫(yī)院決策者做出正確決策的保障。為此，要不斷完善醫(yī)院檔案管理方式，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)操作的基本情況進(jìn)行規(guī)范與審核，并通過系統(tǒng)有效的問題解決方案解決當(dāng)下檔案管理工作中存在的實(shí)際問題。當(dāng)醫(yī)院管理系統(tǒng)和檔案管理模式日益規(guī)范之后，檔案管理人員就可以制定一整套清晰可行的流程，從而推動(dòng)檔案調(diào)取和檔案整理工作的完善，形成體系化和制度化，最終服務(wù)于醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)?？v觀當(dāng)下檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)可知，如果管理者和員工對(duì)檔案管理工作的過程及其方法有清晰明確的認(rèn)識(shí)，那么檔案管理工作就可以不斷進(jìn)步，這也是實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理工作創(chuàng)新性發(fā)展的必然要求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，我國(guó)醫(yī)院管理者要提高檔案管理人員的信息應(yīng)用能力。

結(jié)語

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為了提高醫(yī)院檔案管理者的工作能力和信息管理水平，醫(yī)院就應(yīng)當(dāng)采取有效的培訓(xùn)方式，提高檔案管理者對(duì)信息化時(shí)代檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，把握發(fā)展機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)取的便捷性和檔案安全的保障性。在智能管理思維的引領(lǐng)之下，大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作必然會(huì)朝著創(chuàng)新化和多元化的方向發(fā)展，有效提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平，提高檔案的利用率和醫(yī)院整體服務(wù)水平。