分析檔案管理改革對(duì)檔案工作的影響

孫曉芳

（永善縣檔案館，云南 永善 657300）

我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理機(jī)構(gòu)隨著社會(huì)進(jìn)步和國(guó)家穩(wěn)定不斷發(fā)展，且隨著檔案管理體制的多次改革，各級(jí)檔案行政管理主體也得到了有效確認(rèn)。當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)確立了科學(xué)有效的檔案管理機(jī)制。

一、檔案管理改革對(duì)檔案管理工作的意義

1．能夠優(yōu)化和完善檔案管理

檔案管理需要在較為嚴(yán)格的環(huán)境下開(kāi)展工作，而檔案管理體制改革不僅能夠使管理人員積極總結(jié)過(guò)往的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，還能夠使管理人員利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將紙質(zhì)化檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理并轉(zhuǎn)換成電子檔案，促使管理人員能夠按照相關(guān)要求，對(duì)電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的整理、儲(chǔ)存和調(diào)動(dòng)，進(jìn)而提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。再加上檔案管理體系改革后的檔案管理工作具有便捷性、復(fù)雜性等一系列特點(diǎn)，不僅能夠強(qiáng)化檔案管理人員的工作效率，還為檔案使用人員提供了一定便利，使得檔案管理體制改革工作開(kāi)展具有完善和優(yōu)化檔案管理工作的意義[1]。

2．有助于檔案信息的優(yōu)化整合

檔案管理人員能夠通過(guò)查詢方式快速了解不同檔案類型的信息資料，不論是對(duì)于企事業(yè)單位還是組織機(jī)構(gòu)而言，檔案管理工作有助于幫助領(lǐng)導(dǎo)人員采取合理方式調(diào)整人力資源，進(jìn)而完成對(duì)單位內(nèi)部各工作崗位職能和工作任務(wù)的良好分配。且管理人員在更新檔案資料和信息內(nèi)容的過(guò)程中，還需要充分結(jié)合檔案的具體內(nèi)容和實(shí)際管理情況，明確檔案資料中的模糊內(nèi)容，確保檔案中的信息內(nèi)容能夠更加規(guī)范，使檔案查詢?nèi)藛T能夠一目了然。也就是說(shuō)，檔案管理體制改革工作的開(kāi)展，使得管理人員能夠結(jié)合實(shí)際檔案情況，對(duì)檔案信息進(jìn)行優(yōu)化整合，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作各環(huán)節(jié)的平穩(wěn)有序進(jìn)行。

3．為各項(xiàng)規(guī)章制度的制定提供參考依據(jù)

檔案管理工作能夠詳細(xì)記錄人的發(fā)展、文化背景和各項(xiàng)管理數(shù)據(jù)，這就使得檔案資料在實(shí)際發(fā)展中具有很強(qiáng)的參考價(jià)值。而隨著檔案管理體制改革工作的推進(jìn)，檔案管理工作更具真實(shí)性和有效性，能夠準(zhǔn)確記錄人們的人生軌跡和重大業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)程，這樣的檔案資料根據(jù)說(shuō)服力，也更讓人信服。不論是對(duì)于企業(yè)單位、事業(yè)單位還是其他組織結(jié)構(gòu)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作都是數(shù)據(jù)行政管理工作的一部分，這就使得檔案管理工作變得非常重要，不僅能夠?yàn)槠溥\(yùn)營(yíng)發(fā)展提供有力支持，還能夠提升其盈利和管理水平。也就是說(shuō)，任何一個(gè)單位要想在運(yùn)行中獲取規(guī)范性和科學(xué)性更強(qiáng)的規(guī)章制度，就需要參照各項(xiàng)檔案資料，制定行之有效的管理制度，并為管理工作的開(kāi)展提供參考依據(jù)。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀

第一，檔案數(shù)量比較多。我國(guó)具有非常悠久的歷史和遼闊的國(guó)土面積，再加上人口數(shù)量比較多，這就使得檔案的數(shù)量龐大。對(duì)于這些海量的檔案信息，應(yīng)該制定科學(xué)規(guī)范的管理制度，使這些珍貴的檔案信息和資料能夠得到合理處置，有效避免因?yàn)楣芾聿磺‘?dāng)而造成資料損毀或者資料丟失的現(xiàn)象。并且，檔案管理人員在制定檔案管理政策的過(guò)程中，會(huì)忽視將相關(guān)方針和管理政策作為參考依據(jù)。可以說(shuō)，現(xiàn)階段檔案管理部門最重要的問(wèn)題就是如何有效處理數(shù)量龐大的檔案資料。

第二，檔案類型比較復(fù)雜?，F(xiàn)階段檔案類型存在多樣性和復(fù)雜性等特征，有個(gè)人檔案、資源檔案、財(cái)務(wù)檔案以及政策檔案等多種類型，要想有效整理這些檔案，就需要檔案管理工作人員對(duì)這些檔案進(jìn)行有效分類，并將合適的檔案類型分類到合適的檔案類別之中，確保檔案管理制度建設(shè)的順利開(kāi)展。

第三，檔案信息量比較大。目前大多數(shù)檔案記載的資料比較多，這就直接造成現(xiàn)階段檔案管理工作的信息量比較大。所以，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案信息的摘錄整理和開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中，就需要采取更加細(xì)心謹(jǐn)慎的檔案管理工作態(tài)度，避免檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)檔案信息錯(cuò)亂以及忽視細(xì)微信息的問(wèn)題[2]。

三、檔案管理改革給檔案管理工作帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

1．機(jī)遇

第一，檔案館和檔案局相分離的新局面。為了全面改善檔案管和檔案局合一管理模式造成的問(wèn)題，我國(guó)開(kāi)始實(shí)行檔案管理體制的改革和優(yōu)化。并且，在檔案管理體制改革開(kāi)始之后，黨委辦公廳也具備了檔案局的行政管理工作職能，檔案局也自然而然地成為黨委辦公廳的下屬部門。并且，在黨委辦公廳的管理范圍之內(nèi)，檔案管理體制的改革能夠有效破開(kāi)我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作的新局面，有效避免局館合一管理模式造成的機(jī)構(gòu)職能及崗位職責(zé)混淆，管理主體不明確等一系列問(wèn)題，還能有效解決現(xiàn)階段檔案管理工作人員的配備等問(wèn)題。

第二，采取科學(xué)合理的方式劃分檔案行政指導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為檔案管理工作中的各崗位明確分工提供有利條件。在開(kāi)展檔案管理體制改革之前，檔案管理工作的行政指導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)基本都屬于相同的主體單位，但檔案館和檔案局分離的局面，使統(tǒng)一單位的行政指導(dǎo)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)也發(fā)生了一定變化，檔案局的主要工作職責(zé)就是行政管理指導(dǎo)工作，而檔案館的主要工作職責(zé)就是搜集整理檔案和保管利用檔案。

2．挑戰(zhàn)

第一，檔案管理工作的行政管理職能被弱化。在檔案管理體制改革之后，很多省份、城市以及自治區(qū)的檔案局已經(jīng)將自身的行政工作職能劃分到黨委辦公廳中，這種方式使檔案局失去了原本的獨(dú)立性，而是被劃分到黨委辦公廳的內(nèi)設(shè)部門之中，這就使得檔案局的主體性也受到一定制約和限制。并且，在分配檔案管理工作人員的過(guò)程中，由于隨著檔案管理投入黨委辦公廳的工作人員數(shù)量不多，這就使得這些工作人員經(jīng)常被抽調(diào)到黨委辦公廳的其他部門分擔(dān)緊急任務(wù)。在這樣的背景下，就無(wú)法充分發(fā)揮檔案行政管理的監(jiān)督職能。

第二，檔案管理工作的數(shù)字轉(zhuǎn)型。雖然我國(guó)現(xiàn)階段檔案館的數(shù)字化程度已經(jīng)得到了有效提升，但其信息處理速度和發(fā)展水平還與世界領(lǐng)先的檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型存在一定差距。檔案館在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，部分工作內(nèi)容和工作職能存在一定的公益性質(zhì)，檔案館的日常運(yùn)行資金主要來(lái)自國(guó)家財(cái)政部門的支持，這就使得檔案館在采購(gòu)信息化管理設(shè)備的過(guò)程中存在資金支持不足等問(wèn)題。再加上檔案館的檔案管理人員沒(méi)有充分了解和掌握檔案管理相關(guān)政策，使其并未重視檔案管理數(shù)字化設(shè)備的采購(gòu)工作，檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及智能化發(fā)展速度逐漸變得緩慢。

四、檔案管理改革背景下檔案工作的具體對(duì)策

1．加強(qiáng)檔案管理體制的多樣化

隨著經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的轉(zhuǎn)變，非公有制經(jīng)濟(jì)正處于蓬勃發(fā)展的新時(shí)期，但政府檔案管理部門沒(méi)有權(quán)力干涉民營(yíng)企業(yè)中的各類檔案，民營(yíng)企業(yè)享有獨(dú)立自主處理相關(guān)檔案的權(quán)利。然而，很多民營(yíng)企業(yè)為了追求更高的經(jīng)濟(jì)效益，而忽視了檔案管理工作的開(kāi)展，長(zhǎng)此以往，企業(yè)檔案管理工作就無(wú)法獲得更好的規(guī)范和完善。并且，對(duì)于企業(yè)中的檔案管理工作而言，高度集中的統(tǒng)一檔案管理制度還需要進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善，檔案管理機(jī)制也需要不斷改革。所以，相關(guān)部門應(yīng)該在執(zhí)行檔案管理體制的過(guò)程中，實(shí)施針對(duì)各種所有制共存經(jīng)濟(jì)制度的檔案管理體制。例如：檔案管理部門應(yīng)該針對(duì)企業(yè)單位、事業(yè)單位等采取統(tǒng)一的檔案管理體質(zhì)，而對(duì)于非公有制經(jīng)濟(jì)的民營(yíng)企業(yè)，則應(yīng)該在尊重民營(yíng)企業(yè)處理自身檔案的前提條件下，充分結(jié)合檔案管理工作的特征，統(tǒng)一開(kāi)展檔案管理工作。

對(duì)于民營(yíng)企業(yè)中一些對(duì)社會(huì)有保存和參考價(jià)值的檔案，仍然需要將其歸納到檔案行政部門進(jìn)行管理，可以說(shuō)，對(duì)于現(xiàn)階段非公有制的民營(yíng)企業(yè)，檔案管理部門還需要對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行一定干預(yù)，但這種干預(yù)一定是在尊重民營(yíng)企業(yè)自主管理的前提下，政府檔案管理部門進(jìn)行適當(dāng)管理。以某市當(dāng)?shù)厝肆Y源部門下屬人才市場(chǎng)為例，其接收民營(yíng)企業(yè)托管職工檔案的過(guò)程中，雖然是按照企業(yè)托付代為管理，但相關(guān)政府部門對(duì)這些檔案也具有一定的查閱權(quán)限和分類權(quán)限。

2．加強(qiáng)檔案管理工作的一體化

檔案管理工作一體化不僅僅是屬于業(yè)務(wù)問(wèn)題，還屬于體制問(wèn)題。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，文書工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，而檔案管理工作則是文書工作的延伸和發(fā)展。從檔案管理工作發(fā)展的角度看，應(yīng)該將文件管理工作和檔案管理工作看作一個(gè)有機(jī)整體，并采取統(tǒng)一制度和方式，強(qiáng)化檔案管理工作的連續(xù)性以及銜接性，確保對(duì)檔案管理部門的超前控制和進(jìn)館檔案的質(zhì)量，最大程度減少檔案管理部門的工作壓力，避免檔案管理工作人員的重復(fù)作業(yè)。所以，檔案管理部門應(yīng)該建立科學(xué)完善的歸檔制度，并將檔案部門和文書部門的工作職能相結(jié)合，構(gòu)建完整的一體化文書檔案管理平臺(tái)。除此之外，檔案管理部門還應(yīng)該有效結(jié)合不同地區(qū)的實(shí)際檔案管理情況建立文件中心和檔案管理中心，最大程度發(fā)揮集約優(yōu)勢(shì)和作用，有效降低檔案管理的運(yùn)行成本，為檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)提供新思路和新思維。

3．加強(qiáng)多個(gè)主體之間的合作，充分發(fā)揮檔案治理作用

我國(guó)檔案管理體制先后經(jīng)歷了四次改革，傳統(tǒng)檔案管理工作也逐漸轉(zhuǎn)變成檔案治理模式。并且，檔案管理工作作為檔案管理部門的主要工作職責(zé)，指的是專業(yè)工作人員通過(guò)科學(xué)規(guī)范的方式，對(duì)個(gè)人資料或單位信息進(jìn)行有效管理，有效協(xié)調(diào)檔案管理部門的內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系。而檔案治理工作則指的是相關(guān)部門和其他組織機(jī)構(gòu)對(duì)檔案事業(yè)的共同治理。將檔案管理工作轉(zhuǎn)變成檔案治理工作，能夠使國(guó)家在進(jìn)行檔案管理體制改革之后，加強(qiáng)檔案管理部門工作職能的深層轉(zhuǎn)變?？梢哉f(shuō)，只有充分發(fā)揮檔案治理工作的作用和作用，才能有效應(yīng)對(duì)檔案管理體制改革帶來(lái)的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

4．統(tǒng)一管理并整合檔案資源

在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)該集中統(tǒng)一檔案管理工作的指導(dǎo)思想，并克服檔案分散保管以及檔案管理人員工作職能不集中的問(wèn)題，從而推動(dòng)我國(guó)現(xiàn)階段大規(guī)模檔案管理工作的建設(shè)。并且，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，還應(yīng)該始終堅(jiān)持統(tǒng)一管理的指導(dǎo)思想，并強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使其能夠加強(qiáng)黨和政府對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理工作的完整性、安全性以及規(guī)范性，強(qiáng)化對(duì)檔案信息資源的管理程度和開(kāi)發(fā)利用，維護(hù)黨政檔案資料管理的有機(jī)聯(lián)系。與此同時(shí)，檔案管理體制的集中統(tǒng)一管理是與國(guó)家現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r相吻合的，應(yīng)該符合我國(guó)現(xiàn)階段的國(guó)家制度以及文化觀念等基本原則。并充分整合優(yōu)化各項(xiàng)檔案資源，使其在宏觀上符合基礎(chǔ)管理的原則，真正實(shí)現(xiàn)國(guó)家各類檔案資源的社會(huì)共享[3]。

5．增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

檔案館不僅要保存大量的檔案信息數(shù)據(jù)，還需要對(duì)相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合及管理，使檔案館在面向社會(huì)機(jī)構(gòu)的過(guò)程中，具備開(kāi)放功能和服務(wù)功能。并且，檔案館中一個(gè)最重要的工作職責(zé)就是服務(wù)大眾，這種工作職責(zé)不僅可以增加管理人員的使命感和光榮感，還能夠提升管理人員的個(gè)人價(jià)值，最大程度體現(xiàn)出檔案館的作用和價(jià)值。可以說(shuō)，檔案管理機(jī)制的改革給檔案館帶來(lái)了多種影響，不僅能夠改變檔案管理工作的原本的形象，還能夠有效改善檔案管理人員對(duì)檔案的保存程度和利用程度，全面提升檔案管理人員服務(wù)大眾的意識(shí)和能力，使檔案館成為我國(guó)現(xiàn)階段建設(shè)社會(huì)主義文化的中堅(jiān)力量。

6．提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

在檔案管理體制改革之后，檔案館的工作人員避免了行政部分的工作內(nèi)容，只需要負(fù)責(zé)檔案收集、整體、鑒定、保管、利用以及開(kāi)發(fā)工作，而檔案局的工作人員則避免了業(yè)務(wù)部分的工作內(nèi)容，只需要負(fù)責(zé)檔案管理工作中的行政管理工作。所以，檔案工作應(yīng)該通過(guò)檔案管理機(jī)制改革，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)性和建設(shè)程度，為我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理事業(yè)培養(yǎng)更加專業(yè)的高質(zhì)量人才。與此同時(shí)，相關(guān)部門還需要適當(dāng)補(bǔ)充檔案管理部門的工作人員，確保檔案管理人才市場(chǎng)不會(huì)出現(xiàn)供不應(yīng)求的現(xiàn)象。此外，相關(guān)部門還應(yīng)該對(duì)檔案館和檔案局的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升檔案館和檔案局的專業(yè)水平及綜合素養(yǎng)，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[4]。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定來(lái)說(shuō)具有重要作用，檔案管理工作人員應(yīng)該采取科學(xué)合理的方式，建立適應(yīng)檔案管理機(jī)制改革的工作制度，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升和檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，為人們提供更加便捷的檔案管理服務(wù)。