事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策

劉英志

（鐵嶺縣民政事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112008）

引言

在信息技術(shù)背景下，事業(yè)單位檔案管理必然會提出新的要求，從而推動檔案管理效率和質(zhì)量的全面提升，構(gòu)建事業(yè)單位信息化管理的新模式。長期以來，事業(yè)單位在檔案的收集、使用和管理上采用人工管理，不僅嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和效率，也給檔案工作帶來了極大的不便。將信息技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理，可以起到輔助管理、提高管理效率的積極作用，是當(dāng)前事業(yè)單位的重要建設(shè)內(nèi)容。

一、事業(yè)單位檔案管理工作概述

事業(yè)單位檔案管理工作，是檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用的活動，包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。傳統(tǒng)環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理工作對象主要為紙質(zhì)檔案，即以紙張作為載體的一種檔案，如公文、圖紙、信札、電報、戶籍、契約、證書、書稿等。紙質(zhì)檔案具有真實性、安全性、直觀性及很強的憑證效力等優(yōu)點，但也存在歸檔、立卷、裝盒等過程投入人力物力多、工作量大、占用空間大、不易查找、易損壞、無法再生等特點。比如，某事業(yè)單位在整理單位人事檔案時，需要從檔案柜里拿取某員工類別的檔案袋或者檔案盒，根據(jù)檔案袋或檔案盒里面排列的時間順序號碼，來查找相應(yīng)員工的檔案資料，用完之后再根據(jù)檔案資料排列的時間順序號碼，放回檔案袋或檔案盒的某個夾層，最終將檔案袋放回檔案柜原處以便下次取用。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的意義

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)融入各行各業(yè)，尤其是檔案管理。單位在日常工作中會產(chǎn)生豐富的檔案信息，增加了檔案信息管理的難度。將先進(jìn)的信息管理技術(shù)引入檔案管理，可以優(yōu)化檔案管理，提高信息管理的效率和準(zhǔn)確性。與傳統(tǒng)的檔案影像記錄傳輸方式相比，信息數(shù)據(jù)庫具有開放性、共享性的特點，更容易擴(kuò)大數(shù)據(jù)，從而促進(jìn)事業(yè)單位各部門檔案信息的發(fā)展。目前，用于存儲和管理檔案信息的數(shù)據(jù)庫也被稱為電子文件柜。由此可見，它為檔案信息提供了一個存儲容器，同時也提供了信息可視化、信息傳輸、更新處理等功能。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)還可以快速定位圖像數(shù)據(jù)，在獲得相應(yīng)權(quán)限后，可以實現(xiàn)多用戶的快速共享，促進(jìn)信息的傳播。事業(yè)單位檔案管理可以對存在歷史價值的檔案文件數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，但由于過去的歷史數(shù)據(jù)通常都是紙質(zhì)文件，所以查詢和存儲既耗時又低效，而且會占用較大的空間，許多歷史資料無法得到有價值的最大利用，不得不長期擱置。檔案管理信息化后，檔案可以通過計算機技術(shù)進(jìn)行管理，拓寬了檔案的存儲空間，查詢、存儲都非常方便。能夠充分挖掘歷史資料的潛在價值，為歷史檔案的整理和利用帶來效益[1]。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1．基礎(chǔ)設(shè)施不完善

完善的配套設(shè)備是實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)重要硬件設(shè)施。但是在我國事業(yè)單位中，隨著年限的增加，業(yè)務(wù)工作的增長，檔案的數(shù)量日益增多，給事業(yè)單位檔案的整理與保管帶來了很大壓力。事業(yè)單位的檔案大多保存在檔案柜里，隨著檔案不斷增多，檔案柜的存放局限性越來越明顯，這就體現(xiàn)了基礎(chǔ)設(shè)施的不完善嚴(yán)重影響檔案資料的保管與完整，不利于提高檔案管理人員的工作積極性。事業(yè)單位配套設(shè)施達(dá)不到當(dāng)代社會信息化發(fā)展的要求，落后于社會歷史長河中。

2．檔案的信息化資源開發(fā)有效性不足

事業(yè)單位針對檔案管理的資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，資源缺少整體性，導(dǎo)致對資源的管理水平很難提升，無法對檔案資源進(jìn)行深入開發(fā)，對檔案的后期運用有不利影響。事業(yè)單位的檔案管理工作在一定程度上會影響到單位整體的管理水平及長期發(fā)展。新形勢下，大數(shù)據(jù)開始得到充分利用，若無法根據(jù)資源的有效利用和合理利用，對事業(yè)單位檔案管理工作會造成信息管理的缺失及事業(yè)單位人員的資料保存成本的增加，相應(yīng)地降低了工作效果，資源不合理利用。

3．管理人員素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)提出了很高要求。在計算機科學(xué)背景下，檔案管理科學(xué)化對管理人才提出了更高要求。然而，許多機構(gòu)的檔案管理部門缺乏計算機科學(xué)和信息技術(shù)領(lǐng)域的高素質(zhì)人才。同時，相關(guān)人員的培訓(xùn)不足，導(dǎo)致檔案管理團(tuán)隊整體素質(zhì)較低。

4．資料信息安全問題

檔案信息安全問題是事業(yè)單位必須重視的基本問題。事業(yè)單位檔案管理信息化關(guān)系到單位每一個人，一旦出現(xiàn)信息泄露，嚴(yán)重時可能危害整個事業(yè)單位。例如，現(xiàn)如今為人們所熟知的、深惡痛絕的電信、網(wǎng)絡(luò)詐騙，他們利用一些網(wǎng)上的釣魚軟件，制作帶有攻擊性的病毒，利用病毒的傳染性、破壞性、潛伏性等特性，通過微信群、朋友圈等媒介以鏈接的形式進(jìn)行詐騙，獲取他人信息騙得他人信任，甚至還大膽地對事業(yè)單位網(wǎng)站進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊，使事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)遭遇崩潰的危機。此外，國家相關(guān)政策的頒布與實施首先從事業(yè)單位出發(fā)，事業(yè)單位相關(guān)內(nèi)容的制定關(guān)系到國家機密，所以在此基礎(chǔ)上，檔案管理信息化存在的資料信息安全這一問題是事業(yè)單位忽視的事情。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策

1．重視信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)的好壞，關(guān)鍵在于人們對信息化建設(shè)的重視程度。事業(yè)單位必須重視檔案管理信息化建設(shè)的投入，加強相關(guān)人員對檔案信息化建設(shè)的重視，投入足夠的人力、物力和財力，保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)資金和設(shè)備的投入，提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平，確保機構(gòu)檔案管理發(fā)揮重要作用。如將事業(yè)單位檔案管理發(fā)展納入事業(yè)單位工作規(guī)劃，明確檔案信息管理工作目標(biāo)，在事業(yè)單位投入足夠的打印機、計算機等系列設(shè)備，加快事業(yè)單位檔案管理信息化水平，并以“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的建設(shè)管理為基礎(chǔ)。并應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的技術(shù)、工作平臺建設(shè)先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)，發(fā)揮大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)的作用，不斷優(yōu)化事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)安全信息管理系統(tǒng)，保障事業(yè)單位檔案管理水平，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)一步提高和發(fā)展[2]。

2．完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)，需要選擇合適與之相配套的基礎(chǔ)設(shè)施，在基礎(chǔ)設(shè)施的選擇購買上面，事業(yè)單位應(yīng)不吝解囊。為了使檔案信息化充分體現(xiàn)安全性與準(zhǔn)確性，應(yīng)提升配套設(shè)施的性能。例如，某事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善，就會在人員錄入或上傳信息時，致使整個電子檔案信息出現(xiàn)不準(zhǔn)確的情況，嚴(yán)重的話，會使檔案信息缺失，從而造成不可挽回的局面。在檔案信息化管理工作中，配套基礎(chǔ)設(shè)施是單位檔案管理人員必備的工具，如果基礎(chǔ)設(shè)施不完善那么就算人員的工作態(tài)度很端正、工作能力很突出，也無法最大化的完成檔案信息化管理工作。因此，事業(yè)單位應(yīng)要求檔案管理部門不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施。

3．提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變工作意識，結(jié)合單位實際情況，注重提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平。事業(yè)單位管理信息化建設(shè)需要建設(shè)檔案信息化管理平臺，完善信息平臺，方便檔案信息的檢索，實現(xiàn)檔案檢索的高效運行。在信息化建設(shè)過程中，相關(guān)部門要加大宣傳力度，擴(kuò)大相應(yīng)影響，加強學(xué)習(xí)，建設(shè)統(tǒng)一使用的軟硬件設(shè)施，將事業(yè)單位檔案管理部門重點對檔案的儲存、使用、檔案管理損害降低到最低程度。事業(yè)單位正處于深化改革和管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，這對干部的綜合素質(zhì)和能力提出了更高的要求。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部教育培訓(xùn)工作作為一項全局性、戰(zhàn)略性的重要工作，對事業(yè)單位改革發(fā)展具有不可替代的作用。

4．全面培訓(xùn)專業(yè)人員，明確職責(zé)

事業(yè)單位要積極樹立檔案信息化人才觀。培養(yǎng)專業(yè)的人才是檔案信息化、科學(xué)化的重要條件之一。因此，我們應(yīng)該高度重視檔案隊伍建設(shè)，提高管理人員的整體素質(zhì)。同時，要加強實踐創(chuàng)新，把檔案管理與信息知識有效結(jié)合起來，不斷提高自主創(chuàng)新意識。此外，還要培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感，注重定量評價的作用。將檔案工作納入目標(biāo)管理考核，確定各業(yè)務(wù)部門兼職檔案人員，并組織專業(yè)負(fù)責(zé)人，加強審核。在此基礎(chǔ)上，在檔案信息管理過程中，特別是在檢查、開箱等多個環(huán)節(jié)，也要有相應(yīng)的人員負(fù)責(zé)，確保檢查及時、糾錯及時，進(jìn)一步提高檔案完整性，使檔案管理的數(shù)據(jù)內(nèi)容更加完整、規(guī)范。因此，單位應(yīng)該定期組織培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等活動，并與其他單位進(jìn)行溝通，以獲得更豐富的檔案知識，提高工作能力，為事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展提供有力保障。

5．保障檔案信息化資料信息安全

在經(jīng)濟(jì)全球化、信息化的背景下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也出現(xiàn)了很多問題，人們只要上網(wǎng)就會存在網(wǎng)頁瀏覽過的痕跡，一些不法分子或黑客通過IP 地址就能夠快速地查找到另一個人上網(wǎng)的足跡，有可能出現(xiàn)信息泄露的事件。尤其是事業(yè)單位與國家相關(guān)政策緊密聯(lián)系在一起，關(guān)系到國家機密，這就使事業(yè)單位不得不高度重視這個問題。比如，事業(yè)單位可以通過聘請專業(yè)性、高素質(zhì)及技術(shù)水平超高的人才，結(jié)合自身實際情況讓其編寫一套防盜信息安全軟件，在遇到不法分子或黑客攻擊單位網(wǎng)絡(luò)時，能夠及時、準(zhǔn)確地阻止，從而發(fā)揮其保護(hù)事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)安全的作用。此外，事業(yè)單位應(yīng)按照法律規(guī)章制度，對相關(guān)檔案信息管理人員進(jìn)行約束。比如，事業(yè)單位可以與檔案信息管理人員簽訂保密協(xié)議，使其不得觸碰法律的界限，規(guī)范其道德行為，這樣就可以得到信息安全保密管理的加強；為了防止企事業(yè)單位信息泄露，可以以自身發(fā)展的需要為基礎(chǔ)，同時著眼于實際情況，以逐漸優(yōu)化與規(guī)范檔案信息化管理機制，為實現(xiàn)檔案信息化資料安全奠定堅實的基礎(chǔ)[3]。

6．落實個性化服務(wù)

由于不同的組織處于不同的發(fā)展階段，在具體的建設(shè)時期，應(yīng)重視以下三個方面的個性化服務(wù)：一是管理平臺建設(shè)的個性化。從事業(yè)單位的角度來說，要充分了解全體員工的真實需求，在熟悉其具體情況的同時，選擇相應(yīng)的平臺。第二，信息呈現(xiàn)的個性化。為了進(jìn)一步最大限度地滿足檔案工作者和工作人員的需求，在檔案信息展示時，如果是公共核心信息，應(yīng)在第一時間明確。三是管理分類和個性化。對于不同性質(zhì)的制度，其分類標(biāo)準(zhǔn)必然有所不同。在此背景下，事業(yè)單位應(yīng)充分結(jié)合具體情況的基礎(chǔ)上選擇最合適的檔案管理方案[4]。

7．建高效的檔案信息化管理體系

構(gòu)建科學(xué)、高效的檔案信息化管理體系，是為了保障檔案信息化管理工作的有效進(jìn)行，能夠隨時隨地實現(xiàn)資源共享，避免虛假信息的傳播。此外，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實際情況制定合理、完善的檔案管理制度，將其推行并落到實處，對此，事業(yè)單位要規(guī)劃合理統(tǒng)一的電子檔案資料格式標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)信息轉(zhuǎn)移不便的問題。事業(yè)單位應(yīng)對檔案人員嚴(yán)格管理，從工作本身到人員的工作態(tài)度，改變傳統(tǒng)檔案管理工作松散的現(xiàn)象。事業(yè)單位應(yīng)時刻關(guān)注共享信息資源的動態(tài)，提高單位檔案資料的應(yīng)用價值。事業(yè)單位要加強檔案資料的開發(fā)和利用，比如，對適合公布的檔案進(jìn)行宣傳，可以在單位內(nèi)部公開宣傳的有員工風(fēng)采、員工工作情況等；在單位外部可以宣傳單位優(yōu)秀團(tuán)體以及相關(guān)福利等多樣化的宣傳方式。事業(yè)單位要充分發(fā)揮單位內(nèi)外的監(jiān)督作用，提高檔案管理人員工作積極性，為搭建檔案管理信息化建設(shè)做出必要準(zhǔn)備[5]。

8．構(gòu)建安全保密機制

雖然事業(yè)單位檔案信息共享可以提高各部門的工作效率，但在使用電子檔案管理技術(shù)時，需要注意信息保密管理和安全管理。同時，單位檔案管理應(yīng)遵循相關(guān)信息安全保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，以免增加信息泄露風(fēng)險，確保檔案管理安全。如公立醫(yī)院要對患者病歷、自身經(jīng)營情況、重大醫(yī)療成果保密，合理運用先進(jìn)的保密管理技術(shù)，保護(hù)醫(yī)院和患者的合法權(quán)益。事業(yè)單位可以利用虛擬專用網(wǎng)建立單位內(nèi)部專屬的網(wǎng)絡(luò)通信管理系統(tǒng)，為各部門、各用戶創(chuàng)建專用的信息管理接口和通道，進(jìn)一步保證單位各信息文件的安全。

結(jié)語

綜上所述，在信息化發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，應(yīng)信息時代發(fā)展的需要，事業(yè)單位迫切希望檔案管理信息化建設(shè)作為其支柱力量，只有跟隨時代發(fā)展的腳步，才不會落后于時代。事業(yè)單位應(yīng)建立健全與自身相符合的檔案信息化建設(shè)制度，搭建一套完善的檔案信息化工作體系，加強對檔案人員檔案信息化管理的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，積極引進(jìn)高技術(shù)、信息化人才與基礎(chǔ)設(shè)施，使事業(yè)單位的檔案管理工作在新時期取得優(yōu)異的成績。