談關(guān)于機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

劉春妮

（湖北省中醫(yī)院，湖北 武漢 430060）

在新的時代背景下，人事檔案管理工作發(fā)生了新的變化，影響了機關(guān)事業(yè)單位的組織發(fā)展，相關(guān)管理人員需要提高對人事檔案管理工作的新的認(rèn)識[1]。人事檔案包括了事業(yè)單位人才在本單位工作期間的工作經(jīng)歷和各種證明材料，是單位員工的身份認(rèn)可憑證，如果檔案損壞或丟失將會產(chǎn)生不可逆的影響，因此，機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案必須進行規(guī)范化管理。通過人事檔案，可以充分了解機關(guān)事業(yè)單位的人才隊伍建設(shè)的基本情況和單位的主要工作內(nèi)容，保障了機關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。所以，在新的發(fā)展時期，機關(guān)事業(yè)單位需要不斷完善和改進人事檔案管理，做到與時俱進，確保機關(guān)事業(yè)單位人才隊伍建設(shè)的透明化，促進單位組織發(fā)展與建設(shè)，進一步促進人事檔案管理工作的不斷發(fā)展和進步。

一、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的積極作用

1．提高單位工作效率

人才的合理使用和優(yōu)化配置可以促進機關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展，推動人力資源改革工作的全面深化，促進人力資源管理效率，機關(guān)事業(yè)單位必須加強對人事檔案的整理和管理工作[2]。在機關(guān)事業(yè)單位中，人事檔案主要記錄了每個人員的基本信息、薪資待遇、工作內(nèi)容、組織關(guān)系和職業(yè)培訓(xùn)等信息，這些信息可以指導(dǎo)機關(guān)事業(yè)單位人力資源改革和相關(guān)政策修訂工作的持續(xù)推進。通過人事檔案，可以發(fā)現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中存在的問題，在對單位人力資源管理的情況進行有效梳理的基礎(chǔ)上，從人力資源管理維度促進機關(guān)事業(yè)單位工作效率的有效提升。

2．實現(xiàn)人才挖掘和優(yōu)化配置

在機關(guān)事業(yè)單位開展人事檔案管理工作，可以對單位人才進行有效挖掘，尋找適合單位發(fā)展需求的各類人才，對單位人才進行優(yōu)化配置。機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案全面記錄了每個人員的人力資源信息，可以全面掌握單位人才的基本信息、工作履歷、專業(yè)特長、工作成績等信息。機關(guān)事業(yè)單位可以根據(jù)單位的實際發(fā)展需求和崗位要求進行充分的人才挖掘，進行崗位配置，從而實現(xiàn)優(yōu)化人力資源的工作；同時，根據(jù)人事檔案中相關(guān)信息，也可以指導(dǎo)單位組織開展更加有針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進單位的人才發(fā)展。機關(guān)事業(yè)單位開展人事檔案管理工作，有助于促進單位人力管理各項工作的持續(xù)有效進行。

二、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

1．缺乏專業(yè)的人事檔案管理人才

人事檔案工作對機關(guān)事業(yè)單位人才管理、組織發(fā)展及一些重大事項的開展具有非常重要的影響。在新的時代發(fā)展背景下，機關(guān)事業(yè)單位對人事檔案管理工作要求越來越高，相關(guān)管理人員需要有非常高的檔案管理的專業(yè)知識和能力才能勝任該崗位，因此，事業(yè)單位必須設(shè)置專人、專崗從事人事檔案管理工作，如果由其他部門人員兼職管理，可能會對人事檔案管理工作的水平和效率造成一定的影響[3]。在機關(guān)事業(yè)單位，人事檔案管理人員必須具備扎實的專業(yè)知識，豐富的實際操作經(jīng)驗，還需要有充足的時間進行管理工作，兼職崗位人員沒有充足的時間兼顧自我提升和檔案管理工作。但是，在很多機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員一般會由其他部門人員兼職，或者缺乏專業(yè)的檔案管理知識和經(jīng)驗，導(dǎo)致人事檔案管理工作人員能力不足；還有一些機關(guān)事業(yè)單位會引入外部管理人員進行人事檔案管理，雖然專業(yè)性高，但是與本單位的實際工作存在差異性，導(dǎo)致不能滿足單位檔案管理工作的實際開展。

2．人事檔案管理工作重視度不夠

由于機關(guān)事業(yè)單位對人事檔案管理工作不夠重視，對人事檔案管理工作的重要性和價值認(rèn)知不足，導(dǎo)致人事檔案管理在單位日常工作中的參與度比較低，不能發(fā)揮其在人力資源管理和單位發(fā)展中的作用，阻礙了機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作的開展。此外，與其他工作相比，人事檔案管理工作內(nèi)容比較乏味、枯燥，管理人員需要有足夠的毅力和耐心才能勝任，且由于單位人事檔案管理工作重視度不夠?qū)е略搷徫蝗狈x升空間，直接影響了檔案管理人員的工作積極性，從而造成人事檔案管理工作的崗位吸引力不足，高素質(zhì)的專業(yè)人才流失等問題。

3．人事檔案繁雜

在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，檔案的歸類、整理、清理等方面的工作缺失，導(dǎo)致很多機關(guān)事業(yè)單位人事檔案數(shù)量眾多、重要資料沒有單獨管理，且被大量的無效檔案占據(jù)管理空間，從而給新時期人事檔案管理工作帶來了更大的難度，不利于人事檔案工作的開展，限制了人事檔案管理的工作效率和工作水平[4]。

4．人事檔案管理體系不夠完善

統(tǒng)一的管理體系是保障行政事業(yè)單位的人事檔案管理工作有序、有效進行的基礎(chǔ)，因此，做好人事檔案管理工作不僅需要科學(xué)的管理方法，還需要完善的規(guī)章制度引導(dǎo)和規(guī)劃檔案管理工作的有序開展，需要統(tǒng)一的管理規(guī)范保證檔案資料的一致性，需要科學(xué)的監(jiān)管和約束機制確保檔案管理工作的有效性。當(dāng)前，很多事業(yè)單位在人事檔案管理工作中規(guī)章制度不夠完善、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一、監(jiān)管機制不夠健全，導(dǎo)致存在人事檔案管理工作不完善，經(jīng)常出現(xiàn)重大損失，從而對員工的利益造成不利影響，甚至?xí)l(fā)勞動糾紛等問題。

5．檔案管理水平的低下

很多機關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理方面工作水平較差，存在檔案信息不完善不準(zhǔn)確、信息更新滯后、管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化等問題，導(dǎo)致人事檔案的作用得不到充分發(fā)揮。一些機關(guān)事業(yè)單位沒有設(shè)置專職的人事檔案管理部門和人員，一般會由其他部門人員兼職，會造成缺乏專業(yè)化管理和人員流動性大的問題[5]；一些機關(guān)事業(yè)單位沒有意識到人事檔案信息化管理的重要性，存在管理設(shè)備落后、管理人員信息素養(yǎng)低、檔案電子化不足等問題；還有一些機關(guān)事業(yè)單位沒有完善的人事檔案管理體系，導(dǎo)致檔案管理工作思路混亂、工作重點不明確、工作內(nèi)容不清晰等問題[6]。要想充分發(fā)揮人事檔案的實際價值，機關(guān)事業(yè)單位需要積極解決人事檔案管理工作中的問題，建立完善的工作體系，制定科學(xué)的工作計劃。

6．人事檔案管理信息化程度落后

隨著新時代科技發(fā)展和進步，信息化已經(jīng)融入各個行業(yè)和領(lǐng)域，在信息化時代，機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作也需要引入信息化管理技術(shù)，緊跟時代腳步，才能夠促進人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。但是，在一些機關(guān)事業(yè)單位，仍采用傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，應(yīng)用紙質(zhì)檔案，影響了認(rèn)識檔案的存儲、管理、查閱和使用，導(dǎo)致服務(wù)更加滯后和被動。而有些機關(guān)事業(yè)單位引入了信息化檔案管理系統(tǒng)，但是信息數(shù)據(jù)庫因類別不同導(dǎo)致不能實現(xiàn)資源共享，甚至不能更好地進行數(shù)據(jù)的及時更新和維護，導(dǎo)致不同類別數(shù)據(jù)庫之間存在信息矛盾現(xiàn)象。

三、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的改進策略

1．重視人事檔案管理工作人員的素質(zhì)提升

管理人員是機關(guān)事業(yè)單位從事人事檔案管理工作的主體，管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)影響了人事檔案管理工作的開展，機關(guān)事業(yè)單位必須重視提高檔案管理人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，才能確保人事檔案管理工作的有效開展，以及工作效果和質(zhì)量的提升[7]。所以，機關(guān)事業(yè)單位需要經(jīng)常開展人事檔案管理工作培訓(xùn)和組織學(xué)習(xí)活動，了解最新的信息化檔案管理技術(shù)，提高檔案管理人員的專業(yè)知識和管理水平，促進檔案管理人員的工作積極性和職業(yè)素養(yǎng)，從而提升工作人員的綜合素質(zhì)。同時，為了提高培訓(xùn)質(zhì)量，在每次培訓(xùn)結(jié)束后對相關(guān)人員進行學(xué)習(xí)考核，通過考核不僅能夠檢查相關(guān)人員的學(xué)習(xí)效果，還能發(fā)現(xiàn)日常管理中的不足，便于后續(xù)進行更有針對性的改進和加強，最終實現(xiàn)提高專業(yè)檔案管理人員的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)的目標(biāo)。此外，機關(guān)事業(yè)單位還需要重視人事檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展，激發(fā)他們的工作熱情和積極性，改善他們的工作態(tài)度，從而促進單位人事檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2．加強所有人員對人事檔案管理的重視度

機關(guān)事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)到各部門工作人員，提高人事檔案管理重要性的意識，重視人事檔案管理工作，建立良好的人事檔案管理的工作氛圍，才能夠充分發(fā)揮人事檔案的積極作用，確保人事檔案管理工作的全面性和有效性。第一，建立人事檔案管理工作小組，由單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭，及時了解檔案管理工作開展的情況、存在的問題和漏洞，把握單位對人事檔案管理的工作需求，組織專門人員制定人事檔案管理的工作計劃；單位領(lǐng)導(dǎo)可以通過對人事檔案的經(jīng)常性檢查，提高所有人員的重視程度，同時重視對人事檔案管理工作開展過程中的創(chuàng)新性方法的總結(jié)和推廣，促進人事檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。第二，各個部門對人事檔案管理工作的配合度要加強，在人事檔案價值開發(fā)和完善過程中，積極配合人事檔案資料的完善，同時建立檔案資料開發(fā)查詢機制，便于各個部門查閱和調(diào)用，使人事檔案管理的潛在價值得到充分發(fā)揮。第三，提高對人事檔案管理工作的資金支持，配置信息化的軟硬件設(shè)備，使人事檔案管理工作信息化發(fā)展過程中存在的軟硬件設(shè)施不足問題得到解決，保障人事檔案管理工作的蓬勃發(fā)展。第四，為了更好地調(diào)動檔案管理人員的工作熱情和積極性，可以建立合理、科學(xué)的激勵機制，通過明確的賞罰措施使管理人員的工作態(tài)度更加端正，積極投入到相關(guān)工作中[8]。

3．建立和完善人事檔案管理體系

新的時代發(fā)展形勢，對機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作提出了新的要求，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，建立完善的人事檔案管理體系，完善人事檔案的管理制度，調(diào)整人事檔案管理項目，促進人事檔案管理工作全面、有序、有效的開展，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。首先，明確人事檔案工作的崗位、職責(zé)和工作要求，做到專職專崗。其次，不斷深化和挖掘檔案管理工作，不斷建立和完善人事檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，包括檔案資料收集、整理、保管制度，檔案查詢、調(diào)用、移交制度等，確保檔案信息的統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性和完整性，做到人事檔案管理有據(jù)可依[9]。第三，不斷完善信息檔案管理各個流程的操作規(guī)范，以規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化提高人事檔案管理的效率。第四，建立人事檔案管理的約束和監(jiān)管機制，保證檔案管理工作的有效有序進行。

4．推動人事檔案管理的信息化建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)據(jù)化的發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作也需要與時俱進，將先進技術(shù)引入人事檔案管理工作中來，以此提高管理效率和管理水平。首先，機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)本單位人事檔案信息管理的需求，引進能夠與單位其他系統(tǒng)相對接的適合的管理系統(tǒng)，通過信息化系統(tǒng)進行資料的錄入、掃描、分類、整合和管理，及時進行信息更新，便于信息查閱和資源共享，并在實際檔案管理工作過程中不斷完善和創(chuàng)新操作規(guī)范和流程，促進人事檔案管理效率的提升。其次，充分利用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)化管理功能，深度挖掘人才，進行人力資源的合理配置，使人事檔案的潛在價值得到最大的發(fā)揮。

5．重視人事檔案管理創(chuàng)新

提高機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的效率，需要不斷創(chuàng)新管理方法，完善管理體系，引入標(biāo)準(zhǔn)化的管理機制，有助于實現(xiàn)人事檔案的高效管理和標(biāo)準(zhǔn)化操作。同時，上級單位需要通過對機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的抽查、評審工作，發(fā)現(xiàn)工作中的問題和漏洞，進行有效整改，才能有效促進人事檔案管理工作的順利開展[10]。

結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理對機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展基礎(chǔ)，是衡量單位組織發(fā)展是否達到高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的關(guān)鍵。在新的歷史時期，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該重視人事檔案管理工作，在信息化和先進工作理念的推動下，促進人事檔案管理水平和管理效率的持續(xù)提高，不斷挖掘人事檔案的潛在價值，為機關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。