淺談失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案的管理與利用

李全喜

（山東省濱州市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 濱州 256600）

引言

在我國的社會保障系統(tǒng)之中，失業(yè)保險是其中十分重要的組成部分，因此對于其業(yè)務(wù)檔案的管理與利用一直都是相關(guān)部門工作的重心。近些年，我國社會保障系統(tǒng)不斷健全完善，對失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案的管理與利用工作要求越來越高，然而實際開展工作的過程中存在的種種問題，限制了其工作效率和工作效果?；诖?，有必要針對失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用實際工作中的種種問題，提出有效的解決措施，進(jìn)而為失業(yè)者能夠提供及時的物質(zhì)保障。

一、失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用的重要性

1．失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理工作方面

1.1 促進(jìn)就業(yè)率的提升。對失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行有效管理，能夠?qū)κI(yè)勞動者的個人信息和其基本情況充分了解，并將其進(jìn)行精準(zhǔn)的分類。以此，可以根據(jù)失業(yè)者的實際情況為其介紹相應(yīng)的企業(yè)，也可以根據(jù)企業(yè)的需求提供失業(yè)人員信息，進(jìn)而使失業(yè)人員能夠盡快重新工作，充分發(fā)揮出其技術(shù)技能，全面促進(jìn)就業(yè)率的提升。

1.2 有助于維護(hù)社會的穩(wěn)定。對于失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案的管理與利用，能夠幫助人力資源和社會保障局的相關(guān)部門及時掌握參保人員的實際情況和發(fā)展動向。進(jìn)而能夠使得檔案管理人員能夠針對參保人的現(xiàn)階段情況分析其實際需求，進(jìn)而采取相應(yīng)的幫扶措施，例如：物質(zhì)幫扶、技能培訓(xùn)、匹配工作等，以此保證參保人員能夠及時地得到符合其實際需求的幫助，維護(hù)社會的穩(wěn)定發(fā)展。

1.3 能夠保障失業(yè)人員的正當(dāng)利益。近些年來，我國社會經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，這使得人們更換工作的頻率也隨之不斷升高，同時也導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理工作中難免會出現(xiàn)一些失誤。因此，對失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案開展有效的管理工作，就能夠幫助相關(guān)工作人員對檔案信息進(jìn)行整理，進(jìn)而確保失業(yè)人員檔案信息的完整度，極大地避免了檔案丟失、信息不全等問題，維護(hù)了失業(yè)人員的利益。

2．失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案利用方面

在人力資源與社會保障局對失業(yè)人員檔案信息進(jìn)行開發(fā)和利用的過程中，對于促進(jìn)失業(yè)保險制度改革、保證失業(yè)人員切實利益、提升相關(guān)部門辦事能力等方面有著重要的意義。首先，失業(yè)保險是我國社會保障的重要組成部分，人力資源與社會保障局在對失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案信息進(jìn)行利用的過程中，就能夠總結(jié)出失業(yè)人員的實際情況，分析其真正的需求，進(jìn)而促使相關(guān)制度改革，以提高失業(yè)保險的實際作用；其次，通過對失業(yè)人員檔案信息的調(diào)閱分析，能夠進(jìn)一步提高相關(guān)扶持工作的精確性，使得失業(yè)人員能夠真正得到失業(yè)保險的幫助，進(jìn)而確保失業(yè)人員的切實利益得到有效保證；最后，在通過對失業(yè)人員檔案信息的管理過程中，也使得相關(guān)部門對自身的工作進(jìn)行了梳理，使得部門內(nèi)的工作效率和工作能力都得到了顯著的提升，同時在這個過程中也能夠?qū)ぷ鞣绞竭M(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。

綜上所述，針對失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案的管理與利用，都能夠為維護(hù)社會穩(wěn)定、保證失業(yè)人員的切實利益、提高相關(guān)部門工作能力等方面都有著重要的意義。然而，在實際對失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用過程中，還存在著許多的問題。

二、現(xiàn)階段失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用過程中存在的問題

1．從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)不足

檔案學(xué)一直以來都是較為冷門的一種學(xué)科，因此實際從事檔案管理的工作人員大多數(shù)都不是學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)的，這就導(dǎo)致在檔案管理方面出現(xiàn)了人才斷層現(xiàn)象，管理團(tuán)隊缺乏新鮮血液，工作人員專業(yè)素養(yǎng)不足，進(jìn)而限制了失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用的工作效果。

2．相關(guān)制度不夠完善

目前，針對失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用的相關(guān)政策不完善，也是限制其實際效果的主要原因。由于對失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理工作重視程度不足，在政策制定、資金劃撥等方面都沒有得到足夠的支持，導(dǎo)致實際工作缺乏相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，大大降低失業(yè)保險的實際作用，無法保證失業(yè)者應(yīng)有的利益。而這也將進(jìn)一步降低人們對于失業(yè)保險的重視程度，陷入惡性循環(huán)。

3．再就業(yè)方面幫扶力度不足

失業(yè)人員再就業(yè)一直以來都是失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用工作中的重要內(nèi)容之一。然而實際情況卻并不樂觀，其主要原因有兩個方面，一是失業(yè)人員主觀方面，對自身能力不清晰、好高騖遠(yuǎn)，對于工作過于挑剔；二是失業(yè)者不具備專業(yè)技能，不能滿足工作崗位的實際需求。相關(guān)部門在幫扶失業(yè)人員再就業(yè)方面，沒能充分認(rèn)識其根本原因，只是在點對點的推薦工作，使得失業(yè)人員的再就業(yè)情況并不理想。

4．失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用工作信息化程度不足

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得社會各行各業(yè)工作方式都產(chǎn)生了巨大的變革。對于檔案信息管理工作來說，雖然已經(jīng)普遍采用信息化的工作方式，但是其信息化程度還存在欠缺。實際問題主要反映在硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)兩個方面，一方面硬件設(shè)備得不到及時的更新，也缺乏專業(yè)人員管理維護(hù)，導(dǎo)致在實際使用過程中難免會遇到設(shè)備損壞等問題，進(jìn)而影響檔案信息管理工作順利進(jìn)行，另一份方面對軟件方面來說，網(wǎng)站以及內(nèi)部管理系統(tǒng)不夠完善、工作形式較為保守、信息安全缺乏保證、信息孤島現(xiàn)象難以解決等等，使得失業(yè)人員和檔案管理人員都難以通過軟件系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行處理、查閱、調(diào)用等工作，進(jìn)而限制了檔案信息管理工作實際工作效果。

上述原因是目前失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用工作中主要存在的問題。同時，這些問題也導(dǎo)致失業(yè)保險難以發(fā)揮其作用的主要因素。為了保障失業(yè)人員應(yīng)得利益，提高失業(yè)保險的社會保障作用，有必要分析出具有針對性的解決措施。

三、優(yōu)化失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用工作的有效措施

1．提高檔案管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)

對于失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用工作而言，相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是影響實際工作效率和效果的根本原因。針對現(xiàn)階段檔案管理工作方面人才情況，提高檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)應(yīng)從以下幾個方面著手開展。

1.1 提升從事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。已經(jīng)從事檔案管理工作的人員，是檔案管理團(tuán)隊的主力軍，提升其專業(yè)素養(yǎng)也是促進(jìn)整個隊伍發(fā)展的重要措施。而提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要從專業(yè)技能、職業(yè)道德、責(zé)任意識三個方面進(jìn)行。首先，人力資源和社會保障局要對已經(jīng)參與檔案管理與利用的工作人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，例如定期為檔案管理工作人員開展專業(yè)知識培訓(xùn)，以此來不斷提高工作人員的專業(yè)能力，同時還要對工作人員進(jìn)行知識考核，提高工作人員對于專業(yè)知識培訓(xùn)的重視程度，促進(jìn)其自主學(xué)習(xí)，并且部門內(nèi)部還要督促工作人員參考檔案管理師考試，進(jìn)一步提高工作人員專業(yè)技能；其次，工作人員的職業(yè)道德決定了檔案管理工作質(zhì)量，因此，相關(guān)部門就要組織開展相關(guān)講座，促進(jìn)檔案管理人員思想素質(zhì)不斷提升，并不定期開展職業(yè)道德考核工作，將考核結(jié)果納入績效評測之中，提高工作人員對于職業(yè)道德的重視程度；最后，要增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識，通過專業(yè)知識培訓(xùn)，職業(yè)道德講座，潛移默化的促進(jìn)檔案管理人員對于自身工作的重視程度，使工作人員的責(zé)任意識不斷提升，進(jìn)而保證其工作效率和工作質(zhì)量的提升。通過開展多樣的培訓(xùn)和講座，能夠很好地促進(jìn)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的發(fā)展，進(jìn)而提高整個檔案管理隊伍的工作水平的提升[1]。

1.2 加強(qiáng)與高校合作吸引專業(yè)人才。針對現(xiàn)階段檔案學(xué)專業(yè)不被重視的現(xiàn)象，人力資源和社會保障局要加強(qiáng)和當(dāng)?shù)馗咝５暮献鳎龠M(jìn)高校檔案學(xué)專業(yè)發(fā)展，提升群眾對于檔案專業(yè)的認(rèn)識。人力資源和社會保障局增強(qiáng)與高校的合作，一方面可以為單位內(nèi)部工作人員提供培訓(xùn)機(jī)會，通過定期設(shè)定幾個培訓(xùn)名額，將實際工作中各個方面表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員送到高校進(jìn)行培訓(xùn)深造，以促進(jìn)單位自身檔案管理隊伍專業(yè)水平的提升；另一方面，人力資源和社會保障局也可以為高校檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)生定期開展講座，通過已經(jīng)從事檔案管理工作的工作人員向?qū)W生講述實際工作情況，能夠增強(qiáng)學(xué)生對自身未來工作的了解，提高其學(xué)習(xí)的積極性，從而吸引更多的新鮮血液加入檔案管理隊伍之中。此外，人力資源和社會保障局還可以為高校即將畢業(yè)的學(xué)生提供相應(yīng)的實習(xí)崗位，進(jìn)一步加深學(xué)生對于未來工作的了解，使學(xué)生能夠更快的融入社會工作中，同時也能夠借此提高社會對于檔案學(xué)專業(yè)的重視程度，促進(jìn)檔案學(xué)專業(yè)的發(fā)展[2]。

2．完善檔案管理制度

在檔案管理工作過程中，健全完善的制度是保證檔案管理工作能夠順利開展的基礎(chǔ)。由于我國幅員遼闊，各地情況差異較大，同時我國交通基礎(chǔ)設(shè)施較為完善，因此失業(yè)人員的流動性十分巨大，各地對于失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案的管理工作方式也不盡相同。完善失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理制度，是要針對檔案的收集、整理、歸檔工作程序提出一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)各地檔案管理工作水平共同發(fā)展，以實現(xiàn)檔案信息高速流轉(zhuǎn)的同時，保證信息的準(zhǔn)確性，以便于用人單位和失業(yè)者及時查閱、調(diào)用檔案信息[3]。

3．注重幫扶教育工作提高就業(yè)率

目前，我國就業(yè)率情況并不樂觀，失業(yè)人員數(shù)量一直都處于一個較高的水平，造成這種情況的原因是多個方面的，但主要的原因在于失業(yè)者主觀上自身認(rèn)知程度不足，客觀技能水平不夠。因此，幫扶教育能夠有效改善就業(yè)率不高的現(xiàn)狀?；诖耍肆Y源和社會保障局在對失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理的過程中，首先要對所有的失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案信息進(jìn)行全面細(xì)致的審查、清點，進(jìn)而對當(dāng)下失業(yè)者的情況進(jìn)行全面詳盡的了解，對失業(yè)者的之前的工作情況、勞動技能情況以及離職原因等信息，以此能夠精準(zhǔn)對失業(yè)人員信息進(jìn)行分析。之后，相關(guān)部門要結(jié)合失業(yè)人員的實際情況，制定具有針對性的幫扶教育活動，先要建立善的再就業(yè)管理體系和培訓(xùn)教育體系，設(shè)計多樣化的教育培訓(xùn)方式，幫助失業(yè)人員重新樹立正確的工作觀念、學(xué)習(xí)相應(yīng)的工作技能，盡快實現(xiàn)職業(yè)轉(zhuǎn)化，使失業(yè)人員能夠盡快重新工作。此外，人力資源和社會保障局還要將失業(yè)人員的檔案信息交流給各個企業(yè)，讓企業(yè)從能夠及時地獲取到所需人員的檔案信息，促進(jìn)再就業(yè)情況的發(fā)展；政府也可以設(shè)立一定的職位，如便民超市、流動早餐車等等，并以此為失業(yè)人員提供一定的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)貼。制定這樣的幫扶措施，能夠有效幫助失業(yè)人員重新就業(yè)，為失業(yè)人員提供相應(yīng)的保障[4]。

4．促進(jìn)檔案管理工作的信息化程度

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，促使檔案管理工作也在不斷提升信息化程度。由于失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案的工作量較大，工作精確度要求較高，因此傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)階段實際的需求。因此，在實際工作過程中加大信息化程度，能夠顯著提升檔案管理工作效率和檔案管理工作精準(zhǔn)度。人力資源和社會保障局想要提高自身檔案管理工作的信息化程度，主要可以從軟件和硬件兩個方面著手優(yōu)化。在工作硬件方面，在失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理工作過程中，對于工作硬件的需求還是比較大的，首先人力資源和社會保障局要對自身的基礎(chǔ)硬件設(shè)備不斷地完善，例如計算機(jī)、交換機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等等，保證這些基礎(chǔ)硬件設(shè)備都能夠被有效地利用起來，同時還應(yīng)該安排專人對這些硬件設(shè)備進(jìn)行管理和后期，保證檔案管理工作能夠順利進(jìn)行下去；其次在軟件方面，人力資源和社會保障局首要任務(wù)就是要對自身的檔案網(wǎng)站，保證失業(yè)人員能夠通過網(wǎng)站完成所有的檔案信息調(diào)用、查詢等工作，以保障失業(yè)人員的利益。此外人力資源和社會保障局對自身內(nèi)部軟件系統(tǒng)也要進(jìn)行完善，一方面，要建設(shè)一個檔案信息綜合信息平臺，將失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案信息上傳到這個信息平臺之中，以實現(xiàn)人力資源與社會保障局對檔案信息進(jìn)行自動化的收集、整理、利用，進(jìn)而能夠顯著提高人力資源和社會保障局在檔案管理工作方面的工作效率和工作準(zhǔn)確度，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)為人民服務(wù)的根本宗旨。在新的時代背景下，人力資源和社會保障局想要使自身的工作能夠滿足現(xiàn)階段社會實際的需求，更好地為失業(yè)人員提供其應(yīng)有的保障，就要推動自身工作方式的信息化進(jìn)程，促進(jìn)檔案信息管理與利用工作的進(jìn)步和發(fā)展[5]。

我國人口眾多，未來對于失業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案的管理與利用工作還會遇到各種各樣的問題，同時地域情況的差異也會導(dǎo)致實際開展檔案信息管理與利用工作時遇到不同的情況。因此當(dāng)?shù)氐娜肆Y源和社會保障部門要隨機(jī)應(yīng)變，針對當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況，制定具有針對性的解決措施，為當(dāng)?shù)厥I(yè)人群提供保障。

結(jié)語

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，失業(yè)人員的生活保障受到社會各界的廣泛關(guān)注，這也就給人力資源和社會保障局的檔案信息管理與利用工作提出了更高的要求。因此，人力資源和社會保障局要順應(yīng)時代的發(fā)展，正視自身工作中的問題，針對管理隊伍素養(yǎng)、管理制度建設(shè)、幫扶教育措施、工作方式信息化等方面著手提高自身的檔案信息管理與利用工作水平，促進(jìn)檔案信息管理與利用工作效率和工作效果的發(fā)展，進(jìn)而保證失業(yè)人員的切實利益，能夠通過失業(yè)保險得到有效的幫助。