事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究

馮文萍

（遼寧省營口市老邊區(qū)社會投資與民營經(jīng)濟(jì)發(fā)展中心，遼寧 營口 115005）

引言

事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)重視公眾權(quán)益，對相關(guān)信息資源進(jìn)行充分整合，從而為大眾提供準(zhǔn)確可靠的檔案信息服務(wù)。但在當(dāng)前的人事檔案管理中，還存在一些不足，服務(wù)模式也需要進(jìn)一步優(yōu)化完善。只有做好這些基礎(chǔ)工作，才能為事業(yè)單位各項工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)，保障事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

一、加強(qiáng)人事檔案管理的重要性

對于事業(yè)單位的工作人員來說，人事檔案是其工作和生活中非常重要的一項內(nèi)容，所以檔案管理人員應(yīng)準(zhǔn)確記錄所有人員的檔案。這樣才能充分發(fā)揮檔案對員工的監(jiān)督和激勵作用，讓其之中堅持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真地開展各項工作，自覺監(jiān)督自覺的言行，樹立正確的價值觀念。由此可見，人事檔案管理對員工的深遠(yuǎn)影響，也直接關(guān)系著事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。一般情況下，事業(yè)單位都設(shè)有專門的績效考核系統(tǒng)，通過人事檔案管理工作的開展，能夠更加全面地獲取員工的工作表現(xiàn)情況，為績效考核工作的開展提供數(shù)據(jù)支持，確保人事檔案管理工作的高效開展。在此基礎(chǔ)上，也能實現(xiàn)對所有員工個人發(fā)展的科學(xué)規(guī)劃，對人事管理工作的開展有著極大的促進(jìn)作用，能夠強(qiáng)化其發(fā)展規(guī)劃制定的系統(tǒng)性和全面性。在當(dāng)前的社會發(fā)展形勢下，各個企業(yè)事業(yè)單位對人力資源管理的要求也更加嚴(yán)格，不僅要保障規(guī)劃的合理性，還要確保使用的科學(xué)性[1]。因此，事業(yè)單位必須要及時跟上時代的發(fā)展，積極對人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，確保能夠符合人力資源規(guī)劃的需求。同時，在實施檔案管理時，事業(yè)單位應(yīng)做好各項基礎(chǔ)工作，如檔案的儲存和整理等，為之后人力資源規(guī)劃工作的開展提供真實有效的參考數(shù)據(jù)，才能確保人力資源使用方案的可行性。

二、人事檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新內(nèi)容

首先，構(gòu)建數(shù)字化人事檔案管理模式。在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，各項管理工作的支持非常重要，檔案利用的效率直接關(guān)系著事業(yè)單位管理效果。但原有的人事檔案管理模式存在一定的落后性，人事檔案利用率難以提升，不利于檔案管理工作職能作用的發(fā)揮。而數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的實時更新，也能做好相應(yīng)的分類管理工作，促進(jìn)人事檔案服務(wù)水平的提升。其次，建立體系化人事檔案管理模式。對人事檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新時，應(yīng)將所有內(nèi)容進(jìn)行整合，使其形成完善的管理流程。在此基礎(chǔ)上，開展后續(xù)工作。同時利用信息技術(shù)，實現(xiàn)對人事檔案的一體化管理。為此，應(yīng)促進(jìn)人事檔案管理模式的體系化發(fā)展，確保能夠提高檔案信息的利用率[2]。最后，構(gòu)建自動化人事檔案管理模式。要想提高事業(yè)單位人事檔案管理效率，就要實現(xiàn)檔案自動化管理，通過利用電子標(biāo)簽和數(shù)字化掃描識別等數(shù)字化技術(shù)，促進(jìn)各個環(huán)節(jié)檔案管理效率的提升。

三、人事檔案管理與服務(wù)模式運(yùn)行現(xiàn)狀

1．管理理念滯后

經(jīng)過長期的人事檔案建設(shè)，雖然事業(yè)單位人事檔案管理人員認(rèn)識到了人事檔案的重要性，但并沒有對人事檔案管理產(chǎn)生較大的影響，仍然停留在檔案接收和保存方面，沒有深入延伸。同時，還有一些管理人員沒有將人事檔案管理加入年度規(guī)劃中，認(rèn)為其與實際業(yè)務(wù)并沒有聯(lián)系。所以只是在人員任免或者有其他需求時，才會開展檔案管理服務(wù)，使得檔案管理工作只能被動化開展，很難主動開展。

2．缺少健全的管理機(jī)制

在當(dāng)前實際落實人事檔案管理工作的過程中，由于管理層對人事檔案管理工作的認(rèn)識不夠全面，導(dǎo)致相關(guān)管理人員的工作態(tài)度不夠認(rèn)真，缺少對相關(guān)管理機(jī)制的建設(shè)。在這種情況下，不僅使得檔案管理工作被忽視，相關(guān)管理人員難以實現(xiàn)自我價值，也會對人事檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。雖然部分單位根據(jù)自身實際情況，建立了相應(yīng)的管理機(jī)制，但卻沒有得到有效落實，使得答案在轉(zhuǎn)遞的過程中很容易出現(xiàn)各種問題，阻礙了人事檔案管理工作的高效開展。

3．人員綜合素質(zhì)有待提升

由于人事檔案涵蓋的范圍比較廣泛，涉及職工的各個方面，如成長信息和工作發(fā)展情況等，具有較高的使用價值，并且要求必須要保密。在這種情況下，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也有著較高的要求，不僅要具備傳統(tǒng)檔案管理能力，還要能夠熟練應(yīng)用計算機(jī)。但當(dāng)前檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升，不能有效滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。并且一些單位從事檔案管理的工作人員還不是專職，不能認(rèn)真對待自己的工作，對檔案文件的處理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，不能夠有效保障檔案管理質(zhì)量。

4．信息化建設(shè)不足

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，主要以紙質(zhì)檔案為主，而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)融入了電子檔案。但在實際開展檔案管理工作的過程中，一些事業(yè)單位的基礎(chǔ)設(shè)施比較落后，需要進(jìn)一步優(yōu)化完善，缺少掃描儀和計算機(jī)等設(shè)備，不利于檔案管理信息化水平的提升，也對檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展起到限制作用。并且一些單位還沒有實現(xiàn)無紙化辦公，仍然存在文字記錄檔案的現(xiàn)象，不利于檔案的完整保持，降低了整體工作效率。

5．服務(wù)體系不完善

現(xiàn)階段，人事檔案管理工作在實際服務(wù)環(huán)節(jié)存在一系列不完善問題，主要受到檔案工作和公共服務(wù)共同作用的影響。如服務(wù)制度存在滯后性，不能與時代發(fā)展相適應(yīng)；檔案服務(wù)流程與人員實際利用需求存在失衡，不能提供所需的檔案服務(wù)途徑，嚴(yán)重阻礙了檔案管理與服務(wù)的有效運(yùn)行。

四、人事檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新改革對策

1．革新管理理念

在事業(yè)單位開展人事檔案管理工作的過程中，人事檔案也有著不可替代的重要作用，既能為人才選拔提供信息支持，也能為崗位的良性流動提供有效保障。為了實現(xiàn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新，事業(yè)單位應(yīng)先轉(zhuǎn)變檔案管理理念，樹立主動服務(wù)管理理念，對之前個體檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，使其轉(zhuǎn)變?yōu)閳F(tuán)隊式檔案管理。并對基本檔案信息管理進(jìn)行創(chuàng)新，使其能夠凸顯人才成長路線，充分發(fā)揮人事檔案管理的價值[3]。首先，主動服務(wù)管理。長期以來，單位人事檔案管理都處于被動服務(wù)狀態(tài)，不利于檔案管理工作的開展，所以應(yīng)及時改變這一觀念，形成主動管理理念。同時，在實際開展人事檔案管理工作的過程中，將其與人才團(tuán)隊建設(shè)和人才引進(jìn)結(jié)合在一起，深入挖掘檔案中的信息資源價值，從信息層面上為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供保障。其次，團(tuán)隊式檔案管理。在傳統(tǒng)的檔案立卷管理中，主要以職工個體為核心，能夠為職工崗位變動提供有效依據(jù)，但這種管理模式與新公共服務(wù)理論的基本內(nèi)容相脫離。因此，應(yīng)從檔案價值研發(fā)著手，結(jié)合管理崗位和行政崗位等方面的團(tuán)隊梯度建設(shè)情況，合理進(jìn)行信息編制，通過這樣的方式，在制定團(tuán)隊發(fā)展規(guī)劃時，能夠提供更加全面的參考數(shù)據(jù)。最后，凸顯人才成長路線。在以往的檔案管理工作中，為了對人信息的真實性進(jìn)行判斷，主要對其各項社會活動進(jìn)行簡單匯集，在這種情況下，要想從檔案中提取相關(guān)信息，明確人成長路線基本無法實現(xiàn)。因此，事業(yè)單位應(yīng)原來的基礎(chǔ)上，根據(jù)職工團(tuán)隊的特征和發(fā)展規(guī)劃，在人事檔案中凸顯人員成長路線，為檔案利用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2．建立健全管理機(jī)制

對事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)具有較強(qiáng)的綜合性，要想取得理想的管理效果，需要部門所有工作人員的努力，并且實現(xiàn)與其他部門的協(xié)調(diào)合作。為此，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實際需求，建立完善的人事檔案管理制度，對相應(yīng)責(zé)任進(jìn)行分級，科學(xué)劃分不同部門的職責(zé)，高效開展檔案信息的收集和整理工作，促進(jìn)整體檔案管理工作效率的提升，還能夠減少成本浪費(fèi)[4]。同時，還需強(qiáng)化制度化建設(shè)。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求，建立從嚴(yán)管檔長效體系，對檔案管理工作的各項制度進(jìn)行優(yōu)化完善。明確檔案管理要求，建立相應(yīng)的管理考核制度和責(zé)任追究制度，通過這樣的方式，增強(qiáng)檔案管理各個環(huán)節(jié)工作的規(guī)范性，這樣才能取得理想的管理效果。如建立調(diào)閱登記備案制度，不管任何人調(diào)閱檔案，都要做好記錄，在檔案轉(zhuǎn)遞的過程中，一旦出現(xiàn)錯誤，應(yīng)在征求本人意見后進(jìn)行改進(jìn)。

3．提高人員的綜合素質(zhì)

人才能夠為事業(yè)單位的發(fā)展提供源源不斷的推動力。所以，在事業(yè)單位實際開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)加強(qiáng)對人才的重視，明確其在檔案管理工作中的主體作用。為了提高人事檔案管理工作的效率，確保事業(yè)單位能夠得到長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展，就需要打造一支綜合素質(zhì)較高的檔案管理團(tuán)隊，促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)能力的提升，引導(dǎo)其形成正確的職業(yè)素養(yǎng)。通過教育培訓(xùn)和考核的方式，幫助檔案管理人員實現(xiàn)自我成長，確保能夠滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。為了實現(xiàn)這一目的，需要加大教育培訓(xùn)力度，在組織專業(yè)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，邀請專業(yè)檔案管理專家到單位開展講座，了解學(xué)習(xí)優(yōu)秀的工作經(jīng)驗，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理論知識，幫助其掌握更加規(guī)范的管理技能，并對新型理論和方法進(jìn)行探討分析，促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，實現(xiàn)檔案管理工作的高效優(yōu)質(zhì)開展。在當(dāng)前的信息化時代背景下，還需幫助檔案管理人員加強(qiáng)對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，能夠適當(dāng)信息化檔案管理工作的開展。同時，在人才選用的過程中，要加強(qiáng)把關(guān)，確保選擇的人才具有過硬的專業(yè)能力、較強(qiáng)的責(zé)任心以及優(yōu)良的工作作風(fēng)，在此基礎(chǔ)上，做好上崗培訓(xùn)工作，確保選用人才能夠在短時間內(nèi)適應(yīng)工作崗位[5]。另外，還需完善績效考核激勵制度，將檔案管理人員的薪酬與績效考核相聯(lián)系起來，充分激發(fā)其工作積極性，促進(jìn)檔案管理效率和質(zhì)量的提升。

4．加強(qiáng)信息化建設(shè)

在當(dāng)前的信息化時代背景下，事業(yè)單位必須要緊跟時代發(fā)展，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。如在建設(shè)檔案庫房的過程中，應(yīng)有效把控庫房空間大小、硬件設(shè)備的質(zhì)量以及通風(fēng)條件等，并做好隔斷處理，降低其他危險因素對人事檔案的影響。在信息化技術(shù)不斷深入發(fā)展的過程中，人事檔案電子化管理是必然趨勢。由于人事檔案涵蓋的范圍比較廣，所以儲存量也比較大，具有較強(qiáng)的管理難度，僅僅依靠人力難以高效完成工作。因此，在實踐過程中，事業(yè)單位應(yīng)加大資金投入，根據(jù)實際檔案管理需求，配備相應(yīng)的電子設(shè)備，并實現(xiàn)對先進(jìn)信息技術(shù)的有效應(yīng)用。通過電子化檔案管理系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)對所有檔案的統(tǒng)一化管理，以電子化的形式開展檔案管理工作，能夠緩解工作人員的壓力，也能保障檔案數(shù)據(jù)信息收集的準(zhǔn)確性和高效性。同時，網(wǎng)絡(luò)時代帶來便捷，也會面臨更大的威脅，在傳輸電子檔案的過程中，很容易受到計算機(jī)病毒的感染，并且一些不法分子也會攻擊信息化檔案管理系統(tǒng)，一旦出現(xiàn)信息泄露的情況，將會造成負(fù)面影響[6]。因此，在建設(shè)信息化檔案管理的過程中，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)安全防范，通過提高檔案管理人員的安全意識，促使其認(rèn)識到安全防范的重要性，并根據(jù)相關(guān)規(guī)范要求，制定完善的安全保密制度，起到人員行為的約束作用。并明確所有人員的工作職責(zé)，以免由于人為失誤導(dǎo)致原始樣本出錯。加強(qiáng)對電子檔案的查詢管理，監(jiān)督其使用情況，防止出現(xiàn)資料泄露問題。從技術(shù)層面出發(fā)，強(qiáng)化對信息化檔案管理系統(tǒng)的保護(hù)，有效應(yīng)用芯片智能識別技術(shù)和加密技術(shù)等，確保檔案信息的安全性。

5．完善服務(wù)體系

對于事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，完善的服務(wù)體系有著重要的影響，涉及服務(wù)流程、制度以及方式等方面。對于事業(yè)單位服務(wù)部門而言，應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定對服務(wù)體系進(jìn)行完善。首先，對服務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范。對于人事檔案線下服務(wù)行為和線上管理模式，為了實現(xiàn)二者的同步，事業(yè)單位應(yīng)編制規(guī)范性文件，為服務(wù)流程規(guī)范奠定良好的基礎(chǔ)?；诖?，開展相關(guān)培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的服務(wù)水平，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，為檔案服務(wù)對象帶來更加舒適的體驗。其次，對服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新。加強(qiáng)各檔案部門之間的聯(lián)系，全面收集利用率較高的人事檔案，為后續(xù)服務(wù)方式的創(chuàng)新提供相應(yīng)途徑，主要包括開通“就地查詢”“館社聯(lián)動”等功能。并加強(qiáng)與其他人事檔案管理機(jī)構(gòu)的合作，進(jìn)一步拓展檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)范圍，提高人事檔案數(shù)據(jù)利用率。最后，對服務(wù)制度進(jìn)行優(yōu)化完善。根據(jù)人事檔案規(guī)范要求，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)法規(guī)要求，科學(xué)建設(shè)服務(wù)制度，如建立檔案利用體系等，增強(qiáng)服務(wù)制度的科學(xué)性和合理性。

結(jié)語

總之，隨著時代的發(fā)展，對事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求，相關(guān)管理人員應(yīng)明確當(dāng)前管理中存在的不足，結(jié)合單位實際情況，革新管理理念，建立健全管理機(jī)制，提高人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善服務(wù)體系，從根本上實現(xiàn)對事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新，促進(jìn)相關(guān)工作的高效優(yōu)質(zhì)開展。