水利工程檔案收集歸檔的問(wèn)題和對(duì)策分析

劉 卉

（連云港市市區(qū)水工程管理處，江蘇 連云港 222000）

引言

水利工程檔案是指水利工程建設(shè)和運(yùn)行管理中形成的各種載體的記錄，不同的水利工程在運(yùn)行和建設(shè)的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生不同的數(shù)據(jù)和信息，而這些數(shù)據(jù)和信息都需要進(jìn)行分類(lèi)和整理，然后收集歸檔，在之后的工作過(guò)程中，如果想要調(diào)取某一時(shí)間段的水利工程資料及信息，可以通過(guò)信息庫(kù)或資料庫(kù)進(jìn)行翻閱。不同地區(qū)的管理綜合檔案室有關(guān)所轄水庫(kù)及渠道建設(shè)的各種類(lèi)型的檔案資料共計(jì)千余卷，甚至在大型城市中，檔案管理室存在的資料和檔案共計(jì)萬(wàn)余卷，這對(duì)于檔案管理師的工作人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)非常大的工作內(nèi)容，也是工程建設(shè)管理工作者的成果和成就的體系，在一定程度上反映了工程建設(shè)者的成績(jī)，因此，水利工程的檔案收集和歸檔工作是非常重要的?；诖?，本文針對(duì)水利工程檔案收集及歸檔的工作進(jìn)行分析，并闡述相關(guān)的解決措施來(lái)保證水利工程檔案收集及歸檔完整性和準(zhǔn)確性。

一、水利工程檔案的相關(guān)特點(diǎn)

1．水利工程檔案的復(fù)雜性和可變性

水利工程在建設(shè)和運(yùn)行的過(guò)程中數(shù)據(jù)和信息非常復(fù)雜，而且數(shù)量非常多，如果需要形成檔案的話(huà)，則需要投入大量的人力和財(cái)力，因此，水利工程的檔案具備復(fù)雜性與可變性?？勺冃灾傅氖撬こ躺婕暗缴鐣?huì)的各個(gè)方面，從水利工程設(shè)計(jì)的初期以及到中期都會(huì)涉及到投資情況和規(guī)劃方向的改變，除此之外，群眾的利益等各種因素也會(huì)導(dǎo)致鼓勵(lì)工程規(guī)劃整體性發(fā)生改變，有時(shí)候一些項(xiàng)目已經(jīng)開(kāi)始啟動(dòng)，但是由于一些新的因素出現(xiàn)或者是現(xiàn)實(shí)情況，水利工程的圖紙也會(huì)進(jìn)行變更。不僅如此，水利工程再建設(shè)的過(guò)程中，很有可能會(huì)因?yàn)橐恍┘?xì)小的因素，則導(dǎo)致設(shè)計(jì)圖紙發(fā)生變化。因此，對(duì)于水利工程的檔案資料來(lái)說(shuō)，復(fù)雜性和可變性成為了水利工程一項(xiàng)非常突出的特點(diǎn)之一[1]。

2．檔案資料內(nèi)容比較廣泛且復(fù)雜

水利工程涉及到了多個(gè)專(zhuān)業(yè)和學(xué)科，進(jìn)行水利工程建設(shè)及運(yùn)行管理需要各個(gè)專(zhuān)業(yè)共同進(jìn)行，而不同專(zhuān)業(yè)所涉及到的資料也不同，所以對(duì)于水利工程的建設(shè)和開(kāi)發(fā)來(lái)說(shuō)，在最后檔案形成的時(shí)候，會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案中涉及到了許多個(gè)學(xué)科和專(zhuān)業(yè)。在工程建設(shè)的過(guò)程中，項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的各個(gè)階段，會(huì)形成不同的設(shè)計(jì)文件以及招標(biāo)文件，除此之外也會(huì)有各種施工照片和施工圖紙，而監(jiān)理單位也會(huì)對(duì)水利工程的建設(shè)單位進(jìn)行信息和資料的遞送，而這些資料往往包括報(bào)告和音像錄像等。另外，購(gòu)買(mǎi)和安裝工程設(shè)備的材料，包括工廠資質(zhì)證書(shū)和規(guī)格證明等各種報(bào)告，這些內(nèi)容都屬于水利工程的資料和信息，在水利工程建設(shè)和運(yùn)行的過(guò)程中，都會(huì)將這些資料整合成為檔案，存入到檔案庫(kù)中。而這些資料能夠充分反映水利工程建設(shè)過(guò)程中各個(gè)階段的實(shí)際發(fā)展情況，也是水利工程建設(shè)和運(yùn)行管理中的重要記錄。

3．檔案原始資料具有很大的價(jià)值

水利工程建設(shè)和運(yùn)行的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生許多的資料和信息，而原始資料和信息與復(fù)印的資料和信息來(lái)說(shuō)價(jià)值完全不同，原始資料和信息具有很大的價(jià)值。檔案收集整理和積累的過(guò)程中，應(yīng)從項(xiàng)目建立之初開(kāi)始，在施工進(jìn)程中，監(jiān)理單位形成的各種評(píng)定材料以及施工圖紙，或者是購(gòu)買(mǎi)的安裝材料和文件都是水利工程在建設(shè)過(guò)程中形成的原始資料，這些原始資料會(huì)隨著水利工程的不斷建設(shè)而持續(xù)性增加，這些材料通常會(huì)具備及時(shí)性和重要價(jià)值，如果一旦遺漏或缺失無(wú)法彌補(bǔ)，同時(shí)也會(huì)給水利工程的建設(shè)和整個(gè)企業(yè)帶來(lái)不可挽回的損失。

4．檔案形成的時(shí)間很長(zhǎng)

一般來(lái)說(shuō)，水利工程項(xiàng)目在建設(shè)之初需要對(duì)整個(gè)地區(qū)進(jìn)行細(xì)節(jié)的勘測(cè)，同時(shí)還需要對(duì)各項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)，由于水利工程項(xiàng)目在設(shè)計(jì)之初資金的控制以及技術(shù)等條件因素，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)跨年度實(shí)施的情況，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，一項(xiàng)水利工程項(xiàng)目在設(shè)計(jì)之初，到最后完工甚至?xí)Ａ魩啄?，在這幾年中，每一年都會(huì)完成不同的工作內(nèi)容，而這種跨年度的設(shè)計(jì)周期，導(dǎo)致檔案形成的時(shí)間越來(lái)越長(zhǎng)，如果是紙質(zhì)版檔案，那么時(shí)間一長(zhǎng)紙質(zhì)版檔案會(huì)出現(xiàn)破損或遺失的情況，這對(duì)于水利工程的項(xiàng)目建設(shè)來(lái)說(shuō)非常不利。除此之外，水利工程的施工和驗(yàn)收等各個(gè)階段的周期非常長(zhǎng)，而這些情況都會(huì)對(duì)檔案資料的收集整理帶來(lái)一定的影響，相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案歸檔和整理的過(guò)程中有可能會(huì)出現(xiàn)紕漏[2]。

二、目前水利工程檔案收集和管理存在的問(wèn)題

1．沒(méi)有落實(shí)檔案跟蹤和管理工作

在水利工程建設(shè)和管理運(yùn)行的工作期間，由于不同的工作時(shí)間段會(huì)產(chǎn)生不一樣的數(shù)據(jù)和信息，再加上設(shè)計(jì)人員并不具備檔案管理和收集的理念，所以設(shè)計(jì)管理人員在進(jìn)行即工作的時(shí)候并沒(méi)有意識(shí)將數(shù)據(jù)信息整理起來(lái)，而相關(guān)的工作人員也沒(méi)有做好實(shí)時(shí)的跟蹤工作，所以在工程建設(shè)期間，各個(gè)階段的檔案資料并不能根據(jù)階段要求同步進(jìn)行收集管理。

2．檔案管理硬件設(shè)施比較差

檔案資料的保管條件非常簡(jiǎn)陋，檔案室儲(chǔ)存和管理紙質(zhì)版檔案資料的設(shè)備及環(huán)境也比較差，很多時(shí)候，如果檔案資料長(zhǎng)期儲(chǔ)存在檔案室，有可能會(huì)出現(xiàn)損壞或者是遺漏的現(xiàn)象。除此之外，由于現(xiàn)如今大部分的水利工程檔案是紙質(zhì)版的，所以紙質(zhì)版檔案的儲(chǔ)存室里需要存在著存檔設(shè)備和空調(diào)以及干燥設(shè)備，這些設(shè)備是為了保證紙張不被腐蝕，而相關(guān)工作人員并沒(méi)有對(duì)檔案室的室內(nèi)環(huán)境進(jìn)行有效的控制和檢查，長(zhǎng)期以來(lái)不利于檔案的管理，甚至?xí)斐蓹n案的損毀和遺漏。

3．缺少管理安全性

水利工程檔案的信息化管理實(shí)際上就是將紙質(zhì)版的檔案變成電子文檔，相關(guān)工作人員會(huì)將紙質(zhì)版的檔案上的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)化，然后將所有的數(shù)據(jù)和信息放在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中進(jìn)行儲(chǔ)存，電子檔案可以有效地延長(zhǎng)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間，同時(shí)也不容易遺漏檔案的數(shù)據(jù)及信息，在電腦中錄入重要的內(nèi)容，并且采用管理軟件加以管理可以有效的保證檔案的安全。但是，電腦和網(wǎng)絡(luò)的安全性卻無(wú)法得到保證，其中存在著系統(tǒng)性的漏洞，有時(shí)候因?yàn)橥ｋ娀蛘呤请娮釉O(shè)備出現(xiàn)了問(wèn)題，會(huì)存在電子檔案丟失或被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。大部分水利工程都屬于民生工程，如果檔案數(shù)據(jù)被泄露，這些內(nèi)容落到了不法分子的手中，不僅會(huì)影響我國(guó)的民生安全，時(shí)也會(huì)威脅著社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展和國(guó)家的利益。

4．管理制度不健全

雖然在一些規(guī)章制度中明確指出了檔案信息建設(shè)的重要性，但是大部分的水利部門(mén)在進(jìn)行水利工程建設(shè)和管理的過(guò)程中當(dāng)然沒(méi)有將檔案信息建設(shè)提上日程，很多工作人員也并不夠重視檔案信息的建設(shè)及管理，沒(méi)有制定符合水利工程實(shí)際情況的檔案管理制度，在這種情況下，大部分的管理工作人員工作責(zé)任意識(shí)低下，在進(jìn)行檔案配合整理的時(shí)候比較隨意，不重視檔案的分類(lèi)整合，因此造成了水利檔案資料的丟失和損壞[3]。

三、水利工程歸檔材料不完整的原因

由于工程設(shè)計(jì)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)非常激烈，而且設(shè)計(jì)的時(shí)長(zhǎng)非常短，所以在設(shè)計(jì)人員接到設(shè)計(jì)任務(wù)之后會(huì)在短時(shí)間之內(nèi)對(duì)圖紙進(jìn)行設(shè)計(jì)，同時(shí)對(duì)工程的文件進(jìn)行批復(fù)，然后根據(jù)一些提供的主要的原始資料用于工程設(shè)計(jì)，在項(xiàng)目結(jié)束之后與工程設(shè)計(jì)相關(guān)的基礎(chǔ)性文件，卻沒(méi)有得到及時(shí)的整理和歸檔所以很容易造成水利工程歸檔材料不完整。除此之外，很多設(shè)計(jì)人員為了趕工期，減少設(shè)計(jì)的時(shí)長(zhǎng)和建筑的時(shí)長(zhǎng)，所以往往會(huì)在設(shè)計(jì)的過(guò)程當(dāng)中產(chǎn)生大量的計(jì)算數(shù)據(jù)，計(jì)算結(jié)果得出之后，在計(jì)算的過(guò)程中又會(huì)形成計(jì)算材料，這些設(shè)計(jì)人員并不會(huì)對(duì)計(jì)算材料進(jìn)行有效的分類(lèi)和整理，有時(shí)候會(huì)進(jìn)行隨意的擱置，有的時(shí)候也會(huì)丟棄，所以很多時(shí)候水利工程的歸檔資料不完整，也是因?yàn)橛?jì)算過(guò)程比較隨意所造成的。另外，工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和修改也會(huì)導(dǎo)致歸檔資料不完整，設(shè)計(jì)人員只是按照業(yè)主的要求進(jìn)行反復(fù)的變更和修改，并不會(huì)按照歸檔制度進(jìn)行執(zhí)行，所以對(duì)于一些修改或變更的數(shù)據(jù)和記錄并不重視，很多已經(jīng)修改的數(shù)據(jù)，并不會(huì)記錄在原先的檔案當(dāng)中，因此檔案也會(huì)不完整。由于設(shè)計(jì)人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，很多設(shè)計(jì)人員在進(jìn)行設(shè)計(jì)之后認(rèn)為保證工程質(zhì)量即可，對(duì)于檔案資料的完整度認(rèn)識(shí)缺乏，是由于大部分設(shè)計(jì)人員存在著傳統(tǒng)的觀念要保守的思想，認(rèn)為如果一旦數(shù)據(jù)形成了檔案，很有可能會(huì)被有心之人利用，所以并不會(huì)將所有的檔案全部交給檔案室管理，還有一些人認(rèn)為將檔案放在檔案室，如果之后用到檔案和數(shù)據(jù)的話(huà)翻閱的時(shí)候不方便，造成了歸檔檔案和文件不完整。再加上部分檔案人員對(duì)水利工程專(zhuān)業(yè)的知識(shí)并不全面，也不完善，同時(shí)也存在著對(duì)收集工作不積極主動(dòng)的現(xiàn)象，所以一旦完成了設(shè)計(jì)工作，部分設(shè)計(jì)人員都不會(huì)進(jìn)行檔案的分類(lèi)和整理工作，是被動(dòng)的接收檔案材料，沒(méi)有把工程項(xiàng)目同工程技術(shù)資料的歸檔進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，直接影響了檔案歸檔的完整性[4]。

四、水利工程檔案管理工作的相關(guān)建議

1．加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)意識(shí)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案已經(jīng)不符合新時(shí)代的水利工程建設(shè)工作，紙質(zhì)版檔案的保存時(shí)間比較短，且不利于人們翻閱，所以，需要加強(qiáng)工作人員檔案信息化的意識(shí)建設(shè)。如果想要實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)注重相關(guān)人員的信息化意識(shí)培養(yǎng)，只有讓每一個(gè)工作人員從根本上轉(zhuǎn)變對(duì)檔案建設(shè)的看法，才可以逐漸的提升信息化檔案的建設(shè)。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，檔案的分類(lèi)和管理可以有效的組織和開(kāi)展水利工程的檔案工作。除此之外，不斷優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)，為檔案管理信息化建設(shè)提供相應(yīng)的保障，充分滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)工作的相關(guān)需求，調(diào)動(dòng)管理工作人員的積極性和熱情，讓檔案工作管理人員對(duì)檔案工作產(chǎn)生責(zé)任意識(shí)。比如，為了可以保證某城市的水利工程檔案管理工作，可以發(fā)揮檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)當(dāng)中的重要作用，一定要針對(duì)某城市檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使工作人員能夠從意識(shí)方面轉(zhuǎn)變自身，對(duì)于檔案管理工作的看法，要求管理人員在科學(xué)技術(shù)的背景下，采用圖像和文字等形式完成水利檔案的收集工作。在這種情況下，工作人員不僅可以轉(zhuǎn)變自身對(duì)于檔案工作的看法，同時(shí)也可以加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)知程度。

2．完善檔案管理相關(guān)設(shè)備

水利工程建設(shè)和管理運(yùn)行過(guò)程中的施工設(shè)備非常重要，除此之外，有關(guān)于水利工程的檔案分類(lèi)和管理的施工設(shè)備也非常重要，對(duì)于檔案的分類(lèi)和整理來(lái)說(shuō)，具有重要的意義和作用。比如電子閱覽裝置及計(jì)算機(jī)，這類(lèi)技術(shù)型的設(shè)備可以有效的對(duì)檔案和信息進(jìn)行分類(lèi)處理，同時(shí)也可以減少人力勞動(dòng)，解放相關(guān)工作人員的雙手。具有一套完整的系統(tǒng)設(shè)備，不僅可以給檔案管理和收集的工作提供一個(gè)良好的信息化平臺(tái)，而且還可以提高檔案管理工作的效率。在水利工程項(xiàng)目的持續(xù)發(fā)展過(guò)程中，水利工程檔案數(shù)量不斷上升，水利檔案管理部門(mén)的壓力越來(lái)越大。不僅可以緩解檔案部門(mén)人工管理的問(wèn)題，同時(shí)也可以提高答案管理和歸檔的效率，為相關(guān)工作奠定基礎(chǔ)[5]。

3．強(qiáng)化信息化人才培養(yǎng)

信息化人才是目前來(lái)說(shuō)非常重要的人才種類(lèi)，由于科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)開(kāi)始將信息技術(shù)融入行業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，取得了不錯(cuò)的成績(jī)。水利工程項(xiàng)目在建設(shè)和管理運(yùn)行的過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)將信息化融入其中，利用信息化管理提高工作效率和檔案分類(lèi)及整理的效率?，F(xiàn)如今，人才是開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是在水利工程檔案管理信息建設(shè)中需要注重人才的培養(yǎng)，可以通過(guò)各種業(yè)務(wù)的開(kāi)展和培訓(xùn)活動(dòng)的開(kāi)展提高管理人員，信息化的管理水平。水利工程的檔案信息化管理工作非常重要的一項(xiàng)工作，工作人員不僅要掌握相關(guān)的管理知識(shí)，這還需要對(duì)水利工程具有透徹的了解，所以對(duì)于水利工程檔案管理部門(mén)的人員來(lái)說(shuō)，一定要在日常生活和工作過(guò)程中加大培訓(xùn)力度，構(gòu)建一支高素質(zhì)高技術(shù)的檔案隊(duì)伍，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)。除此之外，水利部門(mén)還應(yīng)當(dāng)為各個(gè)工作人員提供專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，拓展工作人員的知識(shí)面，引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)人才，為群眾提供有效的服務(wù)。

4．提高檔案收集管理工作信息化水平

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案已經(jīng)不符合現(xiàn)如今快速發(fā)展的水利工程建設(shè)，因此，將紙質(zhì)版檔案改成電子檔案，提高檔案管理工作中的信息化水平以有效地將數(shù)量龐大和范圍廣大的數(shù)據(jù)資料融入其中。

結(jié)語(yǔ)

一直以來(lái)，水利工程項(xiàng)目的建設(shè)和運(yùn)行工作是非常復(fù)雜且繁瑣的，所以每個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和信息，因此對(duì)于水利工程項(xiàng)目的建設(shè)來(lái)說(shuō)，檔案管理和歸檔工作至關(guān)重要。而信息化建設(shè)融入到檔案管理和歸檔工作中是必要的程序之一，不僅可以解放工作人員的雙手，提高工作效率，而且還可以降低檔案丟失和遺漏的頻率，提高檔案管理工作的水平。