檔案信息化建設(shè)與管理的優(yōu)化措施淺析

姜曉明

（萊陽市檔案館，山東 萊陽 265200）

在信息時(shí)代快速發(fā)展背景下，各行業(yè)對信息化建設(shè)的重視程度也隨之不斷提升。通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理，能夠?yàn)槲磥矸€(wěn)定發(fā)展提供有力支持。為此，檔案現(xiàn)代化管理工作在具體開展中，要對不斷變化的工作需求做出充分考慮，基于對檔案工作發(fā)展新要求的準(zhǔn)確把握來制定出針對性較強(qiáng)，且具有一定特色的數(shù)字檔案管理方案，以此來促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的不斷提升。

一、檔案信息化建設(shè)與檔案管理內(nèi)容

1．檔案信息化建設(shè)

主要指的是緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，通過對信息技術(shù)的有靈活引用，檔案管理現(xiàn)代化工作的有效開展提供有力支持，結(jié)合新時(shí)期面臨的新問題，構(gòu)建出適合度更高的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案管理服務(wù)框架，明確更適合的檔案管理方法，為檔案信息共享、社會化服務(wù)水平的進(jìn)一步提升提供有力支持。還要積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)、了解不同學(xué)科的知識，只有這樣才可以為之后各專業(yè)實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)配合奠定基礎(chǔ)，以此來促使各部門之間可以構(gòu)建起相互協(xié)調(diào)、多個(gè)環(huán)節(jié)為一體的復(fù)雜系統(tǒng)。一般情況下，都是先從局部建設(shè)入手，通過不斷的調(diào)整、完善，逐步發(fā)展成整體建設(shè)，在宏觀體制下，做出更全面的規(guī)劃、實(shí)施，再通過和電子政務(wù)建設(shè)的有機(jī)整合，通過對自身優(yōu)勢特點(diǎn)的充分突顯來逐漸發(fā)展成國家信息化戰(zhàn)略的關(guān)鍵組成[1]。

主要是由以下幾個(gè)部分組成的：首先，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。簡單來講就是信息網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)的設(shè)備建設(shè)，可以確保檔案信息在實(shí)際傳輸、交換和共享過程中，可以獲得需要的基礎(chǔ)條件，也只有先落實(shí)好檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的各項(xiàng)工作，檔案信息化才能夠取得理想的整體效益；其次，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。主要指的是對檔案相關(guān)信息進(jìn)行全面收集、管理和靈活利用，保障信息安全。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)水平的高低，會影響到檔案信息化建設(shè)進(jìn)程和質(zhì)量，可以將檔案信息化建設(shè)效益、檔案服務(wù)效果集中體現(xiàn)出來；再次，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。主要指的是針對電子文件的形成、歸檔，以及存儲與查詢等方面制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)對實(shí)施過程提供規(guī)范指導(dǎo)，就像是“交通規(guī)則”一樣，能夠?yàn)橛?jì)算機(jī)管理信息、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全提供一定保障，具有的意義是非常顯著的。作為一項(xiàng)長期工作，檔案信息資源的開發(fā)與利用水平對檔案信息化建設(shè)的成敗有著直接影響。館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)，還有電子文件的采集與接收同樣也是開展檔案信息化資源建設(shè)過程中不可忽視的關(guān)鍵內(nèi)容；最后，人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人才是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，不論是哪一階段的工作都離不開專業(yè)人才的有力支持，這些人才除了要能夠全面掌握檔案管理業(yè)務(wù)，還要實(shí)現(xiàn)對信息技術(shù)的熟練掌握，因此，應(yīng)加強(qiáng)復(fù)合型人才的引進(jìn)[2]。

2．檔案管理

檔案管理工作在具體開展中主要是針對本單位在各階段各項(xiàng)工作中形成的相關(guān)文件材料做出妥善的保管與整理歸檔，以此來為檔案文件材料的準(zhǔn)確、完整與系統(tǒng)性提供一定保障。且還要針對不同文件資料來進(jìn)行案卷類目的制定，除了要保障存放的科學(xué)合理性，在利用、歸檔這一方面也要提供一定便捷。通過聯(lián)系實(shí)際需求，對檔案做出合理得到分類、整理、編目，并制定出與之相適應(yīng)的檢索工具，可以在之后需要引用檔案的時(shí)候，做到快速準(zhǔn)確的查詢，還可以保障文件資料的安全，做好保密工作[3]。

二、優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與管理的必要性

首先，能夠有效降低檔案管理難度。在信息時(shí)代高速發(fā)展背景下，若能夠真正擺脫傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的諸多束縛，完善電子檔案的建立，在管理中實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一數(shù)字化處理，既可以使得以往紙質(zhì)檔案在存儲等方面的問題得到妥善解決，之后相關(guān)信息資料的收集保存處理難度也會顯著降低。且建設(shè)高品質(zhì)的信息化檔案管理系統(tǒng)，也可以大幅度減少因?yàn)榇鎯Νh(huán)境條件發(fā)生改變，而給檔案資料完整性、真實(shí)性等方面帶來的影響，能夠使得檔案系統(tǒng)完整性得到有力保障。

其次，能夠更便捷的查詢檔案信息資料。在以往的檔案管理中，用戶能夠獲取的檔案信息大多時(shí)候都是分散的，使用者要想做到對數(shù)據(jù)間因果關(guān)系的準(zhǔn)確把握，就必須要花費(fèi)一定的時(shí)間和精力來分析分散數(shù)據(jù)，但很多時(shí)候，只是將這些數(shù)據(jù)單純的結(jié)合，是難以發(fā)現(xiàn)其中存在的內(nèi)涵信息和關(guān)聯(lián)性的，這也是以往大多用戶對檔案信息服務(wù)滿意度不是很高的主要原因之一。就檔案管理部門來講，在信息管理中會有大量檔案信息資源產(chǎn)生，若一直沿用以往的管理操作模式，要想引用電子檔案資料，通常都需要經(jīng)過復(fù)雜、繁瑣的數(shù)字掃描、電子存儲等諸多程度來查詢電子信息，難以從總體上提升管理效率。而通過建設(shè)高品質(zhì)的檔案信息化數(shù)據(jù)庫，結(jié)合管理工作提出的實(shí)際要求來對檔案信息化、檔案現(xiàn)代化管理體系做出進(jìn)一步優(yōu)化，既可以高效率的幫助用戶完成檔案信息資料查詢檢索應(yīng)用的任務(wù)，還可以為檔案資料的及時(shí)有效查詢、使用、公開借閱提供一定便捷。

最后，檔案管理的途徑發(fā)生了很大變化。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速發(fā)展，數(shù)字化建設(shè)也逐漸成為了檔案信息管理發(fā)展的關(guān)鍵組成部分，也為該行業(yè)的改革與創(chuàng)新發(fā)展帶來了新的啟發(fā)，尤其是跨界、跨行業(yè)信息資源整合創(chuàng)造了有利條件。但就以往依然沿用紙質(zhì)檔案信息管理方式的時(shí)期來講，一些檔案管理部門掌握的數(shù)據(jù)信息雖然也不少，但數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形態(tài)給其帶來的影響也是不容忽視的，無法確保其數(shù)據(jù)信息的積極作用可以得到有效發(fā)揮。但通過進(jìn)一步加強(qiáng)社會檔案系統(tǒng)的信息化建設(shè)，之后再實(shí)施現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)信息化綜合業(yè)務(wù)模式的時(shí)候，就能夠在電子數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)化方式的有力支持下，將相應(yīng)的檔案資料更清晰、準(zhǔn)確的呈現(xiàn)出來。巧用信息網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案信息內(nèi)容的綜合收集、整理、存儲和使用都實(shí)施統(tǒng)一管理。若可以徹底改變檔案管理途徑，整個(gè)檔案信息服務(wù)管理行業(yè)工作效率的顯著提升也可以獲得有力支持，檔案信息資料綜合利用率也會得到大幅度提升。

三、檔案信息化建設(shè)與管理現(xiàn)狀分析

1．檔案信息化建設(shè)與管理重視不夠

當(dāng)前，很多地區(qū)在檔案管理發(fā)展中，對信息化建設(shè)的重視程度都有待提升，在推進(jìn)相關(guān)建設(shè)工作時(shí)，投入的人力、物力、財(cái)力與精力相對較少，不僅會制約檔案信息化建設(shè)發(fā)展，也不利于整體運(yùn)作效率的顯著提升，信息化管理質(zhì)量有待提升。特別是館藏量不斷增加下，檔案管理工作的完成度、難度也會受到影響，因此，在新時(shí)期下，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際需求，合理增加在檔案管理工作方面的投入。

2．檔案信息化建設(shè)與管理不夠標(biāo)準(zhǔn)

很多單位都習(xí)慣圍繞自身檔案的具體發(fā)展情況來制定出更科學(xué)適合的檔案、信息化體系建設(shè)方案，在信息化管理體系中，也習(xí)慣沿用傳統(tǒng)較為單一的檔案管理業(yè)務(wù)模式，為檔案業(yè)務(wù)管理、信息化建設(shè)成果的進(jìn)一步優(yōu)化提供有力支持。但就現(xiàn)階段來看，很多單位為未聯(lián)系自身實(shí)際，制定出更明確、適合的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，再加上各行業(yè)檔案管理部門在不同時(shí)期，面臨的信息化建設(shè)情況也是不同的，導(dǎo)致很多用戶都無法在日常管理工作中實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理，經(jīng)常會出現(xiàn)多重設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，極易給檔案信息化建設(shè)流程、系統(tǒng)管理帶來不利影響，難以取得理想效果。如，系統(tǒng)數(shù)據(jù)因?yàn)榇鎯τ涗浄绞?、軟件接口技術(shù)存在一定差異，會在一定程度上阻礙檔案信息交換共享利用、傳輸流通，進(jìn)而制約檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)與管理服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。

3．檔案管理人員整體素質(zhì)有待提升

部分企事業(yè)單位、地方黨政機(jī)關(guān)等部門對檔案管理工作的重視程度不夠，進(jìn)而導(dǎo)致很多地區(qū)的檔案管理工作人員都存在綜合素質(zhì)能力有待提升、檔案專業(yè)崗位技能掌握不夠，以及信息技術(shù)采集能力有待提升等情況。就現(xiàn)階段來看，很多地區(qū)還未改變以往的檔案管理服務(wù)模式，不僅不利于檔案工作效率的提升，也會在整體上，給檔案事業(yè)的改革與創(chuàng)新發(fā)展諸多制約。另外，檔案管理機(jī)構(gòu)的一線工作人員，業(yè)務(wù)能力也有待提升，缺少規(guī)范服務(wù)意識，各項(xiàng)管理程序的落實(shí)也不夠規(guī)范，這也是檔案信息使用效率難以得到顯著提升的主要原因之一。

四、優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與管理的對策

1．構(gòu)建完善檔案信息化資源管理體系

作為一項(xiàng)涉及到諸多復(fù)雜環(huán)節(jié)和內(nèi)容的系統(tǒng)工程，檔案信息化建設(shè)工作在實(shí)際開展中，除了要考慮到各種基礎(chǔ)設(shè)施，以及信息資源建設(shè)與應(yīng)用系統(tǒng)之外，制度規(guī)范、安全保障體系建設(shè)等內(nèi)容也是不可忽視的。對此，檔案監(jiān)管部門應(yīng)從整體上增強(qiáng)對這一系統(tǒng)工程的重視程度，在實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展的同時(shí)，將信息化平臺建設(shè)的實(shí)際效果充分體現(xiàn)出來。同時(shí)還要結(jié)合具體情況來統(tǒng)計(jì)分析各檔案管理部門在落實(shí)各項(xiàng)工作時(shí)遇到的不同情況，然后制定出具有一定的時(shí)代性、針對性特點(diǎn)的建設(shè)方案，只有這樣才可以確保各階段檔案管理信息化建設(shè)工作質(zhì)量。通過綜合分析檔案現(xiàn)代化管理方法的實(shí)踐成果來進(jìn)一步了解傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)工作方式與當(dāng)前信息化建設(shè)情況存在的差異。同時(shí)在具體推進(jìn)檔案信息化工作時(shí)，對電子、數(shù)字檔案的具體情況也要做出充分考慮，對檔案管理工作內(nèi)容與方式做出合理調(diào)整，進(jìn)行完善科學(xué)化管理體系的創(chuàng)建，以此來促進(jìn)檔案管理科學(xué)化效能的顯著提升。一方面，檔案業(yè)務(wù)管理部門可以基于對信息化系統(tǒng)建設(shè)工作實(shí)際需求的考慮來制定出更完善的制度規(guī)范。并基于制度規(guī)范內(nèi)容來制定出與之相適應(yīng)的檔案管理方案，對具體流程做出進(jìn)一步優(yōu)化。針對檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問題，可以聯(lián)系實(shí)際情況合理調(diào)整管理措施，以免給檔案信息化建設(shè)的完整性帶來影響，妥善解決各類問題。另一方面，檔案業(yè)務(wù)管理與工作單位應(yīng)堅(jiān)實(shí)做出與時(shí)俱進(jìn)，對現(xiàn)行檔案信息管理規(guī)范制度做出不斷優(yōu)化，創(chuàng)新不同類型的檔案信息服務(wù)管理工作制度，對檔案信息系統(tǒng)管理、制度框架建設(shè)給予持續(xù)完善，以此來促進(jìn)檔案信息使用效果的顯著增強(qiáng)，為之后共享現(xiàn)代檔案服務(wù)管理信息化建設(shè)成果提供支持。

2．優(yōu)化檔案管理信息化技術(shù)體系

教育對檔案管理工作信息化平臺建設(shè)是必然發(fā)展趨勢這一現(xiàn)實(shí)背景的考慮，檔案管理部門在日常工作中，要對檔案管理工作的有效開展需要數(shù)字化信息技術(shù)力量的大力支持這一方面有充分認(rèn)識。通過對館藏檔案信息管理工作手段的改革、創(chuàng)新探索，引進(jìn)更新穎、先進(jìn)的數(shù)字化管理運(yùn)作方式，既可以確保數(shù)字信息資源可以得到充分利用，也能夠?yàn)闄n案業(yè)務(wù)工作、信息化建設(shè)的一體化發(fā)展帶來一定的推動(dòng)作用。為此，檔案管理部門應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，結(jié)合實(shí)際工作需求，加強(qiáng)對高素質(zhì)信息化技術(shù)人員的引進(jìn)，這樣在獲得更多專業(yè)人才的有力支持后，檔案管理工作的信息化技術(shù)體系也可以得到進(jìn)一步優(yōu)化，為檔案管理工作信息化程度、安全性提供有力保障。另一方面，可以對檔案管理工作實(shí)際需求的綜合考慮來加大技術(shù)研發(fā)力度，確保每個(gè)階段的檔案信息化管理工作都可以獲得先進(jìn)技術(shù)手段的有力支持，為工作科學(xué)性、高效性的實(shí)現(xiàn)提供支持。同時(shí)，還要聯(lián)系檔案綜合管理發(fā)展的實(shí)際進(jìn)展情況來進(jìn)行檔案館信息化技術(shù)管理與相應(yīng)體系的構(gòu)建，這樣既可以為檔案信息化專業(yè)水平的不斷提升創(chuàng)造條件，也能夠確保檔案技術(shù)管理工作的信息化發(fā)展可以獲得有力支持。

3．注重檔案管理工作者的教育培訓(xùn)

檔案信息化管理工作在具體開展中，涉及到的程序較為復(fù)雜、瑣碎，對參與檔案信息化建設(shè)與管理的工作人員來講，具有一定的技術(shù)難度要求，同時(shí)還需要面對較高的安全風(fēng)險(xiǎn)。所以，檔案信息化管理體系建設(shè)往往都離不開技術(shù)人員的有力支持，強(qiáng)調(diào)其工作人員要做到對信息專業(yè)理論知識的扎實(shí)掌握，還要不斷提升信息化應(yīng)用管理技術(shù)水平?；鶎訖n案管理工作人員也不例外，只要正確認(rèn)識到了加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)的重要性，才能夠全身心參與到實(shí)踐探索當(dāng)中，為檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程帶來一定的推動(dòng)作用。就現(xiàn)階段實(shí)施的檔案業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)服務(wù)工作流程來講，還要從整體上提升工作人員的業(yè)務(wù)能力，還需要組織管理人員定期參與相關(guān)制度的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，以確保在職工作人員可以學(xué)習(xí)到最新的專業(yè)重視，及時(shí)更新自身工作理念，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識。為此，要對各部門檔案資源需求做出深入分析，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作服務(wù)體系，以確保檔案管理工作具有的綜合效能可以得到充分發(fā)揮。同時(shí)，通過定期組織相關(guān)工作人員參與業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，以此來促使專業(yè)隊(duì)伍可以在密切聯(lián)系實(shí)際情況的基礎(chǔ)上科學(xué)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作。另外，各業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)也要結(jié)合實(shí)際需求，組織大家及時(shí)的參與檔案系統(tǒng)工作的指導(dǎo)交流活動(dòng)，這樣既可以引導(dǎo)檔案人員在日常工作中始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度，也能夠加強(qiáng)創(chuàng)新探索，為檔案管理工作的長久、穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。

結(jié)語

總而言之，在檔案信息化管理中，要想促進(jìn)管理技術(shù)應(yīng)用水平的不斷提升，就要增強(qiáng)對信息化建設(shè)的認(rèn)識，通過對現(xiàn)有資源條件的有機(jī)整合與充分利用來提升信息化管理水平，為電子文件管控工作的高效開展提供有力支持，以此來顯著提升檔案管理活動(dòng)中信息技術(shù)的應(yīng)用成效，為檔案信息化建設(shè)工作的順利開展創(chuàng)造更多條件，通過對各項(xiàng)管理措施的進(jìn)一步優(yōu)化來為檔案信息化管理成果提供一定保障。