事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率的提升路徑研究

趙亞娟

（朝陽(yáng)市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，遼寧 朝陽(yáng) 122000）

引言

隨著現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息的普及，事業(yè)單位辦公設(shè)備在不斷升級(jí)優(yōu)化，辦公效率有了很大提高。文書(shū)檔案作為事業(yè)單位重要的辦公室文件資料，文書(shū)檔案管理效率與質(zhì)量影響著事業(yè)單位各項(xiàng)工作的運(yùn)行，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的科學(xué)管理，對(duì)事業(yè)單位發(fā)展起著重大意義[1]。

一、加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的意義

作為事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，文書(shū)檔案管理關(guān)系到事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展和每個(gè)員工的發(fā)展。無(wú)論是單位在新時(shí)代的長(zhǎng)期發(fā)展，還是基于向?yàn)閱T工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的人性化考慮，都有必要提高新時(shí)代事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。首先，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理是提高內(nèi)部工作效率和外部社會(huì)影響的必要前提。從本質(zhì)上講，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理作為日常管理工作的基本內(nèi)容，也是事業(yè)單位早期發(fā)展的最有力證據(jù)和保留，仔細(xì)分析和整合文書(shū)檔案有助于為新時(shí)代事業(yè)單位的發(fā)展和相關(guān)管理系統(tǒng)的制定提供明確和有意義的數(shù)據(jù)支持。在此背景下，單位和全體員工的管理應(yīng)加強(qiáng)文書(shū)檔案管理，優(yōu)化事業(yè)單位文書(shū)檔案管理流程和管理規(guī)則，同時(shí)建立文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)，充分將文書(shū)檔案管理和信息技術(shù)整合起來(lái)。其次，拓寬事業(yè)單位文書(shū)檔案管理渠道，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理能夠準(zhǔn)確記錄事業(yè)單位的各項(xiàng)任務(wù)，成為事業(yè)單位工作人員的重要材料，是提高相關(guān)人員管理水平的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理具有效率低、復(fù)雜和易出錯(cuò)的特點(diǎn)，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展豐富了事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理路徑，使歸檔和檢索時(shí)間更加方便；此外，可以建立相關(guān)文檔文件數(shù)據(jù)庫(kù)或相關(guān)網(wǎng)站，以提高文書(shū)檔案管理的整體信息水平，使文檔的檢索更加高效，最終提高文書(shū)檔案管理員的業(yè)務(wù)效率。最后，增強(qiáng)檔案保密性。文書(shū)檔案管理工作不僅是服務(wù)性工作，還是保密性工作，其主要是為公眾服務(wù)，檔案管理作為事業(yè)單位的一項(xiàng)基本服務(wù)職能，需要事業(yè)單位加以重視，事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平較高，組織保密性決定了檔案管理的保密性[2]。

二、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

1．文書(shū)檔案工作過(guò)于傳統(tǒng)

通常，文書(shū)檔案工作主要是根據(jù)事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行，是單位管理層與基層相互連接的橋梁。對(duì)于傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理來(lái)說(shuō)，有以下幾個(gè)特點(diǎn)：首先，檔案管理主要采用的是手工錄入的形式，存在許多問(wèn)題，漏洞嚴(yán)重，影響著事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展；其次，在事業(yè)單位傳播信息方面，主要是口頭傳播，存在著嚴(yán)重的問(wèn)題，對(duì)單位發(fā)展有著重要影響。此外，文書(shū)檔案管理工作受到不同條件的限制，無(wú)法進(jìn)行有效的審查，這可能會(huì)在一定程度上阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理手法相與當(dāng)時(shí)的工作效率相適應(yīng)，但隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)難以發(fā)揮出作用。因此，作為管理人員，要不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)應(yīng)用能力，只有這樣，才能更好地與事業(yè)單位發(fā)展相適應(yīng)，才有有效地促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[3]。

2．檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待加強(qiáng)

在編制檔案信息時(shí)，高水平技術(shù)人員是至關(guān)重要的。換句話說(shuō)，事業(yè)單位在錄用檔案管理人員時(shí)，需要對(duì)專業(yè)與學(xué)歷等方面提出要求。目前，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)的員工大都不符合很高的學(xué)歷要求。雖然政府采用相應(yīng)優(yōu)惠政策，并通過(guò)集中培訓(xùn)加強(qiáng)人才的基本技能。但整體效果不佳，人才紛紛流入大城市。集中培訓(xùn)對(duì)資金要求更高，在資金不足的情況下，事業(yè)單位檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)培訓(xùn)有所抵觸，因此教育的效果會(huì)輕而易舉地削弱，沒(méi)有相關(guān)的專業(yè)人員和技術(shù)人員參與檔案管理。隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，復(fù)合型人才數(shù)量不多，檔案管理部門(mén)的信息技術(shù)人才少，難以有技術(shù)來(lái)保障管理，使得檔案管理工作存在困難，難以向著信息化方向發(fā)展。通常，技術(shù)和人才是改善檔案管理質(zhì)量的第一步，必須儲(chǔ)存充足的技術(shù)和人才，才能使檔案行政技術(shù)最大化，以保證檔案管理信息化[4]。

3．檔案管理建設(shè)工作有待加強(qiáng)

事業(yè)單位檔案管理工作需要加強(qiáng)，主要體現(xiàn)為以下兩點(diǎn)：第一，檔案管理是事業(yè)單位中最重要的系統(tǒng)工程之一，目前事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行重大調(diào)整，檔案管理需要大量的物質(zhì)和人力資源支持，這必須得到檔案管理人員和管理層的支持，需要所有人的共同努力。遺憾的是，檔案管理和結(jié)構(gòu)的價(jià)值沒(méi)有得到適當(dāng)?shù)某姓J(rèn)，甚至對(duì)檔案管理人員和與工作直接相關(guān)的管理人員來(lái)說(shuō)也是如此。導(dǎo)致的直接后果是，檔案管理無(wú)法跟上時(shí)代的步伐，相關(guān)設(shè)備不齊全，這對(duì)檔案管理的發(fā)展和規(guī)劃產(chǎn)生了不利影響。其次，檔案信息的安全性沒(méi)有得到充分保證，事業(yè)單位中保存的一些檔案信息可能無(wú)法公開(kāi)，必須遵守嚴(yán)格的保密要求，并且與軍事、經(jīng)濟(jì)、政治和其他方面密切相關(guān)，因此必須充分保障檔案安全。但在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案管理的保密性和安全性在某種程度上沒(méi)有得到重視，例如，一些員工在使用計(jì)算機(jī)瀏覽和存儲(chǔ)檔案內(nèi)容時(shí)，沒(méi)有對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行保密和安全處理，并且很容易被不法分子盜取信息[5]。

4．文書(shū)檔案管理智能化水平不高

目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，文書(shū)檔案信息管理的內(nèi)容也得到了充分的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理過(guò)程中的廣泛應(yīng)用，不僅有效地改善了文書(shū)檔案的管理，而且在一定程度上促進(jìn)了機(jī)構(gòu)的更新和發(fā)展。目前，在經(jīng)濟(jì)全球化之后，尤其是在中國(guó)加入世界貿(mào)易組織之后，全球貿(mào)易活動(dòng)更加普遍，文書(shū)檔案管理人員需要提高管理質(zhì)量，同時(shí)確保服務(wù)效率。在此背景下，信息化管理方法被廣泛應(yīng)用于文書(shū)檔案信息的數(shù)據(jù)管理。此外，在文書(shū)檔案管理方面，對(duì)信息技術(shù)能力的要求越來(lái)越高，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理已不再適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的狀況，對(duì)文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)能力和專業(yè)水平的要求越來(lái)越高，這不僅要求文書(shū)檔案管理者具有豐富的理論，而且還需要在信息技術(shù)方面有一定的專業(yè)能力。在此背景下，文書(shū)檔案管理人員必須不斷自主學(xué)習(xí)，以應(yīng)對(duì)事業(yè)單位的快速發(fā)展，為事業(yè)單位提供更好的服務(wù)，并提高事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

三、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率的提升路徑

1．規(guī)范文書(shū)檔案管理

對(duì)于文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，必須制定完整的標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)體系。第一步是注意歸檔。在歸檔過(guò)程中，需要確保所有文檔都完整，包括主要內(nèi)容和附件。根據(jù)檔案材料的制作時(shí)間，將其排列有序，并將過(guò)時(shí)的手稿、重稿等除去。此外，重新歸檔文件和材料：對(duì)于重要或可重復(fù)使用的文件，根據(jù)部門(mén)的具體情況增加歸檔數(shù)量，復(fù)制材料并妥善保存。在歸檔過(guò)程中，各方可徹底審查文件內(nèi)容，如果文件內(nèi)容有問(wèn)題，可拒絕接收或要求重新處理。第二步，整理文書(shū)檔案。通常以宗卷為單位，零散文件按分類創(chuàng)建，機(jī)密文件由單位處理，注意及時(shí)修復(fù)損壞的文件。第三步，綜合檢查文檔。主要對(duì)檔案整理情況及借閱情況進(jìn)行審查，以及根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案收進(jìn)、提取進(jìn)行詳細(xì)記錄，特殊情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告。第四步，使用檔案。根據(jù)檔案的類型和檔案的使用類型，應(yīng)在借閱時(shí)要先提出申請(qǐng)，復(fù)制檔案資料時(shí)應(yīng)先獲得批準(zhǔn)[6]。

2．加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

為了實(shí)現(xiàn)健康和長(zhǎng)期的發(fā)展，必須重視人才。如今，隨著信息化的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，事業(yè)單位需要聘用專業(yè)人員和高素質(zhì)人才參與檔案管理，以確保檔案管理真正適應(yīng)時(shí)代的潮流，跟上時(shí)代的發(fā)展。因此，事業(yè)單位應(yīng)充分加強(qiáng)福利待遇，通過(guò)各種方式吸引高素質(zhì)的專業(yè)人員參與工作，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有員工專業(yè)技能的強(qiáng)化培訓(xùn)，有效優(yōu)化員工的專業(yè)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷，打造一只高質(zhì)量、專業(yè)的隊(duì)伍。對(duì)人才進(jìn)行考核，保證管理人員素質(zhì)水平，組建高素質(zhì)、高技術(shù)水平的人事檔案管理信息化團(tuán)隊(duì)。定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員能力與素養(yǎng)，鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)更多先進(jìn)知識(shí)，增強(qiáng)自身管理能力。在提高社會(huì)效益方面，事業(yè)單位需要完善內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)和晉升制度，使檔案管理員能夠感受到穩(wěn)定感，發(fā)揮他們的積極性和主動(dòng)性。在人才招聘方面，地方政府需要提高福利水平，以吸引和留住機(jī)會(huì)更好、工資更高的人才。在當(dāng)今一線城市人才日益飽和的時(shí)代，年輕人對(duì)大城市的追求越來(lái)越不受歡迎，政府充分展示了以適當(dāng)方式發(fā)展地方檔案管理業(yè)務(wù)的潛力，或者通過(guò)將檔案管理信息建設(shè)業(yè)務(wù)發(fā)展為特色產(chǎn)業(yè)，提高吸引優(yōu)秀高端人才的能力。在人才培訓(xùn)方面，事業(yè)單位不僅要通過(guò)制定人才政策吸引更多高素質(zhì)人才，而且要采用集中培訓(xùn)和外出培訓(xùn)等方式，促進(jìn)全體員工素質(zhì)的提高。同時(shí)，政府必須審查培訓(xùn)的有效性，以確保原則上的培訓(xùn)有效性[7]。

3．糾正認(rèn)知偏頗，創(chuàng)新管理理念

在事業(yè)單位文書(shū)檔案信息管理中，及時(shí)糾正管理觀念上的錯(cuò)誤，指導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理人員和業(yè)務(wù)部門(mén)員工，及時(shí)更新管理觀念，以現(xiàn)代管理意識(shí)自覺(jué)推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理實(shí)踐，將信息化管理理念真正滲透到日常文書(shū)檔案管理中，使文書(shū)檔案信息化管理能夠有條不紊地進(jìn)行，使文書(shū)檔案適應(yīng)現(xiàn)代化管理環(huán)境，能夠得到充分利用。文件管理應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。詳細(xì)分解復(fù)雜的文件管理工作，還應(yīng)整理文書(shū)檔案中的零散信息。邀請(qǐng)不同業(yè)務(wù)部門(mén)的管理人員重視文書(shū)檔案信息化管理，參與檔案信息化管理的實(shí)踐，跳出傳統(tǒng)檔案管理模式，采用新的信息化管理理念和模式，使事業(yè)單位文書(shū)檔案管理成為一個(gè)完整的工作流程，使文書(shū)檔案信息化管理步入正軌，盡量減少人為操作，避免人為管理風(fēng)險(xiǎn)。事業(yè)單位在建立信息化檔案管理時(shí)，需要了解其重要性，分析單位運(yùn)行狀況，結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況，探索信息化發(fā)展道路，保證檔案管理質(zhì)量與效率。同時(shí)，制定文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的規(guī)則和準(zhǔn)則，保證檔案管理有依據(jù)，盡量簡(jiǎn)化文書(shū)檔案的收集、收納和存儲(chǔ)過(guò)程，真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)[8]。

4．信息化管理在檔案管理方面的應(yīng)用

字化檔案管理是現(xiàn)階段十分新穎的管理模式，需要事業(yè)單位在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理時(shí)根據(jù)實(shí)際情況采購(gòu)硬件設(shè)施，開(kāi)發(fā)軟件系統(tǒng)，加大相關(guān)研究力度。數(shù)字檔案是現(xiàn)代信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合產(chǎn)物，是新型文書(shū)檔案管理信息化的必然結(jié)果。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案具有信息的多媒體化、管理的計(jì)算機(jī)化、信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)的多載波化等一系列特征。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用完全發(fā)展了文件的功能，妥善解決了各種文件原件由于保護(hù)和利用的矛盾，貴重的文件原件可以更長(zhǎng)地保存。數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)既方便又快捷，不僅大大滿足了利用要求，用戶無(wú)論在什么時(shí)候、何地都可以在關(guān)閉網(wǎng)站上檢索文檔。利用網(wǎng)絡(luò)交互方式，數(shù)字文檔提供專業(yè)、特色的歸檔咨詢服務(wù)，改變文檔信息的“孤島”形象，改善了文檔服務(wù)的落后情況。數(shù)字文檔為后勤管理創(chuàng)造了前所未有的有利條件，從根本上提高文檔服務(wù)質(zhì)量，大幅加強(qiáng)文檔信息需求。數(shù)字文檔資源的建設(shè)是CCS 歸檔信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，有序推進(jìn)辦公室文書(shū)檔案工作的數(shù)字化進(jìn)程，充分利用信息化手段，對(duì)文檔資源進(jìn)行數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)資源的整合推進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案工作數(shù)字檔案的建設(shè)[9]。

結(jié)語(yǔ)

總之，在新形勢(shì)下，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作要加大先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用力度，創(chuàng)新事業(yè)單位文書(shū)檔案管理方式與方法，根據(jù)文書(shū)檔案管理工作實(shí)際需要，加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化建設(shè)，以此帶動(dòng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。