事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展思路芻議

辛 麗

（朝陽(yáng)市120 急救指揮中心，遼寧 朝陽(yáng) 122000）

引言

事業(yè)單位是指以國(guó)有財(cái)產(chǎn)為主體，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的公益性組織。這些單位的檔案資料數(shù)量龐大，信息量大，涉及到的范圍也比較廣，因而檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位工作的影響很大，直接影響著單位的運(yùn)作。在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作正面臨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的沖擊，而隨著高科技的普及，各個(gè)部門的工作都要進(jìn)行相應(yīng)的改革和創(chuàng)新，以方便工作人員的工作。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案工作還面臨著許多問(wèn)題，制約著檔案工作的發(fā)展，必須對(duì)其進(jìn)行深入的剖析，只有如此才能順利完成轉(zhuǎn)型。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)涵

1．檔案管理的概念

檔案的收集、整理、鑒定、保存、檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯等都是檔案的管理工作，檔案的價(jià)值在于它可以為相關(guān)單位的工作提供基礎(chǔ)的信息。作為一個(gè)事業(yè)單位，由于其所搜集的檔案數(shù)量過(guò)多，所以質(zhì)量也是良莠不齊。因此對(duì)檔案進(jìn)行綜合分類，是檔案管理工作的重要內(nèi)容。隨著檔案管理制度的不斷完善，檔案的科學(xué)性和實(shí)用性也在不斷提高，利用起來(lái)也更迅速，更貼近于社會(huì)的需求。再加上現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，我國(guó)的檔案管理逐漸向智能化、數(shù)字化發(fā)展，以往的檔案管理主要依靠人力進(jìn)行，而在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，則更多地運(yùn)用信息化的管理模式。所以事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，也更有現(xiàn)實(shí)意義[1]。

2．事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)

2.1 公共性。相比于一般的企業(yè)和單位，事業(yè)單位二的檔案管理工作更具公共性質(zhì)。所以，在事業(yè)單位的檔案工作中，所涉及到的檔案內(nèi)容，通常都是具有公益性質(zhì)的，例如科學(xué)、文化、教育、衛(wèi)生等。

2.2 服務(wù)性。公共事業(yè)都是具有服務(wù)性質(zhì)的，服務(wù)于人民是其根本的目標(biāo)。如事業(yè)單位的檔案，許多內(nèi)容、資料都是為人民服務(wù)的，所以其檔案管理工作也具有服務(wù)性的特點(diǎn)。

2.3 保密性。事業(yè)單位的檔案，牽扯到很多機(jī)密機(jī)構(gòu)，包括科技、教育、文化、國(guó)防、軍事等方面，都與國(guó)家的安危、民生息息相關(guān)。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，必須嚴(yán)格遵循保密原則，否則，檔案資料的外泄，將對(duì)國(guó)家、對(duì)人民造成不可估計(jì)的損害。

3．事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的必要性

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在不斷地變化。尤其是信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作也帶來(lái)極大的沖擊。檔案管理體制與實(shí)踐運(yùn)用必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷提高檔案的創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)水準(zhǔn)。首先，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，運(yùn)用創(chuàng)新的思想和觀念來(lái)經(jīng)營(yíng)，可以推動(dòng)檔案工作的現(xiàn)代化。在新時(shí)期，檔案管理改革是解決檔案管理發(fā)展瓶頸、促進(jìn)工作管理變革和優(yōu)化的重要途徑。其次，采用更具創(chuàng)造性的管理方法，可以提高檔案管理工作的工作效率。傳統(tǒng)的文件管理存在很多問(wèn)題，例如：流程復(fù)雜、保存困難、共享困難、查閱不便等。運(yùn)用新的管理思想和方法，可以縮短檔案工作的時(shí)間，使檔案工作更為方便[2]。

二、阻礙事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的因素

1．管理理念落后，管理機(jī)制不健全

公共服務(wù)理論是伴隨著社會(huì)整體發(fā)展而不斷完善的，在新的公共服務(wù)理論中，政府機(jī)構(gòu)的基本宗旨是保護(hù)公眾的權(quán)益。而事業(yè)單位作為公共性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，其工作基本上都是以人民為中心的，因此所涉及的檔案內(nèi)容也與市民的利益密切相關(guān)，檔案管理系統(tǒng)必須要充分反映人民群眾的意愿。但是，從目前的機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)制上看，無(wú)論是編制程序還是執(zhí)行程序過(guò)程，都屬于機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)，公眾幾乎沒(méi)有參與的機(jī)會(huì)，由此也反映出了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理體制的落后和陳舊。另外，由于許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)比較膚淺，從心底里沒(méi)有形成對(duì)檔案管理工作的價(jià)值認(rèn)同，因而對(duì)檔案管理工作的重視程度也比較有限。比如，檔案管理工作又不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，從決策管理層到一線工作人員，都會(huì)表現(xiàn)出一定的懈怠情緒，管理層不重視監(jiān)督指導(dǎo)，工作人員的工作態(tài)度消極，那么檔案管理質(zhì)量勢(shì)必難以得到保證，很多管理制度也無(wú)法得以落實(shí)。

2．從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)有限

在我國(guó)，事業(yè)單位歷來(lái)被稱為“鐵飯碗”，很多員工在一個(gè)崗位就沒(méi)有調(diào)動(dòng)過(guò)，直到退休。然而如此死板的體制也造成工作人員比較安于現(xiàn)狀，目前我國(guó)的事業(yè)單位職工年齡普遍偏大，對(duì)新技術(shù)的接受度不高。比如，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案管理工作中，電腦也被廣泛地運(yùn)用，因此，它也包含了大量的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、程序設(shè)計(jì)技術(shù)。然而，由于我國(guó)的事業(yè)單位人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不均衡，許多工作人員對(duì)這種新的管理技術(shù)不熟悉，也不愿意主動(dòng)去學(xué)習(xí)，因此，許多檔案管理工作仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式。雖然有些員工發(fā)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理方式的優(yōu)越性，但是因?yàn)樽陨淼哪芰τ邢?，只能?yīng)用簡(jiǎn)易的軟件或者技術(shù)，無(wú)法將其真正的利用起來(lái)。再加上事業(yè)單位對(duì)員工開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠完善，致使許多檔案管理人員缺乏相應(yīng)的技能和素質(zhì)[3]。

3．檔案資源使用效率低

檔案的核心價(jià)值，就是為了讓人能夠進(jìn)行使用，因?yàn)樗婕暗搅撕芏嚯[秘的信息和細(xì)節(jié)資料，所以它的價(jià)值很高。但是我國(guó)事業(yè)單位的檔案資源利用率一般都比較低，這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案的形式和內(nèi)容的更新速度也越來(lái)越快，因而也出現(xiàn)了許多新的文件資源，而且與其他行業(yè)的檔案資源相比，事業(yè)單位的檔案信息量更大，雜亂無(wú)章，檢索起來(lái)也比較困難，在這種情況下，許多人都會(huì)在網(wǎng)上搜索，從而導(dǎo)致檔案資源被替代，使用價(jià)值大打折扣。其次，就我國(guó)的檔案管理技術(shù)發(fā)展程度而言，目前尚不能做到一對(duì)多的檔案服務(wù)，也就是說(shuō)，如果有人想要查閱事業(yè)單位的檔案，在為使用者服務(wù)時(shí)，其他人則不能進(jìn)行查詢。這都導(dǎo)致我國(guó)事業(yè)單位的檔案資源利用率較低，不利于檔案管理。

4．資金投入有限

在當(dāng)前的信息化時(shí)代，為了更好地滿足人民群眾的公共服務(wù)需求，事業(yè)單位檔案管理的建設(shè)也需要引進(jìn)更多的高端電子和通訊設(shè)備，而這些設(shè)備通常也都是非常昂貴的，以目前我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理方面的投入來(lái)看，還不能有效滿足建設(shè)需求。首先，就我國(guó)事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)的來(lái)源而言，以政府財(cái)政為主，社會(huì)團(tuán)體所提供的經(jīng)費(fèi)占比則很少。地方政府更傾向于將資金投入到能夠促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展的領(lǐng)域，或者是與社會(huì)的生產(chǎn)、生活息息相關(guān)的項(xiàng)目，因?yàn)闄n案管理本身就是一種行政性的工作，特別是事業(yè)單位的檔案管理，并不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，綜合因素之下，也導(dǎo)致政府和事業(yè)單位都不愿在檔案管理建設(shè)中投入過(guò)多的資金，所以事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展也缺乏保障和動(dòng)力。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的策略分析

1．升級(jí)管理理念，推進(jìn)檔案工作改革

在事業(yè)單位的各種工作中，檔案一直沒(méi)有受到足夠的重視，其常常擔(dān)負(fù)著基礎(chǔ)保障性的任務(wù)。檔案管理工作既要求員工有體力，又要有智力。在檔案管理工作中，要注意搞好各部門間的關(guān)系，以促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新[4]。比如，除了需要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式進(jìn)行管理，也要重視電子檔案的管理，落實(shí)雙重管理方式，推進(jìn)檔案管理信息化的改革。不過(guò)在管理實(shí)踐中，有些單位雖然在實(shí)行“雙軌制”時(shí)，但是并沒(méi)有了解到雙重管理模式的核心，往往會(huì)將紙質(zhì)文件直接丟棄，從而導(dǎo)致原有的文件遺失，影響檔案的正常運(yùn)行。因此，在創(chuàng)新工作理念的同時(shí)，還應(yīng)注重方法和手段的有效使用，在確保檔案真實(shí)性和完整性的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新。

2．完善檔案管理制度

在建立有關(guān)制度法規(guī)時(shí)，可以參考國(guó)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，并在管理實(shí)踐中嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定和措施，確保檔案資料的完整性和真實(shí)性。比如某些類型的電子文檔必須長(zhǎng)時(shí)間存放，必須與同一內(nèi)容的紙質(zhì)文檔一起存檔，而對(duì)具有機(jī)密性的電子文檔，應(yīng)采取安全措施，并對(duì)涉及機(jī)密的電子文檔實(shí)行全套密碼管理，禁止對(duì)外公開，定期檢查網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息系統(tǒng)，防止黑客或病毒侵入。在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，可以從信息收集、檔案保管等多個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)完善流程，讓所有的管理工作都能參照相應(yīng)的管理制度來(lái)進(jìn)行，從而防止因工作人員的疏忽而導(dǎo)致不規(guī)范[5]。

目前，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理體制還處于封閉狀態(tài)，從檔案管理體系的構(gòu)建上來(lái)看，機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)與公民之間的交流并不多，市民的意見(jiàn)難以吸收、借鑒，工作成效也不能得到客觀的評(píng)價(jià)。工作人員長(zhǎng)期得不到有效的約束，自然而然地就會(huì)產(chǎn)生一種松懈的心態(tài)，因此，他們的檔案管理水平也相對(duì)較低。推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新，也需要充分發(fā)揮公民的監(jiān)督作用，吸收公眾的意見(jiàn)，并不斷完善其監(jiān)督機(jī)制。首先要從檔案管理體系的建設(shè)入手，加強(qiáng)對(duì)檔案的內(nèi)部監(jiān)控。強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)管要求建立一支監(jiān)管團(tuán)隊(duì)，規(guī)范監(jiān)管的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)。而在強(qiáng)化外部監(jiān)管方面，事業(yè)單位要對(duì)公民進(jìn)行檔案管理的宣傳教育，首先要讓公民認(rèn)識(shí)到其內(nèi)涵、特點(diǎn)，從而使其對(duì)事業(yè)單位檔案管理的水平做出客觀的評(píng)價(jià)，督促事業(yè)單位開展高質(zhì)量和高效率的檔案管理工作。

3．加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

目前，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的信息化水平也在不斷提高，檔案管理工作也逐漸進(jìn)入到了一個(gè)新的高度。提高檔案管理人才的專業(yè)化水平，是實(shí)現(xiàn)檔案工作優(yōu)化的關(guān)鍵。具體來(lái)說(shuō)，可以從以下幾個(gè)方面著手：一是要重視優(yōu)秀人才的引進(jìn)，在招錄階段要注重資質(zhì)審查，按照檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，優(yōu)先選用信息化管理人員，并通過(guò)提高福利待遇，增加對(duì)高層次人才的吸引力；第二，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，從理論和實(shí)際兩個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理人才的綜合素質(zhì)；第三，加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的評(píng)價(jià)，并對(duì)其進(jìn)行不同程度的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，這是一種有效的激勵(lì)機(jī)制，但在考核前，要明確評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)，保證評(píng)價(jià)的客觀公正。

4．加強(qiáng)信息化管理模式的建設(shè)

4.1 做好信息化管理系統(tǒng)的規(guī)劃。編制檔案管理信息系統(tǒng)，可以為檔案工作的信息化管理提出具體的實(shí)施方案，明確工作的方向，為單位的可持續(xù)發(fā)展提供良好的服務(wù)。在全面、系統(tǒng)地分析了事業(yè)單位的發(fā)展特征與發(fā)展目標(biāo)后，要對(duì)事業(yè)單位信息化建設(shè)的基本需求進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，并在技術(shù)層面上對(duì)事業(yè)單位的管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的改進(jìn)，以推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化管理的長(zhǎng)期發(fā)展。在檔案規(guī)劃方面，要強(qiáng)化各部門之間的合作，增強(qiáng)檔案管理模式的適應(yīng)性、靈活性，并不斷拓展檔案管理的范圍。在推進(jìn)檔案管理信息化的工作中，要有一個(gè)綜合性的規(guī)劃，為今后的檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)[6]。

4.2 健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。通過(guò)構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為開展信息化的管理實(shí)踐奠定基礎(chǔ)。尤其在新的發(fā)展階段，事業(yè)單位更需要強(qiáng)化信息化的管理意識(shí)，以公眾的檔案需求為導(dǎo)向，不斷完善檔案的查閱和共享功能，為檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展形成支持。同時(shí)，要將檔案管理與事業(yè)單位的體制建設(shè)相結(jié)合，促進(jìn)檔案資源的共享，促進(jìn)檔案工作的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

4.3 加大資金投入，升級(jí)信息管理設(shè)備和技術(shù)。要真正提高事業(yè)單位檔案管理工作的信息化水平，就要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，確保檔案工作的開展具有足夠的資源基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的檔案管理觀念，在解決問(wèn)題時(shí)應(yīng)借鑒先進(jìn)的信息管理思想，而非僅憑人力來(lái)實(shí)現(xiàn)。另外，要增加資金投入，從而引進(jìn)更多的先進(jìn)設(shè)備，同時(shí)還要重視技術(shù)升級(jí)。需要注意的是，為了提升資金的使用效率，也需要結(jié)合具體的工況選擇合適的設(shè)備和技術(shù)，避免造成資源的浪費(fèi)。同時(shí)，還可以通過(guò)引入高科技手段來(lái)加強(qiáng)檔案工作的整體管理職能。此外，檔案管理的安全性也需要得以保證，可以引入相應(yīng)的安全軟件，為檔案管理的信息化建設(shè)以及模式創(chuàng)新形成有力的保護(hù)[7]。

結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理工作具有公共性、服務(wù)性和保密性的特征，為了進(jìn)一步發(fā)揮事業(yè)單位檔案的價(jià)值，進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新也極具必要性。不過(guò)在創(chuàng)新發(fā)展的過(guò)程中，也受到了多方面因素的阻撓，比如：當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理理念落后，管理機(jī)制不健全；從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)有限；檔案資源使用效率低；及資金投入有限等。因此，為了提升事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新效果，也需要不斷升級(jí)管理理念，推進(jìn)檔案工作改革；完善檔案管理制度；加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)；最后，還需要加強(qiáng)信息化管理模式的建設(shè)。只有如此，才能保證我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，才能更好地體現(xiàn)出服務(wù)職能。