淺談醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及對策

賀 凱

（朝陽市中醫(yī)院，遼寧 朝陽 122000）

引言

對于醫(yī)院人事檔案而言，其主要就是將內(nèi)部所有人員的信息涵蓋進(jìn)來，不僅有具體職工的個(gè)人經(jīng)歷和品德才績，還有實(shí)際工作中的獎(jiǎng)懲情況，檔案主要呈現(xiàn)形式，就是文字或者是圖片等。我們站在宏觀的層面上來分析，對于醫(yī)院本身而言，人事檔案不僅僅是管理員工的最直接證明，也是實(shí)現(xiàn)科學(xué)人才調(diào)動(dòng)和選拔的最重要依據(jù)。將醫(yī)院人事檔案的資源信息充分運(yùn)用進(jìn)來，可以很好的讓人力資源的配置效率實(shí)現(xiàn)大幅度的提升，真正意義的促進(jìn)醫(yī)院的良性可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1．檔案真實(shí)性存疑

在醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展過程中，人事檔案是極為關(guān)鍵的，不論是在具體記錄，還是在編檔的過程中，都會(huì)涉及到非常多的信息，而且這些信息不僅內(nèi)容十分復(fù)雜，實(shí)際的量也非常大，還具備碎片化的特點(diǎn)，缺乏完整性。那么在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，稍有不慎，就會(huì)影響到整體管理效果。我們進(jìn)一步深入其中，可以發(fā)現(xiàn)，很大一部分的信息都無法進(jìn)行原始資料的追溯，所以，導(dǎo)致檔案的真實(shí)性大大降低，也嚴(yán)重影響其可信度。不僅如此，對于大部分的醫(yī)院而言，在具體保存人事檔案的過程中，仍然是沿用過往紙質(zhì)的習(xí)慣，所以，在整理過程中，一旦受到人為因素或者是外界因素，導(dǎo)致破壞或者是缺漏，都會(huì)影響到整體檔案的真實(shí)性。還有一部分管理人員，為了減輕自身的責(zé)罰，逃避責(zé)任，會(huì)選擇對一些錯(cuò)漏檔案，擅自更改或者是自行編撰，目的就是為了應(yīng)付上級的檢查[1]。

2．檔案內(nèi)容不完整、不適應(yīng)需求

現(xiàn)階段，醫(yī)院在經(jīng)營和發(fā)展的過程中，會(huì)更多的將醫(yī)療技術(shù)和整體的科研工作放在重要位置上，因此對于人事檔案管理工作，嚴(yán)重缺乏重視，導(dǎo)致這一工作進(jìn)一步邊緣化。在這樣的持續(xù)影響下，醫(yī)院人事檔案管理過程中，收錄的也是一些陳舊缺乏考究的信息，無法對職工的實(shí)際工作狀態(tài)進(jìn)行充分的反映，所以，在對職工的未來發(fā)展前景進(jìn)行判斷的過程中，則缺乏科學(xué)依據(jù)，導(dǎo)致評判失誤[2]。不僅如此，在過往的檔案之中，我們可以明確發(fā)現(xiàn)一個(gè)現(xiàn)象，就是針對內(nèi)部職工的評價(jià)，基本都是描述諸多的優(yōu)點(diǎn)，而且彼此之間的優(yōu)點(diǎn)還非常相似，在缺點(diǎn)方面，則相對模糊，又或者是毫無缺點(diǎn)，這就導(dǎo)致整體評價(jià)缺乏客觀性，沒有體現(xiàn)出個(gè)人的特色，所以，人事檔案本身的內(nèi)容是不夠完整的，也無法對具體人員的特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)辨別，導(dǎo)致人力資源的科學(xué)合理配置受到嚴(yán)重影響，不利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

3．檔案管理手段陳舊

對于人事檔案管理工作而言，涉及的信息非常龐大，而且這些信息還具備隱私性的特點(diǎn)，所以不能像其他信息一般，只是進(jìn)行隨意的管理，而是要進(jìn)行專門化的管理，針對這些人員信息，還要單獨(dú)的存放。在過去發(fā)展過程中，一般都是在醫(yī)院內(nèi)部，單獨(dú)開設(shè)保管室，進(jìn)行所有人員檔案信息的管理，在整個(gè)過程中，雖然管理人員需要進(jìn)行保密條款和協(xié)議的簽訂，但是對于大部分的管理人員而言，其自身嚴(yán)重缺乏專業(yè)性，而且在開展這一工作之前，并未接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，更多的是兼任這一工作，導(dǎo)致整個(gè)管理過程缺乏嚴(yán)格性，實(shí)際的管理手段也過于笨拙化和陳舊化[3]。

4．檔案利用效率低下

由于醫(yī)院在發(fā)展過程中，不夠重視人事檔案管理工作，那么不論是管理的制度，還是實(shí)際的信息，都缺乏先進(jìn)性和完善性，所以，整體的管理效率大打折扣。在日常管理過程中，除了對具體信息進(jìn)行記錄和存檔以外，要想從這樣龐大的人事檔案之中，抽調(diào)出具體的信息，可以說是非常難的，所以，即便醫(yī)院開展了人事檔案管理工作，但是整體的實(shí)用性非常低。

5．人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重

從現(xiàn)實(shí)發(fā)展角度來分析，如今是以人才為主要競爭力的一個(gè)時(shí)代。在醫(yī)院發(fā)展過程中，將最為先進(jìn)和優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)提供進(jìn)來，可以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，這就使得管理型人才和科學(xué)人才顯得尤為可貴。不論是任何一個(gè)領(lǐng)域，內(nèi)部人才都是處于持續(xù)不斷流動(dòng)的狀態(tài)，為了將更多優(yōu)質(zhì)的人才留下來，大部分醫(yī)院會(huì)采取這樣的下策，就是將人事檔案資料扣押下來，這一行為不僅嚴(yán)重?fù)p害人才本身的利益，對于醫(yī)院發(fā)展而言也是極為不利的。在這樣的情況下，一部分人才會(huì)選擇直接拋棄自身檔案，離開原本工作的醫(yī)院，這對于醫(yī)院自身的口碑和聲譽(yù)都會(huì)造成很大的影響。此外，還有一部分職工在離職之后，沒有第一時(shí)間進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞的手續(xù)，也在無意之中導(dǎo)致了棄檔的現(xiàn)象[4]。

6．檔案管理體系不夠規(guī)范

現(xiàn)下，大部分醫(yī)院由于對人事檔案管理工作缺乏重視，所以基本上都在沿用過去的檔案管理方式，也就是依靠人力，進(jìn)行人事檔案的記錄和整理，但是對于醫(yī)院而言，日常更新和整體檔案整理的工作量極為龐大，這就導(dǎo)致工作難度進(jìn)一步增加。在這樣的持續(xù)影響下，醫(yī)院內(nèi)部檔案管理體系也未能緊隨時(shí)代潮流，進(jìn)行持續(xù)性的完善，針對人事檔案的電子管理系統(tǒng)缺乏進(jìn)一步的開發(fā)，導(dǎo)致實(shí)際的檔案管理工作停滯不前[5]。

7．檔案管理信息化水平較低，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)

在醫(yī)院發(fā)展過程中，更多的將注意力放在了醫(yī)療服務(wù)層面上，所以，對于人事檔案管理設(shè)施方面，缺乏更新，也未能將一些先進(jìn)的技術(shù)深化引入進(jìn)來。雖然一部分醫(yī)院已經(jīng)將計(jì)算機(jī)和相關(guān)管理系統(tǒng)配備了進(jìn)來，但是由于整體缺乏重視，對于管理系統(tǒng)的進(jìn)一步開發(fā)未能實(shí)現(xiàn)，很多現(xiàn)有的系統(tǒng)，只能實(shí)現(xiàn)簡單的存儲，和單一的檢索，而無法對醫(yī)院內(nèi)部非常復(fù)雜的人事變動(dòng)信息進(jìn)行第一時(shí)間更新和維護(hù)。導(dǎo)致整體人事信息歸檔缺乏時(shí)效性，降低更新速度。檔案管理信息化水平過低，嚴(yán)重制約醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案管理對策

1．提高人事檔案管理專員的素質(zhì)

首先，醫(yī)院層面必須要對人事檔案管理工作加大重視力度，同時(shí)重視管理人員這一職位，在具體人員安排上，不能隨隨便便就找一些非專業(yè)人事，開展這一工作，而是要將專業(yè)素質(zhì)過硬，且具備較高責(zé)任心的專業(yè)人員招聘進(jìn)來，開展專職的人事檔案管理工作。對于負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的人員而言，還要具備較高的責(zé)任素養(yǎng)。其次，我們站在醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展高度來分析，為了進(jìn)一步完善人事檔案管理工作，需要深入到人事檔案管理專員內(nèi)部，開展系統(tǒng)的培訓(xùn)工作，加大人才培養(yǎng)力度，這樣才能進(jìn)一步提高其專業(yè)素養(yǎng)，針對不同問題和情況，可以第一時(shí)間解決，提高人事檔案管理質(zhì)量[6]。

2．加大管理設(shè)備的投入

在醫(yī)院發(fā)展過程中，管理設(shè)備是最為重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)內(nèi)容。而且不論何時(shí)，我們都要清楚的認(rèn)識到一點(diǎn)，就是人事檔案極為重要，需要跟隨一個(gè)工作者很多年，所以，只是進(jìn)行普通的保存是非常不負(fù)責(zé)任的，必須要精心管理，同時(shí)避免出現(xiàn)任何損壞或者是泄露的情況[7]。首秀按，對于管理人員而言，必須要做到時(shí)刻認(rèn)真負(fù)責(zé)；其次，就是醫(yī)院方面必須要加大投入力度，進(jìn)一步采購更多先進(jìn)的管理設(shè)備，為人事檔案管理工作的高效進(jìn)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。針對檔案管理方面，相關(guān)設(shè)備需要不斷更新和完善，以提高整體檔案的安全性和完整性。此外，對于檔案管理人員而言，不僅要在檔案管理方面，表現(xiàn)出較強(qiáng)的嫻熟性，還需要具備較高的技術(shù)素養(yǎng)，也就是針對管理設(shè)備出現(xiàn)的一些問題，可以第一時(shí)間解決，避免數(shù)據(jù)的遺失。此外，針對具體的設(shè)備，還要將專門的設(shè)備管理人員安排進(jìn)來，對具體設(shè)備的實(shí)際更新情況進(jìn)行定期的檢查，還要將數(shù)據(jù)審核和備份等工作全面做好。那么針對一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，也需要提前制定好應(yīng)急措施，利用科學(xué)的數(shù)據(jù)恢復(fù)方法，當(dāng)然，實(shí)際備份的文件也要提高整體的安全性和保密性，不可以隨意泄露[8]。

3．完善關(guān)于檔案記錄的規(guī)章制度

首先，必須要做到一人一檔，更加具體的來講，就是檔案要隨著人走，應(yīng)體現(xiàn)出檔案的時(shí)效性。舉例來講，醫(yī)院應(yīng)針對一些變更職位，或者是人事調(diào)動(dòng)的情況，限定在一周時(shí)間內(nèi)，就要完成檔案的遷移工作。不僅如此，針對新入職的人員，也需要根據(jù)規(guī)定和要求，對其檔案進(jìn)行全面審查和分析，針對一些不完整或者是丟失的部分，需要第一時(shí)間通知當(dāng)事人，或者是通知其所在的學(xué)?；蛘呤菃挝?，盡可能的補(bǔ)充；其次，就是針對檔案的記錄工作，所有人員在填寫檔案的過程中，都必須要根據(jù)實(shí)際情況來看，不可添油加醋，不僅要明確自身的優(yōu)點(diǎn)，更要明確自身的缺點(diǎn)，在后續(xù)審核過程中，也需要對管理人員進(jìn)行嚴(yán)格審核，如果出現(xiàn)任何作假的情況，需要將作假這一問題記錄在檔案之中。所有工作人員都必須要時(shí)刻謹(jǐn)記一點(diǎn)，針對作假問題絕不容姑息，需要從源頭杜絕；再次，就是醫(yī)院層面，需要針對人事檔案方面加大監(jiān)督和檢查力度，需要將專業(yè)的監(jiān)督和審核人員安排進(jìn)行，對人事檔案進(jìn)行定期的審核，在審核過程中，如果發(fā)現(xiàn)問題，相關(guān)檔案管理人員需要第一時(shí)間整改，針對一些檔案不清晰或者是涂抹等重大問題，應(yīng)根據(jù)實(shí)際要求和規(guī)定，開展系統(tǒng)的調(diào)查，進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)；最后，就是針對人事檔案管理工作人員而言，也要開展全方位的管理工作，如果檔案管理人員在具體開展工作的過程中，是由于自身的疏忽，導(dǎo)致檔案缺失，又或者是出現(xiàn)的損壞的問題，則需要追究其法律責(zé)任，所以，不論是任何檔案，都需要全面做好管理工作，所有涉及到的人員，都要嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)章制度，不容馬虎，更要針對嚴(yán)重問題帶來的后果追責(zé)，然后給予嚴(yán)肅懲處[9]。

4．提高信息技術(shù)水平，保障管理效果

現(xiàn)階段，我們已經(jīng)全面進(jìn)入到了信息化時(shí)代之中，那么對于醫(yī)院這一重要的公共服務(wù)場所而言，勢必也要緊隨時(shí)代潮流，不斷深化運(yùn)用信息技術(shù)，尤其是在人事檔案管理工作之中。醫(yī)院應(yīng)在信息化技術(shù)投入方面，加大重視力度，將專業(yè)人才積極引進(jìn)來，然后結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展特色，將一個(gè)獨(dú)屬于自身，且具備較強(qiáng)特色的人事檔案信息系統(tǒng)管理軟件建立進(jìn)來，并且實(shí)現(xiàn)不斷地技術(shù)完善。首先，就是要將整個(gè)醫(yī)院內(nèi)部所有的人事檔案全部整理在一起，然后將科學(xué)的人事信息數(shù)據(jù)庫全面建立進(jìn)來，為后續(xù)人事信息系統(tǒng)的信息采集工作，奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；其次，要站在醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展角度，對整體軟件開發(fā)預(yù)算，進(jìn)行科學(xué)評估，針對實(shí)際軟件開發(fā)需要的資金，提供必要的資金支持。在具體開發(fā)過程中，如果遇到一些棘手的問題，還需要進(jìn)一步改進(jìn)軟件，給予更多的技術(shù)補(bǔ)充，這就需要提供更多的資金支持；最后，就是要對軟件配套進(jìn)行完善的過程中，醫(yī)院層面應(yīng)積極借鑒一些先進(jìn)醫(yī)院或者是發(fā)達(dá)國家的先進(jìn)技術(shù)和理念，整合自身發(fā)展需求，進(jìn)一步更新和完善，與此同時(shí)，針對具體人事檔案管理工作而言，還需要將具備較強(qiáng)信息素養(yǎng)和管理能力的人才引進(jìn)來，開展全方位的人事檔案管理工作，這樣才能游刃有余的操作各種新的軟件系統(tǒng)，保證人事檔案管理實(shí)效，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[10]。

結(jié)語

總而言之，在醫(yī)院發(fā)展過程中，最為重要的一項(xiàng)管理工作內(nèi)容，就是人事檔案管理工作，將這一工作做好，可以保證內(nèi)部工作體系按部就班進(jìn)展，還能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部職工的規(guī)范化管理，提高整體工作實(shí)效。但是從現(xiàn)實(shí)情況來看，當(dāng)下各大醫(yī)院在人事檔案管理工作方面，缺乏重視力度，又或者是整體的信息化技術(shù)水平不夠高，人員素質(zhì)未達(dá)到要求，所以，醫(yī)院層面應(yīng)站在全局的角度，進(jìn)行逐一完善，在該工作領(lǐng)域應(yīng)加大資金投入力度，給予更多的信息化技術(shù)支持，確保人事檔案管理工作可以進(jìn)一步朝著信息化和智能化的方向不斷發(fā)展，不僅如此，針對相應(yīng)的管理體系和制度等各個(gè)方面也要持續(xù)性完善，才能真正意義促進(jìn)醫(yī)院的長效持久發(fā)展。