智能化財務(wù)共享中心建設(shè)分析

沈斌斌 廣東一方制藥有限公司

引言

在當(dāng)前時代背景下，傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式無法適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，財務(wù)共享只有實現(xiàn)智能化，才能有效應(yīng)對時代發(fā)展步伐。智能化轉(zhuǎn)型不僅是幫助企業(yè)適應(yīng)信息化時代的步驟，更是提高企業(yè)管理效率、規(guī)范企業(yè)工作流程的方式。在當(dāng)前時代下企業(yè)要充分借助財務(wù)智能化技術(shù)對企業(yè)工作流程進行優(yōu)化，正確認識到財務(wù)智能化對企業(yè)的影響，從而提高企業(yè)的管理水平。

一、相關(guān)概念

財務(wù)共享服務(wù)是20世紀80年代提出的新型管理模式，通過財務(wù)共享服務(wù)，能夠大幅提高集團的財務(wù)管理效率和財務(wù)管理水平，借助集中化的管理模式，解決財務(wù)資源浪費等問題，將各分支機構(gòu)重復(fù)率高、同質(zhì)性強的會計活動進行集中管理，主要包括費用與總賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款管理。財務(wù)共享模式能夠提高財務(wù)管理效率和質(zhì)量，并降低成本，為集團創(chuàng)造更高的價值，并為集團提供更加專業(yè)的財務(wù)服務(wù)，達到降本增效目的。智能化技術(shù)是借助人工智能技術(shù)，將人員從低附加值的工作中解放出來，根據(jù)人類預(yù)先設(shè)定的規(guī)則執(zhí)行自動化的任務(wù)，大幅提高管理效率。

二、財務(wù)共享中心建設(shè)的問題

第一，管理氛圍不完善。首先，信息系統(tǒng)有待進一步建設(shè)。在智能化財務(wù)共享的模式下，要求通過建立完善的信息技術(shù)平臺為智能化財務(wù)共享工作開展提供必要支持。但是部分企業(yè)的智能化財務(wù)共享體系建設(shè)力度有待進一步提高，管理模式還存在著一定的問題和不足。其次，人員管理不完善。智能化財務(wù)共享模式下，要求加強人才的建設(shè)。但是部分集團的人員專業(yè)能力不足，人員能力無法適應(yīng)財務(wù)共享模式的開展。

第二，費用與總賬管理不完善。傳統(tǒng)的財務(wù)共享模式下，費用和總賬管理還通過人工方式進行大量處理，人工處理方式不僅導(dǎo)致管理效率低下，還容易產(chǎn)生一系列風(fēng)險，不利于管理效率的提高。

第三，應(yīng)收賬款管理不當(dāng)。在傳統(tǒng)管理模式下，集團對客戶進行授信以及款項催收等環(huán)節(jié)，還要借助大量的手工開展管理。手工管理存在一定的隨意性，例如在對客戶進行授信時存在隨意性，不利于提高應(yīng)收賬款管理的規(guī)范性，也不利于提高管理效率。

第四，應(yīng)付賬款管理流程不合理。傳統(tǒng)的應(yīng)付賬款管理涉及大量的對賬工作，涉及大量的供應(yīng)商數(shù)據(jù)錄入、更改等工作，由人工開展相關(guān)工作容易導(dǎo)致工作效率低下，還可能產(chǎn)生新的風(fēng)險，給集團的正常發(fā)展帶來不利影響。

三、智能化財務(wù)共享中心建設(shè)建議

（一）優(yōu)化管理氛圍

第一，改進信息系統(tǒng)。在當(dāng)前時代下，集團可以應(yīng)用先進的信息技術(shù)，包括大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)構(gòu)建完善的信息化平臺，讓財務(wù)共享體系在滿足可操作性、智能化的背景下，對各項信息系統(tǒng)進行應(yīng)用[1]。為確保各分支機構(gòu)的工作能夠得到有序開展，要保證信息技術(shù)高效使用。企業(yè)在構(gòu)建信息化平臺之前，要對自身信息技術(shù)的應(yīng)用進行了解和調(diào)查，對各分支機構(gòu)所采用的信息系統(tǒng)進行分析，以確保財務(wù)共享中心能夠為各分支機構(gòu)提供更良好的服務(wù)。同時集團要對財務(wù)共享中心的員工進行適當(dāng)培訓(xùn)和教育，確保其能夠適應(yīng)信息技術(shù)處理能力，充分發(fā)揮系統(tǒng)的協(xié)同作用。此外，企業(yè)要提高信息系統(tǒng)的安全性和規(guī)范性，通過改進企業(yè)信息系統(tǒng)的可操作信息，建立標準化、統(tǒng)一化的工作流程，在兼顧各分支機構(gòu)需求的同時，提高信息技術(shù)管理的規(guī)范性，確保財務(wù)共享中心建設(shè)得到各分支機構(gòu)的支持。

第二，重視數(shù)據(jù)安全。在智能化的財務(wù)共享模式下，集團各項數(shù)據(jù)都在信息系統(tǒng)操作，每天都會產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)信息，只有確保數(shù)據(jù)安全，才能保障財務(wù)共享中心有序運轉(zhuǎn)，因此要加強網(wǎng)絡(luò)安全防護措施建設(shè)。集團要通過改進網(wǎng)絡(luò)安全防護措施，避免信息系統(tǒng)遭受黑客攻擊或病毒入侵等方面問題發(fā)生的可能性。同時集團要招聘信息技術(shù)人員，保障網(wǎng)絡(luò)安全，并招聘信息技術(shù)方面的人員對集團的信息系統(tǒng)進行殺毒和維護。此外，登錄財務(wù)共享中心的人員也要有相應(yīng)的授權(quán)，確保相關(guān)人員在權(quán)限范圍內(nèi)才能開展相應(yīng)的操作。

第三，強化人才管理。為確保財務(wù)共享中心實現(xiàn)有序發(fā)展，集團要充分發(fā)揮人員在財務(wù)共享中心的作用。首先，定期對人員進行培訓(xùn)。為了確保集團的人員能夠適應(yīng)時代發(fā)展的要求，集團要加強對人員的培訓(xùn)，并定期對關(guān)鍵崗位進行輪崗。其次，培養(yǎng)復(fù)合型人才[2]。智能化財務(wù)共享中心對員工的數(shù)據(jù)分析能力有較高要求，財務(wù)共享中心每天會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，各類數(shù)據(jù)通過智能化系統(tǒng)進行分析、整理、輸出，要求財務(wù)共享中心員工對相關(guān)數(shù)據(jù)進行檢驗。因此，在智能化財務(wù)共享中心的背景下，要求人員具有數(shù)據(jù)分析能力，在集團培養(yǎng)一批復(fù)合型人才，避免人員能力僅停留于核算方面的問題。

（二）費用與總賬管理智能化

第一，改進費用報銷流程。在費用報銷流程中，要對費用報銷相關(guān)事項進行審批并發(fā)放資金。在實際操作中，很多集團的費用報銷事項存在時間集中的情況，在報銷過程中可能會存在報銷效率低下的問題。為了解決人工處理所存在的問題，要對費用報銷流程進行再造，借助影像管理系統(tǒng)獲取發(fā)票數(shù)據(jù)。在費用報銷流程中，很大一部分工作要由人工進行數(shù)據(jù)化處理。通過將發(fā)票數(shù)據(jù)進行掃描和識別的方式，能夠根據(jù)不同類型的發(fā)票對發(fā)票進行分類，以大幅提高管理效率。通過分類發(fā)票對發(fā)票的信息內(nèi)容進行復(fù)核，并對復(fù)核完成的發(fā)票進行報銷。通過這樣的方式由信息系統(tǒng)代替的人工進行處理，大幅提高財務(wù)管理工作效率。

第二，優(yōu)化總賬處理流程?？傎~處理流程能夠提高賬務(wù)處理效率，保障管理質(zhì)量。智能化財務(wù)共享中心對憑證進行自動識別與錄入，并借助RPA系統(tǒng)對各類數(shù)據(jù)進行處理。原始憑證獲取之后，各分支機構(gòu)通過對憑證進行處理，能夠借助影像掃描技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子資料，并將相關(guān)資料傳遞至財務(wù)共享中心，實現(xiàn)憑證的自動化錄入[3]。在憑證完成掃描之后，借助圖像識別技術(shù)能夠提取關(guān)鍵信息進行分類識別，借助RPA技術(shù)獲取發(fā)票中的摘要、金額、商品名稱等相關(guān)信息，自動生成記賬憑證。

（三）應(yīng)收賬款管理智能化

在應(yīng)收賬款管理流程中，要形成從授信到訂單結(jié)算、收款全環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，以優(yōu)化管理流程。通過建立端對端的管理流程，能夠?qū)?yīng)收賬款流程進行自動化處理，有助于財務(wù)共享中心實現(xiàn)對管理流程節(jié)點的有效管控。

第一，建立客戶信用管理體系。應(yīng)收賬款管理的本質(zhì)目的是提高企業(yè)的銷售量和銷售額，企業(yè)要優(yōu)化應(yīng)收賬款管理，要控制企業(yè)呆壞賬，控制收款風(fēng)險。因此，企業(yè)要構(gòu)建完善的信用風(fēng)險管理體系，在對客戶進行管理時借助RPA技術(shù)在客戶關(guān)系管理系統(tǒng)中對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行管理。RPA技術(shù)能夠?qū)蛻舻南嚓P(guān)數(shù)據(jù)進行收集，在客戶關(guān)系管理系統(tǒng)中按照預(yù)先設(shè)定的管理規(guī)則，對各類指標進行自動獲取，并合理測算客戶的評分，由RPA系統(tǒng)自動篩選符合企業(yè)要求的客戶。對于不符合企業(yè)要求的客戶要謹慎合作，同時RPA系統(tǒng)能夠?qū)?yīng)收賬款自動進行賬齡分析，當(dāng)款項即將逾期的由系統(tǒng)提示催收，有利于優(yōu)化應(yīng)收賬款的控制模式。

第二，形成跨網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集機制。在客戶簽訂合同之后生成了應(yīng)收賬款流程，業(yè)務(wù)部門與客戶簽訂合同之前，由客戶關(guān)系管理系統(tǒng)采集客戶的相關(guān)資料，并通過對客戶信用分析，決定是否對客戶進行授信。通過跨系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)，在客戶關(guān)系管理系統(tǒng)中對客戶信息進行管理，包括更新客戶的數(shù)據(jù)以及注銷、新建數(shù)據(jù)，借助RPA技術(shù)的應(yīng)用能夠讓客戶各類信息在RPA系統(tǒng)中進行更新，降低了人工操作帶來的低效率問題。

第三，優(yōu)化開票管理流程。在簽訂合同之后，合同通過影像掃描系統(tǒng)進行掃描識別，并針對合同中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進行梳理，完成合同信息的處理，之后通過影像識別系統(tǒng)進行掃描識別。ERP系統(tǒng)導(dǎo)出開票相關(guān)數(shù)據(jù)，并以此進行開票。各分支機構(gòu)要通過信息系統(tǒng)核對開票信息是否合理，在確認之后將已確認的信息傳遞至財務(wù)共享中心，由財務(wù)共享中心的人員對開票信息進行初審，并由RPA技術(shù)對開票信息以及客戶關(guān)系管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行對比與復(fù)核，之后自動完成對賬。

（四）應(yīng)付賬款管理智能化

在應(yīng)付賬款管理流程中，要借助RPA技術(shù)對財務(wù)共享模式進行優(yōu)化。在應(yīng)付賬款管理流程中包括采購管理、發(fā)票管理。

第一，采購環(huán)節(jié)的優(yōu)化。在應(yīng)付賬款管理流程中，首步環(huán)節(jié)是企業(yè)和供應(yīng)商之間開展采購的環(huán)節(jié)。基于業(yè)財一體化的理念，財務(wù)共享中心要由采購部門對采購業(yè)務(wù)進行處理。在發(fā)生交易之前，企業(yè)就已完成了對供應(yīng)商相關(guān)數(shù)據(jù)的構(gòu)建，并實現(xiàn)了數(shù)據(jù)和ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的銜接。通常而言，集團所涉及的供應(yīng)商數(shù)量較多，企業(yè)采購的產(chǎn)品種類多、變化較快，在傳統(tǒng)模式下，采購人員處理各類數(shù)據(jù)的工作量較大。借助RPA技術(shù)能夠在采購環(huán)節(jié)對供應(yīng)商的數(shù)據(jù)進行自動化錄入，僅需要企業(yè)在系統(tǒng)中編寫對應(yīng)的爬蟲程序之后，采購部門在與供應(yīng)商進行招標、談判過程中，所發(fā)生的各類數(shù)據(jù)都能夠借助爬蟲程序進行采集。在完成對采購數(shù)據(jù)的采集之后，由RPA系統(tǒng)自動發(fā)出編碼指令，并根據(jù)相關(guān)編碼規(guī)則生成對應(yīng)供應(yīng)商唯一的編號數(shù)據(jù)。通過這樣的方式，有效減少了原管理流程中人工更新數(shù)據(jù)導(dǎo)致更新效率低下、準確性不足的問題。同時在建立了供應(yīng)商數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，財務(wù)共享中心還能夠根據(jù)預(yù)設(shè)的關(guān)聯(lián)規(guī)則算法對供應(yīng)商進行評分。若所采集的相關(guān)數(shù)據(jù)表明供應(yīng)商存在異常，例如供應(yīng)商偽造業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)或資質(zhì)認證，則由人工智能系統(tǒng)自動進行識別并進行提示。通過這一方式能夠有效幫助集團對供應(yīng)商進行審核，審核通過則由集團與供應(yīng)商進行合作。在對供應(yīng)商發(fā)出訂單之后，供應(yīng)商的貨物到達企業(yè)，由企業(yè)的倉儲部門進行驗收入庫。財務(wù)共享中心根據(jù)驗收入庫的情況通知供應(yīng)商發(fā)出可開票的對賬信息。另外，在采購環(huán)節(jié)活動中，對賬環(huán)節(jié)會產(chǎn)生大量的明細數(shù)據(jù)，對賬環(huán)節(jié)的效率和質(zhì)量在很大程度上決定了后續(xù)采購階段的風(fēng)險。集團可以設(shè)置專門的對賬日，在對賬日供應(yīng)商登錄集團所設(shè)定的網(wǎng)站與財務(wù)共享中心進行電子對賬，財務(wù)共享中心在收到供應(yīng)商提交的電子對賬單之后，啟用RPA對賬外掛程序，該程序中有人員預(yù)設(shè)的邏輯判斷函數(shù)，對于入庫單、訂單等信息逐一核對，若核對時出現(xiàn)錯誤由RPA系統(tǒng)自動顯示不匹配項目，并由人員進行進一步檢查。只有所有的項目匹配完畢并確認無誤，之后才由供應(yīng)商開具正式的發(fā)票。RPA技術(shù)模式與傳統(tǒng)管理模式相比，能夠避免人員錄入大量數(shù)據(jù)的問題，不僅能夠降低人工更新數(shù)據(jù)導(dǎo)致偏差，還能夠大幅提高管理效率。借助RPA程序中完成與供應(yīng)商數(shù)據(jù)核對，大幅降低了結(jié)算環(huán)節(jié)的風(fēng)險，切實提高采購管理的質(zhì)量。

第二，發(fā)票管理流程的智能化。發(fā)票管理是應(yīng)付賬款管理環(huán)節(jié)的中間環(huán)節(jié)，也是整個業(yè)務(wù)流程中工作量最大的環(huán)節(jié)。在這一環(huán)節(jié)，集團要對供應(yīng)商的發(fā)票數(shù)據(jù)進行全面審核，眾多的發(fā)票數(shù)據(jù)中，大量紙質(zhì)發(fā)票要求耗費較多時間處理。RPA技術(shù)下，通過掃描儀對紙質(zhì)發(fā)票進行掃描，并將發(fā)票轉(zhuǎn)化為電子影像子之后批量采集相關(guān)數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)發(fā)票數(shù)據(jù)采集過程中，通過嵌入RPA技術(shù)，利用影像識別技術(shù)根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則對發(fā)票關(guān)鍵信息進行快速識別，包括識別發(fā)票號、發(fā)票代碼、單位名稱、賬號、金額等相關(guān)信息。對于不符的問題，RPA向人工反饋非通過識別的數(shù)據(jù)，要求重新掃描識別未通過的發(fā)票數(shù)據(jù)。如果發(fā)票數(shù)據(jù)通過確認規(guī)則，則對發(fā)票數(shù)據(jù)進行真?zhèn)悟炞C。RPA系統(tǒng)通過供應(yīng)商開具的發(fā)票信息，批量導(dǎo)出信息，之后按照發(fā)票代碼的信息進行關(guān)聯(lián)管理，并由RPA系統(tǒng)將發(fā)票代碼在收集的驗證平臺中進行真?zhèn)尾轵灐Ｈ舨轵灪蟊砻靼l(fā)票信息異常的，要求供應(yīng)商進行后續(xù)處理，通過了真?zhèn)尾轵灥?，由財?wù)共享中心的人員根據(jù)ERP系統(tǒng)中的采購信息匹配入庫單信息、訂單信息、發(fā)票數(shù)據(jù)等方面信息，RPA技術(shù)根據(jù)系統(tǒng)中的邏輯判斷函數(shù)對入庫單信息、訂單信息、發(fā)票數(shù)據(jù)等進行自動處理，若匹配失敗由供應(yīng)商對發(fā)票信息進行更改，若匹配完成則進入下一個環(huán)節(jié)。如果供應(yīng)商提供的發(fā)票是增值稅專用發(fā)票，還要進行進項稅抵扣。在這一過程中RPA技術(shù)能夠模擬人工操作登錄到稅務(wù)機關(guān)的增值稅發(fā)票確認平臺中，將發(fā)票自動上傳至發(fā)票確認平臺查驗。借助RPA技術(shù)的管理，能夠大幅提高發(fā)票管理的效率。一方面，在發(fā)票識別環(huán)節(jié)，借助RPA技術(shù)能夠有效利用圖像識別技術(shù)對發(fā)票中的相關(guān)信息進行掃描識別，大幅提高了發(fā)票信息處理的效率，并提高了發(fā)票獲利的準確性。另一方面，在發(fā)票的查驗及認證以后，基于邏輯判斷規(guī)則對發(fā)票數(shù)據(jù)進行自動識別，人員僅需要處理少量異常狀況的信息，能夠大幅降低人工干預(yù)的問題，借助RPA技術(shù)完成模擬手工登錄、手工輸入、手工確認的步驟，大幅提高了工作效率，并降低了工作成本。

結(jié)語

隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，財務(wù)共享中心的模式被越來越多集團所應(yīng)用。財務(wù)共享中心通過將分散的財務(wù)管理工作進行系統(tǒng)化處理，有效提高了企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和實用性。智能化財務(wù)共享中心的建設(shè)是財務(wù)共享中心發(fā)展的趨勢，有助于改進財務(wù)共享中心管理水平。在智能化模式下，財務(wù)共享中心建設(shè)并非一蹴而就，而是循序漸進的過程。在未來開展財務(wù)共享中心建設(shè)的過程中，企業(yè)要進一步優(yōu)化智能化的管理模式，充分借助RPA、影像掃描、ERP等信息系統(tǒng)，讓財務(wù)共享中心為企業(yè)各項工作的開展提供支持，從而充分發(fā)揮財務(wù)共享中心的價值。