大數(shù)據(jù)下高職院校檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新策略

魏婕

（淮安市高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)校，江蘇淮安 223005）

為了迎接大數(shù)據(jù)時(shí)代到來，國家提出了構(gòu)建一體化大數(shù)據(jù)中心新格局。在這樣的時(shí)代背景下，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案勢在必行。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案管理工作將迎來巨大的變化，檔案信息和資源將被存儲(chǔ)在透明的空間內(nèi)，管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和工具關(guān)注檔案信息的變化。學(xué)校檔案的管理、應(yīng)用能夠?yàn)楦呗氃盒？蒲蟹?wù)、師生活動(dòng)提供資料、檔案管理，不僅是學(xué)術(shù)管理的重要部分，更對(duì)學(xué)校學(xué)術(shù)水平、持續(xù)發(fā)展具有重要影響。在以往的檔案管理方式下，檔案信息存檔、查閱面臨一定困難，而大數(shù)據(jù)的運(yùn)用恰好能夠解決這一問題，為各類檔案查閱、整理、擴(kuò)充和存儲(chǔ)提供便利[1]。然而，目前高校檔案數(shù)字化管理仍面臨著管理模式陳舊、管理技術(shù)單一和管理人員意識(shí)淡薄等挑戰(zhàn)。為推動(dòng)大數(shù)據(jù)下高校檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的順利進(jìn)行，需堅(jiān)定信心，有針對(duì)性地解決困難，積極探索數(shù)字化管理的有效途徑。

一、大數(shù)據(jù)下高職檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）管理模式面臨挑戰(zhàn)

在原有的檔案管理工作中，高職管理人員更多圍繞紙質(zhì)檔案展開工作，這樣的情況下，部分人員已經(jīng)形成了專門管理紙質(zhì)檔案的模式和方法。然而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，以往的檔案管理模式、方法難以適應(yīng)時(shí)代需求。若學(xué)校仍沿用原有的檔案管理方式，則會(huì)限制檔案管理工作效率的提高，甚至?xí)绊憴n案資料的準(zhǔn)確性、完整性、時(shí)效性。所以，學(xué)校應(yīng)根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展特征，結(jié)合學(xué)校實(shí)際進(jìn)行探索，構(gòu)建更加高效、完善的檔案管理模式，保證檔案管理工作向科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展[2]。

（二）管理技術(shù)面臨挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來了新的變化。其一，具備數(shù)字特征的信息內(nèi)容都可以歸入檔案范疇。在將數(shù)據(jù)信息收集到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后，成為電子檔案。其二，檔案服務(wù)向多元化發(fā)展。要求管理人員根據(jù)用戶需求，針對(duì)性地提供多樣化、先進(jìn)的檔案服務(wù)，這就對(duì)檔案管理技術(shù)提出了更高的要求，諸多高職學(xué)校仍以紙質(zhì)檔案管理方式為主，對(duì)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的使用率不高。部分學(xué)校已經(jīng)通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)手段進(jìn)行檔案管理，但在管理上局限于檔案電子化，僅支持用戶進(jìn)行信息查詢，未能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代下用戶的多元化需求，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作受到影響。

（三）管理人員面臨挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理人員的工作理念、方式和方法帶來了沖擊，要求管理人員向智能化、自動(dòng)化角色轉(zhuǎn)變。在這樣的要求下，高職檔案管理人員需要結(jié)合時(shí)代要求定位自身工作角色，轉(zhuǎn)變固有的檔案保管理念，樹立現(xiàn)代化的服務(wù)意識(shí)，滿足用戶多元化的服務(wù)需求[3]。同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、技能提出了更高要求，管理人員需要掌握多種信息技術(shù)的運(yùn)用方式，具備較高的信息素養(yǎng)，能夠利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)關(guān)注用戶需求，為全校師生提供個(gè)性化服務(wù)，提高檔案信息資源的潛在價(jià)值。

二、大數(shù)據(jù)下高職檔案數(shù)字化管理的問題分析

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案進(jìn)行管理的模式為大勢所趨，數(shù)字化管理是高校檔案管理的發(fā)展方向。然而，在學(xué)校的檔案管理工作中，仍然保留了以往的管理風(fēng)格和模式，影響了新型管理模式的實(shí)施。部分檔案管理人員停留在對(duì)紙質(zhì)檔案的信息記錄、裝訂等進(jìn)行歸檔，即使改為數(shù)字化管理仍難以改變工作重心，沒有意識(shí)到管理才是重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容，從而導(dǎo)致工作進(jìn)展緩慢。

（二）缺乏數(shù)字資源的支持

作為負(fù)責(zé)檔案管理的人員，需要認(rèn)清數(shù)字檔案資源欠缺的情況。即便大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，但是管理人員未能及時(shí)更新數(shù)字檔案資源，未能體現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新性。同時(shí)，受限于檔案管理內(nèi)容，管理人員對(duì)數(shù)字資源的開發(fā)、整合力度不足，導(dǎo)致數(shù)字資源缺乏。

（三）宣傳力度有待提高

從高職檔案管理方式和歷史發(fā)展的角度來看，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，高職學(xué)校較少圍繞檔案管理的重要性展開宣傳，導(dǎo)致學(xué)校諸多群體對(duì)檔案管理缺乏重視。此外，在高職管理體系中，未能專門構(gòu)建師生宣傳系統(tǒng)[4]，影響了全校師生對(duì)檔案資源的搜集、獲取和使用，這樣的情況下，高職檔案管理工作質(zhì)量難以得到有效提高。

（四）管理方式有待優(yōu)化

諸多高職學(xué)校在開展檔案管理工作時(shí)，容易出現(xiàn)忽視教育環(huán)境、社會(huì)因素等問題。從更深層角度看，這恰恰反映了學(xué)校檔案管理方式與大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展要求的不匹配。在網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的支持下，未能構(gòu)建起基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的資源平臺(tái)和信息庫，也就難以保證檔案數(shù)字化管理的效果，導(dǎo)致檔案的潛在價(jià)值得不到發(fā)揮。

（五）管理隊(duì)伍素質(zhì)有待加強(qiáng)

檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)和能力決定了管理工作的效率和服務(wù)水平。在高職檔案管理人員構(gòu)成中，傳統(tǒng)的檔案管理人員具有較高的檔案管理能力，但信息技術(shù)工作能力不夠，難以達(dá)到科技發(fā)展和大數(shù)據(jù)技能的要求，而具備先進(jìn)信息技術(shù)知識(shí)的工作人員，其檔案管理能力卻又不足。同時(shí)具備檔案管理能力和信息技術(shù)知識(shí)的人才較少，工作能力的欠缺導(dǎo)致高職檔案管理工作的質(zhì)量無法得到有力保障。因此，急需具有大數(shù)據(jù)操作技能、較強(qiáng)檔案管理能力的人才。這就限制了檔案管理服務(wù)形式的優(yōu)化和發(fā)展。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因是，檔案管理智能化、信息化水平不高，缺乏智能系統(tǒng)、設(shè)備的支持。

三、大數(shù)據(jù)下高職檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新策略

（一）注重?cái)?shù)據(jù)容量擴(kuò)充，提高管理成效

大數(shù)據(jù)時(shí)代的核心要素是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)也可以被視為資源。學(xué)校檔案資源的數(shù)字化需要管理人員具備先進(jìn)的資源觀念，將數(shù)據(jù)積累、應(yīng)用放在重要地位。為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)容量的擴(kuò)充，檔案管理人員應(yīng)積極加入數(shù)字資源建設(shè)中，不斷增加數(shù)字檔案資源的存量。在這方面，我國諸多學(xué)校仍處于摸索階段，在缺乏規(guī)范管理文件的情況下，管理工作存在一定隨意性，數(shù)字資源的開發(fā)力度不足，也就導(dǎo)致最終成效不佳。因此，管理人員應(yīng)對(duì)數(shù)字資源引起思想層面的重視，通過拓寬數(shù)據(jù)搜集、信息獲取的渠道，加大數(shù)據(jù)容量的擴(kuò)充力度，從多種社交平臺(tái)、媒體頻道中篩選和搜集資源，擴(kuò)大數(shù)字檔案資源的容量。在加強(qiáng)數(shù)字檔案資源擴(kuò)充時(shí)，檔案管理人員應(yīng)從以下兩方面著手：其一，對(duì)電子檔案進(jìn)行征集。基于物聯(lián)網(wǎng)、現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，高職管理工作要向辦公自動(dòng)化的方向發(fā)展，這就會(huì)出現(xiàn)大批電子文檔、文件，管理人員要對(duì)這些文件資源進(jìn)行電子歸檔處理。所以，檔案管理人員應(yīng)正確認(rèn)知這一形勢，注重各個(gè)部門的工作協(xié)調(diào)，對(duì)產(chǎn)生于工作環(huán)節(jié)的電子文件要按規(guī)范流程進(jìn)行移交，匯集到建立的電子檔案庫中。其二，搭建不同類型的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。在檔案資源數(shù)據(jù)化建設(shè)中，需要管理人員配合建設(shè)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)，圍繞光盤數(shù)據(jù)、媒體數(shù)據(jù)、檔案全文和目錄等展開。

（二）加大檔案管理宣傳力度，提高師生參與度

要想確保高職檔案管理工作效率得到提高，學(xué)校和管理人員應(yīng)立足大數(shù)據(jù)視角，對(duì)多方面資源、信息進(jìn)行系統(tǒng)化、深層次加工，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)宣傳檔案管理工作的重要性，使得更多師生認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值，這樣才能真正發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。首先，宣傳工作要從管理、決策層入手，使他們對(duì)檔案管理工作的作用、大數(shù)據(jù)對(duì)檔案數(shù)字化管理的價(jià)值有一個(gè)全面的認(rèn)知，以確保后期的宣傳工作順利實(shí)施。其次，宣傳工作要覆蓋全體師生，根據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)和教師教學(xué)，構(gòu)建全方位、多角度的宣傳教育體系，使得師生自覺成為檔案管理工作的一員[5]。最后，及時(shí)對(duì)宣傳效果進(jìn)行收集和分析，發(fā)現(xiàn)宣傳工作中的不足，及時(shí)進(jìn)行信息更新。持續(xù)性、有質(zhì)量地進(jìn)行宣傳，保證師生的參與度。

（三）優(yōu)化管理服務(wù)模式，強(qiáng)化服務(wù)能力

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，在推進(jìn)檔案向數(shù)字化管理方向發(fā)展時(shí)，管理人員要重點(diǎn)關(guān)注管理和服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變。在進(jìn)行歸檔工作時(shí)，要保證檔案的數(shù)據(jù)化，對(duì)于未能數(shù)據(jù)化的紙質(zhì)檔案，管理人員要推進(jìn)數(shù)據(jù)化工作。在全面實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化后，除了涉密檔案資源外，其他檔案不再需要專門建立索引。在證據(jù)服務(wù)提供方面，可以通過發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和精簡，為用戶提供簡化的查詢流程，促使檔案查詢效率得到提高。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以支持人員進(jìn)行檔案服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變。在大數(shù)據(jù)背景下，尤為重要的一點(diǎn)是檔案附加機(jī)制，這就需要管理人員從海量數(shù)據(jù)信息中分析其價(jià)值，確保檔案服務(wù)能力得到提升。

（四）建設(shè)智能管理系統(tǒng)，提高檔案管理水平

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，以往的數(shù)據(jù)處理技術(shù)已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代要求，這就需要學(xué)校推進(jìn)檔案智能化、信息化的建設(shè)，將智能系統(tǒng)、現(xiàn)代信息技術(shù)平臺(tái)引入管理工作中，以更好地發(fā)掘檔案數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值，提高數(shù)字資源的開發(fā)、利用率。首先，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)和加大檔案信息化設(shè)施的投入，如購置齊全采集信息所需的照相機(jī)、掃描儀、條碼機(jī)、大容量硬盤等，還要引入智能化管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)化管理設(shè)備，為檔案資源的快速搜集、傳輸、整理和利用提供保障。其次，管理人員要將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成大數(shù)據(jù)支持的檔案信息中心數(shù)據(jù)庫、專門數(shù)據(jù)庫，確保檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化管理的安全性、規(guī)范性和完整性。在智能管理系統(tǒng)中，管理人員可以根據(jù)權(quán)限登錄系統(tǒng)，完成添加、修改等工作，檔案的分類可以在大數(shù)據(jù)引擎的支持下自動(dòng)完成。對(duì)于難以形成電子版的檔案，管理人員可以通過運(yùn)用智能管理系統(tǒng)，對(duì)紙質(zhì)檔案的存放位置進(jìn)行檢索[6]。最后，學(xué)校還能運(yùn)用大數(shù)據(jù)建立學(xué)術(shù)搜索、用戶搜索引擎，讓用戶享受到便捷化、開放化的查詢服務(wù)，促進(jìn)檔案管理水平進(jìn)一步提高。

（五）完善檔案安全管理制度，保障檔案工作有序進(jìn)行

數(shù)字化管理檔案需要計(jì)算機(jī)等設(shè)備，注重全流程中的物理環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和信息安全是保障檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。其一，注重計(jì)算機(jī)設(shè)備和其所處物理環(huán)境的安全。在日常管理中，管理人員需要按時(shí)對(duì)檔案數(shù)字化設(shè)備所處環(huán)境進(jìn)行通風(fēng)和清理，重點(diǎn)排查所處環(huán)境的電路、防火系統(tǒng)等，對(duì)設(shè)備進(jìn)行及時(shí)維護(hù)和換新處理，確保檔案數(shù)字化管理能按計(jì)劃有序進(jìn)行。其二，注重維護(hù)數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行安全。計(jì)算機(jī)的介入使檔案管理工作更加便捷的同時(shí)，信息安全指數(shù)也有所下降，所以應(yīng)該定期對(duì)電腦進(jìn)行病毒查殺，防止不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞盜取信息，導(dǎo)致檔案信息泄露。此外，應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度進(jìn)行分級(jí)管理和授權(quán)，進(jìn)一步保證檔案信息安全。其三，設(shè)置訪問和操作日志。管理人員要定期、及時(shí)地記錄檔案管理操作，防止誤操作導(dǎo)致信息丟失。通過以上方法，可以有效避免一些外界和人為因素導(dǎo)致的信息泄露、丟失等問題，確保檔案數(shù)字化管理工作正常進(jìn)行。

（六）注重人員培訓(xùn)，提高大數(shù)據(jù)運(yùn)用能力

加強(qiáng)數(shù)字化管理重在提高人員的大數(shù)據(jù)運(yùn)用能力。為此，學(xué)校可以加強(qiáng)專業(yè)化數(shù)字檔案管理人員的選拔、培訓(xùn)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，促使整體管理人員的大數(shù)據(jù)應(yīng)用技能得到提高。例如，在引入和招聘環(huán)節(jié)，可以優(yōu)先選擇計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)相關(guān)專業(yè)的人才，要求其具備一定的操作技能。同時(shí)，要關(guān)注檔案管理人員的繼續(xù)發(fā)展，定期開展大數(shù)據(jù)專題的培訓(xùn)活動(dòng)，圍繞大數(shù)據(jù)功能、計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等方面進(jìn)行培訓(xùn)，建立對(duì)應(yīng)的人員培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲和考核機(jī)制，讓管理人員主動(dòng)樹立大數(shù)據(jù)意識(shí)[7]。為促進(jìn)檔案管理向現(xiàn)代化、數(shù)字化方向發(fā)展，管理人員必須具備大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，學(xué)校也可以為人員提供集中培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓管理人員掌握更多大數(shù)據(jù)知識(shí)，促使其大數(shù)據(jù)運(yùn)用和工作能力得到提高。

四、結(jié)束語

綜上所述，高職院校檔案向數(shù)字化管理方向發(fā)展是大數(shù)據(jù)、人工智能時(shí)代的要求，更是促進(jìn)檔案管理和服務(wù)向現(xiàn)代化、專業(yè)化發(fā)展的必經(jīng)之路。因此，學(xué)校和管理人員要重視大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，結(jié)合本校檔案管理工作實(shí)際進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。具體而言，要通過擴(kuò)充數(shù)據(jù)容量、加大宣傳力度、改進(jìn)服務(wù)管理模式、引入智能管理系統(tǒng)、完善檔案安全管理制度和加強(qiáng)人員培訓(xùn)等措施切實(shí)推動(dòng)檔案向數(shù)字化管理發(fā)展，發(fā)揮檔案在高職建設(shè)中的作用。