探究信息化背景下的采購(gòu)供應(yīng)鏈管理措施

王照峰 王孟妍 連志東 中車(chē)青島四方機(jī)車(chē)車(chē)輛股份有限公司

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，所涉及的生產(chǎn)種類愈加豐富。在此背景下，供應(yīng)鏈管理逐漸趨于縱向發(fā)展，其內(nèi)容更加復(fù)雜，一旦管理不當(dāng)，便會(huì)直接影響企業(yè)的利潤(rùn)狀況。由此可見(jiàn)，圍繞信息化背景下采購(gòu)供應(yīng)鏈管理進(jìn)行研究，對(duì)于擴(kuò)大企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，提升信息化水平具有重要意義。

一、采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的特點(diǎn)

供應(yīng)鏈管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要管理形式，相比于傳統(tǒng)的企業(yè)管理來(lái)講，使用采購(gòu)供應(yīng)鏈管理方式可以在單一采購(gòu)分析的基礎(chǔ)上加強(qiáng)企業(yè)與供應(yīng)商之間的聯(lián)系，有效地減少信息不對(duì)稱性的產(chǎn)生。在信息化模式使用過(guò)程中，供應(yīng)商可以提前結(jié)合不同企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行物料的規(guī)劃，確保物料的供應(yīng)可以滿足企業(yè)實(shí)際的生產(chǎn)需求；而對(duì)于企業(yè)來(lái)講，則可以在采購(gòu)物料之前不斷調(diào)整對(duì)材料的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并將其反饋至供應(yīng)商，為供應(yīng)商物料提供數(shù)據(jù)依據(jù)。在采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的過(guò)程中，企業(yè)能夠更加明確不同物料種類的采購(gòu)目的以及需求，規(guī)避采購(gòu)時(shí)的混亂現(xiàn)象，減少中間成本。例如在傳統(tǒng)采購(gòu)管理中，若是直至庫(kù)存不足時(shí)才進(jìn)行信息反饋會(huì)很容易導(dǎo)致企業(yè)的物料中斷，出現(xiàn)一定的浪費(fèi)狀況。而新型的采購(gòu)供應(yīng)鏈管理形式則可以利用信息化技術(shù)的運(yùn)用搭建信息管理平臺(tái)，及時(shí)追蹤和反映庫(kù)存狀況和入庫(kù)物料信息，幫助管理人員隨時(shí)隨地地掌握企業(yè)物料數(shù)據(jù)。與此同時(shí)，信息化平臺(tái)的使用打破了傳統(tǒng)采購(gòu)管理中買(mǎi)賣(mài)雙方的對(duì)立關(guān)系，其高效的信息共享性能提升了雙方之間的信息資源運(yùn)用質(zhì)量和效率。因此從供應(yīng)商與企業(yè)的關(guān)系層面來(lái)看，信息化采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的使用使企業(yè)與供應(yīng)商之間形成了一種新型合作關(guān)系，是推動(dòng)企業(yè)綜合發(fā)展的重要支持[1]。

二、傳統(tǒng)采供供應(yīng)鏈管理存在的問(wèn)題

以供應(yīng)商的角度進(jìn)行分析，供應(yīng)商通常只能收到訂單內(nèi)容，并不能詳細(xì)的了解企業(yè)的未來(lái)生產(chǎn)需求進(jìn)行長(zhǎng)期的供貨規(guī)劃以及準(zhǔn)備。例如現(xiàn)階段很多企業(yè)的需求計(jì)劃中只有關(guān)于物料的MRP 系統(tǒng)完成運(yùn)作，且該系統(tǒng)僅提供合理化的采購(gòu)建議，并不能夠與供應(yīng)商進(jìn)行信息溝通并商討下一階段的需求內(nèi)容，即使設(shè)置了此功能，大多數(shù)的企業(yè)也僅是利用郵箱的方式提供產(chǎn)品需求預(yù)測(cè)計(jì)劃。這對(duì)于供應(yīng)商來(lái)講十分不利，一旦供應(yīng)商沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行產(chǎn)能以及材料的準(zhǔn)備，則會(huì)出現(xiàn)延長(zhǎng)交貨時(shí)間的狀況。而以企業(yè)采購(gòu)管理人員的角度來(lái)看，采購(gòu)工作人員需要利用人工計(jì)算的形式分析交貨的相關(guān)安排，需要周期性地提供材料數(shù)據(jù)給供應(yīng)商，以此作為后續(xù)貨物處理的依據(jù)。這種無(wú)法自動(dòng)化進(jìn)行規(guī)劃安排，需要人工進(jìn)行設(shè)計(jì)的方式很容易產(chǎn)生計(jì)算失誤或者信息延遲發(fā)布的情況，不利于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益保障。此外，人工采購(gòu)尋源與報(bào)價(jià)需大量的時(shí)間成本。采購(gòu)尋源工作是指采購(gòu)管理人員進(jìn)行供應(yīng)商的選擇，是降低企業(yè)采購(gòu)過(guò)程成本費(fèi)用的重要內(nèi)容。此過(guò)程若是沒(méi)有信息化技術(shù)加以支持，則會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間成本和作業(yè)周期，且獲取到的供應(yīng)商信息存在局限，無(wú)法更全面地掌握市場(chǎng)物料的價(jià)格狀況，一旦材料質(zhì)量以及性價(jià)比難以達(dá)到需求，則會(huì)產(chǎn)生非常不利的影響。而在報(bào)價(jià)階段，采購(gòu)人員的議價(jià)主要是以手工形式進(jìn)行，在獲取到材料信息之后要先對(duì)目標(biāo)供應(yīng)商發(fā)布價(jià)格詢問(wèn)信息，之后完成商討最終完成報(bào)價(jià)。在此過(guò)程中企業(yè)若是作降價(jià)處理，則要及時(shí)地向供應(yīng)商申請(qǐng)材料降價(jià)，否則便會(huì)產(chǎn)生大量的經(jīng)濟(jì)損失，然而若是單一進(jìn)行人工處理沒(méi)有信息化、自動(dòng)化技術(shù)的支持，則很難確保時(shí)效性[2]。

三、現(xiàn)有采購(gòu)供應(yīng)鏈管理信息化的不足

第一，供應(yīng)鏈管理數(shù)據(jù)信息整合存在不足。對(duì)于企業(yè)的采購(gòu)供應(yīng)鏈管理人員來(lái)講，其主要會(huì)關(guān)注供應(yīng)商的綜合實(shí)力、產(chǎn)能狀況以及管理制度是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，以上信息只能夠?qū)で蠊?yīng)商單位提供充足的資料。但是就目前情況來(lái)看，以上信息數(shù)據(jù)并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)信息化共享，在研發(fā)、品質(zhì)保證信息等方面依舊使用傳統(tǒng)的郵件形式，可見(jiàn)信息化平臺(tái)搭建并不完善。第二，供應(yīng)商評(píng)估工作涉及供應(yīng)商材料處理、季度稽核等內(nèi)容，然而很多企業(yè)在此方面依舊是以紙質(zhì)檔案為主，信息化資料較少，且并沒(méi)有全面的信息化審查要求，以至于最終的結(jié)果內(nèi)容在反饋、優(yōu)化、全面、真實(shí)性方面難以達(dá)到要求。第三，現(xiàn)階段，很多企業(yè)的品質(zhì)管理內(nèi)容并沒(méi)有進(jìn)行信息化，在問(wèn)題收集、追蹤、整合、記錄方面是以人工的形式開(kāi)展，很容易產(chǎn)生遺漏數(shù)據(jù)的狀況，且并不能確保供應(yīng)商會(huì)第一時(shí)間閱讀相關(guān)文件，整體時(shí)效性較差，很容易延長(zhǎng)發(fā)貨的時(shí)間。與此同時(shí)在監(jiān)督與管理方面極易產(chǎn)生數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的狀況，沒(méi)有體現(xiàn)監(jiān)督的作用。

四、基于信息化的采購(gòu)供應(yīng)鏈管理優(yōu)化路徑

（一）需求管理與需求計(jì)劃信息化

需求管理是指結(jié)合產(chǎn)品未來(lái)需求預(yù)測(cè)狀況進(jìn)行分析。在過(guò)去需求管理的主要內(nèi)容是在訂單需求的基礎(chǔ)上按照不同客戶的要求進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算，之后將信息傳遞至供應(yīng)商，供應(yīng)商根據(jù)具體內(nèi)容完成產(chǎn)能分配以及生產(chǎn)規(guī)劃。而在信息化發(fā)展背景下，此環(huán)節(jié)的信息處理與傳遞便可以運(yùn)用SCM 系統(tǒng)完成，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將資料進(jìn)行整合之后按照需求狀況將預(yù)測(cè)信息傳遞至供應(yīng)商，供應(yīng)商只需要確認(rèn)信息之后完成備料即可。在此過(guò)程中若是存在新型材料，工作人員則可以在SCM 系統(tǒng)中發(fā)布需求數(shù)據(jù)信息，之后等待供應(yīng)商確認(rèn)。在此系統(tǒng)的運(yùn)作背景下，供應(yīng)商可以獲取需求預(yù)測(cè)信息，提前做好產(chǎn)能的規(guī)劃，有效地提升了信息傳遞質(zhì)量和效率，降低時(shí)間成本。需求預(yù)測(cè)管理是指采購(gòu)人員進(jìn)入到系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)測(cè)信息的查詢，之后計(jì)算并完成數(shù)據(jù)差異查詢。當(dāng)差異大于25%，則存在產(chǎn)能與需求信息不匹配的狀況，系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)通知采購(gòu)管理人員，而采購(gòu)人員則能夠看到所有詳細(xì)數(shù)據(jù)并進(jìn)行確認(rèn)。由此可見(jiàn)，信息化SCM 系統(tǒng)的運(yùn)用有利于幫助采購(gòu)供應(yīng)鏈管理人員以及供應(yīng)商規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化企業(yè)運(yùn)行效果。而需求計(jì)劃的信息化則主要是針對(duì)原有企業(yè)ERP 系統(tǒng)無(wú)法提供庫(kù)存動(dòng)態(tài)追蹤并自動(dòng)化生產(chǎn)與計(jì)算交貨排程的狀況。新型的SCM 信息化管理系統(tǒng)在原有的ERP 以及MRP 系統(tǒng)基礎(chǔ)上會(huì)按照不同材料的需求、庫(kù)存狀況等信息自動(dòng)化計(jì)算和生成交貨排程意見(jiàn)信息，采購(gòu)人員可結(jié)合實(shí)際需要選擇運(yùn)用此建議或者人工修改。在此過(guò)程中，SCM 系統(tǒng)的約束條件會(huì)保證生產(chǎn)計(jì)劃的可行性。其中庫(kù)存約束會(huì)結(jié)合物料庫(kù)存狀況自動(dòng)化生成生產(chǎn)規(guī)劃，而順序約束則是在多需求訂單的背景下進(jìn)行順序排序和整理，實(shí)現(xiàn)優(yōu)先生產(chǎn)，防止出現(xiàn)延遲交貨等狀況，降低企業(yè)采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的工作量以及難度[3]。

（二）采購(gòu)尋源信息化

結(jié)合信息化技術(shù)搭建企業(yè)供應(yīng)鏈管理采購(gòu)尋源系統(tǒng)可以有效降低尋源過(guò)程中的時(shí)間成本，拓展供應(yīng)商可選擇范圍。尋源系統(tǒng)中包括大量的供應(yīng)商注冊(cè)、管理以及認(rèn)證信息，企業(yè)可利用系統(tǒng)的使用進(jìn)行信息的篩選，有效提升尋源的質(zhì)量和效率。此外在詢價(jià)方面，SCM 信息化系統(tǒng)支持新材料以及新機(jī)種的在線報(bào)價(jià)互動(dòng)需求，企業(yè)可先發(fā)布需求至平臺(tái)中，平臺(tái)會(huì)利用大數(shù)據(jù)計(jì)算完成推送，供應(yīng)商在收到企業(yè)的詢價(jià)需求之后便可結(jié)合自身狀況進(jìn)行報(bào)價(jià)工作。此種實(shí)時(shí)互動(dòng)操作功能滿足了采購(gòu)環(huán)節(jié)中對(duì)信息時(shí)效性的需要，不僅節(jié)約溝通商討過(guò)程中的時(shí)間，還能夠減少人工處理的工作量，使整個(gè)采購(gòu)議價(jià)工作更加透明、公開(kāi)。

（三）實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息數(shù)字化管理

在技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，除了上述的SCM 新型信息化采購(gòu)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，其他類型的智能化技術(shù)也可以被運(yùn)用在實(shí)際運(yùn)用管理工作中，有效地降低采購(gòu)人員的工作量，確保企業(yè)的預(yù)算管理、成本管理等工作的整體質(zhì)量。對(duì)于企業(yè)采購(gòu)來(lái)講，涉及的環(huán)節(jié)較多，主要是圍繞資金與訂單兩個(gè)內(nèi)容。若是進(jìn)行人工的計(jì)算則不僅有失誤的可能還會(huì)花費(fèi)大量的精力。因此在后續(xù)的工作中需要針對(duì)以上兩個(gè)內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)化的升級(jí)。例如在信息化技術(shù)的幫助下追蹤每一筆采購(gòu)過(guò)程中的資金去向，確保資金用途科學(xué)，規(guī)避成本浪費(fèi)等。與此同時(shí)，企業(yè)要科學(xué)地開(kāi)展訂單信息數(shù)字化管理，并利用系統(tǒng)確認(rèn)每一次庫(kù)存補(bǔ)充的數(shù)量，從而規(guī)避缺貨以及庫(kù)存存貨較多的情況產(chǎn)生。而對(duì)于供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，則需根據(jù)訂單情況確認(rèn)生產(chǎn)，防止產(chǎn)能剩余?？傊?，信息化采購(gòu)供應(yīng)鏈管理可實(shí)現(xiàn)信息共享，確保信息管理質(zhì)量，減少供應(yīng)鏈的總成本支出。

（四）構(gòu)建采購(gòu)物資管理信息化模塊

采購(gòu)管理工作是物資管理中的重要組成部分，構(gòu)建信息化模塊有助于完善采購(gòu)管理體系，使管理人員更加清楚地了解不同物資種類的實(shí)際狀況，并結(jié)合市場(chǎng)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整。在模塊構(gòu)建的過(guò)程中，需圍繞采購(gòu)、入庫(kù)以及后期庫(kù)存管理等方面進(jìn)行，其中最重要的便是采購(gòu)管理。在模塊應(yīng)用過(guò)程中，采購(gòu)人員只需要結(jié)合生產(chǎn)物資需要制定采購(gòu)計(jì)劃并將相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息上傳至系統(tǒng)中即可。平臺(tái)會(huì)利用信息輸送的形式連接企業(yè)與供應(yīng)商雙方，并確認(rèn)物料的價(jià)格以及數(shù)量最終形成訂單數(shù)據(jù)信息。此外在模塊運(yùn)作的背景下，訂單處理情況全程可知，企業(yè)可追蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)情況。而在入庫(kù)之后信息化模塊也會(huì)同步更新庫(kù)存，并智能追蹤庫(kù)存出庫(kù)情況，幫助采購(gòu)人員了解下一階段的采購(gòu)需求[4]。

在信息化平臺(tái)的幫助下，供應(yīng)商在運(yùn)輸貨物之前會(huì)聯(lián)系企業(yè)的工作人員利用信息化系統(tǒng)開(kāi)立通知單之后再完成送貨，這樣有助于幫助企業(yè)在通知單開(kāi)立的過(guò)程中獲取不同訂單情況下供應(yīng)商的送貨情況以及具體數(shù)據(jù)信息，并提前安排好倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)規(guī)劃，避免出現(xiàn)呆滯物料的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的ERP 系統(tǒng)中材料部分的賬務(wù)無(wú)法與實(shí)際情況相對(duì)應(yīng)，只能借助數(shù)量信息了解大致內(nèi)容，而信息化系統(tǒng)的運(yùn)用，則可以利用過(guò)往入庫(kù)、出庫(kù)情況追蹤材料發(fā)料等信息，真正實(shí)現(xiàn)貨物的先進(jìn)先出，提高庫(kù)存管理的標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量。此外，采購(gòu)供應(yīng)鏈管理對(duì)于可見(jiàn)度以及可追蹤的需求較高，而信息化軟件的使用，則可隨時(shí)掌握貨物狀態(tài)，并清楚了解交貨、入庫(kù)、使用等信息。

（五）建設(shè)采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)

在物資采購(gòu)的過(guò)程中，物流運(yùn)輸尤為重要，一旦物流管理存在問(wèn)題，則會(huì)延長(zhǎng)物資采購(gòu)周期，造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。為此要求企業(yè)應(yīng)建立系統(tǒng)化的采購(gòu)物流管理信息化系統(tǒng)，在系統(tǒng)使用時(shí)，企業(yè)可追蹤物流數(shù)據(jù)并掌握出庫(kù)時(shí)間、預(yù)計(jì)送達(dá)等數(shù)據(jù)，分析企業(yè)是否存在物流風(fēng)險(xiǎn)。即使在運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，系統(tǒng)也會(huì)及時(shí)地傳遞數(shù)據(jù)內(nèi)容，給予企業(yè)足夠的時(shí)間與供應(yīng)商商討解決對(duì)策，有效降低雙方的損失。

（六）加大對(duì)采購(gòu)供應(yīng)鏈信息化管理的重視

1.制定科學(xué)的企業(yè)采購(gòu)管理制度

企業(yè)管理制度是確保不同環(huán)節(jié)管理質(zhì)量和水平的重要保障，因此采購(gòu)管理制度的制定尤為關(guān)鍵，是采購(gòu)人員開(kāi)展工作的準(zhǔn)則與規(guī)范。從制度制定的角度來(lái)看，采購(gòu)管理體系是一種監(jiān)督采購(gòu)人員工作標(biāo)準(zhǔn)的制度，對(duì)于違反制度要求的采購(gòu)行為，管理人員可根據(jù)制度情況進(jìn)行處罰。與此同時(shí)，在制度保障下采購(gòu)管理工作能夠更加公開(kāi)透明，防止采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)資金取向不明確等情況，規(guī)避企業(yè)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)也需要針對(duì)采購(gòu)供應(yīng)鏈管理信息化需要設(shè)置監(jiān)督管理小組，確保每一項(xiàng)采購(gòu)工作都被納入系統(tǒng)中，并根據(jù)系統(tǒng)步驟進(jìn)行后續(xù)管理，增強(qiáng)采購(gòu)管理的科學(xué)性與合理性。

2.增強(qiáng)工作人員信息化能力

企業(yè)信息化管理水平與工作人員的信息化水平有直接的關(guān)系。為此要求企業(yè)的采購(gòu)人員需不斷提升自身能力，在保障業(yè)務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上不斷學(xué)習(xí)信息化技術(shù)操作知識(shí)，提升信息化運(yùn)用水平。與此同時(shí)，企業(yè)要定期地組織講座，并邀請(qǐng)業(yè)界的專業(yè)人士進(jìn)行信息化培訓(xùn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)處理能力及企業(yè)采購(gòu)供應(yīng)鏈管理綜合實(shí)力。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)還應(yīng)增強(qiáng)思想教育力度，并利用宣傳形式，使采購(gòu)管理的工作人員正確看待信息化技術(shù)運(yùn)用的重要性，自覺(jué)主動(dòng)參與信息化管理工作中。其他部門(mén)，也要配合采購(gòu)供應(yīng)鏈管理人員的工作，及時(shí)利用系統(tǒng)軟件，傳遞相應(yīng)信息，例如預(yù)算方案等，使采購(gòu)人員更便捷地獲取數(shù)據(jù)內(nèi)容，并規(guī)劃下一階段的采購(gòu)目標(biāo)?？偠灾?，企業(yè)采購(gòu)供應(yīng)鏈管理影響企業(yè)的成本管控等多個(gè)內(nèi)容，而信息化系統(tǒng)以及技術(shù)的使用，不僅可以減少對(duì)人力、物力的使用，還能夠最大限度地提升數(shù)據(jù)信息的共享質(zhì)量以及真實(shí)性，幫助管理人員全方位的追蹤和掌握采購(gòu)環(huán)節(jié)信息，減少成本花費(fèi)，確保經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)全面信息化管理提供幫助[5]。

五、結(jié)論

綜上所述，采購(gòu)供應(yīng)鏈管理是企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的關(guān)鍵部分，即使現(xiàn)階段我國(guó)依舊存在采購(gòu)信息化不對(duì)稱、不全面的問(wèn)題，但企業(yè)依舊要加大對(duì)信息化技術(shù)的運(yùn)用，滿足時(shí)代發(fā)展需要。在未來(lái)的工作中，管理人員需結(jié)合企業(yè)現(xiàn)實(shí)需要，科學(xué)選擇信息化技術(shù)與系統(tǒng)，并在使用過(guò)程中，不斷進(jìn)行系統(tǒng)完善與升級(jí)，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)后期戰(zhàn)略發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。