企業(yè)物資采購成本管理與控制

曹金玉 浙江清心茶業(yè)有限公司

實(shí)行企業(yè)物資采購成本管理和控制，一是為了增加企業(yè)的經(jīng)營效益。在企業(yè)經(jīng)營中，減少成本支出是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最有效手段，而物資采購成本在整體的成本控制管理中占據(jù)非常大的比例。二是能夠提高企業(yè)在產(chǎn)品定價(jià)方面的競爭優(yōu)勢。在當(dāng)前的市場環(huán)境下，企業(yè)采用成本控制，既能確保產(chǎn)品的價(jià)格優(yōu)勢，又能有效地減少生產(chǎn)成本，從而確保企業(yè)在激烈的市場競爭中處于有利地位。三是通過實(shí)施成本管理來提升企業(yè)的成本控制能力，從而改善企業(yè)的內(nèi)部成本控制，并對(duì)與成本有關(guān)的生產(chǎn)過程進(jìn)行優(yōu)化和規(guī)范化。

一、企業(yè)物資采購成本概述

第一，物資價(jià)格。這是決定物資采購成本的關(guān)鍵。由于企業(yè)所需物資種類繁多、數(shù)量眾多，因此，無論哪一種物資的價(jià)格上漲，都會(huì)使企業(yè)的采購成本大幅上漲。反之，物資的價(jià)格又會(huì)間接地影響到企業(yè)的經(jīng)營成本。通過對(duì)物資采購過程中的物資價(jià)格進(jìn)行控制，可以實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的采購成本管理。

第二，物資數(shù)量。物資數(shù)量對(duì)物資采購成本的影響是不容忽視的。企業(yè)在采購物資時(shí)，一般采用采購計(jì)劃作為指導(dǎo)，而采購計(jì)劃中對(duì)每一物資的采購數(shù)量都有一個(gè)清晰的規(guī)定。如果物資的消耗速度太快，則會(huì)導(dǎo)致相應(yīng)的物資采購量和采購費(fèi)用增長。同時(shí)，企業(yè)在開展新項(xiàng)目時(shí)，還必須進(jìn)行物資的再采購，從而提高了物資的采購成本。

第三，市場環(huán)境。市場供求對(duì)物資采購成本的影響主要有兩個(gè)方面：一是供不應(yīng)求時(shí)，物資的價(jià)格會(huì)上升，而物資的采購成本也會(huì)隨之上升。二是供過于求時(shí)，物資的價(jià)格會(huì)下跌，這時(shí)的物資采購成本則在預(yù)算范圍內(nèi)。

第四，運(yùn)輸成本。在物資購買完畢后，及時(shí)將物資運(yùn)送至指定地區(qū)，并要求有專門的運(yùn)輸工具。通常情況下，隨著運(yùn)輸距離的增加，所需的貨物數(shù)量和所需的物流成本也會(huì)隨之增加，而在短途運(yùn)輸中所耗費(fèi)的物流成本用也會(huì)隨之減少，因此，企業(yè)必須制定出一套合理的運(yùn)輸計(jì)劃，合理地選擇合適的運(yùn)輸模式，以減少成本，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購成本的控制。

二、企業(yè)物資采購成本管理和控制存在的問題

（一）企業(yè)員工素質(zhì)偏低

企業(yè)物資采購成本管理與企業(yè)管理者、采購人員、財(cái)務(wù)人員關(guān)系密切，而且與其職業(yè)素質(zhì)密切相關(guān)。若沒有工作經(jīng)驗(yàn)、實(shí)際操作技能欠缺，將對(duì)物資的采購成本管理與控制造成消極的影響。就拿采購員來說，他們要清楚地了解物資的用途。同時(shí)，他們必須能夠精確地把握物資行情走勢，并具備很強(qiáng)的溝通與協(xié)商能力。從而保證企業(yè)在物資采購過程中的質(zhì)量，減少了采購成本，保護(hù)了企業(yè)的利益。但是，有些企業(yè)對(duì)物資的采購卻不重視。委派的采購員職責(zé)不明、工作態(tài)度消極、不負(fù)責(zé)任、無法有效地控制物資的采購成本。有些采購者與供貨商勾結(jié)，以次充好，任意定價(jià)，牟取巨額利潤，但對(duì)企業(yè)的利益造成了極大的損害。如果不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行懲罰，就會(huì)給企業(yè)的經(jīng)濟(jì)帶來很大的損失。

（二）采購流程不規(guī)范

規(guī)范化的物資采購流程可以為采購工作提供穩(wěn)定可靠的依據(jù)，確保采購工作的高效有序進(jìn)行。在確保物資采購的合理化、規(guī)范化的先決條件下，企業(yè)依照生產(chǎn)計(jì)劃和總體目標(biāo)的需求，最大限度地降低物資的采購成本。然而，一些企業(yè)往往只會(huì)購買他們所缺少的東西，而不會(huì)進(jìn)行統(tǒng)一的采購。不僅是因?yàn)椴少彸杀靖?，還因?yàn)橘Y源的配置不科學(xué)，造成了生產(chǎn)過程的大量浪費(fèi)。其中最突出的問題是，各部門間的信息交流不暢，造成了物資的重復(fù)采購和物資采購的高昂費(fèi)用。另外，有些企業(yè)對(duì)物資的采購管理也不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致采購人的違法行為被輕易掩蓋，如果不能有效地控制腐敗，那么，企業(yè)的利益就會(huì)受到威脅。

（三）采購模式不合理

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，各種先進(jìn)的技術(shù)不斷地被運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域，企業(yè)對(duì)物資采購的方式也越來越多，從而使其具有了更大的靈活性。但是，在我國的部分企業(yè)中，信息化建設(shè)卻是一個(gè)相對(duì)落后的過程。目前，我國大部分的企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的物資采購方式，通過招標(biāo)的方式進(jìn)行采購，難免會(huì)由于“人情關(guān)系”而內(nèi)定中標(biāo)供貨商。另外，還有一些供應(yīng)商通過惡意壓價(jià)、行賄等手段，使招標(biāo)工作的公平性受到影響，從而使物資的采購周期和成本不斷上升，進(jìn)而使企業(yè)在市場競爭中的優(yōu)勢不斷減弱。另外，企業(yè)的物資庫存不合理，具體表現(xiàn)為，錯(cuò)誤地估計(jì)了物資的價(jià)格，或者存在大量的庫存問題，增加了日常的維護(hù)和管理工作難度，又或者是因?yàn)槿鄙賾?yīng)急物資，導(dǎo)致了物資的短缺，導(dǎo)致了采購的成本難以控制。

（四）庫存管理不完善

物資采購成本與庫存管理是互相補(bǔ)充的兩種工作。為確保生產(chǎn)工作的連續(xù)進(jìn)行，企業(yè)既要確保充足的庫存，又要防止大量的庫存占用企業(yè)的資金。部分企業(yè)未按規(guī)定進(jìn)行物資的儲(chǔ)存，缺乏對(duì)倉庫環(huán)境的嚴(yán)密監(jiān)測。假如倉庫過于老舊，沒有充足的防風(fēng)能力，便會(huì)被自然環(huán)境腐蝕，進(jìn)而造成物資的使用性能降低。如果把這種物資用于生產(chǎn)中，就不能保證產(chǎn)品的質(zhì)量。還有一些企業(yè)沒有定時(shí)檢查清理積壓物資，對(duì)物資的保養(yǎng)不到位，造成了物資采購計(jì)劃的不合理，從而影響了企業(yè)對(duì)物資的采購成本控制和管理。

（五）供應(yīng)商選擇不當(dāng)

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，有許多的優(yōu)質(zhì)供貨商可供選擇。在物資采購中，如果企業(yè)不了解和審核供應(yīng)商的資質(zhì)，選擇的供應(yīng)商不合格，將會(huì)對(duì)物資的質(zhì)量造成很大的影響，不能滿足生產(chǎn)工作的需要。有的企業(yè)過分關(guān)注自己的經(jīng)濟(jì)效益，在采購時(shí)往往只考慮利潤，忽視了物資的質(zhì)量。采用這種物資進(jìn)行生產(chǎn)工作，不僅導(dǎo)致了生產(chǎn)工作的效率和質(zhì)量都不高，而且與預(yù)期的目標(biāo)有很大的出入，影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，損害了社會(huì)的形象，極大地制約了企業(yè)發(fā)展速度。

三、有效進(jìn)行采購成本控制的對(duì)策

（一）構(gòu)建科學(xué)合理的物資采購流程

在進(jìn)行物資采購之前，企業(yè)要對(duì)自身的生產(chǎn)狀況進(jìn)行全方位的深入分析，了解其實(shí)際需要，并制訂出合理的采購方案。根據(jù)現(xiàn)有物資的數(shù)量，結(jié)合當(dāng)前的生產(chǎn)、運(yùn)行情況，確保所購物資滿足企業(yè)的需求，減少物資的浪費(fèi)，減少庫存。全面地了解和掌握企業(yè)的生產(chǎn)情況，制定更為完善的采購計(jì)劃，統(tǒng)計(jì)采購的物資數(shù)量、種類、時(shí)間，以確保物資的合理利用。然而，在進(jìn)行采購時(shí)，必須將物資的庫存問題擺在首位，以確保企業(yè)的正常生產(chǎn)。除此之外，在實(shí)際的物資采購中，要對(duì)采購成本進(jìn)行科學(xué)合理的預(yù)算，并按照物資的類型來進(jìn)行資金的分配，以確保企業(yè)有充足的資金。在實(shí)際采購過程中，務(wù)必?cái)M定出科學(xué)合理的物資采購方案，并進(jìn)行科學(xué)合理的管理。借助對(duì)實(shí)際物資使用狀況的深入分析，可以使企業(yè)的成本管理體系更為科學(xué)化，并能嚴(yán)格地實(shí)施有關(guān)的規(guī)章制度。企業(yè)的物資采購管理人員，要清晰自身的職責(zé)，要定期進(jìn)行物資盤點(diǎn)，在物資欠缺的狀況下，及時(shí)地向企業(yè)提出采購需求，確保物資的供給。

（二）企業(yè)物資采購管理中的信息化應(yīng)用

第一，訂單最基本的信息是物資信息。訂單信息主要包含商品信息、供應(yīng)商信息、資金信息等。采購數(shù)字化的重點(diǎn)在于訂單的數(shù)字化。與此同時(shí)，實(shí)現(xiàn)訂單信息的數(shù)字化管理，便是對(duì)采購信息進(jìn)行有效的管理。第二，有利于存儲(chǔ)和檢索信息。為更高層次的程序應(yīng)用提供了可能性。供應(yīng)商的資料包含許多的衡量標(biāo)準(zhǔn)，其中主要有供應(yīng)商信用，交貨質(zhì)量，評(píng)價(jià)和及時(shí)性。采用通用的供貨商關(guān)系管理體系，可以方便企業(yè)和供貨商進(jìn)行長期的交流。企業(yè)采購是企業(yè)在采購過程中，通過選擇和控制供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)企業(yè)長期采購的利益。第三，資金信息是數(shù)字采購中最重要的信息。隨著金融信息化程度的提高，采購信息的處理日益便捷，各類重要的數(shù)據(jù)在任何時(shí)候都能獲取。實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的首要目的就是對(duì)資本的管理，特別是關(guān)鍵設(shè)備中的資本金比例高，這將直接影響到企業(yè)的收益最大化。

（三）加強(qiáng)對(duì)物資采購過程的控制

第一，在采購過程中，要制訂合理、科學(xué)的采購方案，嚴(yán)格按計(jì)劃進(jìn)行物資采購，保證各環(huán)節(jié)的科學(xué)、合理。第二，在采購方式方面，要把現(xiàn)代信息技術(shù)與創(chuàng)新的采購手段結(jié)合起來，如網(wǎng)上購物、第三方采購、全球采購、公共采購等。所以，必須對(duì)物資進(jìn)行科學(xué)的采購與供給，以確保供應(yīng)鏈、物資的管理及存貨的高效運(yùn)作。在采購方面，企業(yè)采購部門應(yīng)采取多種采購模式，從多個(gè)渠道進(jìn)行采購，密切跟蹤市場動(dòng)態(tài)，提高供求關(guān)系，以達(dá)到最佳的效果。將供應(yīng)商整合和高質(zhì)量供應(yīng)商篩選，融入采購過程中，為企業(yè)提供了最有價(jià)值的物資，同時(shí)也為企業(yè)的未來發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）強(qiáng)化組織人員管理

為了有效地提高企業(yè)的成本管理，需要加強(qiáng)企業(yè)管理人員的素質(zhì)和能力。企業(yè)可以定期組織有關(guān)部門的員工進(jìn)行培訓(xùn)，主要是了解成本管理的基本理論和技巧，以此來提升成本控制人員的整體素質(zhì)。另外，企業(yè)還可以定期組織員工進(jìn)行成本管理討論會(huì)，以糾正管理者的工作態(tài)度，從而提升成本管理的質(zhì)量和效益。在管理、采購員方面，可以建立責(zé)任追究機(jī)制，以此來制約管理者與采購者的行為，并建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰機(jī)制。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的員工，企業(yè)可以在精神上、物質(zhì)上予以獎(jiǎng)勵(lì)，但對(duì)于表現(xiàn)不好的，可以適當(dāng)?shù)赜枰蕴幜P。采用以上方法對(duì)企業(yè)的管理者和采購者進(jìn)行約束，激發(fā)其工作的主動(dòng)性，有效地促進(jìn)企業(yè)的成本管理與控制。同時(shí)，要根據(jù)企業(yè)的具體情況，建立一套與之相適應(yīng)的物資信息管理體系，建立一套科學(xué)、合理的、符合企業(yè)實(shí)際的采購要求的審計(jì)體系，以達(dá)到對(duì)整個(gè)采購流程的最優(yōu)化，最大限度地提升企業(yè)的成本控制效果。

（五）建立健全管理體系

在管理體系的基礎(chǔ)上，建立科學(xué)的采購計(jì)劃，企業(yè)采購必須全面考慮到企業(yè)發(fā)展的特殊需求。在制定物資采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有物資進(jìn)行全面的清點(diǎn)，并確定物資的具體種類、價(jià)格、入庫時(shí)間等，以便對(duì)物資的可利用時(shí)間進(jìn)行精確的預(yù)測。然后，根據(jù)預(yù)測的結(jié)果，在以往的物資采購經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，確定合適的供貨商，確定資金預(yù)算，并協(xié)調(diào)進(jìn)料時(shí)間。嚴(yán)格遵守采購的基本原理，從每一個(gè)細(xì)節(jié)做起，確保物資采購費(fèi)用的準(zhǔn)確，有效地防止浪費(fèi)。同時(shí)，要建立較為完備的物資采購管理系統(tǒng)，及時(shí)準(zhǔn)確地將采購計(jì)劃、成本、合同等信息及時(shí)地傳達(dá)到各有關(guān)部門。為以后的成本分析、管理和控制奠定良好的基礎(chǔ)。

（六）采用先進(jìn)的采購模式

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為了降低因信息延誤而造成的損失，可以借助建立專門的物資采購成本管理系統(tǒng)和企業(yè)與供應(yīng)商的信息共享平臺(tái)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)該盡量保證網(wǎng)絡(luò)購物與網(wǎng)絡(luò)信息的連貫性。新型的互聯(lián)網(wǎng)采購模型的優(yōu)勢有：電子商務(wù)減少了彼此之間的交流時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了全部的硬件交易。以更加透明的方式，在信息交流平臺(tái)上獲取所需的全部資料，并能在較短的時(shí)間內(nèi)獲取有關(guān)資料。高級(jí)采購是企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它能有效地加快物流信息的更新，達(dá)到迅速的物流配送，避免了存貨的增長，避免了積壓成本問題和物資成本管理的影響。

（七）采購價(jià)格管理措施

在企業(yè)的物資采購計(jì)劃中，企業(yè)需要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)。企業(yè)經(jīng)營者應(yīng)根據(jù)企業(yè)日常物資的需要，對(duì)原物資的前期采購價(jià)格與現(xiàn)行市場價(jià)格進(jìn)行比較，以預(yù)測未來原物資的價(jià)格變動(dòng)趨勢，并據(jù)此制定出更為合理的采購價(jià)格和時(shí)間。對(duì)大型或重點(diǎn)項(xiàng)目，采用公開招標(biāo)的方法，了解市場狀況，并選擇質(zhì)量好、信譽(yù)好的供應(yīng)商。除此之外，如果不進(jìn)行投標(biāo)或配送的情況下，則必須通過市場詢價(jià)，使所采購的物資具有最佳的價(jià)格比。

四、結(jié)束語

為了更好地進(jìn)行物資采購管理，必須對(duì)采購過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析。各企業(yè)在物資采購過程中應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到各自的優(yōu)勢與劣勢，以提高物資采購的效果和質(zhì)量，并將其成本降至最低。在我國社會(huì)發(fā)展的同時(shí)，也在不斷地推進(jìn)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的建設(shè)。企業(yè)要適應(yīng)這種變化，就務(wù)必改變過去的物資采購成本管理控制方法。按照企業(yè)的實(shí)際情況，擬定企業(yè)的發(fā)展總體目標(biāo)，擬定有關(guān)的成本控制管理制度，不斷改進(jìn)自身的物資采購成本控制措施，使采購人員的作用最大化，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。