探析干部人事檔案如何助推選人用人工作

文/內蒙古自治區(qū)社會信用管理中心 托婭

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映了干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實際、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。全國各級機關事業(yè)單位是高素質、高水平、高層次人才的聚集地，因此，要對干部人事檔案進行科學高效、規(guī)范精細地管理，對干部的個人特征、業(yè)績水平、工作表現(xiàn)進行全面準確地記錄、描述和概括，通過不斷提升干部人事檔案服務水平，為各級機關事業(yè)單位黨委（黨組）在干部選拔任用、干部隊伍建設和宏觀管理、組織人事工作研究等選人用人工作方面起到助推作用。本文擬從以下四個方面進行相關探析。

一、干部人事檔案對選人用人工作的重要性

（一）提供憑證作用。《干部人事檔案工作條例》規(guī)定：干部人事檔案工作應當強化服務理念，嚴格利用程序，創(chuàng)新利用方式，提高利用效能，充分發(fā)揮檔案資政作用、體現(xiàn)憑證價值。干部人事檔案全面準確記錄了干部職工學習、錄（聘）用、職務任免、加入黨（團）組織、獎懲和工作業(yè)績等各方面情況。檔案材料在時間上具有連續(xù)性，是全面真實、完整可靠、具有法律效力的原始憑證材料。

2021年12月，退役軍人優(yōu)待證全國申領發(fā)放工作啟動，按照相關要求，辦理證件需提供《應征公民入伍登記表》、在部隊期間的《個人獎勵登記表》等相關材料，以此證明個人服役經(jīng)歷。此類材料均在干部人事檔案中存放，在辦理具體業(yè)務時，各級組織人事部門為退役軍人提供了證明材料，發(fā)揮了檔案的憑證作用。此外，在選人用人工作中，要想客觀、真實、全面地了解干部的工作表現(xiàn)和德、能、勤、績、廉等方面的情況，都需要查閱干部人事檔案。

（二）提供參考依據(jù)作用。組織人事等有關部門日常形成的記載干部個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務能力、政治素質等文字材料，由管檔人員按照有關規(guī)定進行整理歸檔。干部（職工）的錄（聘）用，每一次職務變動、崗位變化，每年的年度考核情況，全面體現(xiàn)了組織對其的培養(yǎng)情況，體現(xiàn)了干部（職工）綜合能力發(fā)展變化的各種可能性和可塑性，是歷史地、全面地、準確地考察任免、選拔任用、交流引進人才的重要參考依據(jù)。黨委（黨組）醞釀考察人選時，會通過審閱考察人選的干部人事檔案，了解和掌握其任職時間、工作能力、德才表現(xiàn)等情況。因此，干部人事檔案為各級黨委（黨組）在干部人才資源配置、領導班子建設等選人用人工作中提供了參考依據(jù)作用。

（三）提供把關作用。為進一步貫徹落實《黨政領導干部選拔任用工作條例》《黨政領導干部選拔任用工作責任追究辦法》和《干部人事檔案工作條例》要求，規(guī)范干部選拔任用相關工作，切實發(fā)揮干部人事檔案在防止選人用人失察失誤以及“帶病上崗、帶病提拔”方面的重要作用。2012年起，全國各級組織人事部門施行干部任前考察檔案審核工作，由專人對考察對象的干部人事檔案，特別是“三齡兩歷一身份”進行嚴格審核，從嚴把好選人用人關。對檔案存在嚴重問題的，未查清前暫緩任免程序。此舉在各級組織部門選人用人工作中起到了嚴格的把關作用，在全國上下營造了風清氣正的用人環(huán)境，進一步提高了選人用人滿意度。

二、選人用人工作中干部人事檔案存在的主要問題

（一）材料缺失，檔案內容不完整。干部人事檔案材料的收集、整理和歸檔應保證真實準確、全面規(guī)范。然而在實際工作中，還存在干部人事檔案材料未能及時歸檔、干部個人信息未能及時更新等情況。如年度考核材料、工資審批表、任（免）職材料形成后，未能及時歸檔；因管理權限變更，干部人事檔案轉遞過程中，一些新產(chǎn)生的材料未能及時轉遞，造成細節(jié)性內容出現(xiàn)斷層等。種種情況導致各級組織人事部門難以對干部進行全面、準確、深刻的評價和考核，無法全面掌握干部的真實狀態(tài)，嚴重影響用人單位的選拔任用人才工作。

（二）信息化、數(shù)字化速度滯后，檔案利用率低。《干部人事檔案工作條例》規(guī)定：干部人事數(shù)字檔案是按照國家相關技術標準，利用掃描等技術手段將干部人事紙質檔案轉化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。干部人事數(shù)字檔案在利用、轉遞和保密等方面按照紙質檔案相關要求管理。

然而在實際工作中，由于管檔人員專業(yè)知識水平有限、計算機應用水平不高，一些單位仍然以紙質案卷作為管理和服務的主體，檔案信息化和數(shù)字化速度相對滯后。例如，需歸檔的紙質材料由于工作人員不會使用計算機軟件進行數(shù)字化掃描，往往會將材料擱置一旁，導致干部信息數(shù)據(jù)庫的信息錄入與更新不及時、信息庫掌握的數(shù)據(jù)和干部人事檔案信息不同步，不僅直接影響了檔案利用服務的嚴謹性、準確性，甚至會造成材料的丟失、損毀，對組織人事部門對干部評鑒和選拔任用的客觀性與實效性造成不良影響。

（三）專項審核工作中的瓶頸難以突破。2012年以來，按照中共中央組織部要求，全國各級組織人事部門開始實行干部任前檔案審核制度，對干部的“三齡兩歷一身份”進行嚴格審查，解決了一批干部檔案造假、年齡不實、身份虛假、不規(guī)范加入黨（團）組織等問題，使得干部人事檔案成為嚴把選人用人觀的重要手段和主要依據(jù)。2014年中共中央組織部印發(fā)了《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案的通知》，全面開展干部人事檔案專項審核工作，進一步從嚴管理干部人事檔案，堅決整治涂改造假問題，維護了干部人事檔案工作的嚴肅性和公信力。

但專項審核工作結束后，大部分單位還不同程度地存在著工作標準不高、工作進展緩慢等問題。比如審檔人員對政策理解不深、執(zhí)行不嚴，對干部基本信息認定不準確；個別干部由于檔案中信息記載不一致，又無法提供原始材料和佐證材料，無法認定信息，另冊管理，擱置至今。由于另冊管理期間，個人信息以干部最早進入單位時組織掌握的法定信息為準，未查清情況、未予以認定前不得列入提拔重用、交流調動等人選，也不得作為獎勵、表彰的對象，因此這類專項審核工作難以突破，直接影響了專項審核工作的進度和質量，在各級機關事業(yè)單位黨委（黨組）選人用人工作中設置了障礙。

三、產(chǎn)生問題的原因

干部人事檔案材料的真實可靠、信息的完整準確、內容的精確翔實是提供檔案服務和利用的基礎，檔案管理和提供服務的方法、質量以及信息化和數(shù)字化建設成效等，都會直接影響檔案利用的準確性和實效性，影響各級黨委（黨組）選拔任用干部的客觀公正、全面準確。產(chǎn)生上述問題的原因：一是管檔人員思想認識不到位，對檔案工作的嚴肅性認識不足，服務意識不高。個別管檔人員在工作中沒能認真學習領會政策精神，未能從大局出發(fā)，政治責任感和緊迫感不強，干部人事檔案服務黨委（黨組）選人用人工作的基礎薄弱。二是對專項審核認定工作中遇到的疑難問題存在畏難情緒和怕得罪人的心理，以觀望態(tài)度和等靠思想將問題擱置，對審核發(fā)現(xiàn)的重要問題沒有如實登記、未能嚴肅處理。

四、利用干部人事檔案助推選人用人工作的有效路徑

（一）建立干部人事檔案規(guī)范化管理長效機制。中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》，不僅提出了指導性、政策性意見和可遵循的管理規(guī)范，更為近年來干部人事檔案管理工作凸顯的問題指出了明確方向，為選人用人工作提供了公平公正的平臺。各級組織人事部門應分析現(xiàn)有檔案管理制度存在的不足和缺陷，根據(jù)工作實際和檔案管理需求建立相應的管理制度，對檔案工作進行優(yōu)化，進一步提升管理和服務水平。要實現(xiàn)公平公正選用干部，必須發(fā)揮好干部人事檔案的參考依據(jù)作用，必須保證檔案的真實性。這就要求組織人事部門根據(jù)實際工作情況，繼續(xù)完善干部任前檔案專項審核制度，以高度的責任心和嚴謹?shù)膽B(tài)度進行審核，確保檔案信息的真實性和準確性。專項審核工作要嚴格按照干部管理權限，以“誰管理、誰考察、誰審核、誰把關、誰簽字、誰負責”的工作原則，嚴格審核標準，嚴把干部任用關。

（二）各個擊破專項審核中的疑難問題。組織人事部門應從思想高度上重視干部人事檔案專項審核工作，黨委（黨組）主要負責人員應把專項審核工作作為重要任務抓細抓實，投入精干力量，加強組織領導，重視審核過程，督促形成結果，從根源上切實維護好干部人事檔案的嚴肅性，真正把這項工作作為匡正選人用人風氣的重要舉措。

要認真貫徹執(zhí)行中組部針對干部人事檔案專項審核最新答復意見精神，對干部人事檔案專項審核工作進行“回頭看”，具體從專項審核完成情況、檔案缺失材料補充情況、干部基本信息認定情況和檔案涂改造假情況入手，重點查找發(fā)現(xiàn)基本信息審核認定是否準確，從嚴從實確保專項審核認定結果經(jīng)得起歷史和實踐檢驗。

要提高重視程度，對檔案中缺少原始材料，特別是涉及干部“三齡兩歷一身份”問題的原始依據(jù)材料以及造成重要信息認定存疑的，應下大力氣集中解決。對出生時間存疑的，通過查找比檔案中記載出生時間材料形成時間更早的檔案材料、調取原始戶籍底簿等原始材料，或者查閱比檔案中記載出生時間材料形成時間更早的父母、兄弟姐妹等近親屬檔案等方式，結合本人檔案中一貫記載進行比對、綜合研判，予以認定；對檔案中缺少轉正定級審批表、報到證、畢業(yè)派遣證等參加工作材料等問題的，通過查找干部錄用審批表、錄用文件、工資明細、會議記錄（紀要）等性質相近的材料，進行研判，予以認定；對干部身份存在問題的，要通過查找會議記錄、會議紀要、上級部門批復、錄用文件等相關材料進行甄別研判，予以認定。以先易后難、分批次推進的方式，各個擊破專項審核中遇到的疑難問題，把干部人事檔案作為公道正派選人用人的重要基礎性工作來抓。

（三）加快干部人事檔案信息化和數(shù)字化建設，提高檔案利用率。只有檔案資料完備、數(shù)據(jù)精確、管理規(guī)范，才能為選人用人工作提供優(yōu)質服務。因此，要想提高干部人事檔案管理的質量和效率，提升服務水平，就必須加快推進干部人事檔案信息化和數(shù)字化建設，努力實現(xiàn)檔案信息管理的精細化和科學化。建立完善的干部人事檔案信息庫和干部信息平臺，全面推進紙質檔案與電子檔案的同步管理，及時進行數(shù)據(jù)維護與更新，確保干部信息利用的精準、快捷、實效。還應定期對管檔人員進行培訓，通過引入新思想、新技術來提高其大局意識、業(yè)務素質、知識儲備和使用相關軟件的能力。要引進高素質人才，充實管檔人員隊伍，保障信息化和數(shù)字化工作的順利開展。

（四）嚴格審核，做好檔案材料的收集和補充工作。干部人事檔案材料要隨著干部選拔任用、日?？己说裙ぷ鞯拈_展不斷更新、變化，因此各級管檔部門應定期對檔案進行審核，依托干部人事檔案管理軟件將檔案缺失材料進行排查。同時還要提高檔案材料的鑒別能力，在收集材料時，要從材料是否需要歸檔、記載信息是否真實、手續(xù)是否完備等方面進行審核，切實做好檔案材料的收集補充和完善工作，確保檔案的完整性、實時性和全面性。在收集檔案材料時，要形式多樣、方法靈活、嚴格謹慎，確保檔案材料的完整真實，為選人用人的公平公正奠定堅實基礎。

五、結語

有效優(yōu)化干部人事檔案管理，不斷創(chuàng)新服務理念，提升機關事業(yè)單位干部人事檔案服務水平，對檔案信息進行整合提煉，積極主動提供參考服務，促進各級組織人事部門科學合理開發(fā)和培養(yǎng)人才，為選人用人起到助推作用，是機關事業(yè)單位組建高素質高水平人才隊伍的堅實基礎。應結合工作實際，不斷建立規(guī)范和完善的干部人事檔案管理制度，充分發(fā)揮干部人事檔案的利用價值，加快信息化和數(shù)字化建設的步伐，逐個擊破專項審核工作中的疑難雜癥，細化工作標準，創(chuàng)新工作方式，全面提升干部人事檔案管理工作水平，使干部人事檔案管理部門成為組織人事工作、隊伍建設、人才工作的參謀部與信息庫，更好地為選人用人工作提供服務。