出版企業(yè)基于業(yè)財融合的信息化建設案例研究

張默 中國海關(guān)出版社有限公司

引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，以及市場經(jīng)濟的進一步發(fā)展，出版企業(yè)管理層對傳遞信息的時效和質(zhì)量提出了更高的要求，希望通過信息化建設實現(xiàn)圖書出版環(huán)節(jié)的每項業(yè)務活動、每個節(jié)點都用信息和數(shù)字說話，以加強企業(yè)經(jīng)營的風險管理。因此，為準確把握營銷時機，及時應對外部環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)，出版企業(yè)希望通過基于業(yè)財融合的信息化建設來提升企業(yè)經(jīng)營管理效率和效果，從而實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、業(yè)財融合與信息化建設的基本原理

（一）業(yè)財融合的內(nèi)涵

業(yè)財融合是指單位的業(yè)務與財務部門通過信息化等技術(shù)、工具和手段，以實現(xiàn)業(yè)務流、現(xiàn)金流、信息流等數(shù)據(jù)源的及時共享，積極有效地將財務管理以及業(yè)務管理統(tǒng)籌結(jié)合起來，并基于單位的價值目標共同做出謀劃、決策、控制和評價等管理活動，從而提升企業(yè)價值創(chuàng)造力。財務管理與業(yè)務管理間的融合已經(jīng)成為現(xiàn)代財務管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。

實現(xiàn)業(yè)財融合的基本方式主要包括：一是財務向前融合，即在業(yè)務端口管理財務。財務部門從業(yè)務流程出發(fā)，主動融入業(yè)務計劃和執(zhí)行環(huán)節(jié)，進行事前和事中管理，加強關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管控，優(yōu)化業(yè)務運行。二是業(yè)務向后融合，即在財務端口管理業(yè)務。業(yè)務管理的整個過程需要給財務管理提供完整的、及時的業(yè)務數(shù)據(jù)，使其成為獲取財務數(shù)據(jù)的基礎。財務部門通過收集業(yè)務計劃與執(zhí)行環(huán)節(jié)的業(yè)務數(shù)據(jù)，構(gòu)建因果數(shù)據(jù)關(guān)系，反過來影響和優(yōu)化業(yè)務管理。

（二）業(yè)財融合與信息化建設的關(guān)系

推動業(yè)財融合需要依托信息化建設來實現(xiàn)。實現(xiàn)業(yè)財融合需要財務部門向企業(yè)業(yè)務前端進行延伸，將有效的業(yè)務信息傳遞至財務，從而實現(xiàn)信息的共享。財務部門從共享的信息中提煉出有效的信息，反過來為優(yōu)化前端業(yè)務提供決策支持。上述過程都需要通過信息化建設來實現(xiàn)，需要將財務信息系統(tǒng)與業(yè)務信息系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)，構(gòu)建基于業(yè)財融合的管理信息平臺。

二、H公司基于業(yè)財融合的信息化建設案例分析

（一）H公司的基本情況

H公司的主要經(jīng)營項目包括出版發(fā)行圖書期刊、數(shù)字媒體、廣告會展服務等業(yè)務。H公司緊跟時代經(jīng)濟的步伐，切實履行國有文化企業(yè)職責，堅持以紙質(zhì)圖書出版推動數(shù)字化出版業(yè)務發(fā)展，積極拓寬營銷途徑，不斷提高國有企業(yè)文化傳播力和影響力。

（二）H公司財務管理存在的主要問題

H公司一直采用分散式的財務管理體系，本級公司及其兩家子公司分別配有財務隊伍，其中包含出納、若干名會計和財務主管崗位。下屬兩家子公司日常經(jīng)紀業(yè)務相對固定，發(fā)展趨于平緩。隨著本級公司的業(yè)務持續(xù)發(fā)展，H公司在財務管理方面存在的問題漸漸顯露出來，主要表現(xiàn)如下：

首先，財務人工成本較高。H公司財務部原有財務人員5名，隨著該公司廣告、會展等服務業(yè)務規(guī)模的不斷擴展，財務人員已增至8人，人工成本顯著增加。

其次，數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的標準。H公司一直以來業(yè)務部門和財務部各自獨立使用自身的信息系統(tǒng)，業(yè)務信息與財務信息缺乏統(tǒng)一的標準。例如，一些成本費用項目，財務部核算是以不含稅的金額，即扣除增值稅進項稅額的部分，而業(yè)務系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)是含稅的金額。因此，數(shù)據(jù)口徑不一致，數(shù)據(jù)之間的兼容度不高，未能將有效的信息關(guān)聯(lián)和共享，公司內(nèi)部形成財務信息孤島現(xiàn)象，財務數(shù)據(jù)未能體現(xiàn)經(jīng)營結(jié)果的深層價值，加之財務部和業(yè)務部門常常有著不同的發(fā)展目標和側(cè)重點，對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成影響。

另外，財務報告信息質(zhì)量低。H公司之前采用雙系統(tǒng)核算，財務處理主要依靠人工進行，無法從上游環(huán)節(jié)讀取稿校費、印制費、銷售量等一些業(yè)務數(shù)據(jù)，這樣會降低會計信息質(zhì)量，數(shù)據(jù)可比性差，加之原有財務軟件無法賦能業(yè)務模塊，經(jīng)營數(shù)據(jù)分析功能較為薄弱，無法及時呈現(xiàn)經(jīng)營成果，導致管理層做決策時缺乏信息支持。

最后，信息系統(tǒng)之間缺乏有效的對接。該公司原有財務系統(tǒng)沒有與編輯、出版、發(fā)行部門的業(yè)務信息系統(tǒng)進行對接，也未能與行政OA辦公軟件進行資源整合，這會造成企業(yè)獲取信息滯后，最終影響管理層進行決策，不利于企業(yè)擴展業(yè)務，也不利于企業(yè)洞察某項圖書產(chǎn)品全生命周期成本和利潤數(shù)據(jù)。

（三）H公司基于業(yè)財融合的信息化建設的具體實施過程

為了解決上述財務管理問題，H公司管理層決定推進基于業(yè)財融合的信息化建設，以實現(xiàn)公司信息之間的實時共享，并采取以下主要措施。

1.優(yōu)化公司組織架構(gòu)

為了公司業(yè)務更快更好的發(fā)展，構(gòu)建更為科學的內(nèi)部管理體系，H公司對組織架構(gòu)進行了優(yōu)化，提升經(jīng)營管理效能，將社長、副社長、總編輯、副總編輯的領(lǐng)導層級，簡化為社長、副社長，下設辦公室、財務部、圖書一部、圖書二部、出版印制部、圖書銷售部、運營推廣部、數(shù)字出版部8個部門，單獨設立監(jiān)視、內(nèi)審專員和法務專員，按照相互制約、相互協(xié)調(diào)的原則，制定了財務審批權(quán)限，明確各個層級職責權(quán)限。上述組織架構(gòu)的優(yōu)化，減少了上下級距，拓寬管理幅度，信息傳遞速度快，便于公司管理層及時了解基層情況，減少內(nèi)耗。

2.會計政策和會計科目的標準化

由于財務模塊之前是單獨核算記賬，會計科目的設置主要依靠企業(yè)管理者的自身需要和偏好，缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性。H公司在ERP系統(tǒng)上線前期，對現(xiàn)有的會計政策進行分析和研究，結(jié)合本公司生產(chǎn)經(jīng)營的特點，統(tǒng)一調(diào)整了各項業(yè)務的記賬標準、核算政策等。

H公司將原有會計科目進行匯總和整理，建立了統(tǒng)一標準的會計科目體系，核算明細科目達到4級。與此同時，規(guī)范了每個科目的核算依據(jù)，明確數(shù)據(jù)來源，及對應財務系統(tǒng)生成的會計分錄。

在規(guī)范好一級科目的使用標準后，通過在業(yè)務模塊增加相應“字段”，如稿費、審校費和排版加工費等，相對地在財務模塊下設置二級科目，使會計科目和業(yè)務模塊中的“字段”保持一致性。在關(guān)聯(lián)關(guān)系設置好之后，信息系統(tǒng)可以自動獲取上游“字段”的數(shù)據(jù)，按照明細科目，生成憑證，從而實現(xiàn)自動化核算。

3.優(yōu)化業(yè)務流程、促進業(yè)財融合

為了推進基于業(yè)財融合的信息系統(tǒng)，H公司對銷售管理流程與應收賬款流程、采購管理流程與應付賬款流程、費用報銷流程、資金管理流程進行了優(yōu)化。

（1）實現(xiàn)銷售管理流程與應收賬款流程的融合。H公司對銷售管理流程和應收賬款流程進行了優(yōu)化。業(yè)務部門人員在ERP發(fā)行模塊建立客戶檔案信息后，開具銷售單據(jù)，依據(jù)銷售單據(jù)提交開發(fā)票申請單，開票信息對接到航天金稅開票系統(tǒng)，由財務人員開具發(fā)票，同時系統(tǒng)將開好的發(fā)票信息回傳到業(yè)務模塊，更新與客戶的賬單狀態(tài)。通過將該張發(fā)票讀入財務系統(tǒng)，軟件直接生成與應收賬款相關(guān)的憑證。

通過在業(yè)務端口建立客戶管理，以客戶數(shù)據(jù)為核心，對客戶信息進行全面分析，制定銷售計劃，從而提升企業(yè)在市場營銷、服務等方面的能力和收益。

財務端口根據(jù)業(yè)務端口制定的銷售計劃，通過監(jiān)控應收賬款賬齡，定期與銷售部門共同制定催款計劃，加大對應收賬款的催收力度，強化資金管理，增加企業(yè)經(jīng)濟效益。

（2）實現(xiàn)采購管理流程與應付賬款流程的融合。H公司對采購管理流程和應付賬款流程進行了優(yōu)化，并實現(xiàn)了流程的融合。采購需求部門在ERP業(yè)務模塊建立供應商檔案信息后，提交稿費結(jié)算單、審校費結(jié)算單、印制費結(jié)算單等應付單據(jù)，按付款審批流程完成支付，系統(tǒng)自動核銷應付賬款。

通過在業(yè)務端口建立合格供應商清單，對供應商的資質(zhì)信譽、經(jīng)營狀況等條件實施管理。根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃制定采購計劃。

財務端口根據(jù)業(yè)務端口制定的采購計劃，通過對詳細記錄的供應商情況、采購申請、采購預算、采購合同等單據(jù)審核，加強采購計劃的執(zhí)行和付款進度的管理，合理控制企業(yè)采購環(huán)節(jié)發(fā)生的成本，降低在采購業(yè)務上的風險。

4.管理報表體系的標準化

財務報表的標準化可以直觀地反映企業(yè)過去經(jīng)營積累，為管理層規(guī)劃未來發(fā)展提供保障。在運行ERP系統(tǒng)之前，H公司財務報表格式復雜，不夠直觀。隨著會計政策和會計科目的標準化，H公司將現(xiàn)有編制的財務報表和報告進行歸集分類，將交叉、重復性的一些報表做了整合和規(guī)范，建立起一套標準化的財務報表體系。

（1）實現(xiàn)財務報表的標準化。H公司每月出具的財務報表，主要包括現(xiàn)金流量表、利潤表、資產(chǎn)負債表、資金使用情況表。通過優(yōu)化報表模塊，逐步實現(xiàn)智能化會計核算、自動化編制財務報表。

（2）實現(xiàn)管理報表的標準化。H公司管理報表主要是與業(yè)務相關(guān)的輔助報表，包括銷售環(huán)節(jié)的回款、收入統(tǒng)計表、應收賬款統(tǒng)計表；采購付款環(huán)節(jié)的應付賬款統(tǒng)計表；日常運營涉及的各類成本支出明細表。通過這些輔助報表，建立多維度的指標體系，構(gòu)建業(yè)財融合的分析報告，準確反映價值成果，深入揭示價值成因。

5.財務信息系統(tǒng)與業(yè)務信息系統(tǒng)的協(xié)同與對接

（1）加強ERP系統(tǒng)與OA系統(tǒng)之間的對接。H公司致力于企業(yè)信息化的完整，包括剛性管理和柔性管理兩部分，即ERP和OA系統(tǒng)。ERP是資源管理，側(cè)重于記錄業(yè)務環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)和財務分析。OA是辦公管理，側(cè)重于行政結(jié)構(gòu)上的審批。只有采用ERP與OA相結(jié)合的運作方式，才會加快推進企業(yè)信息化建設。

OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的協(xié)同和對接，使公司一部分需要在ERP上審批的業(yè)務，在OA系統(tǒng)中可以得到實現(xiàn)。比如，專項費用審批，以前是要拿著原始申請表到相關(guān)部門進行審核，結(jié)束后手工維護到ERP系統(tǒng)，而通過對接OA系統(tǒng)，經(jīng)辦人員可以直接在OA系統(tǒng)上提交申請，審批情況自動推送到ERP系統(tǒng)，自動化的處理方式提高了工作效率。

（2）加強ERP系統(tǒng)與航天金稅系統(tǒng)之間的對接。隨著業(yè)務量的不斷擴張，針對以往傳統(tǒng)開票模式及財務在處理開票過程中遇到的難點，H公司與航天金稅軟件公司合作開發(fā)了適應本企業(yè)自身特點的開票軟件，并與ERP預留端口進行對接。由業(yè)務人員在ERP業(yè)務模塊上提交開發(fā)票申請，通過接口傳至金稅開票軟件，軟件把開票數(shù)據(jù)按照標準模式進行整理，自動匹配稅收分類編碼，財務人員開票后，發(fā)票號碼直接回填到ERP系統(tǒng)，有利于財務人員和業(yè)務人員隨時查看開票情況，對發(fā)票形成的應收賬款實施及時監(jiān)控。

三、H公司基于業(yè)財融合的信息化建設取得的成效分析

（1）降低了人工成本，并提升了管理效率。通過全公司實現(xiàn)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，財務工作人員減少了溝通核對的環(huán)節(jié)，提升了財務核算效率。財務人員由原來8人縮減至5人，平均每2人負責核算一家公司賬務，出具分析數(shù)據(jù)，人工成本有效節(jié)約，工作量分配合理，年平均節(jié)約人工成本為原來的三分之一。

（2）財務信息質(zhì)量顯著得以提升。ERP系統(tǒng)的報表模塊功能上線后，財務分析報告通過開發(fā)設計回款、收入、成本費用構(gòu)成模板，很好地將財務核算與業(yè)務數(shù)據(jù)相結(jié)合，從中挖掘出有價值的業(yè)務信息并加以分析，將業(yè)務目標和財務目標充分融合，既對業(yè)務本身的成本費用加以監(jiān)管和重視，又可以對企業(yè)產(chǎn)生的利潤進行合理控制，財務信息質(zhì)量更加準確及時，為企業(yè)決策提供可靠依據(jù)，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

（3）強化了財務管控，防范了財務風險。由于業(yè)務模塊前置，編輯、出版和發(fā)行人員在相應模塊進行制單，經(jīng)過審核、記賬環(huán)節(jié)，生成業(yè)務單據(jù)，財務人員在財務模塊依據(jù)讀入的業(yè)務單據(jù)進行憑證生成，減少了手工記賬可能帶來的人為錯誤因素的影響，保證了審核的客觀和公正，有效防范了財經(jīng)風險。經(jīng)過不相容職務相分離的審核權(quán)限設置，優(yōu)化了業(yè)務流程，強化了財務管控，降低了串通舞弊的可能性。同時由于信息化的建設，系統(tǒng)隨時可以監(jiān)控每筆業(yè)務開展的情況，對及時發(fā)現(xiàn)問題提供了便利。

結(jié)語

本文以H公司為例闡述了基于業(yè)財融合的信息化建設的具體構(gòu)建過程，并分析了實施基于業(yè)財融合的信息化建設所產(chǎn)生的成效。H公司在實施基于業(yè)財融合信息化建設的探索實踐中，通過公司組織架構(gòu)的調(diào)整、會計政策和會計科目的標準化、業(yè)務流程的優(yōu)化、報表體系的標準化、財務信息系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的協(xié)同與對接，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的信息及時傳遞。H公司上述實踐優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部管理體系，實現(xiàn)了業(yè)務數(shù)據(jù)信息的及時聯(lián)通，提升了公司決策效率和效果。H公司的實踐證明，基于業(yè)財融合的信息化建設對提升企業(yè)的運營管理效率具有良好的效果，希望可以為其他出版企業(yè)實施基于業(yè)財融合的信息化建設提供參考作用。

隨著電子發(fā)票的推廣、無紙化辦公及人工智能的發(fā)展，如何進一步優(yōu)化和深化這些綜合信息并融入管理會計報告中，為企業(yè)管理層科學決策提供保障，將是我們未來的研究方向。