財務機器人在企業(yè)財務活動中的應用價值研究

曾 笳

（廣西桂冠電力股份有限公司，廣西 南寧 546501）

當前，財務機器人在企業(yè)投入使用的時間并不長，但其具備出色的財務管理價值，已經(jīng)受到行業(yè)內(nèi)部人士廣泛關(guān)注，同時，財務機器人在企業(yè)財務管理中的應用也顯著提高了財務管理效率及質(zhì)量，符合企業(yè)現(xiàn)代化運轉(zhuǎn)發(fā)展需求。未來，應該充分發(fā)揮財務機器人的功能及優(yōu)勢，發(fā)揮其在企業(yè)財務共享中應用的價值，從而提升企業(yè)的財務管理水平，為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展保駕護航。

一、財務機器人概述

財務機器人（RPA）指通過運用用戶界面層，模擬人機交互操作來對基于有明確規(guī)則、可重復性的任務進行處理的解決方案，其以大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等先進信息技術(shù)為基礎(chǔ)，并運用外掛部署來進行作業(yè)，因此，被稱為數(shù)字化勞動力。簡單來說，就是將財務機器人看做是通過記憶人工操作行為的方式來實現(xiàn)自動操作，即復制人工操作行為，從而在保證操作規(guī)范性、高效性的前提下，執(zhí)行一系列任務。財務共享服務中心的設(shè)立是通過觀念、流程、組織、人員及系統(tǒng)的再造將分散于各個分子公司的高重復性、易標準化的財務業(yè)務集中統(tǒng)一處理，以達到降本增效、加強風險內(nèi)控之類集團管控目標。財務機器人作為基于大數(shù)據(jù)技術(shù)體系產(chǎn)生的財務管理工具，適合在當前企業(yè)財務共享服務中心中進行應用，其可以有效保證財務業(yè)務工作的準確性及周期時間，發(fā)揮出降低財務運營成本的作用，符合當前企業(yè)財務工作具體需求[1]。

二、財務機器人在企業(yè)財務活動中的應用價值

（一）財務機器人可以對數(shù)字化及結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行處理

對于當前我國企業(yè)財務管理活動而言，在實際開展過程中所涉及的工作內(nèi)容較為繁雜，并且財務管理呈現(xiàn)出全時段、連續(xù)性的基本特征，在財務管理工作開展過程中會產(chǎn)生多種重要信息，但由于財務管理模式的限制，這些數(shù)據(jù)信息不可能完全實現(xiàn)長期保存，在保存過程中往往存在損毀或丟失的風險。而運用財務機器人結(jié)合OCR識別（光學字符識別）技術(shù)，則可以保證財務管理過程中形成的會計信息被整合成為更具數(shù)字化及結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)體系，并且可以被長期、完整的保存，從而使數(shù)據(jù)信息的價值充分發(fā)揮出來[2]。應用財務機器人實現(xiàn)對數(shù)字化及結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的有效處理，企業(yè)財務業(yè)務活動的應用流程更加清晰，能夠進一步對大數(shù)據(jù)進行收集與分析。

（二）財務機器人具有高效性及先進性

財務管理機器人屬于多種先進技術(shù)結(jié)合的創(chuàng)新產(chǎn)物，這也使財務機器人有效突破了傳統(tǒng)企業(yè)財務管理模式的局限，尤其在開展經(jīng)濟業(yè)務核算時，其可以實現(xiàn)對自然負債類經(jīng)濟性業(yè)務的深入分析，同時也可以開展不同層面的核算，并實現(xiàn)信息披露。在采取財務共享服務中心管控模式的企業(yè)中，經(jīng)過各種流程再造，會形成大量簡單重復、規(guī)則明確的流程，需要通過人工反復機械性作業(yè)的方式來完成工作，在這些流程中應用財務機器人，會使其作業(yè)效率、規(guī)范程度得到顯著提高，有利于對各個作業(yè)環(huán)節(jié)進行有效管控，符合當前企業(yè)財務共享活動開展的具體需求[3]。

（三）財務機器人具備適用性與經(jīng)濟性

企業(yè)在運營發(fā)展過程中，財務管理模式及結(jié)構(gòu)往往處于動態(tài)變化中，需要企業(yè)根據(jù)當前社會經(jīng)濟及行業(yè)經(jīng)濟情況對財務管理結(jié)構(gòu)進行調(diào)整與完善，尤其對于規(guī)模發(fā)展達到需要建立財務共享服務中心模式的企業(yè)，其財務共享服務中心的建立不僅需要解決與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的匹配問題，也需要考慮與外部稅務、銀行等部門的系統(tǒng)集成整合。面對多個異構(gòu)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)需求，如果選擇信息系統(tǒng)進行自動化操作，就需要在多個系統(tǒng)間進行系統(tǒng)改造及API開發(fā)[4-5]。而財務機器人作為一種非入侵式外掛程序，可以在不影響企業(yè)原有IT基礎(chǔ)架構(gòu)與現(xiàn)有信息系統(tǒng)的前提下，針對有數(shù)據(jù)交互需求的多個異構(gòu)系統(tǒng)的業(yè)務流程，自動貫通異構(gòu)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口完成各類管理任務。相較于信息系統(tǒng)自動化，財務機器人具有投資成本低、開發(fā)周期短、需求響應速度快的特點，企業(yè)一旦存在管理需求，財務機器人就可以快速針對問題修改相應腳本響應，以具備良好的經(jīng)濟性及適用性。

三、財務機器人在企業(yè)財務活動中的實踐應用分析

（一）應用場景定義

基于財務機器人的企業(yè)財務共享平臺主要是通過人員、技術(shù)與流程的有效融合來實現(xiàn)對不同主體財務業(yè)務的標準化再造，同時實現(xiàn)對財務流程的有效優(yōu)化。根據(jù)當前財務機器人在企業(yè)財務活動中的應用情況，其主要應用場景包括資金管理、稅務管理、預算管理、信息監(jiān)控等。

（二）實踐應用流程分析

將財務機器人應用到企業(yè)財務共享服務中心時，要想使其應用效果充分發(fā)揮出來，不僅要對其具體應用場景進行明確，還要從應用場景中選擇出要點環(huán)節(jié)，從而形成具有現(xiàn)實意義的實踐應用流程，其主要體現(xiàn)為以下幾個方面。

1.在資金管理流程中的應用

資金管理是企業(yè)財務活動中最典型的高重復性工作流程，也是適合應用財務機器人優(yōu)勢實現(xiàn)對以往企業(yè)資金管理流程有效優(yōu)化的場景，具體的應用場景包括銀企對賬管理、資金管理、銀行回單管理及收付款管理等[6-7]。

銀企對賬管理：財務機器人會自動登錄網(wǎng)銀提取銀行流水與自動登錄的企業(yè)財務系統(tǒng)里取得的會計數(shù)據(jù)內(nèi)容進行核對后執(zhí)行對賬程序，然后出具銀行余額調(diào)節(jié)表。資金管理：財務機器人根據(jù)企業(yè)設(shè)定自動執(zhí)行資金歸集、資金計劃信息的采集與處理，生成資金計劃；還可以動態(tài)監(jiān)控資金收支信息，輔助企業(yè)及時掌握資金狀況。銀行回單管理：財務機器人自動登錄網(wǎng)銀獲取銀行回單，并根據(jù)回單信息自動匹配財務系統(tǒng)的資金單據(jù)，匹配成功后自動掛接上傳影像系統(tǒng)。收付款管理：財務機器人根據(jù)供應商信息及單據(jù)信息，自動進行收付款操作并生成相應的會計憑證。

可以看出，財務機器人在資金管理流程中的應用使銀企對賬更加高效，同時也實現(xiàn)了資金最優(yōu)組合，避免了不必要的資金浪費現(xiàn)象。并且，財務機器人也可以實現(xiàn)自動查詢并反饋支付結(jié)果。

2.在稅務管理中的應用

將財務機器人應用到稅務管理工作中，可以實現(xiàn)對以往管理成效的有效優(yōu)化，主要體現(xiàn)為財務機器人系統(tǒng)可以優(yōu)化稅務管理的具體程序，進而提高稅務管理水平。

首先，應用于發(fā)票相關(guān)業(yè)務。（1）批量開具增值稅發(fā)票。根據(jù)整理出的待開發(fā)票數(shù)據(jù)，財務機器人可以自動操作開票軟件自動開具增值稅專票及普票，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準確的情況下，利用財務機器人可以提高開票效率并減少人工錄入錯誤的發(fā)生。（2）利用財務機器人結(jié)合OCR技術(shù)批量掃描發(fā)票并將其整理成電子數(shù)據(jù)，運用國家稅務總局管網(wǎng)查驗的方式來實現(xiàn)對發(fā)票真?zhèn)蔚挠行炞C、反饋和記錄，使稅務信息核對與執(zhí)行一體化，這樣不僅可以保證發(fā)票驗證的準確性，同時也明顯提高了驗證效率。同時，可以將財務機器人與企業(yè)財務系統(tǒng)連接，完成三單匹配和自動過賬等[8]。

其次，應用于納稅申報的相關(guān)環(huán)節(jié)。（1）財務機器人需要根據(jù)設(shè)定好的規(guī)則自動調(diào)整需要調(diào)整的稅務差異、會計差異及進項稅抵扣差異等數(shù)據(jù)；還可以借助財務機器人對當前稅務科目及財務科目進行校驗處理以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的設(shè)定與傳輸。（2）財務機器人自動登錄財務系統(tǒng)，導出財務數(shù)據(jù)、增值稅認證數(shù)據(jù)等申報相關(guān)的業(yè)務數(shù)據(jù)并生成工作底稿。（3）在人工對相關(guān)業(yè)務數(shù)據(jù)審查無誤后，財務機器人會根據(jù)特定邏輯自動生成申報表，并自動在電子稅務局導入納稅申報表并將相應數(shù)據(jù)保存在本地。財務機器人在稅務管理中的應用實現(xiàn)了對以往稅務處理模式及流程的有效優(yōu)化，符合當前企業(yè)財務管理工作具體要求[9]。

3.在預算管理中的應用

對于傳統(tǒng)的財務預算管理模式，在具體落實過程中，往往存在數(shù)據(jù)溢出、步驟繁瑣及人為失誤等一系列問題，這導致財務預算管理成效不理想。而將財務機器人應用到基于企業(yè)財務共享的預算管理工作中，則可以解決以往預算管理中存在的成本投入高、效率低等一系列問題[10]。具體而言，財務機器人在預算管理中的應用及其應用成效主要體現(xiàn)為以下幾個方面：

首先，自動取得并歸集數(shù)據(jù)。運用財務機器人能夠?qū)崿F(xiàn)財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)直連與共享，直接從現(xiàn)有系統(tǒng)中提取預算數(shù)、執(zhí)行數(shù)等預算數(shù)據(jù)，形成預算報表實時展示總體預算及預算執(zhí)行情況和進度，并基于企業(yè)歷史數(shù)據(jù)及相關(guān)要求設(shè)置預警，在節(jié)省了人力物力的同時，可以保證數(shù)據(jù)處理的正確性并有效降低財務風險。

其次，提高預算填報的合理性。在保證數(shù)據(jù)處理的正確性基礎(chǔ)上，為接下來的預算制定工作開展奠定了堅實基礎(chǔ)，上文提出運用財務機器人能夠?qū)崿F(xiàn)財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)直連與共享，預算報表可根據(jù)自定義的預算項目、支付事項等維度對財務數(shù)據(jù)進行歸集分析查看，將提升預算計劃填報的合理性。

最后，有效提高預算資金效率。在當前企業(yè)應用財務共享中心模式背景下，財務機器人通過數(shù)據(jù)校驗功能，能夠有效提高資金數(shù)據(jù)準確度；實時提供資金的剩余情況和待付款數(shù)據(jù)，隨時調(diào)整支付事項并生成系統(tǒng)資金調(diào)整數(shù)據(jù)，保證在資金預算額度控制內(nèi)提高資金撥付效率。基于財務共享的預算管理提供精準程度更高、針對性更強的資金使用建議，進而提高企業(yè)資金管理水平。

4.在信息監(jiān)控中的應用

將財務機器人運用到信息監(jiān)控工作中，指通過財務機器人來引入相應的模擬判斷技術(shù)，通過對這一技術(shù)的有效應用，可以啟動流程觸發(fā)功能，并且實現(xiàn)對當前企業(yè)財務運行管理流程的自動化推動，這可以一定程度地減輕財務工作人員的工作壓力。例如，在財務管理過程中，經(jīng)常會涉及數(shù)據(jù)校驗環(huán)節(jié)，在這一環(huán)節(jié)中，財務機器人系統(tǒng)可以針對財務信息實際情況生成對賬報告，對賬報告形成后，可以按照既定的處理流程將其以電子郵件的形式發(fā)送給審核人員，審核人員需要根據(jù)報告實際內(nèi)容做出相應批復[11]。同時，財務機器人在信息監(jiān)控及流程觸發(fā)中的應用還體現(xiàn)在可以實現(xiàn)對企業(yè)當前審批流程等一系列業(yè)務信息的獲取與展示，如果共享業(yè)務經(jīng)辦人的業(yè)務在某一審批節(jié)點停留時間過長，則會通過內(nèi)部信息溝通工具或以電郵的方式自動發(fā)送相應的提醒，提示經(jīng)辦人采取行動加快流程進度。

四、結(jié)語

綜上所述，當前我國企業(yè)財務管理部門為了實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，開始積極引進財務機器人開展財務活動，這就使企業(yè)財務管理質(zhì)量得到明顯提高，同時也提高了財務管理的時效性。為了有效推動我國財務機器人在企業(yè)財務活動中的深入應用，發(fā)揮財務機器人的優(yōu)勢，企業(yè)應該高度關(guān)注財務機器人在企業(yè)財務活動中的應用價值，這樣才能確保財務機器人的功能和價值得到充分體現(xiàn)。企業(yè)在正式應用財務機器人之前，應該注意先對其財務管理功能進行深入分析和預判，并結(jié)合當前企業(yè)運轉(zhuǎn)情況找到二者之間的契合點，這樣才能使財務機器人的應用價值得到充分發(fā)揮。財務機器人在企業(yè)財務管理中的應用也會面臨一定的風險，主要體現(xiàn)為技術(shù)層面風險及應用層面風險，需要相關(guān)主體對風險產(chǎn)生的原因進行深入分析，避免因為企業(yè)自身因素而導致應用風險放大的情況出現(xiàn)。