商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中內(nèi)部控制體系的構(gòu)建

劉琳

面對(duì)復(fù)雜的局勢(shì)，商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)人員需要探索如何實(shí)現(xiàn)有效的運(yùn)營(yíng)管理，提高商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的穩(wěn)定性。注重商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建工作，顯著提高商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)水平，適應(yīng)商業(yè)地產(chǎn)發(fā)展環(huán)境，減少商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)問(wèn)題。

我國(guó)的商業(yè)地產(chǎn)經(jīng)過(guò)數(shù)十年的發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)具有了較為完善的發(fā)展體系，但是在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)下，商業(yè)地產(chǎn)的運(yùn)營(yíng)工作既受到宏觀政策方面影響，也因?yàn)橐咔橐蛩氐挠绊懚a(chǎn)生了極大的壓力。在新型的經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢(shì)下，商業(yè)地產(chǎn)的重要性不斷提升。商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)行穩(wěn)定，能夠促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展安全性提高，提升國(guó)內(nèi)金融市場(chǎng)活力。保障商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)安全，提升商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)水平，有助于充分發(fā)揮商業(yè)地產(chǎn)價(jià)值，進(jìn)一步提高市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展質(zhì)量。

一、商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的主要內(nèi)容

商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)主要是根據(jù)相關(guān)的規(guī)范要求，對(duì)物業(yè)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)中的采購(gòu)、維修、外包保潔、保安等方面制定一系列的內(nèi)部控制體系，滿足商業(yè)地產(chǎn)業(yè)主的使用需求，定期披露專門的財(cái)務(wù)信息以及其他各類信息，保證商業(yè)地產(chǎn)的資產(chǎn)安全。

商業(yè)地產(chǎn)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，需要保證經(jīng)營(yíng)管理內(nèi)容的合規(guī)性，遵守國(guó)家法律法規(guī)。作為一個(gè)特殊行業(yè)，商業(yè)地產(chǎn)的運(yùn)行穩(wěn)定性可以為其他行業(yè)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)以及不同的商業(yè)環(huán)節(jié)提供全面支持，促進(jìn)相關(guān)行業(yè)的發(fā)展。在商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中，企業(yè)主管部門利用合適的內(nèi)部控制體系，能夠減少資產(chǎn)損壞以及貪污、挪用等違法行為，保障內(nèi)部資產(chǎn)的安全性，科學(xué)合理地開(kāi)展內(nèi)部控制工作，通過(guò)對(duì)各職能部門的管理目標(biāo)以及管理特點(diǎn)做好有序安排，提高商業(yè)地產(chǎn)的服務(wù)水平，減少商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中存在的成本超支等問(wèn)題，保證運(yùn)營(yíng)中的資金穩(wěn)定，增強(qiáng)內(nèi)部管理優(yōu)勢(shì)。

二、構(gòu)建商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中內(nèi)部控制體系的基本原則

商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的內(nèi)部控制體系構(gòu)建需要遵循相應(yīng)的基本原則。首先，要遵循全面性原則。商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)內(nèi)容復(fù)雜，包含不同的工作環(huán)節(jié)，在內(nèi)部控制體系的構(gòu)建過(guò)程當(dāng)中，必須保證控制體系可以涵蓋業(yè)務(wù)范圍，保證對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全面覆蓋，將商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)貫穿于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策以及具體的商業(yè)活動(dòng)當(dāng)中，對(duì)采購(gòu)以及維修等工作涉及的人力、物力等資源情況做好全面統(tǒng)籌，并考慮企業(yè)的管理特點(diǎn)，實(shí)行重點(diǎn)突出性原則，對(duì)于重點(diǎn)環(huán)節(jié)建立專門的控制機(jī)制，根據(jù)內(nèi)部控制工作的差異性程度，在不同的環(huán)節(jié)采取不同的管理措施。

其次，商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中內(nèi)部控制體系的構(gòu)建工作，應(yīng)當(dāng)保證內(nèi)部控制體系與運(yùn)營(yíng)策略以及方針相互匹配，能夠適應(yīng)運(yùn)營(yíng)要求，并根據(jù)運(yùn)營(yíng)情況的變動(dòng)不斷調(diào)整以及完善，提升內(nèi)部控制體系的先進(jìn)性，保證內(nèi)部控制體系能夠?yàn)樯虡I(yè)地產(chǎn)的運(yùn)營(yíng)提供指導(dǎo)。其內(nèi)部控制體系建設(shè)工作還要以實(shí)現(xiàn)最小的控制成本為目標(biāo)，圍繞運(yùn)營(yíng)效益以及管理質(zhì)量做好內(nèi)部控制體系的不斷完善，以便實(shí)現(xiàn)最好的運(yùn)營(yíng)經(jīng)濟(jì)效益，提升內(nèi)部控制經(jīng)濟(jì)效益。因此，在內(nèi)部控制體系中，要注重引入相互制約的工作機(jī)制，運(yùn)營(yíng)中的治理機(jī)構(gòu)以及權(quán)力配置要形成相互牽制的工作模式，以避免運(yùn)營(yíng)中存在不法行為，提高內(nèi)部控制工作的有效性。

最后，在內(nèi)部控制體系的構(gòu)建中，要形成良好的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中內(nèi)部控制體系的實(shí)施情況做好審計(jì)監(jiān)督，將工作情況向管理層做好報(bào)告，并對(duì)商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中存在的突出問(wèn)題做好分析與糾正，通過(guò)重視日常監(jiān)督與定期專項(xiàng)監(jiān)督檢查工作的相互結(jié)合，建立專門的管理機(jī)制，避免商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)累積，切實(shí)發(fā)揮內(nèi)部控制機(jī)制效用。在此基礎(chǔ)上不斷完善運(yùn)營(yíng)中的內(nèi)部控制體系，定期調(diào)整崗位職責(zé)與機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，杜絕職責(zé)交叉等問(wèn)題，提升內(nèi)部控制體系的科學(xué)性。

三、商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)內(nèi)部控制體系構(gòu)建的具體措施

商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)內(nèi)部控制體系的建設(shè)工作需要注重前期、中期與后期工作的相互統(tǒng)一，根據(jù)不同階段內(nèi)部控制的要求，做好各項(xiàng)工作。

（一）前期內(nèi)部控制體系構(gòu)建要點(diǎn)

商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中，采購(gòu)等工作是內(nèi)部控制的重點(diǎn)，同時(shí)也是前期內(nèi)部控制工作的重要環(huán)節(jié)。商業(yè)地產(chǎn)的運(yùn)營(yíng)，本質(zhì)上是為了提升業(yè)主的滿意度，并保證商業(yè)地產(chǎn)的運(yùn)營(yíng)效益，因此在前期內(nèi)部控制體系的構(gòu)建過(guò)程當(dāng)中要注重成本控制工作，并保證各項(xiàng)物資的充足，為后續(xù)工作的開(kāi)展提供足夠的支持。

因此在前期的內(nèi)部控制體系建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，管理人員要注重對(duì)預(yù)算編制等工作內(nèi)容的創(chuàng)新，強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門職能，引入全面預(yù)算等新型的管理機(jī)制，以財(cái)務(wù)部門為核心，開(kāi)展科學(xué)的預(yù)算編制工作，并提升各部門之間的溝通程度，了解各部門的實(shí)際需求，根據(jù)各部門的工作進(jìn)度制定科學(xué)的運(yùn)營(yíng)目標(biāo)。在此過(guò)程當(dāng)中可以引入專門的財(cái)務(wù)專業(yè)人才，結(jié)合信息化發(fā)展技術(shù)，將信息技術(shù)與全面預(yù)算編制工作形式相互統(tǒng)一，將內(nèi)部各個(gè)部門的管理數(shù)據(jù)上傳到新型的一體化信息平臺(tái)當(dāng)中，由財(cái)務(wù)部門對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，并根據(jù)各部門上報(bào)的項(xiàng)目預(yù)算方案，制定詳實(shí)的預(yù)算編制內(nèi)容，交由管理層研判，最終確定有效的預(yù)算編制內(nèi)容。此外，針對(duì)較為大型的物資采購(gòu)方案，財(cái)務(wù)部門要與采購(gòu)部門進(jìn)行專門的意向溝通，了解采購(gòu)的可行性與必需性，根據(jù)協(xié)商方案，對(duì)較大資產(chǎn)的采購(gòu)制定專門的項(xiàng)目資金規(guī)劃，提供專門的項(xiàng)目資金，以保證各項(xiàng)采購(gòu)工作的順利實(shí)施。

另外在前期內(nèi)部控制體系的構(gòu)建過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制績(jī)效考核體系工作優(yōu)化，根據(jù)前一年度的工作情況與未來(lái)的管理戰(zhàn)略目標(biāo)，從定性與定量角度出發(fā)，科學(xué)制定績(jī)效考核目標(biāo)內(nèi)容，將績(jī)效考核體系內(nèi)容交由各部門進(jìn)行初步?jīng)Q策，指出績(jī)效考核體系中存在的不足，根據(jù)反饋意見(jiàn)修正績(jī)效考核指標(biāo)，保證績(jī)效考核體系的準(zhǔn)確性。

（二）中期內(nèi)部控制體系構(gòu)建要點(diǎn)

在中期物業(yè)項(xiàng)目的實(shí)際管理過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)注重對(duì)維修以及外包保潔、保安等項(xiàng)目的控制工作，強(qiáng)化對(duì)預(yù)算執(zhí)行工作內(nèi)容的監(jiān)督了解，根據(jù)實(shí)際預(yù)算執(zhí)行等過(guò)程中存在的問(wèn)題，做好工作內(nèi)容的優(yōu)化，以實(shí)際提升物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，提高業(yè)主滿意度，提高商業(yè)地產(chǎn)的運(yùn)營(yíng)質(zhì)量，提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

開(kāi)展內(nèi)部控制工作，整體的體系建設(shè)應(yīng)當(dāng)注重實(shí)時(shí)反饋機(jī)制以及監(jiān)督機(jī)制兩方面工作的推進(jìn)。在以往的工作過(guò)程當(dāng)中，物業(yè)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)情況難以被及時(shí)獲知，只能在各項(xiàng)工作完成之后，對(duì)工作情況進(jìn)行總結(jié)，這就導(dǎo)致在物業(yè)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中存在問(wèn)題，無(wú)法及時(shí)糾正，很多管理問(wèn)題也無(wú)法得到提前防控，商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)存在的問(wèn)題無(wú)法提前規(guī)避，可能會(huì)對(duì)物業(yè)項(xiàng)目的管理帶來(lái)較大損失，并且降低業(yè)主滿意度。

為了解決上述問(wèn)題，保證實(shí)時(shí)反饋機(jī)制以及監(jiān)督工作的及時(shí)性，在中期內(nèi)部控制工作當(dāng)中要注重信息化工作方式的引入，比如要對(duì)現(xiàn)有的物資做好專門的數(shù)據(jù)記錄，并上傳到信息平臺(tái)當(dāng)中，由財(cái)務(wù)部門對(duì)各項(xiàng)資產(chǎn)的損耗使用情況等做好記錄分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。而針對(duì)維修等工作內(nèi)容，企業(yè)可以開(kāi)發(fā)專門的小程序或者APP等，商業(yè)地產(chǎn)實(shí)際使用人員如業(yè)主等，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之后，可以通過(guò)小程序或者APP等，將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給維修部門人員，由維修部門進(jìn)行專門維修。同時(shí)在小程序或者APP當(dāng)中也要有專門的評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)維修人員的工作做出評(píng)價(jià)，將其納入到后期的考核中，從而提升維修人員的工作積極性。

在內(nèi)部控制工作中也要建立明確的責(zé)任主體，比如可以抽調(diào)各部門人員組成專門的巡查小組，定期對(duì)外包保潔以及保安等工作進(jìn)行巡查，做好監(jiān)督，了解當(dāng)前工作存在的不足，及時(shí)與業(yè)主展開(kāi)溝通，將了解到的各項(xiàng)內(nèi)容反饋給企業(yè)主管人員，進(jìn)而解決問(wèn)題，實(shí)實(shí)在在做好商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)優(yōu)化。

（三）后期內(nèi)部控制體系構(gòu)建要點(diǎn)

在商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中，內(nèi)部控制工作往往過(guò)于注重前期以及中期的工作內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)對(duì)于預(yù)算編制以及預(yù)算執(zhí)行等工作的優(yōu)化，而對(duì)于后期績(jī)效考核結(jié)果的應(yīng)用以及各項(xiàng)評(píng)價(jià)反饋機(jī)制的引入等卻往往忽視。為了保證內(nèi)部控制工作的有效性，要注重對(duì)后期反饋評(píng)價(jià)機(jī)制等方面的應(yīng)用，根據(jù)后期的各項(xiàng)工作內(nèi)容的記錄以及最終的績(jī)效考核情況，不斷優(yōu)化內(nèi)部控制體系內(nèi)容，增強(qiáng)內(nèi)部控制體系的科學(xué)性。

首先，在后期的內(nèi)部控制工作當(dāng)中，管理人員要根據(jù)績(jī)效評(píng)估工作結(jié)果以及各項(xiàng)反饋評(píng)價(jià)內(nèi)容，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的人員以及部門進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)或者反饋情況較差的工作人員進(jìn)行崗位調(diào)整，以保證崗位與人員的能力契合，提升商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理水平。其次，通過(guò)對(duì)內(nèi)部控制工作內(nèi)容的分析評(píng)估，對(duì)于存在重大責(zé)任問(wèn)題的人員予以責(zé)任追究，并對(duì)存在的重大問(wèn)題采取必要的整改措施，以減小內(nèi)部控制工作存在的風(fēng)險(xiǎn)性，切實(shí)發(fā)揮內(nèi)部控制體系的約束能力。最后，在內(nèi)部控制體系的后期管理工作當(dāng)中，也要根據(jù)工作中存在的不足，優(yōu)化內(nèi)部控制工作環(huán)節(jié)，通過(guò)結(jié)果反饋對(duì)部分工作環(huán)節(jié)進(jìn)行增減，以提高內(nèi)部控制體系的先進(jìn)性。

四、商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中內(nèi)部控制優(yōu)化要點(diǎn)

商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中，優(yōu)化內(nèi)部控制工作內(nèi)容，需要形成常態(tài)化機(jī)制，通過(guò)日常的周報(bào)以及月報(bào)等方式，及時(shí)將內(nèi)部控制工作情況上傳到企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站，方便企業(yè)管理層以及基層員工了解當(dāng)前的內(nèi)部控制工作內(nèi)容，從而結(jié)合本部門的工作情況做好日常的管理優(yōu)化。此外，也要注重以下幾方面的內(nèi)容：

（一）提升執(zhí)行效率

在內(nèi)部控制工作當(dāng)中，內(nèi)部執(zhí)行力的提升是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，只有將各項(xiàng)內(nèi)部控制規(guī)劃落到實(shí)處，才能夠切實(shí)發(fā)揮內(nèi)部控制體系的優(yōu)勢(shì)，因此企業(yè)需要注重對(duì)各部門工作人員業(yè)務(wù)能力方面的提升，加大對(duì)現(xiàn)有員工專業(yè)能力方面的培訓(xùn)力度，并不斷引入專業(yè)性的業(yè)務(wù)和管理人才，切實(shí)提升內(nèi)部控制效率。

基于此，企業(yè)要定期開(kāi)展專門的培訓(xùn)活動(dòng)，根據(jù)各部門的工作情況，比如可以參考績(jī)效考核結(jié)果，了解當(dāng)前各部門工作人員存在的不足，以此為依據(jù)，設(shè)置專門的培訓(xùn)活動(dòng)以及培訓(xùn)課程，通過(guò)理論與實(shí)踐相互結(jié)合的方式，幫助員工及時(shí)掌握相關(guān)技能，提升他們的實(shí)際工作能力。此外，還應(yīng)做好對(duì)管理層的人員培訓(xùn)工作，幫助管理層認(rèn)識(shí)到基層工作現(xiàn)狀以及企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，從而更加科學(xué)地制定管理規(guī)劃，避免管理規(guī)劃與實(shí)際執(zhí)行活動(dòng)不符的情況，減少管理中的形式主義。

（二）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控

隨著商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)形式的日益復(fù)雜，商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率也在不斷提升，為了適應(yīng)疫情影響下物業(yè)管理需求，提高物業(yè)管理的安全性，商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)目前的環(huán)境變化，基于風(fēng)險(xiǎn)管理的角度，采取專門的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，以應(yīng)對(duì)商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中可能存在的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)。比如，對(duì)商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中各項(xiàng)管理數(shù)據(jù)做好專門統(tǒng)計(jì)，并根據(jù)商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的效益以及資金周轉(zhuǎn)率等情況，設(shè)置專門的預(yù)警閾值，一旦內(nèi)部財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)變動(dòng)情況等逼近閾值，則要采取專門的防控措施，以防范風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大化，這要求在內(nèi)部控制工作當(dāng)中不斷引入云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，加大對(duì)技術(shù)方面的投入力度，并配置專業(yè)的技術(shù)型人才，形成科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與業(yè)務(wù)開(kāi)展中存在的異常情況，第一時(shí)間上報(bào)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容，并采取科學(xué)的防范措施，預(yù)防內(nèi)部控制出問(wèn)題。

另外，商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)人員也要結(jié)合內(nèi)部控制現(xiàn)狀，對(duì)內(nèi)部控制中存在的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)做好防范，以規(guī)避內(nèi)部控制工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，例如對(duì)于部分經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題的工作環(huán)節(jié)或者關(guān)鍵性內(nèi)容，可以在內(nèi)部控制體系當(dāng)中建立專門的專項(xiàng)監(jiān)督機(jī)制，對(duì)這一部分工作內(nèi)容展開(kāi)專項(xiàng)檢查，并落實(shí)好專項(xiàng)監(jiān)督檢查；也可以設(shè)置專門的監(jiān)督崗位，保證關(guān)鍵性工作環(huán)節(jié)能夠有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，避免關(guān)鍵性管理內(nèi)容出現(xiàn)問(wèn)題帶來(lái)的重大損失。

結(jié)語(yǔ)：

商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中，內(nèi)部控制體系的構(gòu)建是極為復(fù)雜的一項(xiàng)工作內(nèi)容，運(yùn)營(yíng)以及管理人員需要展開(kāi)專門的調(diào)研，了解商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中需要關(guān)注的重點(diǎn)，結(jié)合國(guó)內(nèi)外商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)情況，從實(shí)際出發(fā)，將內(nèi)部控制各要素進(jìn)行專門的整合，形成有機(jī)的管理體系，構(gòu)建完善的內(nèi)部控制管理方法，拓展新型的內(nèi)部控制方式，從而保證商業(yè)地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的穩(wěn)定性，提升商業(yè)地產(chǎn)的運(yùn)營(yíng)安全管理水平。進(jìn)而通過(guò)科學(xué)的內(nèi)部控制體系，提高內(nèi)部控制效益，維護(hù)資金鏈穩(wěn)定。