水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策探討

陳萬(wàn)霞

(四川省水利人才資源開(kāi)發(fā)與檔案中心,成都 610041)

水利工程項(xiàng)目檔案是指水利工程建設(shè)項(xiàng)目在工程建設(shè)及管理過(guò)程中,經(jīng)過(guò)鑒定、整理、歸檔后形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、電子、音像、實(shí)物等的歷史記錄[1-2]。但是,由于水利工程建設(shè)時(shí)間跨度長(zhǎng)、參建單位多、檔案形成范圍廣、檔案管理涉及的規(guī)章制度多、參建單位相關(guān)人員對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不夠等原因,當(dāng)前,水利工程項(xiàng)目檔案管理還存在認(rèn)識(shí)、制度、人員、管理等方面的問(wèn)題。

1 水利工程項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 缺乏對(duì)檔案重要性的正確認(rèn)識(shí)

水利工程項(xiàng)目檔案是整個(gè)水利工程建設(shè)的憑證和依據(jù),是項(xiàng)目建設(shè)和管理的真實(shí)記錄,同時(shí),也為各類(lèi)監(jiān)管、驗(yàn)收、稽查、審計(jì)等提供不可或缺的檔案保障,重要性不言而喻[2-3]。但是,有的項(xiàng)目法人單位對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠,重建設(shè)、輕檔案,沒(méi)有發(fā)揮好對(duì)項(xiàng)目檔案負(fù)總責(zé)的作用,沒(méi)有同步制定項(xiàng)目文件管理和檔案管理相關(guān)制度,沒(méi)有把項(xiàng)目文件管理要求納入合同制管理;沒(méi)有及時(shí)對(duì)項(xiàng)目文件的形成收集、整理與歸檔等情況進(jìn)行考核;沒(méi)有同步建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu),人員配備、職責(zé)分工、經(jīng)費(fèi)保障和設(shè)備配備都落實(shí)不到位。

1.2 缺乏全面規(guī)范的制度保障

有的項(xiàng)目法人在工程建設(shè)前期和實(shí)施階段沒(méi)有制定項(xiàng)目文件管理和檔案管理相關(guān)制度,待工程竣工驗(yàn)收前,為應(yīng)付檔案驗(yàn)收,才倉(cāng)促應(yīng)付制定相關(guān)制度;有的雖然建立了相應(yīng)的項(xiàng)目檔案管理制度,但沒(méi)有結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際,制定的管理制度不健全、不規(guī)范、可行性不強(qiáng),沒(méi)有嚴(yán)格合理的考核辦法,未形成有效的項(xiàng)目檔案監(jiān)督管理機(jī)制,檔案管理工作流于形式;有的對(duì)項(xiàng)目檔案分類(lèi)原則沒(méi)有交代,導(dǎo)致分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)前后不一致;有的保管期限與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)不符,2006 年12 月18 日正式發(fā)布施行的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》已將保管期限從永久、長(zhǎng)期、短期改為了永久、定期兩種, 定期又實(shí)行“標(biāo)時(shí)法”, 分為30 年、10 年兩種年限,但有些2010年后的水利工程建設(shè)項(xiàng)目,制定的保管期限仍舊為永久、長(zhǎng)期、短期。

1.3 缺乏穩(wěn)定的專(zhuān)業(yè)檔案人員

水利工程檔案管理工作貫穿于水利工程建設(shè)的各個(gè)階段,政策性、專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性強(qiáng),從事水利工程項(xiàng)目檔案管理的人員需要具備較好的水利和檔案相關(guān)專(zhuān)業(yè)素質(zhì),并需要在該項(xiàng)目上長(zhǎng)期工作才能全面了解和勝任工作。但是,水利工程大多遠(yuǎn)離城市,位置偏遠(yuǎn),條件較為艱苦,人員不穩(wěn)定,更換頻繁,絕大多數(shù)參建單位沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員。從事兼職檔案管理工作的人員大多是水利工程專(zhuān)業(yè)技術(shù)出身,懂工程建設(shè)管理業(yè)務(wù)知識(shí),但是沒(méi)學(xué)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不能規(guī)范完成水利工程檔案的收集、整理、整編,不知道項(xiàng)目文件如何分類(lèi),如何歸檔,如何規(guī)范簽章。有些工程建設(shè)項(xiàng)目配備了檔案專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員,但缺乏水利工程建設(shè)管理專(zhuān)業(yè)知識(shí),難以發(fā)現(xiàn)歸檔文件資料存在的問(wèn)題。例如,某工程建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)重大變更,竣工圖未根據(jù)變更做更改,但檔案專(zhuān)業(yè)出身的工作人員看不出問(wèn)題所在,未提出更改要求就予以歸檔。甚至因?yàn)橛行┕ぷ魅藛T檔案意識(shí)淡薄,工作隨意性大,不注重原始檔案資料的收集,部分檔案不能及時(shí)存檔,到了檔案驗(yàn)收的時(shí)候,有些重要的水利工程項(xiàng)目原始資料還散存在個(gè)人手中。

1.4 缺乏系統(tǒng)規(guī)范的管理意識(shí)

水利工程項(xiàng)目文件形成直至歸檔過(guò)程中,應(yīng)該規(guī)范操作,規(guī)范管理。但在一些水利工程實(shí)施前期,負(fù)責(zé)項(xiàng)目可研、申報(bào)等臨時(shí)成立的機(jī)構(gòu),后期和項(xiàng)目法人單位未進(jìn)行全面交接,導(dǎo)致前期合規(guī)性文件缺失,例如地方政府主管部門(mén)關(guān)于同意前期工作的通知、項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)及報(bào)批文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)、水土保持方案報(bào)告及批復(fù)等重要文件缺失,且無(wú)從查找補(bǔ)充收集歸檔。有些工程項(xiàng)目未在項(xiàng)目開(kāi)工之初,將檔案工作的有關(guān)要求納人項(xiàng)目建設(shè)的合同之中;在對(duì)項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程控制管理的同時(shí),未將項(xiàng)目檔案工作要求列入相關(guān)控制管理內(nèi)容,參建單位只重視工程建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量,忽視檔案資料的收集、整理,導(dǎo)致施工資料歸檔不及時(shí),出現(xiàn)大量資料缺失,大部分建設(shè)項(xiàng)目的音像文件歸檔不規(guī)范,缺少實(shí)物檔案,未實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。有些項(xiàng)目已歸檔文件內(nèi)容不全,只有正文,沒(méi)有附件,只有請(qǐng)示,沒(méi)有批復(fù)或只有批復(fù)沒(méi)有請(qǐng)示;有些項(xiàng)目文件復(fù)印件多,且未規(guī)范備注提供復(fù)印件單位、原件保存地址,未加蓋公章;有些項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性不夠,施工過(guò)程進(jìn)行了變更,但竣工圖未進(jìn)行修改,導(dǎo)致圖物不符。

2 水利工程項(xiàng)目檔案管理問(wèn)題對(duì)策

2.1 強(qiáng)化水利工程檔案重要性認(rèn)識(shí),建立健全檔案管理制度

水利部、國(guó)家檔案局高度重視水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理及驗(yàn)收工作,2021年4月,水利部印發(fā)了《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》[1],2023年4月水利部、國(guó)家檔案局印發(fā)了《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》[4],這給建立健全水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案制度提供了根本遵循。

各級(jí)水利工程建設(shè)管理部門(mén)、項(xiàng)目業(yè)主和勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位要提高檔案管理重要性的認(rèn)識(shí),認(rèn)真組織對(duì)國(guó)家制定的水利工程檔案相關(guān)制度和法規(guī)進(jìn)行研究學(xué)習(xí),明確水利工程檔案質(zhì)量的好與壞直接影響著工程質(zhì)量和工程使用。要在工程項(xiàng)目實(shí)施前期就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際,建立符合本部門(mén)、單位實(shí)際的水利工程檔案管理制度,并不斷完善和實(shí)施。特別是項(xiàng)目法人單位,要在項(xiàng)目開(kāi)工之初,就檔案工作制定嚴(yán)格合理的考核辦法,把項(xiàng)目檔案工作的有關(guān)要求列入控制管理內(nèi)容,形成有效的項(xiàng)目檔案監(jiān)督管理機(jī)制,并將檔案工作的有關(guān)要求納人項(xiàng)目建設(shè)的合同之中,對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)行合同化管理。同時(shí),各參建單位要嚴(yán)格按照水利部、國(guó)家檔案局規(guī)定要求,明確任務(wù)和職責(zé),做好職責(zé)范圍內(nèi)的水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管,特別要從日常文件的收集工作做起,確保原始文件材料不缺、不漏、不少,保證檔案的全面完整和真實(shí)性,使水利檔案管理系統(tǒng)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)[5]。

2.2 強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè),提升水利工程檔案工作效能

相對(duì)于文書(shū)檔案工作人員,從事水利工程檔案工作的人員需要具備的專(zhuān)業(yè)技能更高,既要懂文書(shū)檔案、科技檔案相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí),還要了解水利工程相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)[6]。要加強(qiáng)對(duì)水利檔案工作人員的培養(yǎng)和培訓(xùn),打造一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)素質(zhì)精、能力素質(zhì)強(qiáng)、長(zhǎng)期穩(wěn)定從事檔案工作的檔案管理人才隊(duì)伍。

首先,各級(jí)水利工程建設(shè)管理部門(mén)、項(xiàng)目業(yè)主和勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位要明確負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)或部門(mén),并嚴(yán)格準(zhǔn)入制度,選拔專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、職業(yè)素質(zhì)高、甘愿從事檔案管理工作的人進(jìn)入檔案管理隊(duì)伍。其次,要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。兼職的水利工程專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員,要從學(xué)理論、學(xué)規(guī)定、學(xué)制度、學(xué)實(shí)際操作入手,讓這部分人員熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、方針政策、規(guī)定要求及單位關(guān)于檔案的規(guī)章制度,知道如何入手如何抓檔案工作。要常態(tài)化、經(jīng)常化培訓(xùn),使其具備收集、整理、整編等檔案管理的基本業(yè)務(wù)技能,把現(xiàn)代信息技術(shù)熟練運(yùn)用于檔案管理工作;檔案專(zhuān)業(yè)出身的管理人員,要加強(qiáng)水利工程建設(shè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),讓這部分人員多深入工程勘測(cè)、施工現(xiàn)場(chǎng),多掌握工程建設(shè)業(yè)務(wù)知識(shí),不斷擴(kuò)展知識(shí)面,適應(yīng)檔案管理工作能力要求[7]。最后,要提升檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感。加大對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入,改善檔案人員的辦公條件、配備現(xiàn)代化的檔案管理工作設(shè)備,落實(shí)崗位責(zé)任制,建立內(nèi)部管理激勵(lì)機(jī)制,在職稱(chēng)晉級(jí)、工資待遇等政策上予以適當(dāng)傾斜,激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和熱情。

2.3 建立系統(tǒng)工作機(jī)制,促進(jìn)水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理

水利工程建設(shè)檔案要做到規(guī)范化管理,需要項(xiàng)目法人、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位和主管部門(mén)共同協(xié)作、加強(qiáng)配合、明確任務(wù)、履行職責(zé),建立好系統(tǒng)工作機(jī)制。

項(xiàng)目法人承擔(dān)著工程建設(shè)組織重任,工程建設(shè)過(guò)程中管理文件材料最后都要?dú)w口到項(xiàng)目法人匯總。項(xiàng)目法人單位要強(qiáng)化管理意識(shí),承擔(dān)起集中統(tǒng)一管理的職責(zé),協(xié)調(diào)好關(guān)系,促進(jìn)形成項(xiàng)目檔案“形成高質(zhì)化、流程科學(xué)化、整理規(guī)范化、移交完整化”規(guī)范、系統(tǒng)的工作體系。

各參建單位嚴(yán)格按照要求,成立相應(yīng)工程檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,積極配合項(xiàng)目法人單位做好原始文件的收集整理歸檔工作,完善信息化管理手段,按照規(guī)范體系開(kāi)展水利工程項(xiàng)目文件材料的原始積累,做到完整收集、準(zhǔn)確審核、規(guī)范整理、規(guī)范歸檔、最后能高質(zhì)量移交,形成“橫向到邊,縱向到底”的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

相關(guān)工作人員要切實(shí)樹(shù)牢檔案重要性認(rèn)識(shí),負(fù)起責(zé)任,注重日常原始資料的收集保存,加大水利工程文件資料的收集渠道,確保原始資料不丟失、不遺漏,盡量拒絕復(fù)印件存檔,特別要注重照片、音頻、視頻和實(shí)物資料的收集整理,保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、全面性。

上級(jí)主管部門(mén)要切實(shí)嚴(yán)格管理,不定期組織開(kāi)展工程檔案專(zhuān)項(xiàng)督查檢查,通過(guò)查問(wèn)題、促交流,查缺補(bǔ)漏,提高相關(guān)單位對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí),提升人員業(yè)務(wù)能力水平。同時(shí),嚴(yán)格驗(yàn)收要求,凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程不得通過(guò)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收;未進(jìn)行檔案驗(yàn)收或檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收不合格的,不得進(jìn)行或通過(guò)工程的竣工驗(yàn)收[1,4]。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著水利部、國(guó)家檔案局對(duì)水利工程項(xiàng)目檔案工作的重視和嚴(yán)格要求,水利工程項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)和管理中的作用不斷凸顯,各參建單位對(duì)項(xiàng)目檔案重要性的認(rèn)識(shí)將進(jìn)一步加強(qiáng),也必然會(huì)促進(jìn)形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全的水利工程項(xiàng)目檔案,為提升水利工程質(zhì)量、確保工程安全提供有力保障。