事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新路徑探討

沙 金

一、前言

大數(shù)據(jù)技術在日新月異的經(jīng)濟發(fā)展背景中應運而生，不斷在很多領域推廣使用，成為很多單位和部門必不可少的重要管理措施，滿足工作效率和質量全面提升需求。其中，對于事業(yè)單位人力資源檔案管理而言，在管理的過程中也需要緊跟時代發(fā)展的步伐，在管理的過程中有效融大數(shù)據(jù)管理措施，高效、準確把控事業(yè)單位人力資源檔案管理方向。積極采用創(chuàng)新和改革措施，在管理的過程中有效融入信息化管理手段，不斷加強應用大數(shù)據(jù)等相關技術，有效發(fā)揮人力資源管理價值，進而推動事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理必要性分析

在事業(yè)單位人事選拔任用、人才評價以及監(jiān)督管理中，人事檔案是重要的依據(jù)，能夠有效維護人才的合法權益。對于事業(yè)單位而言，其中的人事檔案和相關工作人員的晉升、職級和工資等息息相關。因此，在管理的過程中有效強化人事檔案管理能夠全面杜絕違規(guī)違紀現(xiàn)象的發(fā)生，有利于優(yōu)化公平、公正以及合理的工作關系，滿足相關工作人員的利益維護需求[1]。在這種背景下，事業(yè)單位在實施人力資源檔案管理的過程中能夠有效提高檔案管理工作的價值，但在管理的過程中需要全面緊跟時代發(fā)展的步伐，加大管理措施創(chuàng)新模式，滿足與時俱進的需求。

三、分析大數(shù)據(jù)技術應用于事業(yè)單位人力資源檔案管理的重要價值

由于信息化和大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，事業(yè)單位實施人力資源檔案管理的過程中有效借助大數(shù)據(jù)技術管理方式能夠展現(xiàn)出重要的應用價值。一方面，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式。通過分析傳統(tǒng)人力資源檔案管理模式，呈現(xiàn)出來的工作效率并不高，同時很難隨時調(diào)取相關檔案資料。因此，在管理的過程中有效融入大數(shù)據(jù)和信息技術能夠有效規(guī)避上述問題，滿足檔案管理工作創(chuàng)新需求。此外，在大數(shù)據(jù)技術應用的過程中，可以有效應用電子檔案，通過這種方式能夠有效緩解資料損壞等問題[2]。在這種背景下，事業(yè)單位可以有效結合具體情況和需求，有效融入針對性較強、可行性較高的檔案管理工作模式，進而有效提高檔案資源的安全水平。另一方面，需要全面提升工作人員的效率。在技術應用的過程中，可以借助大數(shù)據(jù)以及信息技術，在這種技術應用的過程中，可以借助計算機系統(tǒng)有效完成需要人工操作的項目，比如，這些項目可以涉及歸檔、資料調(diào)取和整體性分析等，通過這種方式能夠提高檔案管理效率。

四、分析大數(shù)據(jù)技術應用于事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理技術薄弱

在當前的很多事業(yè)單位人事檔案管理過程中，在檔案信息方面的利用并不充分，通常以應申請而查的狀態(tài)。舉個例子，通過調(diào)查某單位在2021 年200 份人事檔案信息，發(fā)現(xiàn)其使用率僅為31.6%，主要信息查詢主要以出現(xiàn)某種需求而開展查詢工作，導致很多檔案成為“死檔”，呈現(xiàn)出來的數(shù)據(jù)源和信息統(tǒng)計常用的字段只有41 個，且這些數(shù)據(jù)個信息通常以滿足日常管理需求。此外，在2017年-2021年間，一定程度上檔案使用情況有所改善，但實際還無法滿足技術發(fā)展需求，很難滿足人力資源檔案管理對大數(shù)據(jù)等相關技術對各要素和變量之間的關系分析（表1）需求。

表1 某高單位人事檔案利用情況

此外，在實施信息化管理的過程中，容易受傳統(tǒng)固化思維影響，采用的管理技術都相對落后，甚至部分人員忽視了數(shù)據(jù)庫信息技術的應用，呈現(xiàn)出來的檔案管理工作以移交、立卷以及入庫等內(nèi)容為主，忽視了信息化應用的作用，很難滿足管理技術創(chuàng)新需求。同時，由于很多工作人員沒有數(shù)據(jù)管理意識，很難發(fā)揮大數(shù)據(jù)的先進性作用，雖然在管理的過程中也嘗試應用大數(shù)據(jù)技術，但呈現(xiàn)出來的工作效果不佳，難以提高人力資源檔案信息化管理的工作效率。

（二）檔案信息化管理未形成規(guī)范化、標準化體系

新世紀以來，在人力資源檔案管理中不斷使用大數(shù)據(jù)技術，可以滿足工作人員有效借助檔案的規(guī)格、類型以及儲存時間等進行技術使用，通過檢索條件的確定，對相關文件進行分類管理，甚至采用電子文件的方式進行存檔。但從當前的應用現(xiàn)狀進行分析，很多事業(yè)單位人事檔案通用性較差，沒有形成統(tǒng)一和規(guī)范的信息化管理模式，甚至沒有實施細則，相關單位僅結合自身的管理需求制定檔案管理規(guī)范，無法滿足數(shù)據(jù)交換和檔案信息共享的需求[3]。比如，部分醫(yī)院采用的檔案管理標準以紙質管理形式為主，信息錄入錯誤現(xiàn)象不絕如縷，使信息可靠性和安全性并不高。此外，由于開放檔案信息，通過網(wǎng)絡和計算機運行時容易產(chǎn)生風險，僅借助網(wǎng)絡系統(tǒng)便可以查閱檔案信息。而一些非專業(yè)的管理人員對檔案信息的安全保護意識較弱，且網(wǎng)絡系統(tǒng)容易受病毒侵蝕，導致檔案保密性差，容易產(chǎn)生信息被盜現(xiàn)象。因此，采用規(guī)范化管理標準能夠滿足事業(yè)單位人力資源檔案管理需求，但在當前很多事業(yè)單位中，比較滯后的管理方式嚴重影響檔案信息的安全性。比如，缺乏比較統(tǒng)一的應用體系和技術語言，容易產(chǎn)生信息錄入錯誤等現(xiàn)象，很難滿足借助大數(shù)據(jù)技術對信息化檔案管理的需求。在信息管理平臺中，如果未設置管理權限，在平臺登錄的過程中不能有效保障信息的真實性以及可靠性。

（三）檔案信息來源單一，缺乏經(jīng)費支撐

分析事業(yè)單位人事檔案信息發(fā)現(xiàn)具有多樣化特征，主要涵蓋了個人信息、個人評價情況等內(nèi)容，但對于當前檔案信息覆蓋的內(nèi)容而言，很難全面展示個體全面性，所收集的范圍比較有限，歸檔材料僅為滿足外界信息查詢需求。在檔案中，體現(xiàn)出來的個人考核評價體系并不顯明，且無法全面補充和完善相關檔案，當事人沒有權限查閱個人信息。此外，和當前現(xiàn)代科技發(fā)展比較迅猛形成鮮明對比的是檔案信息管理的過程中采用的硬件設施和技術都比較滯后，且管理觀念淡薄，忽視技術開發(fā)和應用的重要性。對于一些財力有限的事業(yè)單位而言，實施檔案管理中研究和建設云存儲、數(shù)據(jù)技術應用和云計算等方面更是鳳毛麟角。比如，相關事業(yè)單位缺乏硬件設施、自動化數(shù)據(jù)信息收集技術、互聯(lián)網(wǎng)接口、計算機和相關掃描儀器等都是檔案管理中常見的問題 。再者，相關管理人員在了解單位實際情況時需要收集各部門信息并做匯總處理，但由于職權和職位具有差異性，檔案信息管理具備信息獨立等問題，容易影響相關管理人員的信息處理和獲取，導致數(shù)據(jù)存在漏洞，不符合信息化建設要求。

（四）績效考核流于形式

績效考核是激發(fā)員工工作動力與激情，挖掘員工潛能與創(chuàng)造力的重要方式，在整個人力資源管理中舉足輕重。但是，目前部分事業(yè)單位的人力資源績效考核流于形式，缺乏完善的績效考核指標、精細的績效考核制度以及公正及時的考評反饋。績效考核與事業(yè)單位員工薪資掛鉤，直接關乎員工的主動性與創(chuàng)造力，理應受到重視。但事實上，部分事業(yè)單位并未根據(jù)單位發(fā)展的實際情況，立足不同崗位的工作職責與內(nèi)容建立全面、細致而統(tǒng)一的績效考核指標以及績效考核制度，這導致人力資源績效考核的實施喪失了制度指導作用。再者，績效考核重視考核過程，輕視考核結果運用以及考核反饋的情況依然存在。并且，部分單位的績效考核有失公允，挫傷了優(yōu)秀員工的積極性。

五、大數(shù)據(jù)技術應用于事業(yè)單位人事檔案中的管理路徑

（一）融入大數(shù)據(jù)管理理念，全面收集檔案信息

事業(yè)單位人力資源檔案信息需要全面反映工作人員的基本信息、社會閱歷合格工作情況等，屬于人力資源管理的重要組成部分。對此，管理過程中需要意識到采用信息化管理的作用，在管理人員的思維中融入“云計算”和“大數(shù)據(jù)”等相關理念，不斷采用先進技術以及多渠道方式來搜集檔案數(shù)據(jù)信息，針對性將工作效率和檔案管理融合起來，提高信息化檔案管理效率[4]。此外，在人事檔案管理系統(tǒng)中，有效融入采集終端等數(shù)據(jù)接口，進而收集相關工作人員的權威性信息，比如，工作人員的績效、薪酬和社會服務等。通過分析外部環(huán)境數(shù)據(jù)，可以在檔案信息管理系統(tǒng)中高效接入互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)，引導工作人員自行填寫相關信息，可通過這種方式來采集資料。最后，為有效滿足單點登錄，需要全面融合檔案和信息管理兩個系統(tǒng)，可借助檔案管理系統(tǒng)查詢?nèi)耸禄拘畔?，設置好分析統(tǒng)計、數(shù)據(jù)接收以及報表打印等功能，同時還需要執(zhí)行借閱和檔案接收等業(yè)務，這種管理方式能夠滿足管理效率提升需求。

（二）構建完善的管理體系，保障管理系統(tǒng)安全性

事業(yè)單位人力資源檔案信息化管理以及成為大數(shù)據(jù)時代的必然趨勢，在管理過程中需要具備大數(shù)據(jù)管理思維，但在當前的管理中，呈現(xiàn)出來的管理效果遠不及信息化管理要求，比較常見的還是以紙質化文檔逐級審批為主，比如，在考勤、表彰與獎勵、績效評定和呈報表彰等相子系統(tǒng)未能和檔案信息系統(tǒng)全面融合，無法實現(xiàn)信息互動，容易影響管理效率。對此，需要建立比較完善的大數(shù)據(jù)管理體系，滿足事業(yè)單位信息整合需求，不但在管理體系中融入個人檔案信息，滿足系統(tǒng)運行安全性提高需求，促使事業(yè)單位檔案管理隊伍形成專業(yè)化管理，滿足可持續(xù)發(fā)展需要。一是構建大數(shù)據(jù)管理平臺。人事檔案管理工作開展需要具備齊全的硬件設施，不斷升級管理設備，科學應用大數(shù)據(jù)技術，通過這種方式來滿足信息共享以及合理分類需求。二是應用人事檔案管理是需要保障系統(tǒng)安全性能。事業(yè)單位需要結合實際需求來分配用戶調(diào)閱權限和查詢，有效規(guī)范身份識別信息，采用密碼綁定的方式進行登錄認證。為防止資源訪問時出現(xiàn)文件被篡改現(xiàn)象的發(fā)生，可對文件采用水印加載或者版權保護等方式來保障信息安全。此外，在檔案信息化管理中需要打造一支比較專業(yè)化的管理團隊，為滿足隊伍整體素質提高，需要定期開展交流活動，不斷通過這種方式來強化政治素養(yǎng)，提高團隊思想覺悟，并在發(fā)展中積極培養(yǎng)新型計算機技術人才，通過采用研討會和技術培訓等方式來拓展業(yè)務能力，促使團隊具備信息化管理能力。

（三）有效分析檔案數(shù)據(jù)方法，優(yōu)化大數(shù)據(jù)處理能力

在檔案信息化管理中，對檔案信息進行數(shù)據(jù)收集、分析和預測是重要工作內(nèi)容，能滿足高效管理需求。因此，事業(yè)單位人力資源檔案建設的過程中，需要積極分析檔案數(shù)據(jù)，有效提升數(shù)據(jù)處理能力，通過這種方式才能全面挖掘數(shù)據(jù)資源，而采用這種大數(shù)據(jù)處理方式能夠形成準確、客觀和高效的管理效果。因此，一是需要及時補充和修正相關信息，結合認定標準來收錄相關部門的檔案信息，這種方式可保障信息的完整性和準確性[5]。此外，還需要采用自動采集的方式來采集職能部門所審核過的相關數(shù)據(jù)，進而和單位中有關子系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)對接。基于此，為全面提高人力資源定量分析，準確預測未來的發(fā)展趨勢，需要有效借助互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)接口，不斷將這種接口和考勤以及辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，進而增強數(shù)據(jù)的厚度以及廣度，通過這種方式來全面收集相關工作人員的檔案數(shù)據(jù)，可以有效拓寬數(shù)據(jù)來源。

（四）明確數(shù)據(jù)管理目標，加強信息技術創(chuàng)新

事業(yè)單位在實施檔案管理的過程中，為有效提高工作效率和工作質量，需要關注開發(fā)數(shù)據(jù)信息，并設立比較明確的管理目標。在當前很多事業(yè)單位中，比較缺乏評估指標體系，未形成統(tǒng)一性和標準化，容易在管理的過程中對大數(shù)據(jù)結構產(chǎn)生誤讀，需要采用標準化的評估體系來滿足相關部門各行其是和政出多門的需求。比如，為了提高工作人員的積極性，需要設置比較規(guī)范化的績效數(shù)據(jù)庫。有效分析歷年來的績效漲幅準確對歷年的變化幅度以及趨勢進行把控[6]。此外，在大數(shù)據(jù)平臺構建中，需要有效結合事業(yè)單位的具體情況來優(yōu)化和開發(fā)檔案信息，通過分析的方式來了解工作人員的實際情況，且借助這種方式來分析人力資源數(shù)據(jù)，能夠滿足事業(yè)單位人才培養(yǎng)需求。同時，檔案管理中強化工作人員思想和物質基礎，需要采用宣傳和資金籌措方式，進而全面完善硬件設施和構建軟件平臺，滿足事業(yè)單位人力資源檔案管理工作開展需求，提高相關部門對檔案信息化管理的認識。一是提高管理人員對檔案信息化管理的認識，有效拓寬資金籌措渠道，保障資金使用效率。二是事業(yè)單位需要有效提供和開發(fā)硬件設施和軟件平臺，匹配優(yōu)質的服務器、計算機和掃描儀等先進技術，滿足人力資源檔案信息化管理的基礎條件需求。

（五）增強人力資源績效考核的實效性

為避免績效考核流于形式，事業(yè)單位應提高人力資源績效考核的實效性。首先，建立統(tǒng)一、規(guī)范與制度化的績效考核指標。事業(yè)單位應根據(jù)自身的社會職能、組織結構以及崗位設置，建立全面、詳細而客觀的績效考核指標體系。在明確考核指標時，應尤其重視考核項目、考核權重與參數(shù)指標這三項因素，力求基于此創(chuàng)建符合崗位內(nèi)容需求與員工考核實際的考核制度體系。在考核制度的制定上，應主動尋求單位員工的意見，關注員工的民主議評，以提高考核制度的公正性。在考核的過程中，績效考核小組應秉承科學、合理、公正的原則，拒絕在考核時摻雜個人情感，以免績效考核的公正性遭質疑。

六、結語

事業(yè)單位在發(fā)展的過程中需要緊跟時代發(fā)展的步伐，在人力資源檔案管理中需要借助信息化管理方式，由于大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，在管理過程中具有舉足輕重的作用，既拓寬了檔案歸檔范圍，又開拓了歸檔渠道，滿足事業(yè)單位人力資源檔案信息化管理需求，解決檔案管理低效率和容易引發(fā)信息失真等問題。但在事業(yè)單位人力資源檔案管理的過程中，采用信息化管理的方式還處于初始發(fā)展階段，還不能全面滿足大數(shù)據(jù)技術管理需求，呈現(xiàn)出來的技術手段還比較薄弱，無法形成標準化、規(guī)范化和統(tǒng)一化管理模式，甚至投入的信息化建設經(jīng)費也不足。因此，在管理的過程中需要向管理人員強化大數(shù)據(jù)和云計算等新技術的運用，有效提供硬件設施和軟件平臺，采用多渠道和全方位的方式來收集數(shù)據(jù)信息，通過這種方式來提高檔案管理的水平和效率，滿足檔案管理信息安全，全面提高事業(yè)單位人力資源檔案信息管理質量，保障各項管理工作順利開展。