試析大數(shù)據(jù)時代的檔案信息化管理

李寧寧

（晉冀魯豫烈士陵園 河北 邯鄲 056001）

0 引言

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)很難滿足當(dāng)下時代發(fā)展需求，其工作形式的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，儼然成為新時期的首要建設(shè)任務(wù)，這就需要各級組織單位，積極創(chuàng)新經(jīng)營管理模式，在檔案管理工作中引入信息技術(shù)，促進(jìn)紙質(zhì)文字向電子形式的轉(zhuǎn)變[1]。但就目前來看，雖然許多企事業(yè)單位已經(jīng)積極推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)工作，但因受到諸多因素的影響，在實(shí)際工作中依然存在一些較為顯著的問題，阻礙了信息化進(jìn)程的推行與深入。如何采取有效的手段，合理借助大數(shù)據(jù)時代的便利條件，完成檔案管理的信息化建設(shè)，是現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)值得深度思考的話題，也是本文的重點(diǎn)研究課題。

1 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與管理的必要性

1.1 提升檔案資料搜集便利性的有效途徑

大數(shù)據(jù)時代下的信息技術(shù)，被廣泛應(yīng)用到社會各界，尤其在檔案管理中得到快速普及，這在一定程度上促進(jìn)檔案資料錄入率的提升，使傳統(tǒng)模式下成本高、時間長等弊端問題得到改善，在保證檔案資料獨(dú)立性、完整性的同時，使信息技術(shù)的優(yōu)勢作用得到充分發(fā)揮。檔案資料的數(shù)據(jù)錄入，逐漸走向多元化發(fā)展趨勢，不再以單一的文字為主要形式，而是在此基礎(chǔ)上全新增設(shè)圖片、音頻、視頻等多種數(shù)據(jù)錄入方式，這為檔案文件的資料搜集、分析、匯總以及錄入等創(chuàng)造更多便捷空間。

1.2 促進(jìn)工作效率得以有效提升

基于網(wǎng)絡(luò)時代的檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了人工檔案管理模式向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的轉(zhuǎn)變，為網(wǎng)絡(luò)檔案資源的搜集、查閱、瀏覽等提供更多便捷，減少許多不必要的中間環(huán)節(jié)，在提高工作效率的同時，借助局域網(wǎng)這一重要載體，促進(jìn)了檔案信息的共享工作，有效改善了傳統(tǒng)檔案模式下存儲、使用二者的同步問題[2]。并且，檔案實(shí)現(xiàn)跨地域查閱，使檔案資料的傳輸效率與共享效率得到快速提升，便于檔案本身價值的充分發(fā)揮。

1.3 是保證檔案資料完整性的關(guān)鍵手段

通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，可以有效避免檔案資料的破壞與損失，真正實(shí)現(xiàn)智能化、數(shù)字化的檔案管理工作，既減輕了用戶在檔案查閱、拆裝、復(fù)制等環(huán)節(jié)的時間成本投入，又有效降低了對原始檔案的磨損程度，是對檔案資料的一種保護(hù)手段，使其內(nèi)部資料信息的真實(shí)性、完整性得到有力保障。當(dāng)因突發(fā)情況需要異地調(diào)取檔案資料時，檔案使用者無須等待，只需要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺便可實(shí)現(xiàn)在線快速調(diào)取，突破傳統(tǒng)模式下空間與地域的局限性，減少了紙質(zhì)資料的運(yùn)送環(huán)節(jié)，在規(guī)避檔案資料丟失問題的同時，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息的安全性，起到良好的保護(hù)效果，使其實(shí)際使用壽命得到延長。

2 影響檔案信息化管理效果的主要因素

2.1 管理觀念有待發(fā)展

觀念是行動的先導(dǎo)，也是工作的指南針，只有具備良好的思想觀念，才能帶領(lǐng)實(shí)踐工作走向正確的發(fā)展道路。大數(shù)據(jù)時代的到來，為我國各個行業(yè)帶來不小的沖擊，檔案信息化建設(shè)與管理發(fā)展已經(jīng)刻不容緩。但就目前來看，盡管我國各地已經(jīng)推行了檔案信息化建設(shè)工作，但由于長期受到傳統(tǒng)觀念的影響，普遍存在著一些認(rèn)識不到位、理解不深入的問題，從事檔案管理的工作人員尚未具備良好的互聯(lián)網(wǎng)意識，無法實(shí)現(xiàn)專業(yè)知識與信息化發(fā)展的有機(jī)結(jié)合，實(shí)際信息化管理能力相對較為薄弱，不利于信息化建設(shè)目標(biāo)的順利達(dá)成，在一定程度上限制了企業(yè)單位的良好發(fā)展。

2.2 檔案管理手段存在滯后

在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的今天，社會企業(yè)的經(jīng)營模式逐漸出現(xiàn)轉(zhuǎn)變，雖然已經(jīng)引進(jìn)多種信息化技術(shù)，但在檔案管理中，依然以手工登記或記錄的方式為主，這在一定程度上增加了工作人員的工作壓力與任務(wù)量，不但會提升管理成本，還會影響工作效率[3]。并且，許多企業(yè)的信息化辦公設(shè)備無法更好滿足實(shí)際工作需要，未能搭建起相對完善的系統(tǒng)平臺，無法實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)平臺的有效銜接，在檔案信息化的建設(shè)與管理期間，將會對數(shù)據(jù)傳遞與接收帶來不利影響，無法保證檔案資料的時效性、有效性，嚴(yán)重阻礙檔案信息化管理工作的順利開展，很難取得更理想的信息化建設(shè)效果，這是目前社會企業(yè)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的話題，需要積極做出改變。

2.3 制度體系不夠健全

無論任何一項(xiàng)工作，制度體系都至關(guān)重要，不但是開展工作的前提條件，也是保證工作效果的基礎(chǔ)保障。就事實(shí)來看，正如文章上述所講，許多企業(yè)在長期受到傳統(tǒng)觀念的影響下，對于檔案信息化建設(shè)缺乏足夠關(guān)注，將管理重心更多放置在生產(chǎn)建設(shè)中，對該項(xiàng)工作的投入力度較為薄弱，尤其在制度體系方面，更是存在不健全、不完善的情況，在缺乏強(qiáng)有力的制度保障下，將極易導(dǎo)致檔案信息化管理陷入困境，無法走向正確的發(fā)展道路。在長期制度體系缺位的情況下，無法實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的監(jiān)督管理及約束檢查，這是影響檔案信息化管理效果的主要因素之一，也是極易出現(xiàn)檔案管理風(fēng)險的主要環(huán)節(jié)，需要相關(guān)部門給予高度重視，積極做出改變，規(guī)避檔案管理問題與風(fēng)險隱患的出現(xiàn)。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)問題

檔案管理人員是檔案管理工作的參與者、執(zhí)行者，他們業(yè)務(wù)水平的高低，將直接影響工作質(zhì)量。目前，我國多數(shù)企業(yè)對于檔案管理人員的要求標(biāo)準(zhǔn)并不高，未能結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需求，定期對其進(jìn)行教育培訓(xùn)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)得不到有效提升，無法準(zhǔn)確掌握更專業(yè)、先進(jìn)的檔案管理知識，自身專業(yè)素質(zhì)與技能很難滿足實(shí)際工作需求[4]。并且，許多檔案管理人員的理論基礎(chǔ)多數(shù)傾向于傳統(tǒng)檔案管理模式，自身的信息素養(yǎng)并不高，不能熟練操作系統(tǒng)平臺對檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化、智能化的管理工作，工作方式方法不能及時更新，這不但會對信息化檔案管理進(jìn)程帶來阻礙，還會因自身素質(zhì)問題而誘發(fā)檔案數(shù)據(jù)丟失、遺漏、惡意篡改等不良現(xiàn)象，造成不可挽回的后果。

3 大數(shù)據(jù)時代下檔案信息化管理的創(chuàng)新路徑分析

3.1 提高觀念認(rèn)識，營造信息化建設(shè)環(huán)境

良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，是開展檔案信息化管理的前提條件，在一定程度上決定著實(shí)際建設(shè)目標(biāo)能否順利達(dá)成。為保證信息化建設(shè)成果，可以通過檔案宣傳、建章立制等多種方式，面向企業(yè)全員進(jìn)行推廣宣傳，作為企業(yè)的掌舵者，領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)以身作則，充分發(fā)揮自身表率作用，帶領(lǐng)所有員工逐步加深對信息化建設(shè)與管理的認(rèn)知、理解程度，并將檔案信息化工作納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中，將其作為首要任務(wù)來抓，在實(shí)際工作中推進(jìn)和實(shí)施。

基于大數(shù)據(jù)時代的檔案信息化建設(shè)，應(yīng)結(jié)合新時期發(fā)展形勢，充分考慮企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營情況，全面加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備投入，為檔案管理工作的轉(zhuǎn)型與升級營造良好的環(huán)境氛圍。具體來講，需要從以下幾個方面入手：首先，全面加強(qiáng)信息化建設(shè)投入力度，保證檔案工作的硬件、軟件設(shè)備設(shè)施配備齊全，為檔案資料的搜集、分析、匯總以及提取等多個環(huán)節(jié)提供基礎(chǔ)條件，打好扎實(shí)的環(huán)境與設(shè)備基礎(chǔ)。其次，注重檔案管理觀念的優(yōu)化與創(chuàng)新，結(jié)合新時代發(fā)展需求，對現(xiàn)行的檔案管理機(jī)制進(jìn)行調(diào)整，不再以人工模式為主要工作形式，取而代之的是更多先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息手段與方法，以此將檔案信息化建設(shè)工作準(zhǔn)確落實(shí)到位[5]。最后，保證各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的齊全性，在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立獨(dú)立的檔案管理資料庫、信息庫、數(shù)據(jù)庫，做好網(wǎng)絡(luò)軟件的協(xié)調(diào)與更新處理。針對規(guī)章制度方面，要在現(xiàn)有的制度體系中加入信息化管理規(guī)章內(nèi)容與工作標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案信息化管理中的職責(zé)權(quán)限與義務(wù)得到明確。

3.2 創(chuàng)新檔案管理手段，搭建信息化管理系統(tǒng)

創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力，企事業(yè)單位應(yīng)具備良好的“創(chuàng)新”意識，與時俱進(jìn)、積極創(chuàng)新檔案管理模式與手段，合理借助多種信息技術(shù)手段，搭建起完善的信息化管理系統(tǒng)，保證檔案文書的安全性。在實(shí)踐中，企業(yè)可以適當(dāng)引進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等多種技術(shù)軟件，搭建符合企業(yè)發(fā)展需要的信息管理平臺，全新增設(shè)檔案信息的搜集、分析、匯總、存儲等信息系統(tǒng)，為文書檔案資料的整理與使用提供更多便捷。并將最終處理數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入到平臺內(nèi)部數(shù)據(jù)庫中，逐步取締多余的工作環(huán)節(jié)，在減輕檔案管理人員工作壓力的同時，節(jié)省更多時間與管理成本，以便促進(jìn)檔案管理水平、管理質(zhì)量的有效提升。不僅如此，還需構(gòu)建檔案保密系統(tǒng)，要求檔案管理的每個流程都能得到安全保證，要求重要機(jī)密文件的管理人員與部門或組織單位簽署保密協(xié)議，在制度體系與規(guī)章制度的全面保障下，使檔案信息的安全性、全面性得到有力保障。并且在信息化管理系統(tǒng)的輔助下，可以使整個檔案管理流程變得更加嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行監(jiān)督與管控，管理人員只需操作計算機(jī)，便可對檔案資料的入庫與出庫情況進(jìn)行準(zhǔn)確掌握，詳細(xì)了解檔案的借閱與規(guī)范情況。當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案資料存在歸還不及時或工作人員不能規(guī)范行事時，那么便需要根據(jù)規(guī)章制度，對其進(jìn)行及時查處，以此保證檔案管理工作變得更加規(guī)范，逐步增強(qiáng)管理人員對檔案工作的重視程度，進(jìn)一步促進(jìn)預(yù)期目標(biāo)的順利達(dá)成。

3.3 健全制度體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理

為進(jìn)一步提高檔案信息化管理水平，取得更理想的建設(shè)成果，企事業(yè)單位應(yīng)著重加強(qiáng)制度建設(shè)，充分考慮大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展需要，建立健全的檔案管理制度，嚴(yán)格遵循“三體系”的基本原則，實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一制度以及統(tǒng)一管理。

首先，企業(yè)應(yīng)具備良好的大局觀意識，充分考慮到檔案信息化管理中資料搜集、分析、匯總、歸檔、統(tǒng)計、保管、使用、存儲等多方面管理要素，因地制宜對每個管理環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的規(guī)范制度，必要時可落實(shí)崗位責(zé)任制，將檔案管理職責(zé)準(zhǔn)確劃分到崗位及個人，促使各級檔案管理人員都能清晰認(rèn)識到自身崗位的重要性，進(jìn)而嚴(yán)于律己，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，不斷朝向規(guī)范化、制度化的發(fā)展道路前行，便于檔案資源優(yōu)化整合、共享利用目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

其次，按照國家政策中所規(guī)定的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立適合自身發(fā)展特色的規(guī)章制度，結(jié)合檔案管理工作性質(zhì)，制定并規(guī)范每一類型檔案的信息化操作的實(shí)用手冊，為檔案管理人員及使用人員的操作提供便捷，全力促進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的逐步加快[6]。

最后，加強(qiáng)電子檔案管理激勵約束機(jī)制的建立與完善，在年度考核體系中融入檔案信息化建設(shè)，安排專人定期對其進(jìn)行檢查、指導(dǎo)及監(jiān)督，確保整個工作能夠在國家政策規(guī)定范圍內(nèi)規(guī)范進(jìn)行。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)需要長期堅(jiān)持的任務(wù)，所應(yīng)用到的制度體系并不是一成不變的，而是需要根據(jù)時代發(fā)展與國家政策變化而實(shí)時調(diào)整，這就需要企業(yè)及時調(diào)整并完善相關(guān)制度，保證制度體系內(nèi)容的全面性與完善性，為電子檔案工作的有序開展提供制度保障。

3.4 注重工作人員素質(zhì)培養(yǎng)，保證檔案管理質(zhì)量

作為檔案信息化建設(shè)與管理的主導(dǎo)者，檔案管理人員應(yīng)形成正確的責(zé)任觀念，與時俱進(jìn)，跟隨時代發(fā)展適當(dāng)轉(zhuǎn)變自身思維觀念，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作方法與技巧，通過學(xué)習(xí)來加深對檔案管理的認(rèn)知與理解，保證自身思想與理念的及時更新，以此取得全新的感受和體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)自身綜合能力與文化素養(yǎng)的共同提升，在實(shí)際工作中找出自身存在的問題和不足，及時處理問題并改進(jìn)，使自身工作范圍與職責(zé)得到明確。在此期間，企業(yè)單位應(yīng)注重加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度，在做好檔案管理專業(yè)知識的講解外，注重信息技術(shù)與操作技能的傳遞，適當(dāng)宣傳國家在檔案信息建設(shè)方面的法律法規(guī)，將更多專業(yè)且優(yōu)質(zhì)的檔案管理知識傳遞至每位基層人員，提高他們的業(yè)務(wù)水平與信息素養(yǎng)，在潛移默化中認(rèn)識到信息化建設(shè)在檔案管理中的重要性。并且，企業(yè)還需積極開展信息化建設(shè)的培訓(xùn)講座，面向全體工作人員進(jìn)行正向引導(dǎo)，使他們對檔案信息化管理以及相關(guān)知識的理解更加深入，有效防止因自身素質(zhì)而誘發(fā)數(shù)據(jù)丟失、違法亂紀(jì)等不良行為的出現(xiàn)，以此來提升檔案管理人員的個人綜合能力。

3.5 加強(qiáng)資源投入，為檔案基礎(chǔ)建設(shè)與資源共享助力

正如上述所講，檔案信息化管理是一項(xiàng)較為煩瑣的系統(tǒng)性任務(wù)，因?yàn)殛P(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，需要保證各部門的人力、財力、物力等協(xié)調(diào)配合，才能促進(jìn)該項(xiàng)工作的順利開展。在這種情況下，企業(yè)應(yīng)適當(dāng)加強(qiáng)資源投入力度，為檔案信息化管理打好扎實(shí)的建設(shè)基礎(chǔ)，為資源共享做出努力。

其一，檔案信息庫的建立與完善。在檔案信息化建設(shè)與管理中，需要經(jīng)過檔案資料從紙質(zhì)版逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案形式的過程，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時傳遞與接收，這就需要建立起相應(yīng)的檔案信息庫，便于文字、照片、音頻、視頻等形式的電子檔案的傳遞與存儲[7]。在開展日常管理工作時，應(yīng)保證檔案內(nèi)資料信息及時補(bǔ)充與完善，在此基礎(chǔ)上做好數(shù)據(jù)信息庫的維護(hù)管理，保證檔案信息庫得以穩(wěn)定、良好運(yùn)行。此外，應(yīng)設(shè)立檔案文件及目錄，將各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確錄入其中，便于后期的信息查閱與審核。

其二，信息化基礎(chǔ)建設(shè)環(huán)節(jié)。針對該環(huán)節(jié)的建設(shè)工作，應(yīng)適當(dāng)引入硬件系統(tǒng)，為信息化管理平臺的建立提供支撐，配套操作便捷、配置功能完善、兼容性強(qiáng)等諸多符合檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的操作應(yīng)用軟件，為檔案資源的實(shí)時傳遞與共享創(chuàng)造更多有利空間。在滿足檔案管理工作需求的情況下，妥善選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)用型的電能、掃描儀等硬件設(shè)備，保證建設(shè)資金的合理使用。

其三，檔案資料保密處理。企業(yè)應(yīng)做好加密技術(shù)的應(yīng)用工作，針對非專業(yè)認(rèn)識無法清晰讀取且破解的數(shù)據(jù)信息，在前期設(shè)定的檔案密碼與相關(guān)指令下，對各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密處理，這樣做不但可以使數(shù)據(jù)信息的安全性、可靠性得到保障，同時有效降低信息泄漏風(fēng)險的概率，進(jìn)而為檔案使用者提供更準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)，便于經(jīng)營決策的制定。

4 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代下，社會各行業(yè)發(fā)生了日新月異的變化，想要更好順應(yīng)時代發(fā)展，需要從檔案信息化建設(shè)與管理角度入手，在深入分析影響信息化建設(shè)效果的主要因素后，采取針對性的改進(jìn)方案，積極創(chuàng)新管理觀念，加強(qiáng)制度建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理手段，不斷提高檔案管理水平，全力推動檔案信息化目標(biāo)的順利達(dá)成。