淺談農(nóng)業(yè)科研單位如何做好檔案專項審核及審核后管理

文/中國熱帶農(nóng)業(yè)科學院椰子研究所 魯利娟 姬琳；中國熱帶農(nóng)業(yè)科學院 程誠

一、檔案專項審核的意義

（一）有利于全面了解干部個人信息。干部人事檔案中記錄了干部個人成長、學習、工作的所有過程，是干部學習與工作軌跡的重要反映，可為了解干部提供重要參考。

（二）有利于維護干部基本合法權益。專項審核在一定程度上可以維護干部基本的合法權益。干部人事檔案包含干部學習、工作的全部信息，具有一定的歷史性，若干部本人對自身的檔案信息存在疑問，可以向組織申請檔案審查，人事檔案是最為重要的信息資料。

（三）有利于保障干部人事工作的規(guī)范化。專項審核可以為干部人事工作提供準確信息和重要依據(jù)，使得干部人事管理更為規(guī)范與高效，符合當前人事制度改革的現(xiàn)實要求，有利于保障人事工作的規(guī)范化。

（四）有利于維護干部選拔任用公信力。干部選拔必須嚴管，其中要義之一就是杜絕干部選拔過程中的檔案涂改造假問題。專項審核有利于整治干部檔案涂改造假，糾正干部檔案工作中的不正之風，從嚴管理干部人事檔案，維護干部選拔任用的公信力。

二、干部人事檔案專項審核的內(nèi)容

（一）審核材料是否齊全完整。主要看有無錯裝、混裝的材料。內(nèi)容是否客觀真實，干部信息是否真實準確。

（二）審核“三齡兩歷一身份”?！叭g”指出生時間、參加工作時間、入黨時間，“兩歷”指學歷、工作經(jīng)歷，“一身份”指干部身份。它們是反映干部基本情況的重要信息，是組織人事部門選拔任用干部的重要依據(jù)。1.對“三齡”的認定：（1）出生時間。對出生時間的認定主要是以檔案中最早形成的材料記載時間為依據(jù)進行認定；（2）參加工作時間。對參加工作時間的認定是依據(jù)檔案中的勞動合同、年度考核、養(yǎng)老保險社保繳交記錄等進行審查認定；（3）入黨時間。對入黨時間的認定是根據(jù)入黨志愿書記載的支部大會討論通過成為預備黨員的時間進行認定。2.對“兩歷”的認定：（1）學歷。對學歷的認定要以教育部規(guī)定的相關學歷學位管理政策為主。其中包括全日制教育與在職教育兩種；（2）工作經(jīng)歷。對工作經(jīng)歷要根據(jù)檔案中的證明材料進行認定，包括個人履歷表、勞動合同等。每一段工作經(jīng)歷都要進行審核；3.對“一身份”的認定。干部身份的認定，主要是看成為干部的時間、相關材料記錄等，要對干部提拔的資格、程序、材料是否真實進行審核。

三、干部人事檔案專項審核的問題

（一）個人存在的問題。1.干部檔案材料不齊全。主要表現(xiàn)在學習材料的不完整規(guī)范上。原因有三個方面：一是個別干部檔案意識薄弱，不知道要將自己的學習材料及時上交歸檔，從而造成檔案中學習材料不完整；二是有些干部就讀的學校管理不規(guī)范，導致畢業(yè)學生的學習材料中缺少畢業(yè)生登記表、學位授予材料等核心材料。三是材料不完整規(guī)范還表現(xiàn)在身份證明、參加工作時間等證明依據(jù)材料的缺失上。這些人事檔案材料的缺失，影響了干部人事檔案管理工作的順利進行，導致在人事檔案的管理與審核過程中，要進行相關材料的補充，影響了干部人事檔案管理工作的效率。2.干部檔案信息不一致的問題。通過對“三齡兩歷一身份”、家庭主要成員及重要社會關系的審核，發(fā)現(xiàn)很多干部存在信息記載不一致的情況。（1）出生年月記載不一致。根據(jù)中共中央組織部、人事部、公安部《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》文件規(guī)定的“最先最早”的原則，對干部檔案的出生年月進行審核，發(fā)現(xiàn)干部存在記錄出生年月最早與最新材料及檔案的其他信息記載不一致的情況；（2）參加工作時間記載不一致。根據(jù)檔案中的勞動合同、年度考核、養(yǎng)老保險社保繳交記錄等材料對干部參加工作時間進行審核，發(fā)現(xiàn)干部存在參加工作材料與最新材料及檔案的其他信息記載不一致的情況；（3）入黨時間記載不一致。審核中發(fā)現(xiàn)，有入黨志愿書中的入黨時間與最新材料及檔案的其他材料信息記載不一致的情況。

（二）單位存在的問題。1.干部檔案材料不齊全。部分干部的原始檔案材料不齊全，包括入黨的相關證明、報到證等，其中入黨相關證明的缺失，影響對干部黨齡的認定；報到證的缺失，影響對干部工作時間的認定。2.檔案管理不夠規(guī)范。干部人事檔案管理是一項內(nèi)容復雜的工作，需要設置專門的檔案管理員，但是部分單位檔案管理人員較少，而實際工作量卻很大，因此部分干部人事檔案信息數(shù)據(jù)未經(jīng)過嚴格的審核，甚至不進行審核。3.檔案轉移管理不嚴格。根據(jù)相關政策要求，干部需要跨地區(qū)以及跨行業(yè)交流，因此意味著單位的干部同志要進入新的工作地，而其原始檔案也需要進行轉移，但是在轉移過程中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案轉移不及時的情況，對干部的認定會產(chǎn)生不利影響。

四、產(chǎn)生問題的深層次原因

（一）檔案意識淡薄。一方面，是領導對檔案管理不夠重視；另一方面，是檔案管理工作人員對檔案的重要性認識不充分，工作處于被動狀態(tài)，對檔案的收集、整理、存放比較隨意。

（二）管理力量薄弱。干部人事檔案管理工作的專職人員較少，檔案管理人員變動頻繁。有些檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案培訓，對新知識、新理念掌握不足，不能準確把握新的法規(guī)政策，影響干部檔案歸檔的質(zhì)量。

（三）管理方式落后。有些單位目前存在檔案管理方式落后，形式單一的問題。依然采取原始的紙張管理方式，未能實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化管理。平時的管理也不夠系統(tǒng)，造成干部填寫錯誤時沒能及時更改和資料缺失未及時補充等問題。

（四）硬件環(huán)境差。檔案管理質(zhì)量不高的一個重要原因，是檔案管理的硬件設施不齊全。事實上，有些單位至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應的檔案管理設備，甚至連檔案管理工作中必備的檔案用品都無法購置齊備，檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)更是難以實現(xiàn)。檔案管理的硬件缺失導致很多原始的紙質(zhì)檔案得不到有效保護，時間長了，許多珍貴的原始檔案很可能出現(xiàn)蛀蟲、霉變現(xiàn)象，造成不可逆轉的損失。

五、提高人事檔案管理水平的措施

（一）材料補充、規(guī)范及組織認定。針對部分干部檔案材料不齊全、不規(guī)范的情況，分別采取了追繳收集、原件復制、重新填寫、完善手續(xù)等方式進行補充和規(guī)范。對于干部信息已有認定且符合政策規(guī)定的，以組織已有的認定結果為準；對已認定但不符合規(guī)定或存在質(zhì)疑的，通過咨詢檔案部門或查找原始憑證，依照相關政策規(guī)定進行仔細甄別，重新認定。

（二）增強對檔案管理的重要認識。單位和個人要高度認識檔案管理的重要性，不斷增強檔案管理意識，并加強檔案工作力度、建立嚴密的檔案管理制度，通過制度約束管理人員行為，才能確保檔案的完整性和有效性，為各項工作提供可靠的依據(jù)。

（三）提升專項審核人員的專業(yè)水平。審核人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)是新時期干部人事檔案專項審核工作的現(xiàn)實需求，也是應對不同問題的重要手段。所以審核人員要通過參加上級部門集中培訓工作，增強整體的責任意識。

（四）加大對檔案管理的經(jīng)費投入。加大對干部人事檔案管理經(jīng)費的投入，改善硬件基礎設施，應將存檔區(qū)、閱覽區(qū)、辦公區(qū)分開，確保檔案管理有一個良好的環(huán)境；要盡可能為檔案室配備現(xiàn)代化管理設備和辦公設備，如配備足夠的檔案柜、打印機、除濕機、空調(diào)等設備，確保檔案管理工作正常開展。

（五）加強檔案管理的現(xiàn)代化水平。要積極學習先進的管理方法，根據(jù)檔案管理的實際需求，引進合適的軟件系統(tǒng)，建立電子檔案信息系統(tǒng)，利用計算機技術對檔案進行整理與保存。通過檔案信息系統(tǒng)，能加強檔案信息動態(tài)管理，實現(xiàn)信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。

六、干部人事檔案專項審核后的管理

（一）加強檔案基礎工作。檔案管理工作與現(xiàn)代社會發(fā)展相匹配的前提是檔案基礎工作的標準化、規(guī)范化。歸檔文件材料的收集工作是檔案工作的第一步，同時也是重要的一個環(huán)節(jié)。文件材料收集是否齊全完整直接關系著整理工作能否順利進行，因此要保證文件材料及時收集、齊全完整。進一步加強收集歸檔工作。1.主動收集檔案材料。網(wǎng)絡的使用，使檔案信息的獲取較以往更加及時、快捷和方便。檔案工作者應隨時關注院所的發(fā)展動態(tài)，充分利用現(xiàn)代化辦公手段，依托網(wǎng)絡平臺，及時獲取各種信息，主動收集檔案材料。2.建立檔案收集體系。必須強化構建組織體系，確定各部門檔案信息聯(lián)絡員，明確各職能部門產(chǎn)生的各種文件的歸檔范圍，建立以檔案管理部門為主，其他部門為輔的檔案收集體系，檔案材料及時有效地收集歸檔。3.增加新的收集內(nèi)容。不斷充實人事檔案的內(nèi)容，將原來側重于記錄和反映職工個人社會經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)等方面的內(nèi)容，轉變?yōu)閭戎赜诜从陈毠す芾砗涂蒲心芰Φ葮I(yè)務水平的內(nèi)容。不斷完善人才信息資源庫，為單位選拔人才考察干部提供重要依據(jù)。4.確保檔案材料完整、齊全、真實。案卷材料缺乏真實性，就會失去其應有的價值。按照干部檔案條例，把好每份材料的入檔關，對組織負責，對職工本人負責。結合當前人事工作的中心任務，著重收集反映個人經(jīng)歷和不同時期德、能、勤、績、廉等表現(xiàn)情況的材料，及時、完整、準確地集中起來，有條理地整理成卷，以便全面了解每一個人。

（二）提升檔案工作的認識。人事檔案材料主要來自于職工個人，如個人經(jīng)歷、科研成果、職稱審批、群團、獲獎申報表等材料。這些材料既能反映個人的學識能力，同時也是人才庫的重要組成。運用單位網(wǎng)絡等多種媒體途徑，廣泛進行宣傳教育，深入科研部門，確定聯(lián)絡人員，定期溝通交流，變封閉被動的檔案管理模式為開放的、互動的人才信息加工廠。

（三）強化檔案管理干部隊伍建設。實踐證明，干部素質(zhì)的高低對事業(yè)的成敗起著關鍵作用，干部檔案管理也不例外，如果檔案管理人員素質(zhì)不高，責任心不強，抵擋不住人情、金錢的誘惑，那勢必會給干部人事檔案工作帶來不可估量的損失。及時充實管理隊伍的力量，保持隊伍的相對穩(wěn)定，經(jīng)常加強業(yè)務培訓，提高干部檔案管理人員業(yè)務水平和工作能力。1.加強理論學習，提高政治素質(zhì)。檔案必須完整、真實、系統(tǒng)和安全。人事檔案管理人員必須具有很強的黨性原則，具有堅定的政治立場，樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀，有強烈的事業(yè)心和責任感，努力提高思想政治覺悟和辨別是非的能力，做到作風正派，堅持原則，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》及其相關的各項規(guī)定，依法治檔，維護檔案的完整與真實性。2.提高業(yè)務素質(zhì)，規(guī)范管理意識。檔案工作的專業(yè)性、技術性很強，檔案人員要鉆研本專業(yè)的基礎理論和專業(yè)知識，掌握檔案工作各個環(huán)節(jié)的技能技巧。隨著知識的日新月異，新技術層出不窮，科研院所人事檔案工作對管理人員提出了更多新的要求，檔案工作者應樹立終身學習的觀念，不斷學習新知識、新技術，擴展自己的知識面。3.提高職業(yè)道德素質(zhì)，強化服務意識。檔案管理人員要有無私奉獻精神，在工作實踐中培養(yǎng)強烈的事業(yè)心，高度的責任感和使命感，做到干一行、愛一行、鉆一行。檔案管理人員要有熱心服務的工作態(tài)度，要有嚴謹細致的工作作風。要全心全意為檔案使用人員提供服務，要積極主動、誠懇熱情，想利用者所想，急利用者所急。

（四）定期集中開展檔案專項審核工作。只有經(jīng)常性地對干部人事檔案進行審核，才能及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，對于檔案中出現(xiàn)材料涂改、造假的更應該及時更正。而對于干部檔案中重要的信息記載不一致的情況，應該及時依照有關政策規(guī)定進行重新審核認定。對于干部人事檔案中重要的核心依據(jù)材料不完整、不規(guī)范的情況，則應該抓緊督促組織人事部門或當事人補全檔案材料，從而而達到標本兼治的目的。

（五）加速檔案管理信息化網(wǎng)絡化進程。1.提高檔案管理人員信息處理能力。檔案信息化管理，可以將檔案管理人員從繁瑣的歸檔、裝訂、手工勞動中解脫出來，集中精力做好檔案信息的收集、開發(fā)和利用，使檔案管理由單一的實體管理向信息管理與實體管理相結合。2.加速信息化管理進程。檔案工作的目的，就是提供利用。要積極開發(fā)人事檔案信息，主動為發(fā)現(xiàn)人才、推薦人才服務。逐步改善人事檔案管理模式，變封閉式管理為有選擇的開放式管理。與社會人才交流中心的人才網(wǎng)溝通、聯(lián)絡，通過人事檔案信息，分析人才各方面的特點以便更好地發(fā)揮其優(yōu)勢。3.加強檔案信息化安全管理。在檔案信息化管理過程中，認真做好電子檔案的及時備份與維護工作，積極加強安全意識，確保人事檔案資料的安全。實現(xiàn)人事檔案信息化管理后，利用計算機可實現(xiàn)即時查詢、多人同時查詢、查詢統(tǒng)計同時進行，既方便又快捷，可以更好地為院所組織人事工作提供服務，為領導決策工作快速提供翔實的人員信息材料。

七、結語

在嚴格規(guī)范要求下，對干部檔案進行審核，是必然趨勢。檔案專項審核雖然耗時較多，但可以取得理想效果，有利于檔案管理的轉型與完善，進一步提升檔案管理服務質(zhì)量。通過檔案專項審核，可以規(guī)避潛在隱患，將檔案管理現(xiàn)有矛盾激發(fā)出來，在此基礎上提出改善意見，為今后的檔案管理鋪平道路，提供依據(jù)和保障。所以，不僅要從人才建設入手，打造一支高素質(zhì)、高水平的隊伍，也要從制度上予以完善，讓工作的開展有序可循。更重要的是緊跟時代發(fā)展步伐，運用信息技術促進工作的信息化、數(shù)字化建設。只有這樣，才能為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的條件，讓檔案的價值得到充分體現(xiàn)。