民辦高校新冠肺炎疫情防控檔案收集歸檔實踐
——以陜西國際商貿學院為例

文/陜西國際商貿學院黨政辦公室 李梅

自2019年12月暴發(fā)新冠肺炎疫情后，以習近平同志為核心的黨中央領導全國人民付出了艱辛的努力。面對此起彼伏的疫情，習近平總書記做出一系列重要指示，對疫情防控工作提出明確要求，全省各級檔案部門、檔案人員在認真學習貫徹習總書記重要講話、重要指示，履行“為黨管檔、為國守史、為民服務”的職責。經(jīng)過兩年多對新型冠狀肺炎疫情的抗擊，檔案人對疫情防控檔案的收集取得了一定的成績，在今后的疫情防控檔案收集工作中，將根據(jù)不同時期疫情發(fā)生的特性，采取不同的管理措施，不斷變被動應對為主動管理，變事后處置為事前預防，積極規(guī)范各類預案，提高疫情防控應急處置能力，共同推進高校疫情防控檔案建設。

一、疫情發(fā)生不同時期高校檔案收集的特征

高校疫情防控工作面臨的嚴峻復雜形勢成為社會關注的焦點之一。學生是否在校關系著學校疫情防控的響應級別，影響著高校疫情防控檔案形成的數(shù)量。高校疫情防控檔案是指高校在疫情防控和復學復課過程中形成的具有保存價值的文件、照片、音視頻等原始記錄。這些檔案見證了廣大師生眾志成城抗“疫”精神，反映了高?！耙匀藶楸尽钡霓k學育人理念。高校疫情防控檔案對于今后開展科學研究和宣傳教育、制訂疫情預防應對措施具有重要的參考價值。

（一）2019年首次疫情發(fā)生時高校檔案收集呈現(xiàn)“兩少”特征。對于高校而言，2019年底首次疫情擴散正值學生放寒假期間，不存在教學環(huán)節(jié)上的防控安排。高校應對疫情防控的業(yè)務量少，所產(chǎn)生的檔案材料相對較少，主要是學校落實省市疫情防控政策所報送的疫情防控預案、防控機制、措施制度類材料，以及填報的各類師生健康狀態(tài)動態(tài)報表，這些數(shù)據(jù)信息的收集，不僅對春季學期是否能正常開學起到支撐作用，還為疫情防控期的檔案管理起到了支持作用。

（二）2021～2022年歲末年初奧密克戎變異病毒侵襲西安，高校檔案收集呈現(xiàn)“兩多”特征。對于本階段陜西多數(shù)高校來說，學期末各項教學計劃以及考試等任務較多，又遇病毒的高速傳播期，不僅給學生學習和考試帶來影響，同時也給學校疫情防控帶來巨大的挑戰(zhàn)。在此期間，教育主管部門和學校駐地疫情防控指揮部門所形成的決策、報告以及各項管控措施、方案材料較多，在保證教學任務進行的同時，還要兼顧校園疫情防控，業(yè)務多，任務重，期間所形成的材料都是民辦高校參與抗疫工作的經(jīng)驗，推動學校各項工作有序開展所形成的資料成為高校疫情防控方面的寶貴資源。作為民辦高校的一線經(jīng)歷者，有必要將其進行系統(tǒng)性梳理，為學校檔案發(fā)展和今后的檔案利用提供更多的信息資源。

二、疫情發(fā)生不同時期高校檔案管理實踐

按照陜西省檔案局下發(fā)的《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，全省各級檔案部門和全體檔案人員在疫情防控期間，都應提高政治站位，堅定信心，扎實做好疫情防控期間的檔案工作，維護檔案工作正常秩序，同時做好疫情防控相關檔案資料的收集、保管工作。

（一）跨部門做好疫情防控檔案收集范圍的分類指導。1.成立領導機構應突出檔案收集之職。當疫情暴發(fā)之時，疫情防控工作就會涉及多個部門的業(yè)務協(xié)調，檔案收集工作需要協(xié)調處理的關系就會復雜。加之疫情形勢變化，防控工作會隨之不斷調整，檔案征集來源更加廣泛，因此在成立疫情防控領導機構之初，需要考慮檔案收集的職責問題。將檔案收集歸檔工作納入業(yè)務總協(xié)調機構之中，比如各高校成立應對疫情防控工作專班，按照職責對專班的工作進行劃分，辦公室的角色定位一般為總協(xié)調部門，辦公室在開展疫情防控工作的同時，按照新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍和保管期限表，對各工作組進行檔案收集歸檔分類指導。2.落實業(yè)務工作應突出檔案收集之責。為貫徹落實中央、省委和西咸新區(qū)灃西新城疫情防控工作要求，堅決防止疫情擴散和傳播，自2021年12月23日凌晨起，陜西地區(qū)高校實行全封閉管理。為確保封閉期內校內正常教學、工作、生活，根據(jù)學校疫情防控專題相關會議精神，在學校冠狀病毒感染肺炎疫情防控應急工作領導小組的基礎上，成立陜西國際商貿學院疫情防控現(xiàn)場指揮部，疫情防控現(xiàn)場指揮部下設辦公室、后勤保障、物資保障、防疫隔離、師生信息與管理、校園安全、教學工作、宣傳與輿情防控、督查督導執(zhí)紀等工作小組，各小組根據(jù)工作職責有序開展各項工作。在此期間，筆者被分配到辦公室，在辦公室主任兼疫情防控辦主任的領導下，不僅要處理基本業(yè)務的內外溝通聯(lián)絡工作，還要承擔應急狀態(tài)下疫情防控辦公室的工作。同時，還要綜合協(xié)調開展各小組防控檔案的收集，為學校疫情防控檔案的完整性打下良好的基礎。

（二）按階段做好疫情防控與檔案收集兼顧工作。可分為如下兩個環(huán)節(jié)。

1.按階段做好各類疫情防控原始材料的總協(xié)調。疫情期間，陜西西安從2021年12月23日通告實行封閉，到2022年1月25日解封，時間持續(xù)1個多月。在此期間，是高校落實省委、省政府以及各地疫情防控部門所做決策比較集中的時期，作為身處疫情防控一線的民辦高校檔案工作者，結合辦公室總協(xié)調的職責作用，依照《新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍和保管期限表》，對各職能部門所分管的疫情防控工作任務進行“邊防控、邊督辦”，將業(yè)務部門承辦防控任務時所產(chǎn)生的材料進行明細分類，在充分發(fā)揮辦公室總協(xié)調職責的同時，將防控材料按照分類要求進行收集整理，減少了事后分類的繁雜性。

2.按疫情防控級別密切關注防控措施的總基調。通過分析陜西省衛(wèi)生健康委員會每日公布的病例感染數(shù)量，結合此前做出封閉決策（2021年12月23日～2022年1月25日）到宣布解封的1個多月時間進行劃分，可分為戰(zhàn)時應急階段、平穩(wěn)管控階段、常態(tài)化防控三個階段，不同時段產(chǎn)生的疫情防控數(shù)量有所差別，各時段的文書檔案數(shù)量傾向有所不同。

第一，戰(zhàn)時應急階段突出緊急檔案材料收集。戰(zhàn)時應急階段（2021年12月19日～2021年12月31日），期間病例發(fā)生數(shù)1470例，筆者所在學校檔案產(chǎn)生數(shù)量141件，占638件的22.10%。省委、省政府作出封城決定很大程度上參照感染病例的增速情況而定。此階段定位應急階段也是考慮到23日作的封城決定，之后病例數(shù)量增速較快，在此之前的4天時間，隨著衛(wèi)健委通報感染病例數(shù)量的信息分析，已經(jīng)在社會面引起了一定的重視。各級、各部門為應對封城后的各種醫(yī)療緊缺、物資保障不足等狀況做出各種應對措施較為集中。學校以落實上級教育主管部門和屬地疫情防控部門有關疫情防控要求和政策為主，依照《新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍和保管期限表》，此階段文書檔案的綜合類材料數(shù)量較多，涉及上級疫情防控工作政策指導類文件，本級部門實施的應急預案、現(xiàn)場應急防控指揮工作決策、工作部署、專班簡報、日報、慰問一線工作人員等材料，所涉及公告、通報等綜合類、管控類、醫(yī)療和生活方面的物資保障類材料居多。

第二，平穩(wěn)管控階段突出緊跟催辦材料收集。平穩(wěn)管控階段（2022年1月1日～2022年1月13日），期間病例發(fā)生數(shù)591例，筆者所在學校檔案產(chǎn)生數(shù)量268件，占638件的42.01%。此階段疫情防控人員、物資保障、醫(yī)療衛(wèi)生等緊張情況得到有效緩解。從各疫情防控材料總量來分析，此階段占比較重的材料，除了每日向教育廳固定報送應急專班工作情況、檔案產(chǎn)生的主要內容集中在學校官微平臺、省級相關媒體和網(wǎng)絡媒體等保障輿情宣傳類方面，堅持每日一期的疫情防控簡報。學生管理方面，本階段主要保障學生在公寓封閉狀態(tài)下的線上學習和基本生活的需求，重點是緩解學生封閉狀態(tài)下的心理輔導，學校派往各公寓留校值守教師協(xié)助完成各公寓送餐工作。此階段以做學生的思想工作為主，同時兼顧線上教學安排，師生均在線上完成授課和學習任務，較大的挑戰(zhàn)來自于線上考試的各種安排，總體上學生均能保持較好的狀態(tài)。

第三，常態(tài)化防控階段突出跟蹤檔案材料收集。常態(tài)化防控階段（2022年1月14日～2022年1月26日），期間病例發(fā)生數(shù)14例，且連續(xù)6天出現(xiàn)零感染。筆者所在學校檔案產(chǎn)生數(shù)量229件，占638件的35.89%。此階段病例數(shù)量得到有效控制。學校教學工作也基本完成，根據(jù)疫情防控要求及教學安排，在封閉期間停止一切線下教學和學生活動，能進行線上考試的科目陸續(xù)安排了線上考試，不能進行線上考試的科目待春季開學后擇日線下進行。此階段臨近過年，學生在等待解封的日子，不同程度出現(xiàn)了心理不適及煩躁狀況，學校安排了較多的力量深入公寓做學生心理疏導安慰工作。陜西是教育大省，高校學生在學規(guī)模超198萬人，教育主管部門召開教育、交通、公安等多部門聯(lián)合視頻會議，共商學生返鄉(xiāng)工作。高校在此階段的重心工作也轉移到學生分批次返鄉(xiāng)的各項準備工作上。各高校向教育主管部門報備放假時間，獲得批復后，制訂學生分批次返鄉(xiāng)方案，制作學生返鄉(xiāng)的各類證明材料，做好“二站一場”點對點接送工作。學校按區(qū)域劃分各地區(qū)疫情防控部門對接負責人，各類聯(lián)系溝通材料、學生返鄉(xiāng)材料。此階段高校檔案收集工作則是將重點放在了護送學生安全返鄉(xiāng)的各項準備工作所產(chǎn)生的文書檔案的綜合類材料上。

疫情期間，民辦高校在紙質檔案收集的基礎上，還將政府部門、教育單位上級主管部門、新聞媒體報道方面的材料都做了相應的記錄，同時各類檔案材料形成一個完整的發(fā)展記錄鏈，記錄民辦高校抗擊疫情的全過程。民辦高校在堅持疫情防控保民生、保證教育教學穩(wěn)民心、推進檔案收集促發(fā)展等方面，一直用行動積極踐行檔案人的堅定毅力和決心。

三、結語

面對疫情防控資料收集歸檔工作中的各種難點，檔案人一直積極尋找創(chuàng)新的解決辦法，在堅守完成疫情防控工作一線艱巨任務的同時，對所產(chǎn)生的歸檔材料進行分類整理，以不同載體形式歸檔，配合利用信息化手段對疫情防控材料進行收集和存儲，這是民辦院校在疫情防控期間應對疫情保障正常教育教學秩序的一個側面見證，保證了應收盡收、應歸盡歸，是教育系統(tǒng)抗擊疫情的寶貴記錄，相信能提升學校應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的水平。