淺談高校治理現(xiàn)代化建設(shè)與檔案資源的整合

文/遼寧省交通高等專科學(xué)校 佟娜

2021年開始實(shí)施的《檔案法》，提出檔案工作要適應(yīng)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的要求，是檔案管理走向依法治理的重要標(biāo)志，對(duì)新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響。

一、內(nèi)涵及意義

（一）時(shí)代內(nèi)涵。高校治理現(xiàn)代化建設(shè)是指在學(xué)校黨委領(lǐng)導(dǎo)下的制度體系建設(shè)和運(yùn)行過程的現(xiàn)代化提升，包括黨的建設(shè)、教科研建設(shè)、學(xué)生管理和財(cái)務(wù)資產(chǎn)建設(shè)等。作為國(guó)家制度建設(shè)和治理體系的有機(jī)組成部分，高校治理現(xiàn)代化是建設(shè)教育強(qiáng)國(guó)的基礎(chǔ)支撐和前提條件。高校治理現(xiàn)代化建設(shè)與檔案資源整合工作，是以學(xué)校檔案部門與相關(guān)職能處室為治理主體，以教務(wù)、學(xué)生、財(cái)務(wù)、人事、科研等全部業(yè)務(wù)信息為治理客體，按照統(tǒng)一指導(dǎo)、歸檔及時(shí)、安全完整、共同治理的原則，以服務(wù)師生、優(yōu)化利用、提升效率為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理與利用現(xiàn)代化、全面化、便捷化。與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，高校治理現(xiàn)代化建設(shè)與檔案資源整合工作的轉(zhuǎn)變具體表現(xiàn)為：一是治理主體從單一檔案管理室向以檔案室為主與涉及歸檔工作的職能處室相配合的多元主體轉(zhuǎn)變。二是檔案管理人員由專職檔案室人員向以檔案專員為主體、相關(guān)部門設(shè)立兼職檔案員共同組建檔案隊(duì)伍轉(zhuǎn)變。三是資料檔案由檔案室單獨(dú)管理使用，向由檔案室統(tǒng)一管理、在遵循保密等有關(guān)要求的前提下各部門共同利用轉(zhuǎn)變。四是學(xué)生、教務(wù)、人事等檔案產(chǎn)生部門單獨(dú)使用各自數(shù)據(jù)系統(tǒng)向全校數(shù)據(jù)集成在統(tǒng)一平臺(tái)、供平行部門便捷使用轉(zhuǎn)變。五是檔案數(shù)據(jù)的完整準(zhǔn)確程度，由檔案室一次性收集確定向各有關(guān)部門及時(shí)歸檔且負(fù)責(zé)準(zhǔn)確性與完整性轉(zhuǎn)變。通過治理體系治理能力現(xiàn)代化與檔案資源整合，達(dá)到優(yōu)化規(guī)范檔案發(fā)展環(huán)境的目的。

（二）重要意義。一是立足國(guó)家“十四五”規(guī)劃和《中國(guó)教育現(xiàn)代化2035》，在建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義大學(xué)的進(jìn)程中，推進(jìn)高校治理現(xiàn)代化與檔案資源整合，對(duì)于服務(wù)國(guó)家檔案治理現(xiàn)代化、服務(wù)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重要現(xiàn)實(shí)意義。二是高校治理現(xiàn)代化與檔案資源整合，有利于將檔案資源作為整體進(jìn)行全局性梳理，有效整合學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作全方面、全過程、全流水的信息數(shù)據(jù)集，根據(jù)高校師生群體實(shí)際情況，形成多元主體參與、結(jié)構(gòu)規(guī)范完整、信息互動(dòng)升級(jí)的治理體系。

二、國(guó)內(nèi)外治理體系與檔案資源整合研究

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷高速發(fā)展，檔案資源開發(fā)利用向數(shù)字、數(shù)據(jù)和知識(shí)多元方向快速發(fā)展。加強(qiáng)檔案資源整合程度，提升資源開發(fā)利用效率，提高檔案服務(wù)和治理能力，是檔案治理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。

（一）國(guó)外檔案資源整合與高校自動(dòng)化研究進(jìn)展。1.檔案資源整合項(xiàng)目研究情況。國(guó)際檔案理事會(huì)（ICA）年會(huì)報(bào)告：2014～2015年，國(guó)外數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)的典型項(xiàng)目共計(jì)12個(gè)。主要有英國(guó)長(zhǎng)期保存管理者數(shù)字化服務(wù)、荷蘭國(guó)家設(shè)計(jì)類檔案等項(xiàng)目。研究數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存的項(xiàng)目有加拿大InterPARES和美國(guó)數(shù)字信息資源保存等。德國(guó)BAMP項(xiàng)目研究提出了超越博物館、檔案館和圖書館界限的概念。歐美等國(guó)在圖書檔案數(shù)字化資源整合與服務(wù)方面，制定了明確的戰(zhàn)略規(guī)劃。2.檔案資源整合的信息技術(shù)工具研究。一是在平臺(tái)開發(fā)方面，加拿大的圖書館和檔案館數(shù)字標(biāo)識(shí)項(xiàng)目，采用SharePoint應(yīng)用平臺(tái)，管理文件和文檔，整合業(yè)務(wù)流程，使工作流自動(dòng)化。二是在整合技術(shù)上，“Digital Vellum”數(shù)字檔案整合方案，提出通過云技術(shù)實(shí)現(xiàn)集中共享。歐盟SOIMA項(xiàng)目，運(yùn)用Icat工具，制定篩選收錄文件的評(píng)價(jià)體系，提高了信息資源管理的效率。3.高校辦公自動(dòng)化研究與應(yīng)用。20世紀(jì)50年代，英、美等發(fā)達(dá)國(guó)家通過外接設(shè)備應(yīng)用和科學(xué)、技術(shù)理論，處理辦公業(yè)務(wù)，提高辦公效率。對(duì)OA的研究更傾向于與ERP、CRM、WMS、PDM等多種管理系統(tǒng)的整合。國(guó)外高校辦公系統(tǒng)軟件種類較少，大多致力于綜合性管理平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)用，以教育與科技創(chuàng)新相結(jié)合，融入網(wǎng)絡(luò)信息等技術(shù)，建立高水平校園網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)數(shù)字化校園。

（二）國(guó)內(nèi)檔案資源整合與高校治理現(xiàn)代化建設(shè)研究進(jìn)展。1.數(shù)字檔案資源整合的理論研究。20年來，我國(guó)主要對(duì)民生、文化遺產(chǎn)和政務(wù)檔案三類資源進(jìn)行整合。馬廣惠提出應(yīng)融合并協(xié)同發(fā)展電子政務(wù)與數(shù)字檔案資源；冉昭華認(rèn)為，電子政務(wù)環(huán)境可以為實(shí)現(xiàn)檔案與社會(huì)資源融合提供條件；安小米等提出7個(gè)數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)；張衛(wèi)東團(tuán)隊(duì)提出將關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)、內(nèi)容管理、數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)字人文整合的方法，提供面向用戶需求的個(gè)性化服務(wù)；孫俐麗構(gòu)建了檔案資源數(shù)字化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)方案；呂元智提出了數(shù)字檔案資源跨媒體整合框架與實(shí)現(xiàn)策略。2.數(shù)字檔案資源整合的技術(shù)與實(shí)踐研究。我國(guó)進(jìn)行不同領(lǐng)域數(shù)字資源的整合，注重整合技術(shù)開發(fā)和平臺(tái)建設(shè)。檔案學(xué)界研究比較多的是SOA數(shù)字檔案資源整合，將服務(wù)接口、資源再利用、流程、管制等融為一體，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的共享。OA有效解決了數(shù)字檔案資源整合兼容性問題。20世紀(jì)80年代，建立了三大檔案資料目錄中心整理歷史檔案。學(xué)者李宗富利用DEMATEL方法、學(xué)者李曉構(gòu)建了數(shù)字檔案資源服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)模型，分別探索研究了數(shù)字檔案資源與服務(wù)的有效結(jié)合。3.高校治理現(xiàn)代化建設(shè)研究。高校各業(yè)務(wù)部門使用的內(nèi)部工作系統(tǒng)是學(xué)校重要事項(xiàng)的運(yùn)行載體，運(yùn)用各系統(tǒng)完成專項(xiàng)工作并實(shí)現(xiàn)資源交互，是提升現(xiàn)代化治理能力與治理體系的重要保障。目前OA系統(tǒng)難以較好滿足高校內(nèi)部各系統(tǒng)現(xiàn)代化治理需求且較難歸檔。因此，研究開發(fā)符合高校實(shí)際的現(xiàn)代化治理系統(tǒng)尤為重要。高校一站式網(wǎng)絡(luò)服務(wù)大廳高度集成了教務(wù)、學(xué)生教育、科研等多個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”的理念，是高校業(yè)務(wù)辦理和信息處理的重要平臺(tái)之一。4.高校治理現(xiàn)代化建設(shè)與檔案整合研究。目前，高校檔案管理多以“條塊”模式運(yùn)行，各部門間數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)各成體系，比如：學(xué)生學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷和固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、人才培養(yǎng)數(shù)據(jù)平臺(tái)、綜合檔案管理平臺(tái)以及科研管理平臺(tái)等各種應(yīng)用系統(tǒng)或軟件，與檔案部門之間缺乏流通渠道，形成“信息孤島”，難以實(shí)現(xiàn)檔案資源整合與共享。而且由于部分?jǐn)?shù)據(jù)資源不一致，入口不統(tǒng)一，認(rèn)證方式不同，使用極其不方便。

三、困境分析

（一）缺乏數(shù)字化高效化。學(xué)校各項(xiàng)工作的良好運(yùn)行與完成是提升治理水平與治理能力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，但目前只有少部分高校認(rèn)為有必要構(gòu)建各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的整合系統(tǒng)，用以規(guī)范程序、提升工作效率。而學(xué)?，F(xiàn)有信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)大多功能簡(jiǎn)單，由于經(jīng)費(fèi)欠缺，且實(shí)現(xiàn)難度較大，很多工作支撐軟件建立不夠完善，多數(shù)系統(tǒng)只停留在初期使用管理階段，缺乏工作跟蹤與檔案管理環(huán)節(jié)。大部分高校選擇以紙介質(zhì)方式推進(jìn)一些專項(xiàng)工作程序，后期要通過繁瑣的電話、郵件、會(huì)議等方式溝通協(xié)調(diào)。檔案資料易出現(xiàn)歸檔不規(guī)范、歷史材料歸檔不完整等現(xiàn)象。高?，F(xiàn)代化治理數(shù)字化、高效化、檔案化比較薄弱，有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

（二）重視程度不夠。高校雖然普遍重視治理體系現(xiàn)代化建設(shè)，但是大部分高校未形成系統(tǒng)思維，未能廣泛運(yùn)用精細(xì)化管理手段推進(jìn)工作進(jìn)程。業(yè)務(wù)工作完成情況較多停留在口頭或單獨(dú)向上級(jí)匯報(bào)、報(bào)送，并未形成系統(tǒng)的業(yè)務(wù)或?qū)ｍ?xiàng)工作資料檔案，不能及時(shí)將各項(xiàng)工作完成情況進(jìn)行梳理總結(jié)。甚至個(gè)別學(xué)校會(huì)質(zhì)疑某些工作材料收集的必要性，忽略了工作銜接和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的重要性。也有個(gè)別學(xué)校意識(shí)到業(yè)務(wù)或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案的意義，但是迫于工作強(qiáng)度與工作人員的匹配程度，未能兼顧此項(xiàng)工作。嘗試業(yè)務(wù)系統(tǒng)具備歸檔功能的高校，歸檔多是暫時(shí)便于系統(tǒng)信息查看，不完全具備與檔案管理系統(tǒng)鏈接的條件。

（三）整合研究較少。多數(shù)院校部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)是相互獨(dú)立的，未與學(xué)?？傮w辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成良好銜接，容易形成“信息孤島”，出現(xiàn)管理脫節(jié)現(xiàn)象，不利于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)利用與檔案資源整合。部分高校探索數(shù)據(jù)提取平臺(tái)解決“信息孤島”效應(yīng)，也進(jìn)行了必要投入，但是數(shù)據(jù)共享共建是一個(gè)過程，各軟件與檔案管理系統(tǒng)接口不一致，缺乏資源整合性，需要政策、技術(shù)、專業(yè)等各方面支撐，因此尚未出現(xiàn)非常完善的整合平臺(tái)，高?，F(xiàn)代化治理與檔案資源整合正處于起步階段。

四、實(shí)現(xiàn)機(jī)制

（一）檔案資源管理向治理體系現(xiàn)代化發(fā)展，檔案資源逐步實(shí)現(xiàn)共建共享。1.“推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”被寫入新的《中華人民共和國(guó)檔案法》。從此，檔案資源治理有了融合整個(gè)國(guó)家治理能力與治理體系現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)屬性的功能。在此背景下，高校檔案治理應(yīng)向檔案資源共建共享、檔案服務(wù)互聯(lián)互通以及檔案數(shù)據(jù)治理等方面融合發(fā)展。應(yīng)突破原有思維、更新工作方法，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，打破傳統(tǒng)觀念，大膽啟動(dòng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)融合、嵌入、對(duì)接等研究和建設(shè)，盡快推動(dòng)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、新時(shí)代檔案整合化的進(jìn)程。2.增強(qiáng)工作人員的現(xiàn)代化治理意識(shí)和資源整合意識(shí)。目前，部分相關(guān)工作人員對(duì)現(xiàn)代化治理與檔案資源整合的重視程度并不高，習(xí)慣采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行收集整理，沒有意識(shí)到體系的現(xiàn)代化治理是信息的現(xiàn)代化整合。檔案作為歷史的數(shù)據(jù)庫(kù)資源庫(kù)信息庫(kù)，整合過程是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化治理的基礎(chǔ)保障。只有提升整合意識(shí)，才能充分發(fā)揮資源共享功能。

（二）構(gòu)筑多元主體參與結(jié)構(gòu)，標(biāo)準(zhǔn)化法治化檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型管理。1.強(qiáng)化檔案法治化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。通過建立相關(guān)的法律法規(guī)，科學(xué)規(guī)范整合工作，逐步完善現(xiàn)代化治理和檔案資源融合的工作體系。重點(diǎn)融合傳統(tǒng)檔案資源與數(shù)字檔案資源的歸集與利用；明確檔案信息資源集成標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)有價(jià)值檔案信息的有效存儲(chǔ)和管理；提升檔案管理部門的服務(wù)范圍，重點(diǎn)發(fā)展數(shù)字化檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源集成服務(wù)效果最大化。2.強(qiáng)化多主體參與構(gòu)建檔案治理框架。按專業(yè)進(jìn)行整合，建立專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)；按職能部門進(jìn)行整合，以全局化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的理念搭建信息共享平臺(tái)，建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，并完善庫(kù)存檔案結(jié)構(gòu)，向集成化、智能化方向發(fā)展。在開發(fā)與利用檔案資源過程中不斷規(guī)范程序，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字庫(kù)良好對(duì)接社會(huì)服務(wù)的功能與價(jià)值。

（三）探尋專業(yè)信息技術(shù)途徑，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化治理與檔案資源整合。1.探索實(shí)現(xiàn)高校現(xiàn)代化治理與檔案資源整合的有效技術(shù)途徑。在普遍重視要消除“信息孤島”效應(yīng)的前提下，因目前各部門涉及的軟件與系統(tǒng)較多，較難做到軟件或系統(tǒng)間的簡(jiǎn)單合并，可以嘗試從建立兩個(gè)平臺(tái)的角度解決此問題。一是建立系統(tǒng)融合平臺(tái)，既將所有的系統(tǒng)或軟件定制接口嵌入平臺(tái)，將全校系統(tǒng)都集成在系統(tǒng)融合平臺(tái)內(nèi)。二是建立數(shù)據(jù)融合平臺(tái)。即將所有系統(tǒng)或軟件的數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總到數(shù)據(jù)平臺(tái)，方便各部門讀取調(diào)用。經(jīng)過兩個(gè)平臺(tái)的建立，努力達(dá)到登錄系統(tǒng)融合平臺(tái)，可以找到所有系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)治理現(xiàn)代化；登錄數(shù)據(jù)融合平臺(tái)，可以調(diào)取所有數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合。先將兩個(gè)平臺(tái)內(nèi)容建成后，再進(jìn)一步探索整合機(jī)制。2.探索組建具備數(shù)據(jù)信息與檔案管理專業(yè)知識(shí)的技術(shù)隊(duì)伍。在構(gòu)建高校治理現(xiàn)代化與檔案資源整合系統(tǒng)的過程中，需要有從建立系統(tǒng)到實(shí)測(cè)系統(tǒng)，經(jīng)過充分研究討論，提出解決方案，再進(jìn)一步調(diào)式、實(shí)測(cè)的反復(fù)過程。目前尚無完善的現(xiàn)代化治理系統(tǒng)，僅少部分高校正在初步探索系統(tǒng)構(gòu)建，并在試運(yùn)行中，有很多實(shí)際工作問題及技術(shù)問題需要持續(xù)調(diào)試。結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建、治理體系建設(shè)、治理能力提升、檔案資源管理等工作是由不同人員隊(duì)伍開展的，已經(jīng)形成各自領(lǐng)域?qū)I(yè)化、各自利用的局面。對(duì)此，要將具有不同專業(yè)背景或工作經(jīng)歷的人員組建成一個(gè)團(tuán)隊(duì)，明確分工、合作研發(fā)，遇到具體問題，由團(tuán)隊(duì)分析解決，并經(jīng)過實(shí)際工作檢驗(yàn)，逐漸完善系統(tǒng)。因此，組建具備不同知識(shí)能力的專業(yè)隊(duì)伍是高校治理現(xiàn)代化與檔案資源整合的必要保障。

（四）檔案信息資源與治理現(xiàn)代化有效整合，提升檔案價(jià)值與服務(wù)效能。1.檔案服務(wù)工作的未來發(fā)展方向是整合檔案資源，建立數(shù)據(jù)共建共享庫(kù)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提供便捷服務(wù)。如開發(fā)檔案?jìng)€(gè)人查詢系統(tǒng)，簡(jiǎn)化查檔程序；解決由于時(shí)間長(zhǎng)短、工作交接、檔案產(chǎn)生過程、收集過程等原因，導(dǎo)致查檔時(shí)出現(xiàn)資料不完整，甚至缺失問題。同時(shí)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理員和兼職檔案員隊(duì)伍是保證檔案歸檔質(zhì)量的重要支撐。2.高校的現(xiàn)代化治理除了建立制度體系外，還需要落實(shí)系統(tǒng)服務(wù)維度的建設(shè)。然而一般成熟的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)難以較好滿足高校的實(shí)際需求，即便在此基礎(chǔ)上按照高校要求進(jìn)行修改，其效果往往也不理想。因此，要進(jìn)一步深入探索高校各現(xiàn)代化治理軟件的組合平臺(tái)、數(shù)據(jù)提取平臺(tái)、檔案資源整合平臺(tái)三者之間的緊密聯(lián)系，按照高校工作的實(shí)際需求，研究開發(fā)一套符合高校實(shí)際治理體系框架的現(xiàn)代化治理與檔案資源整合系統(tǒng)尤為重要。3.整合檔案資源是實(shí)現(xiàn)檔案治理的必要手段，也是現(xiàn)代化治理的一部分，更是大數(shù)據(jù)時(shí)代，方便快捷數(shù)據(jù)讀取的發(fā)展趨勢(shì)。要?jiǎng)?chuàng)新大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子與紙質(zhì)信息一體化、局部與全局信息一體化、專項(xiàng)與整體信息一體化的管理策略，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)在檔案資源云管理中的作用，促進(jìn)檔案信息跨事件、跨平臺(tái)、跨資源融合管理，開拓高校乃至國(guó)家治理現(xiàn)代化建設(shè)與檔案資源整合的新局面。