信息時代本科院校電子教學(xué)檔案管理問題研究

文/湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 周楊慧

本科院校是集人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會于一體的教育機構(gòu)，其中人才培養(yǎng)是本科院校的核心功能；科學(xué)研究是本科院校的重要功能，也是人才培養(yǎng)的重要途徑；服務(wù)社會是人才培養(yǎng)與科學(xué)研究功能的延伸。教學(xué)是人才培養(yǎng)的重要方式，教學(xué)檔案電子化管理是適應(yīng)時代要求的必然趨勢，更好地服務(wù)于本科院校三大功能的實現(xiàn)，發(fā)揮本科院校文化傳承的作用。

一、明確幾個概念

（一）教學(xué)檔案。高等學(xué)校教學(xué)檔案是高等學(xué)校檔案的一個重要組成部分，是指在從事教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究活動中直接形成的，具有一定保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式與載體，具有歷史聯(lián)系的文件體系。教學(xué)檔案記錄著學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)全過程中形成的有價值的材料，涉及的主體眾多，包括學(xué)生、教師、管理人員、管理機制、教學(xué)環(huán)境、教學(xué)方法、教學(xué)設(shè)備等眾多因素共同參與的復(fù)雜、系統(tǒng)活動，產(chǎn)生的材料涉及多部門，包括上級行政部門的審批、通知材料、校內(nèi)的各部門管理材料、其他社會部門的參與材料等；教學(xué)學(xué)制管理使教學(xué)檔案具有明顯的周期性；本科院校教學(xué)層次和教學(xué)類型多，因此，本科院校的教學(xué)檔案又具有相對的復(fù)雜性，如一般本科院校都有全日制?？?、本科、研究生、博士，還有繼續(xù)教育，包括函授專科、本科，自考專科、本科，電大?？?、本科等，各個類型有不同的教學(xué)管理機制和要求，形成的教學(xué)材料自然復(fù)雜、多樣。本科院校的教學(xué)檔案主要包括：上級教育主管機關(guān)下達的指令性與指導(dǎo)性文件、綜合性教學(xué)文件材料、課堂教學(xué)材料、教學(xué)實習(xí)與生產(chǎn)實習(xí)材料、學(xué)籍管理材料、教學(xué)計劃與方案、師資培訓(xùn)和教學(xué)總結(jié)等17類材料。其中利用率最高的是學(xué)生學(xué)籍管理材料，如錄取名冊、成績、學(xué)位名冊、畢業(yè)名冊、答辯評閱意見書等。

（二）電子檔案。指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。新《檔案法》第三十七條明確，電子檔案應(yīng)當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。雖然電子檔案管理辦法還沒有出臺，但相關(guān)的電子檔案管理制度陸續(xù)出臺，如《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《電子檔案管理基本術(shù)語》《版式電子文件長期保存格式需求》等等，為高校電子檔案歸檔和管理提供了大量的參考依據(jù)。

（三）電子教學(xué)檔案。電子教學(xué)檔案是相對于紙質(zhì)教學(xué)檔案來說的，特指以電子的形式保存并利用的教學(xué)檔案。從來源看，有三種類別的電子教學(xué)檔案：由原來的紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后的電子教學(xué)檔案、直接著錄生成的電子教學(xué)檔案和從別的業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接導(dǎo)入并立卷歸檔的電子教學(xué)檔案等；按格式分類，包括：電子表格、電子文檔、音頻、視頻、電子圖片等；按質(zhì)量分類，包括：有完整內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景的電子教學(xué)檔案和不完整的電子教學(xué)檔案。

二、本科院校教學(xué)檔案的價值

本科院校教學(xué)檔案具有教育系統(tǒng)教學(xué)檔案的共性，與初等、中等以及職業(yè)技術(shù)教育學(xué)校相比，又有自身的特色。如科研與教學(xué)相結(jié)合、科研與服務(wù)社會相結(jié)合。不同本科院校的教學(xué)檔案反映各自的辦學(xué)歷史、辦學(xué)理念、辦學(xué)特色和辦學(xué)成果。

教學(xué)檔案是本科院校檔案的一種，卻是利用率最高的一類檔案，廣泛用于教學(xué)、科研、文化交流、學(xué)籍查詢與認證等方面。主要有以下幾方面：1.學(xué)籍證明。高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。高校畢業(yè)生考研、留學(xué)、就業(yè)需要提供大學(xué)期間的學(xué)習(xí)形式、學(xué)習(xí)成績、畢業(yè)和學(xué)位信息等；補辦畢業(yè)證和學(xué)位證、核查以前未注冊上網(wǎng)的學(xué)歷學(xué)位信息或?qū)W歷學(xué)位信息勘誤等需查閱學(xué)生的畢業(yè)和學(xué)位名冊；人事檔案清查中需核查或補充學(xué)籍信息，核查錄取性質(zhì)需查閱錄取名冊、核查師生獲獎榮譽信息等。2.資政參政。教學(xué)檔案記錄著本科院校的辦學(xué)歷史、特色學(xué)科和專業(yè)的辦學(xué)歷史及辦學(xué)成果、教學(xué)管理制度變革，查考利用這部分檔案材料，便于快速熟悉學(xué)校相關(guān)工作、提高事務(wù)處理效率。3.教學(xué)研究。教學(xué)實踐、精品課、課程建設(shè)、優(yōu)秀教案等反映教學(xué)組織實施的全過程，值得新任教師參考、借鑒、反思，不斷提高自身的教學(xué)水平。4.科普宣傳。本科院校中優(yōu)秀的專業(yè)課程視頻共享到某些服務(wù)平臺，作為科普宣傳，充分發(fā)揮大講壇的作用，不僅是對學(xué)校的一種宣傳，也發(fā)揮著檔案的社會價值。

高校教學(xué)檔案是高校辦學(xué)的真實記錄，也是社會教育發(fā)展的一個縮影。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和人們物質(zhì)文化、精神需求的提高，高校教學(xué)檔案的潛在社會價值、文化價值甚至經(jīng)濟價值，也將進一步被挖掘。

三、電子時代對教學(xué)檔案提出的新要求

（一）檔案利用方式電子化，辦理業(yè)務(wù)線上化。教學(xué)檔案很大程度上是為畢業(yè)的校友提供成績、學(xué)籍證明等需求，為了一份成績，浪費兩天的時間請假飛奔母校來打印，不僅浪費了時間和金錢，對于疫情期間，更是一種不安全的出行，因此線上辦理檔案業(yè)務(wù)成為廣大校友的呼聲和需求。線上購物、線上簽合約、線上換證、線上繳費、線上學(xué)習(xí)……檔案業(yè)務(wù)是不是也可以線上辦理呢？

（二）檔案檢索精確定位。本科院校辦學(xué)一般都有幾十年甚至上百年的歷史，每年不同層次的畢業(yè)生有數(shù)萬人，總體上教學(xué)檔案體量特別大，單靠紙質(zhì)查閱或不精確的目錄檢索，調(diào)閱一份檔案可能需要十來分鐘或更久。電子時代，海量數(shù)據(jù)必須借助計算機先進技術(shù)，將教學(xué)檔案按照檔案管理的標準和要求，采取電子錄入、關(guān)鍵詞著錄和圖像識別等，實現(xiàn)電子文件的全文高效檢索，為相關(guān)部門一鍵式查詢精準定位。

（三）檔案查詢?nèi)鎻氐?。查檔案在大部分人印象中，就是搭臺去翻閱那些無人問津的案卷，翻來覆去，有可能一無所獲，埋怨沒有存檔。有些并不是沒有記錄，而是查不到或查錯了。如教學(xué)檔案學(xué)生同名同姓的人很多，不認真比對內(nèi)容，查詢不全面，有可能出現(xiàn)查到同名同姓的其他人檔案的失誤。檔案的最終價值就是利用，不能利用的檔案就是一堆廢紙。電子信息時代要借助全文檢索、智能檢索的強大技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)全庫檢索，查無例外。

（四）拓寬檔案統(tǒng)計與編研。統(tǒng)計和編研實質(zhì)上是對檔案信息的一種提煉和加工，電子化的檔案更方便、更快速地查找、統(tǒng)計所需的檔案信息。高校教學(xué)檔案是高校檔案的主體，任何文件與報告都與教學(xué)檔案息息相關(guān)，如領(lǐng)導(dǎo)在校友會上做報告時，需要知道學(xué)校到目前為止培養(yǎng)了多少本科畢業(yè)生、多少研究生、多少博士生，在申報某一專業(yè)碩士點時，要查閱這一專業(yè)的本科辦學(xué)歷史和辦學(xué)成果，教學(xué)制度變更時要查閱之前歷次版本的制度詳情等等。

四、電子教學(xué)檔案管理和利用存在的問題

（一）電子教學(xué)檔案收集不全。教學(xué)檔案歸檔中重視結(jié)論性名冊類檔案的收集與整理，過程性檔案材料收集不全。教學(xué)檔案中涉及教學(xué)活動重要環(huán)節(jié)的部分，是教學(xué)檔案的精華所在，最具有利用價值，這部分檔案更詳盡、全面地記錄了教學(xué)活動重要環(huán)節(jié)的實際情況，真實反映了學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，真實案例更具有科研和參考價值。

（二）電子教學(xué)檔案歸檔質(zhì)量不高，不能利用。單獨上傳或掃描的電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)，由于歸檔不認真、審核不嚴，存在很多質(zhì)量問題，如：電子檔案歸檔不全，有正文沒附件、沒有電子簽章、所歸文檔不是最終版本、格式和內(nèi)容不符要求、文件損壞打不開等。另外，業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不規(guī)范、不完整，造成電子接口導(dǎo)入數(shù)據(jù)不規(guī)范、不完整。

（三）查閱費時或檢索不到。有以下幾方面的原因：1.沒有建立索引或安裝全文檢索功能；2.檔案題名、關(guān)鍵詞等著錄不明確或不統(tǒng)一，如表示2022年錄取名冊，有“2022年新生錄取名冊”“二〇二二年錄取新生名冊”“2022級錄取新生花名冊”等等，應(yīng)統(tǒng)一一種表述格式和方法，如“年度+單位名稱+層次+主題”；3.姓名、文件名等關(guān)鍵詞檢索時輸入錯誤或著錄時輸入錯誤等；4.著錄太過粗放，沒有做到細化到人名、文件名，只有案卷目錄，沒有卷內(nèi)目錄；5.原文沒有做文字識別處理，或識別率過低，或是不可識別的手寫體，或是原文模糊遮擋等造成檢索不到或只能檢索部分文字；6.電子檔案格式不兼容，不可檢索等。

（四）涉及個人隱私的電子教學(xué)檔案不可直接利用。教學(xué)檔案中匯總性的名冊比較多，如新生錄取名冊、畢業(yè)名冊、學(xué)位名冊，一個頁面上涉及多人的身份證號碼、家庭住址、個人電話等個人隱私，直接原文蓋章利用就會造成泄漏他人隱私的嚴重問題，考慮到檔案的原始性，不能隨意剪切，這需要教學(xué)檔案管理者在提供利用時采取一些技術(shù)措施遮蓋部分涉及隱私的檔案信息。

（五）雙套制管理模式下，電子教學(xué)檔案與紙質(zhì)教學(xué)檔案不一致。為了保險起見，目前國內(nèi)大部分高校教學(xué)檔案管理實行紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔的雙套制管理模式。教學(xué)檔案涉及多部門、多種類，檔案部門需要時間整合各部門的信息，且電子檔案管理技術(shù)不成熟。因此，在這期間會實行保管紙質(zhì)檔案作為求證、電子檔案作為利用的雙套制管理模式。這會造成兩個版本某些數(shù)據(jù)的偏差，如歸檔時間、排版或是因工作失誤造成個別數(shù)據(jù)內(nèi)容的增減。

（六）電子教學(xué)檔案利用存在諸多安全隱患和缺乏必備的真?zhèn)舞b別技術(shù)。教學(xué)檔案是查閱量最多的檔案之一，且主要針對畢業(yè)的校友。很多本科院校檔案管理系統(tǒng)與檔案利用系統(tǒng)合一，檔案利用對大眾開放的話，如果沒有強大的安全防護措施，防止被攻擊、被病毒侵害、被惡意篡改，后果不堪設(shè)想，因此，有必要將檔案管理系統(tǒng)與檔案利用系統(tǒng)分開。另外，檔案利用系統(tǒng)在身份認證、查閱瀏覽權(quán)限、文檔加密保護等方面缺乏必要措施，造成隨意打印、惡意篡改、檔案信息失真、非法傳播，無法識別檔案的真實性，侵害他人的權(quán)益等行為。

五、規(guī)范電子教學(xué)檔案管理的建議

目前大多數(shù)本科院校實行紙質(zhì)教學(xué)檔案和電子教學(xué)檔案雙套制管理模式，這是由紙質(zhì)檔案管理走向電子檔案管理的過渡階段。隨著信息化進程的推動，電子教學(xué)檔案的優(yōu)勢越來越突出，利用高效便捷、節(jié)能環(huán)保，內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息完整，特別是電子檔案可以隨意放大縮小、更清晰，是未來發(fā)展的必然趨勢，為此，要在制度、技術(shù)等方面采取必要的措施推動電子教學(xué)檔案管理發(fā)展。

（一）制訂適合本院校的電子教學(xué)檔案管理規(guī)章制度和辦法。明確歸檔主體、責(zé)任和具體要求。檔案館領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)管理人員應(yīng)與教學(xué)其他部門如學(xué)院、教務(wù)處、研究生院等其他部門領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)管理人員協(xié)調(diào)溝通，參照紙質(zhì)檔案管理辦法，共同制訂電子教學(xué)檔案管理辦法，明確網(wǎng)上歸檔流程和要求，統(tǒng)一格式，做到來源可靠，程序規(guī)范，要素合規(guī)。

（二）做好檔案利用安全保障措施。首先，檔案利用系統(tǒng)在登錄訪問、利用申請和審批、查詢?yōu)g覽各環(huán)節(jié)融入身份認證、審計跟蹤、文件保護和數(shù)字水印技術(shù)，對電子檔案的在線閱覽、離線下載和打印輸出進行安全控制，規(guī)避超越權(quán)限的檔案查看，防止非法傳播，以及事后的跟蹤、分析和追溯。其次，借鑒區(qū)塊鏈技術(shù)，在電子檔案信任和認證方面，區(qū)塊鏈技術(shù)具明顯優(yōu)勢，系統(tǒng)自動運行的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了電子檔案管理的去中心化與相關(guān)信息的不可否認證明，使得對電子檔案的所有操作有據(jù)可查，在區(qū)塊鏈認證主體共同監(jiān)管下徹底扼制對電子檔案的惡意操作。

（三）做好備份管理工作。教學(xué)檔案電子數(shù)據(jù)雖然來源于多部門，且別的部門也有系統(tǒng)保存，按照歸檔要求，未歸檔之前，數(shù)據(jù)的真實性由業(yè)務(wù)部門負責(zé)，歸檔之后數(shù)據(jù)的真實性由檔案館負責(zé)。因此，檔案館有責(zé)任和義務(wù)保證電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。這需要定期做好完整的備份，包括數(shù)據(jù)庫備份、系統(tǒng)備份、原文備份和操作系統(tǒng)備份等。

隨著信息化水平的不斷提高，教學(xué)檔案的需求也會增多，作為高校教學(xué)檔案管理者，要變被動服務(wù)為主動開發(fā)，秉持“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓用戶少跑路”的理念，不斷引用檔案新信息技術(shù)，充分挖掘教學(xué)檔案特色資源的文化價值、社會價值，發(fā)揮憑證、記憶功能，為用戶提供滿意的檔案利用服務(wù)。