新《檔案法》背景下提高檔案服務(wù)社會(huì)水平的對(duì)策

文/福建省血液中心 張惠萍

檔案作為具有重要參考、憑證、教育、文化等多元價(jià)值的信息資源，在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。新修訂的《檔案法》是對(duì)現(xiàn)行法的一次全面完善和升級(jí)，調(diào)整幅度較大，專門用一章（第四章，共八條）規(guī)定了檔案的利用和公布，為檔案服務(wù)社會(huì)提供了法治保障。鑒于此，各個(gè)地方的檔案部門應(yīng)高度重視新《檔案法》背景下檔案工作如何適應(yīng)和服務(wù)社會(huì)的發(fā)展變化，加大檔案各種價(jià)值的挖掘和拓展，與時(shí)俱進(jìn)改革創(chuàng)新檔案服務(wù)與開發(fā)應(yīng)用的形式與平臺(tái)，對(duì)準(zhǔn)檔案用戶的各種需要，不斷提升檔案事業(yè)服務(wù)社會(huì)大眾的能力與水平。

一、檔案服務(wù)社會(huì)的新特征

（一）信息獲?。憾嘀黧w和制度化。信息技術(shù)的飛速發(fā)展和檔案信息化建設(shè)推動(dòng)了檔案服務(wù)的革新，主要體現(xiàn)在檔案服務(wù)社會(huì)的途徑、形式和信息內(nèi)容的多樣化。加之互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)，為檔案用戶查詢信息提供了方便，開啟了自我查詢檔案信息的時(shí)代；形成更加注重個(gè)人需求的精準(zhǔn)使用檔案資源的習(xí)慣。在檔案用戶使用檔案變化的時(shí)代形勢(shì)下，檔案事業(yè)要更好服務(wù)和適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，必須對(duì)自身服務(wù)的方式、服務(wù)的內(nèi)容、服務(wù)的途徑等進(jìn)行重大改革創(chuàng)新。面對(duì)這樣的情況，新的《檔案法》從法律方面對(duì)檔案工作的責(zé)任和所有單位的檔案發(fā)展范疇及具體責(zé)任進(jìn)行明確的界定。強(qiáng)化檔案服務(wù)企業(yè)管理，對(duì)檔案收集環(huán)境進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范，豐富了檔案服務(wù)社會(huì)的主體，讓機(jī)關(guān)、國有企業(yè)、非國有企業(yè)和社會(huì)機(jī)構(gòu)都能夠有序參與到檔案服務(wù)中，以適應(yīng)現(xiàn)代信息獲取環(huán)境。除此之外，新修訂的《檔案法》，對(duì)各類組織的檔案建立、發(fā)展進(jìn)行了詳細(xì)界定和要求，對(duì)檔案服務(wù)中的合同、內(nèi)容和安全等方面進(jìn)行了專項(xiàng)制度設(shè)計(jì)和保障，提出了相應(yīng)的法律責(zé)任體系，為提高檔案服務(wù)社會(huì)水平提供了制度保障。

（二）資源建設(shè)：集成化和體系化。這些檔案事業(yè)的發(fā)展，還體現(xiàn)在檔案資源本身的建設(shè)發(fā)展方面的集成化和體系化發(fā)展態(tài)勢(shì)。這主要得益于檔案信息化發(fā)展以及檔案部門所在的各類設(shè)施的不斷完善，當(dāng)然還有檔案部門和國家層面對(duì)檔案工作的高度重視。一是檔案資源集成化發(fā)展，這方面主要是由于檔案用戶需要集中化的檔案資源、檔案部門需要共享檔案信息資源，從而加速檔案資源的集成化發(fā)展，以此提高檔案資源開發(fā)的社會(huì)效益。二是檔案發(fā)展不僅僅依靠單一檔案部門來推動(dòng)，已經(jīng)開始建構(gòu)多個(gè)檔案資源開發(fā)和利用的檔案事業(yè)發(fā)展模式。這方面主要體現(xiàn)在，新《檔案法》規(guī)定檔案建設(shè)應(yīng)是各單位的一項(xiàng)重要職責(zé)，應(yīng)高度重視，這將極大推動(dòng)檔案資源建設(shè)的整體化模式建設(shè)；同時(shí)，要大力開發(fā)和建設(shè)電子檔案，拓展檔案資源的發(fā)展天地，必將進(jìn)一步推動(dòng)檔案事業(yè)的信息化建設(shè)和發(fā)展利用?；诖?，檔案機(jī)構(gòu)緊跟信息化時(shí)代的需要，應(yīng)為管理體系和用戶創(chuàng)造一個(gè)更方便的信息使用環(huán)境。信息在實(shí)體環(huán)境、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和前后端形成完整的體系，以大大提高服務(wù)效率。

（三）檔案資源的開發(fā)與利用：更加智能化和開放化。一是檔案資源的開發(fā)與利用更加智能化發(fā)展。這方面主要體現(xiàn)在，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和智能技術(shù)帶來的方便，讓檔案資源的各項(xiàng)利用隨時(shí)隨地可以進(jìn)行，不用到檔案資源所在地進(jìn)行開發(fā)利用的前期收集整理工作，檔案部門可以對(duì)檔案資源的開發(fā)利用進(jìn)行智能化處理。二是對(duì)檔案資源開發(fā)利用的服務(wù)范圍、開放時(shí)間等進(jìn)行更為寬松的界定。新《檔案法》中，對(duì)檔案資源的服務(wù)范圍進(jìn)行明確拓展性規(guī)定，提出檔案資源不僅僅是一般的歷史記憶、資料查詢、資政育人，還有其他文化功能、娛樂功能等可以開發(fā)利用。鑒于此，新修訂的《檔案法》明確規(guī)定“不按規(guī)定向社會(huì)開放、提供利用檔案的”應(yīng)承擔(dān)法律責(zé)任。在第二十條中也規(guī)定“國家鼓勵(lì)和支持其他檔案館向社會(huì)開放檔案”，經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化等類檔案從原先的30年開放年限減少為25年，這也體現(xiàn)出檔案服務(wù)社會(huì)的內(nèi)容、形式更加開放。

二、檔案服務(wù)社會(huì)面臨的挑戰(zhàn)

（一）對(duì)檔案資源整合提出更高要求。新《檔案法》背景下檔案服務(wù)社會(huì)水平的提高有賴于各個(gè)地區(qū)和各級(jí)檔案管理部門的檔案信息資源的整合與共享，從新修訂的關(guān)于信息化建設(shè)、檔案開發(fā)利用、電子檔案等內(nèi)容都可以看出，未來檔案服務(wù)社會(huì)不僅要在檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部構(gòu)建暢通的信息流通渠道，在外部也應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理與數(shù)據(jù)共建共享。從現(xiàn)有的建設(shè)情況來看，大多數(shù)部門目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了雙軌制的檔案資源建設(shè)機(jī)制，紙質(zhì)文件和電子文件的整合管理較為普遍，在檔案資源載體方面逐漸傾向數(shù)字化和信息化。但面向社會(huì)的檔案服務(wù)不僅管理主體更加多元，檔案利用的主體也覆蓋了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的各個(gè)領(lǐng)域，這要求數(shù)字化檔案資源平臺(tái)應(yīng)涵蓋政府管理、居民生活、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各個(gè)社會(huì)領(lǐng)域的信息資源。但由于目前檔案資源具有明顯的離散型特征，在分管單位方面涉及公安、檢察院、法院、人力資源社會(huì)保障、民政、國土、衛(wèi)生計(jì)生、教育、住建等部門。資源組織與控制力度的不足對(duì)于檔案服務(wù)社會(huì)非常不利。對(duì)此，要加強(qiáng)對(duì)各級(jí)檔案資源集成方面的研究。

（二）對(duì)把握檔案開放與利用的尺度提出更高要求。第一，新《檔案法》對(duì)縣級(jí)以上部分檔案的開放年限較過去相比縮減了5年，這要求各級(jí)檔案管理部門迅速對(duì)現(xiàn)有館藏資源進(jìn)行綜合研判，對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行開放鑒定和開發(fā)利用。其中必然涉及到很多老舊實(shí)體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化以及服務(wù)開發(fā)工作，一定程度上增加了檔案機(jī)構(gòu)的工作壓力。第二，新修訂的《檔案法》規(guī)定了經(jīng)濟(jì)、教育和文化等類型的檔案能夠提前進(jìn)行開放，這一定程度上豐富了檔案服務(wù)的內(nèi)容和范圍。但需要注意的是，單位和個(gè)人提交的檔案，單位和個(gè)人有權(quán)針對(duì)不宜公開的內(nèi)容作出限制，這對(duì)于加強(qiáng)隱私權(quán)保護(hù)是一項(xiàng)重要舉措，但在檔案服務(wù)社會(huì)時(shí)，則需要把握好檔案開放與隱私保護(hù)之間的尺度，以免發(fā)生不必要的紛爭(zhēng)和官司。第三，一般來說，面向社會(huì)的檔案服務(wù)主要包括三部分內(nèi)容：即是期滿已開放檔案、期滿但不宜開放的檔案和未到開放期的檔案。在實(shí)踐利用服務(wù)過程中，第三類型的檔案存在較大爭(zhēng)議，檔案利用與政府公開信息查詢存在一定矛盾，這需要檔案部門充分把握相關(guān)的政策規(guī)定，在合規(guī)合法的情況下不斷提高服務(wù)社會(huì)的能力。

（三）對(duì)檔案服務(wù)能力提出更高要求。檔案服務(wù)能力不足主要體現(xiàn)在兩個(gè)層面：一是服務(wù)渠道單一。新《檔案法》背景下的檔案服務(wù)社會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)大了檔案服務(wù)的內(nèi)容與范圍，這也必然要求拓寬服務(wù)渠道與場(chǎng)景。當(dāng)前，部分地區(qū)在服務(wù)渠道和場(chǎng)景建設(shè)方面較為滯后：在線下的服務(wù)場(chǎng)景多依托政務(wù)辦事大廳，服務(wù)時(shí)間較短、覆蓋面不足；在線上，多依托地方統(tǒng)一的智慧政務(wù)服務(wù)平臺(tái)。但由于部門間的數(shù)據(jù)尚未打通，因此政務(wù)平臺(tái)能夠提供的信息資源支撐較少，可實(shí)現(xiàn)功能也較為單一，仍局限于信息查詢等工作；二是服務(wù)方式單一。資源與管理主體的整合對(duì)豐富檔案利用方式有著較大的促進(jìn)作用，但從目前各地檔案部門提供的各項(xiàng)服務(wù)功能來看，服務(wù)與利用方式的創(chuàng)新較少。由于一體化服務(wù)平臺(tái)的缺乏和服務(wù)渠道的單一，線上業(yè)務(wù)辦理執(zhí)行力度不佳，檔案資源價(jià)值難以發(fā)揮。在具體服務(wù)內(nèi)容方面，部分地區(qū)對(duì)檔案的二次加工和組織多以文檔式為主，圖表、視頻等可視化利用較少。

（四）對(duì)發(fā)揮檔案多元價(jià)值提出更高要求。檔案具有憑證、參考、文化、教育、宣傳等多元價(jià)值功能，是極為寶貴的信息資源。在人們檔案需求日益增長(zhǎng)的背景下，檔案服務(wù)的休閑、文化等公共屬性愈加凸顯，這要求檔案部門應(yīng)著力發(fā)揮檔案的多元價(jià)值。新《檔案法》對(duì)發(fā)揮檔案的文化、價(jià)值、教育等功能做了專項(xiàng)的界定和要求，并提出這類檔案資源的開發(fā)使用可以和博物館等文化機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)同。但長(zhǎng)期以來，受限于體制、機(jī)制等各方面的原因，檔案服務(wù)社會(huì)主要發(fā)揮的是其憑證和參考價(jià)值，忽略了教育、文化、宣傳等功能的發(fā)揮。因此，檔案服務(wù)社會(huì)水平的提高還應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，更多貼合社會(huì)公眾的檔案利用需求。

三、提高檔案服務(wù)社會(huì)水平的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，為服務(wù)社會(huì)提供支撐。新《檔案法》背景下面向社會(huì)的檔案服務(wù)首先應(yīng)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)：一是適應(yīng)多管理主體、多服務(wù)對(duì)象的新特征，加強(qiáng)館際間的檔案整合與共享。在檔案資源數(shù)字化、信息化的大趨勢(shì)下，當(dāng)下和未來的檔案種類和體量呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)。對(duì)此，各級(jí)檔案所有單位和管理部門應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化信息檢索與收集的能力，主動(dòng)向各個(gè)渠道的記錄者搜集。內(nèi)部應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)大檔案收集與歸檔范圍，根據(jù)新修訂《檔案法》對(duì)電子文檔的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)更新檔案服務(wù)內(nèi)容。在外部則要加強(qiáng)館際間的溝通，打造檔案信息資源共享平臺(tái)，縱向?qū)用婵蓪⑵脚_(tái)嵌入省級(jí)政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)，打通省、市、區(qū)、社區(qū)的信息流通，同時(shí)在后臺(tái)管理上可以集合各社會(huì)領(lǐng)域的資源，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部的交互和融合。此外，新《檔案法》鼓勵(lì)社會(huì)參與檔案服務(wù)與利用，對(duì)檔案資源的建設(shè)保持一種向廣大社會(huì)開放的做法，以此不斷拓展檔案資源的發(fā)展渠道。二是從檔案系統(tǒng)視角，建立更能服務(wù)社會(huì)大眾的檔案資源庫，主要是基于檔案資源的更好整合與集中開發(fā)利用，是基于檔案用戶能夠精準(zhǔn)找到自己需要的檔案信息資源，推動(dòng)檔案資源服務(wù)更加人性化、個(gè)性化和全面化發(fā)展。

（二）做好檔案的價(jià)值鑒定與開放審核工作。第一，在資源整合的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)館藏資源的價(jià)值鑒定。一方面，根據(jù)新《檔案法》的時(shí)限要求對(duì)現(xiàn)有館藏資源進(jìn)行全面的梳理，重點(diǎn)對(duì)已符合或即將符合開放年限的檔案進(jìn)行細(xì)致整理與分類，通過可視化表格、檔案開發(fā)利用計(jì)劃等形式有序開放檔案；另一方面，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行深度分析，以社會(huì)利用的角度挖掘可開放檔案資源，也為后續(xù)開放利用提供支撐。第二，把握好服務(wù)社會(huì)與保護(hù)公眾隱私之間的平衡。管理人員應(yīng)充分研讀相關(guān)法律法規(guī)，將保護(hù)隱私、維護(hù)信息安全作為檔案服務(wù)社會(huì)的重大責(zé)任性工作來看待。一方面，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的信息安全意識(shí)，嚴(yán)格規(guī)范敏感信息的流通與傳播，同時(shí)進(jìn)一步嚴(yán)格授權(quán)機(jī)制，信息查看、信息下載等行為應(yīng)可追溯；另一方面，要積極采納信息技術(shù)防止信息泄露。第三，站在更高的法律層面，全面理解新《檔案法》與《政府信息公開條例》對(duì)檔案與政府信息開放的銜接與認(rèn)識(shí)，注重根據(jù)實(shí)際情況，不斷完善檔案開放與服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，力求不斷提高檔案開放鑒定的準(zhǔn)確性和可行性。

（三）提高檔案服務(wù)管理能力，豐富檔案服務(wù)社會(huì)的方式。提高檔案服務(wù)管理能力，一方面應(yīng)依據(jù)新修訂的《檔案法》，結(jié)合具體的工作情況，科學(xué)檢驗(yàn)管理制度，特別是在檔案共享、電子檔案安全和利用方面要根據(jù)應(yīng)用的實(shí)際情況作合理的修訂和補(bǔ)充；另一方面，新《檔案法》背景下檔案服務(wù)社會(huì)在內(nèi)容和形式上都呈現(xiàn)新特征，發(fā)展時(shí)間較短且缺乏足夠經(jīng)驗(yàn)，因此在具體的業(yè)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)建立自下而上的管理流程優(yōu)化機(jī)制。周期性地對(duì)效果以及應(yīng)用情況進(jìn)行綜合評(píng)估，保證檔案服務(wù)社會(huì)的持續(xù)、穩(wěn)定推進(jìn)。在豐富檔案服務(wù)社會(huì)方式方面，應(yīng)在做好資源建設(shè)和價(jià)值鑒定的基礎(chǔ)上，立足共享的發(fā)展走向，建構(gòu)檔案服務(wù)的共享平臺(tái)，以此廣開服務(wù)社會(huì)的更多途徑和形式。一是從省級(jí)檔案館上加大各類檔案信息平臺(tái)的建設(shè)，力求建構(gòu)更多檔案資源共享平臺(tái)。二是加大檔案服務(wù)的線下資源完善和服務(wù)空間的開發(fā)，加大線上各類媒體的檔案?jìng)鞑ズ头?wù)功能的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案微服務(wù)。

（四）面向受眾開發(fā)檔案服務(wù)方式，發(fā)揮檔案多元價(jià)值。新《檔案法》背景下檔案服務(wù)社會(huì)應(yīng)注重面向受眾的文化生產(chǎn)。具體而言，應(yīng)基于現(xiàn)代檔案管理背景下信息化、數(shù)字化、互動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，創(chuàng)新檔案的組織與利用形式。第一，依托平臺(tái)開展豐富多彩的文化主題互動(dòng)。這方面需要堅(jiān)持互動(dòng)的檔案工作理念，充分利用各個(gè)平臺(tái)，將各類檔案服務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)成互動(dòng)形式呈現(xiàn)給檔案用戶和一般大眾，以此不斷提升檔案工作的吸引力。第二，從宣傳上，充分利用媒體宣傳，發(fā)揮好檔案資源的價(jià)值和作用。這既要求檔案部門高度重視“主動(dòng)走出去”的戰(zhàn)略，開發(fā)建設(shè)檔案專項(xiàng)宣傳平臺(tái)，根據(jù)國家和社會(huì)的需求，主要宣傳和推廣檔案部門最新的檔案資源整理研究成果，力求為大眾帶來更好的服務(wù)；加大利用好各種媒體傳播的功能，注重直接連接檔案用戶的自媒體，讓更多人關(guān)心關(guān)注檔案事業(yè)的發(fā)展。