創(chuàng)新管理手段完善企業(yè)檔案保密安全工作

文/神華神東電力有限責(zé)任公司教育培訓(xùn)中心 劉嬌

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，伴隨新技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案資料的作用越來(lái)越大，對(duì)于檔案資料保密工作的投入也越來(lái)越大。與此同時(shí)，工作任務(wù)越來(lái)越艱巨。此前進(jìn)行管理時(shí)，由于應(yīng)用的方法過(guò)于陳舊，導(dǎo)致資料的保護(hù)效果不佳，安全性受到較大影響。在當(dāng)前5G技術(shù)和大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下，檔案信息和用戶(hù)需求總量明顯上升，充分利用數(shù)字技術(shù)，創(chuàng)新管理手段，能夠減少繁瑣流程和工作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)。因此，相關(guān)人員理應(yīng)提高重視度，及時(shí)采取合理措施完成任務(wù)，確保安全性達(dá)標(biāo)。

一、做好檔案保密安全工作的意義

進(jìn)入新時(shí)代，無(wú)論是在物質(zhì)需求方面還是在精神追求方面，人們的要求都越來(lái)越高。創(chuàng)新檔案管理手段，將對(duì)檔案管理的理念、方式、內(nèi)容產(chǎn)生變革性影響，會(huì)使檔案管理更加科學(xué)智慧。如今企業(yè)面臨著許多新機(jī)遇以及發(fā)展方面的問(wèn)題。全球化競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，使得檔案管理工作變成了企業(yè)的重要組成部分，是其自身發(fā)展的基礎(chǔ)支點(diǎn)。一方面，能夠?qū)ζ髽I(yè)規(guī)劃起到一定的數(shù)據(jù)支撐效果；另一方面，能讓管理人員更好地把握企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r以及經(jīng)營(yíng)水平。除此之外，企業(yè)檔案是全社會(huì)對(duì)企業(yè)效能認(rèn)知的基礎(chǔ)部分。伴隨技術(shù)條件的全面升級(jí)，在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中，檔案成為發(fā)展中的一項(xiàng)重要載體。因此，各企業(yè)理應(yīng)提高對(duì)于保密工作的重視度，確保其有著較高的安全性。如果出現(xiàn)了任何問(wèn)題，不但會(huì)影響企業(yè)的建設(shè)成果，甚至還會(huì)對(duì)未來(lái)的整體發(fā)展帶來(lái)負(fù)面影響。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案保密工作存在的隱患

（一）信息技術(shù)帶來(lái)的隱患?，F(xiàn)如今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)變得非常普及，基本上在生活的各個(gè)層面都有滲透。而對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)亦是如此，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，為了保證運(yùn)營(yíng)效果，除了少部分資料仍然采用紙質(zhì)檔案外，絕大多數(shù)資料以數(shù)字檔案為主。將其上傳到網(wǎng)絡(luò)空間，不僅能夠隨時(shí)隨地提取，而且儲(chǔ)存空間非常大。盡管這種方式給管理工作帶來(lái)了諸多便利，但同時(shí)也在無(wú)形之中，出現(xiàn)了諸多隱患。畢竟網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身有著較強(qiáng)的傳播能力，在信息傳遞的過(guò)程中，難免會(huì)受到病毒的干擾，從而造成檔案信息丟失，如果沒(méi)有及時(shí)處理，甚至有可能導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)完全癱瘓。此外，黑客的攻擊同樣很難應(yīng)對(duì)。尤其是一些技術(shù)水平較高的黑客，就算企業(yè)應(yīng)用了防火墻，同時(shí)定期進(jìn)行殺毒，同樣有可能受到外部攻擊。這樣一來(lái)，部分重要資料很可能出現(xiàn)泄露的情況。

（二）保密范圍不清晰帶來(lái)的隱患。企業(yè)內(nèi)部盡管已經(jīng)制定了諸多規(guī)章制度，但由于內(nèi)容缺乏針對(duì)性，與企業(yè)的實(shí)際情況有所脫節(jié)，沒(méi)有實(shí)際作用。在落實(shí)的過(guò)程中，很容易出現(xiàn)諸多問(wèn)題。此外，部分企業(yè)在執(zhí)行保密制度時(shí)，出現(xiàn)了時(shí)松時(shí)緊的情況，當(dāng)上級(jí)開(kāi)展檢查時(shí)，變得極為認(rèn)真，而在不檢查的時(shí)候，制度僅僅是一個(gè)擺設(shè)。長(zhǎng)此以往，員工們就會(huì)抱著一定的僥幸心理，在檔案管理時(shí)，對(duì)制度內(nèi)容不會(huì)太重視，一些細(xì)節(jié)處理會(huì)忽視制度內(nèi)容，進(jìn)而出現(xiàn)隱患。

（三）硬件設(shè)施存在一定缺陷。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，所有檔案保密工作都需要相關(guān)理論內(nèi)容提供支持。但是，單純依靠理論本身，顯然不夠，還需要額外應(yīng)用硬件設(shè)施奠定基礎(chǔ)。無(wú)論是硬件還是軟件部分，但凡綜合質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，都很難確保檔案保密工作的效果達(dá)到預(yù)期。然而從實(shí)際情況來(lái)看，企業(yè)往往是將資金成本和人力成本全部投入未來(lái)的發(fā)展工作中，而對(duì)于設(shè)施部分則有著一定的忽視。這樣一來(lái)，相關(guān)工作的正常開(kāi)展會(huì)受到較大影響。

（四）管理人員的綜合素養(yǎng)偏低。對(duì)于管理工作來(lái)說(shuō)，無(wú)論是設(shè)備的使用還是制度的貫徹，所有內(nèi)容都需要員工自主進(jìn)行處理。然而從當(dāng)前情況來(lái)看，一些企業(yè)內(nèi)部管理人員的綜合素養(yǎng)不高，對(duì)于知識(shí)內(nèi)容的了解不到位，少數(shù)人雖然清楚制度內(nèi)容，但是在實(shí)踐中，仍然出現(xiàn)了偷懶的情況。此外，由于設(shè)備和技術(shù)每年都在不斷更新，因此管理者必須不斷完善自我，了解行業(yè)發(fā)展的狀況。但是部分管理者年事已高，思想較為陳舊，對(duì)新事物的學(xué)習(xí)和認(rèn)知了解不到位，也不愿意努力嘗試。正是這一因素的存在，對(duì)企業(yè)的整體發(fā)展造成了巨大影響，導(dǎo)致企業(yè)的實(shí)際發(fā)展受到了諸多阻礙，進(jìn)而影響了保密工作的效果。

三、企業(yè)檔案安全保密需要?jiǎng)?chuàng)新管理手段

綜上所述，對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，無(wú)論是從宏觀還是微觀層面，均有諸多隱患。所以，為了保證檔案資料有較高的安全性，一定要?jiǎng)?chuàng)新管理手段。

（一）創(chuàng)新組織領(lǐng)導(dǎo)方式，夯實(shí)工作基礎(chǔ)。加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)調(diào)整檔案安全保密領(lǐng)導(dǎo)小組，壓實(shí)工作責(zé)任、強(qiáng)化擔(dān)當(dāng)意識(shí)；重新修訂《檔案館安全應(yīng)急預(yù)案》，不定期開(kāi)展消防安全知識(shí)講座和消防演練，堅(jiān)決防止和克服松懈情緒、僥幸心理。嚴(yán)格執(zhí)行每日安全排查和周巡查制度，建立檢查巡查臺(tái)賬，安排專(zhuān)人24小時(shí)值班值守，及時(shí)消除安全隱患。多方爭(zhēng)取資金，購(gòu)置監(jiān)控、溫濕度計(jì)、檔案消防設(shè)施等安全設(shè)備，進(jìn)一步夯實(shí)檔案安全工作基礎(chǔ)。在檔案管理工作中，為了保證管理工作的連續(xù)性，應(yīng)當(dāng)定期抽查監(jiān)督。通過(guò)這種方式，不但能夠?qū)ο嚓P(guān)工作人員起到警醒的效果，讓其在日常工作中做到足夠細(xì)心，認(rèn)真處理每一項(xiàng)工作事務(wù)，思考其中的細(xì)節(jié)內(nèi)容。而且還能及時(shí)找出當(dāng)前工作中存在的問(wèn)題，通過(guò)合理措施進(jìn)行處理。在日常管理中，需要時(shí)刻貫徹“誰(shuí)管理，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，但凡發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須追究相應(yīng)人員的基礎(chǔ)責(zé)任。如此一來(lái)，檔案管理工作才能落到實(shí)處，每一項(xiàng)細(xì)節(jié)問(wèn)題都能得到解決。只有企業(yè)的員工均有較強(qiáng)的保密意識(shí)，最終結(jié)果自然令人滿(mǎn)意。

（二）創(chuàng)新制度建設(shè)，筑牢保密防線。進(jìn)一步健全完善《信息安全管理制度》《檔案庫(kù)房安全保密保衛(wèi)制度》《檔案館安全制度》等安全保密制度，強(qiáng)化涉密載體的保密管理，落實(shí)檔案安全責(zé)任，使保密工作有章可循、有規(guī)可依。每月開(kāi)展一次全方位檢查，排查安全隱患、維護(hù)服務(wù)器、掃描儀、計(jì)算機(jī)等檔案信息化設(shè)備和檔案信息管理系統(tǒng)，并對(duì)檔案管理設(shè)施設(shè)備進(jìn)行病毒檢測(cè)，確保設(shè)備網(wǎng)絡(luò)正常、安全運(yùn)行，全面維護(hù)檔案信息安全。其一，在制度層面理應(yīng)對(duì)于保密工作的具體范圍予以明確，設(shè)置對(duì)應(yīng)的保密級(jí)別，促使每個(gè)部門(mén)的人員都能明白自身工作的涉密范圍以及對(duì)應(yīng)級(jí)別。如果發(fā)現(xiàn)資料規(guī)范性不高，不滿(mǎn)足要求，應(yīng)當(dāng)對(duì)其重新歸檔。其二，在進(jìn)行檔案查閱以及借閱時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)部分資料涉密程度較高，那么在應(yīng)用的時(shí)候，必須按照查、借、閱檔案管理規(guī)定程序走。以防由于管理者的隨意，造成重要資料丟失或者機(jī)密泄露。所有工作都應(yīng)做到有章可循，有跡可查。在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能及時(shí)找到對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人，追究其責(zé)任。其三，針對(duì)信息系統(tǒng)，理應(yīng)為其單獨(dú)設(shè)置防火墻，做好防護(hù)工作。在文件傳輸?shù)倪^(guò)程中，應(yīng)防止病毒侵入，或者黑客攻擊。特別是一些涉密信息，更需要定期殺毒，完成隔離，以防因小失大。此外，還需要進(jìn)一步提高技術(shù)，將所有隱患消除干凈。在管理的過(guò)程中，需要時(shí)刻貫徹“管防結(jié)合”的基本原則，不斷引入最新的防護(hù)措施，提升技術(shù)水平。

（三）創(chuàng)新管理技術(shù)，提高管理效率。加強(qiáng)檔案信息涉密管理，全體干部簽訂保密承諾書(shū)，明確規(guī)定檔案管理網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，嚴(yán)禁非規(guī)定計(jì)算機(jī)接入和訪問(wèn)檔案管理網(wǎng)服務(wù)器，禁止隨意通過(guò)U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等便攜設(shè)備與檔案管理網(wǎng)上的計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。規(guī)范檔案信息公開(kāi)保密審查程序，所有擬公開(kāi)檔案信息在公開(kāi)前由專(zhuān)人對(duì)內(nèi)容進(jìn)行保密審查，確?！吧婷苄畔⒉还_(kāi)，公開(kāi)信息不涉密”，切實(shí)消除檔案信息泄密隱患，確保檔案信息安全。數(shù)字賦能作為一個(gè)新的概念，主要是隨著數(shù)字技術(shù)的超快發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)格計(jì)算和人工智能等技術(shù)通過(guò)特定的方式給予我們能力，以此改變傳統(tǒng)的工作、生活方式。在21世紀(jì)的今天，不論是在物質(zhì)需求上還是在精神追求上，人們的要求都越來(lái)越高，而數(shù)字賦能等技術(shù)挖掘才是真正能激發(fā)市場(chǎng)活力的創(chuàng)新應(yīng)用。將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，將對(duì)檔案管理的理念、方式、內(nèi)容產(chǎn)生變革性影響，會(huì)使檔案管理變得更加科學(xué)智慧。

（四）創(chuàng)新服務(wù)管理模式，確保規(guī)范運(yùn)行。把檔案安全管理貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。利用現(xiàn)代化手段全方位做好檔案安全保密防護(hù)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包服務(wù)企業(yè)管理，建立檔案數(shù)字化外包保密制度和檔案數(shù)字化外包流程操作規(guī)程，落實(shí)技防措施，安排專(zhuān)人對(duì)外包公司現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行全程監(jiān)督管理，切實(shí)保證檔案安全。我公司今年上半年以來(lái)，積極開(kāi)展線上、線下查閱服務(wù)，累計(jì)服務(wù)干部群眾386人次。對(duì)檔案保管工作而言，并非僅是檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)，而是在企業(yè)管理工作中非常重要的核心內(nèi)容。但凡有任何關(guān)鍵性資料出現(xiàn)泄露，都會(huì)對(duì)企業(yè)的綜合效益帶來(lái)巨大影響。所以，所有企業(yè)員工都需要充分認(rèn)識(shí)到檔案安全保密的意義所在，在處理任何工作事務(wù)的時(shí)候，都需要參照相關(guān)規(guī)定要求執(zhí)行，不能盲目展開(kāi)。特別是一些涉密工作人員，更要清楚保密的復(fù)雜性、長(zhǎng)期性以及艱巨性。不僅如此，在企業(yè)內(nèi)部，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還需要做好宣傳，將保密活動(dòng)和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)工作整合在一起，促使員工自身的保密意識(shí)得到全面強(qiáng)化，進(jìn)而逐步形成完善的思想防線。傳統(tǒng)的檔案管理一般采用的是人工編輯、整理、分類(lèi)、歸檔，不僅工作繁瑣、效率低下，而且經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)紕漏。采用數(shù)字化管理可以極大地釋放人工工作量，減少由于人工操作出現(xiàn)的漏洞。利用數(shù)字化儲(chǔ)存、機(jī)器鑒定整理歸檔，可以有效提高檔案工作效率，提升鑒定標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、管理智能化、工作流程簡(jiǎn)單化，大大縮減管理時(shí)間和管理成本。

（五）明確保密范圍，提升保密級(jí)別。在檔案保密工作開(kāi)展的過(guò)程中，理應(yīng)參考和借鑒西方發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)具體范圍和級(jí)別予以界定。一般而言，企業(yè)開(kāi)發(fā)工作的檔案資料既有商業(yè)方面的機(jī)密，又有自身工作以及市場(chǎng)利潤(rùn)方面的機(jī)密。因此需要對(duì)其進(jìn)行合理劃分，之后再進(jìn)行歸檔。如此一來(lái)，管理者在實(shí)際管理過(guò)程中，可以做到有章可循，參照具體制度內(nèi)容，完成所有基礎(chǔ)工作，進(jìn)而有效提升管理水平。社會(huì)信息化提升了信息的地位，而信息安全是任何國(guó)家、政府、行業(yè)部門(mén)都需要重視的問(wèn)題，尤其是在檔案管理工作中，各種檔案的保密性和隱私問(wèn)題尤為重要。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的保密性沒(méi)有被充分重視，容易出現(xiàn)信息資源的泄漏遺失。數(shù)字化技術(shù)可以加密檔案信息，改變以往靠封條進(jìn)行保密的模式。數(shù)字賦能將引入密碼技術(shù)、人臉識(shí)別技術(shù)、指紋技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字化備份等信息安全相關(guān)的技術(shù)手段。安全保密措施的引入對(duì)于提升檔案管理的安全性具有深刻的意義，極大提高了檔案的保密性與安全性。

（六）做好人才培養(yǎng)工作。進(jìn)入新時(shí)代，檔案保密工作的內(nèi)容變得極為豐富，技術(shù)水平有了較高提升。因此，為了確保檔案管理的水平得到提高，企業(yè)需要打造一支優(yōu)秀的技術(shù)團(tuán)隊(duì)。一般而言，企業(yè)可以在內(nèi)部定期開(kāi)展知識(shí)培訓(xùn)，讓員工了解最新的技術(shù)內(nèi)容以及行業(yè)發(fā)展的情況，促使其綜合水平有所提高。畢竟，保密管理工作本身有著較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，伴隨企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā)水平的不斷提升，保密手段理應(yīng)不斷改進(jìn)和強(qiáng)化。除了保證系統(tǒng)設(shè)備較高的安全性外，無(wú)論是數(shù)據(jù)還是基礎(chǔ)設(shè)備，都不能出現(xiàn)任何問(wèn)題。同時(shí)，還要確保其運(yùn)行能力有所提高，達(dá)到更高水平，真正做到統(tǒng)籌規(guī)劃，全面發(fā)展。面對(duì)當(dāng)前數(shù)字賦能對(duì)檔案管理的沖擊，基于當(dāng)前管理發(fā)展的趨勢(shì)和檔案工作的現(xiàn)狀，未來(lái)定是理論知識(shí)與數(shù)字技術(shù)、檔案工作相融合的新型工作模式，這就必然會(huì)促使工作單位不斷優(yōu)化人員配置、加強(qiáng)人員培訓(xùn)，引導(dǎo)員工學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，提高工作素養(yǎng)，努力適應(yīng)數(shù)字時(shí)代檔案管理理念和工作操作流程，實(shí)現(xiàn)常規(guī)管理工作更加科學(xué)、便捷、規(guī)范和系統(tǒng)。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案安全保護(hù)責(zé)任重于泰山。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全保密工作，我們應(yīng)當(dāng)著力構(gòu)建人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防護(hù)體系，多措并舉創(chuàng)新檔案安全管理手段。這樣一來(lái)，企業(yè)的日常工作便能順利展開(kāi)，進(jìn)而獲取更多經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)整個(gè)行業(yè)不斷進(jìn)步，為社會(huì)創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益。