全流程管理理念下高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀探索
——以常州大學(xué)為例

文/常州大學(xué) 周雪

科研項(xiàng)目是高?？萍紕?chuàng)新創(chuàng)造的主要呈現(xiàn)形式。近年來，隨著科研項(xiàng)目多元化、多類型的趨勢(shì)愈發(fā)顯著，高?？蒲许?xiàng)目呈現(xiàn)數(shù)量增多、成果增多的發(fā)展特征，同時(shí)各種新類型項(xiàng)目和成果比重不斷加大，促進(jìn)并帶動(dòng)高?？萍及l(fā)展進(jìn)程。與此同時(shí)，對(duì)管理人員的管理方式及管理能力也提出了更高的要求。信息化技術(shù)已成為管理人員創(chuàng)新管理方式、提升管理能力的重要手段，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，科研管理系統(tǒng)在高校科研項(xiàng)目管理中的重要性不言而喻。然而，大多數(shù)高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)處于相對(duì)獨(dú)立的運(yùn)行狀態(tài)，在項(xiàng)目管理、經(jīng)費(fèi)管理、成果管理等過程中涉及面或有缺失，多個(gè)管理部門互相打架，管理協(xié)同困難，無法滿足越來越復(fù)雜的高?？蒲邪l(fā)展需求?；诖?，研究分析現(xiàn)有高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)存在的問題，并以科研項(xiàng)目全流程覆蓋的理念為導(dǎo)向，建立符合現(xiàn)代高校科技發(fā)展需求與趨勢(shì)的新型科研管理系統(tǒng)，顯得尤為重要與迫切。

一、高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的現(xiàn)狀分析

（一）多管理部門交互性構(gòu)建不科學(xué)，亟須打通辦事壁壘。1.存在的問題。多管理部門有效聯(lián)合效果不佳。在高?？蒲泄芾眢w系中，以橫向科研為例，使用者大多要?dú)v經(jīng)申請(qǐng)、審批、立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)到賬劃分、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)、績(jī)效分值分配等多個(gè)流程，往往涉及學(xué)院研究所、科研管理部門、資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門等，如果管理系統(tǒng)不能將多方有效聯(lián)合起來，形成綜合性可操作的線上系統(tǒng)，勢(shì)必會(huì)造成使用者各項(xiàng)審批“五花八門”、蓋章流程“跑斷腿”等現(xiàn)象，也容易滋生各個(gè)部門在處理同一項(xiàng)目時(shí)規(guī)避責(zé)任、權(quán)責(zé)不明的問題。此時(shí)，現(xiàn)代化應(yīng)用操作系統(tǒng)就顯得不那么現(xiàn)代了。在現(xiàn)有科研管理系統(tǒng)中，仍然存在多部門信息交互性不足、共享性差的問題，比如紙質(zhì)審批仍然是部門之間信息交互的主要方式之一，在用印用章、經(jīng)費(fèi)到賬、資產(chǎn)分配等問題上需要開具各類審批單逐一進(jìn)行線下辦理。2.原因分析。管理系統(tǒng)交互性共享設(shè)計(jì)更新不足。高等院?？萍佳芯康奶厥庑耘c重要性不言而喻，但早期在設(shè)計(jì)科研管理系統(tǒng)時(shí)，著重考慮教師與科技管理部門之間的互動(dòng)關(guān)系，以完成高?？蒲泄芾淼臄?shù)字化進(jìn)程。但是在時(shí)代發(fā)展中，其他管理事項(xiàng)及管理部門開始分散及增多，科研管理系統(tǒng)的便捷性及智能性不斷打折扣，從而出現(xiàn)以上問題。3.需求分析。流程處理少跑腿，線上處理優(yōu)先有效。作為科研管理系統(tǒng)的主要應(yīng)用者，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要以線上管理系統(tǒng)完成大部門項(xiàng)目管理流程，減少不必要的線下審核，尤其在疫情常態(tài)化背景下，顯得更為重要。能夠避免因?qū)徟鷷r(shí)間問題、防控政策等客觀問題造成的流程擱置。

（二）科研管理系統(tǒng)同質(zhì)化趨向顯現(xiàn)，兼容性與特殊性考慮不足。1.存在的問題。使用過程中業(yè)務(wù)功能的流程連貫性不夠。目前，由于各高校科研管理工作情況各不相同，在具體的功能模塊上存在差異，購買的非定制的科研管理系統(tǒng)無法完全滿足各高校的實(shí)際需求，造成系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程與高校實(shí)際工作要求存在功能模塊較為分散，流程辦理連貫性較差的問題。如：在科技成果轉(zhuǎn)化中，沒有將高校現(xiàn)有維護(hù)專利信息與授權(quán)專利系統(tǒng)打通，老師在專利申請(qǐng)—繳費(fèi)運(yùn)營(yíng)—成果轉(zhuǎn)化這一完整流程中往往需要用到多個(gè)系統(tǒng)；科研管理系統(tǒng)一般涉及縱向項(xiàng)目、橫向項(xiàng)目，一般辦理流程包括項(xiàng)目申報(bào)、評(píng)審、立項(xiàng)、中檢、變更、結(jié)項(xiàng)等環(huán)節(jié)，在實(shí)際操作中，往往有些可以在系統(tǒng)中完成，有些需要紙質(zhì)申請(qǐng)、管理人員審核蓋章；經(jīng)費(fèi)到賬方面也常常與財(cái)務(wù)系統(tǒng)脫節(jié)，完成項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)入賬、分配、使用需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人跑多個(gè)部門，十分不便。2.原因分析。系統(tǒng)設(shè)計(jì)兼容性與特殊性考慮不足。由于市面上成熟的軟件系統(tǒng)多數(shù)為常規(guī)固定模塊，而定制軟件需要耗費(fèi)更多的時(shí)間和經(jīng)費(fèi)，很多高校并沒有注意到此項(xiàng)工作的重要性和必要性，造成系統(tǒng)兼容性與特殊性考慮的天然不足。3.需求分析。系統(tǒng)設(shè)計(jì)“對(duì)癥下藥”，方便實(shí)際工作的開展。無論是對(duì)于使用系統(tǒng)的老師還是科技管理工作人員來說，貼合學(xué)校實(shí)際需求的系統(tǒng)，才是助力高校科技管理工作的強(qiáng)有力幫手，反之則會(huì)造成用之麻煩、棄之可惜的局面。這就需要學(xué)校組織專門的對(duì)接團(tuán)隊(duì)，劃撥專項(xiàng)設(shè)計(jì)經(jīng)費(fèi)，認(rèn)真研究本校特點(diǎn)，收集意見與建議，與系統(tǒng)設(shè)計(jì)公司多次商討、論證，以形成更為適用的專業(yè)系統(tǒng)。

（三）科研管理系統(tǒng)缺乏輔助決策功能，數(shù)據(jù)利用智能化不足。1.存在的問題。一方面，大數(shù)據(jù)智能化分析利用不足。目前，高校科研管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出通常以固定字段的表格形式為主，對(duì)于簡(jiǎn)單直觀的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)多數(shù)需要經(jīng)過后期人為處理，這種方式不僅耗時(shí)耗力，也因人為工作失誤而造成統(tǒng)計(jì)誤差，這與大數(shù)據(jù)智能化、便捷化的利用方式不相符合；另一方面，分析、研判科研管理系統(tǒng)中堆積的大量不同年份的數(shù)據(jù)，對(duì)管理人員的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析能力要求較高，往往對(duì)數(shù)據(jù)的使用僅限于簡(jiǎn)單查詢和統(tǒng)計(jì)，缺乏對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)在信息的挖掘和分析，難以服務(wù)于學(xué)科交叉、優(yōu)勢(shì)學(xué)科遴選、科研發(fā)展方向等學(xué)校重要決策工作，無法更好地給科研管理人員和校內(nèi)高層次管理人員提供決策支持。2.原因分析。系統(tǒng)設(shè)計(jì)數(shù)字智能化、信息化不足。高校數(shù)字化校園建設(shè)日益廣泛和深入，科研管理系統(tǒng)作為高校信息化數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，亟須調(diào)整以往“簡(jiǎn)單粗暴”的功能設(shè)計(jì)思路，走向更加精細(xì)化的分類管理系統(tǒng)。目前高校科研管理系統(tǒng)主要功能板塊為信息錄入、信息查詢、信息導(dǎo)出三大方面，尤其在信息導(dǎo)出方面尚未體現(xiàn)出較高的數(shù)字化、信息化功能，導(dǎo)致在智能化數(shù)據(jù)分析方面存在利用困難的問題。3.需求分析。增加數(shù)據(jù)自動(dòng)化智能分析功能。作為高校科研管理人員，除了繁雜的日常工作外，還需要為學(xué)校的學(xué)科發(fā)展、科學(xué)研究等提供更好的決策分析，這就要求管理人員充分利用科研數(shù)據(jù)，主動(dòng)進(jìn)行分析和研判。因此，在現(xiàn)有數(shù)據(jù)導(dǎo)出的基礎(chǔ)之上，通過設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)化生成圖表的功能，將會(huì)有效提高工作效率與準(zhǔn)確性，為學(xué)校的發(fā)展提供科技化支持。

二、項(xiàng)目全流程管理理念的價(jià)值導(dǎo)向

項(xiàng)目先后銜接的各個(gè)階段的全體被稱為項(xiàng)目管理流程，高?？蒲许?xiàng)目的項(xiàng)目管理一般由項(xiàng)目申請(qǐng)、項(xiàng)目審批、財(cái)務(wù)管理、結(jié)題管理、分值及獎(jiǎng)勵(lì)分配等構(gòu)成，流程模塊復(fù)雜、涉及部門繁多。在國(guó)家進(jìn)一步為科研人員松綁的大政策環(huán)境下，科研項(xiàng)目的流程管理必須向全流程管理模式轉(zhuǎn)變，將各個(gè)管理流程集合化，最大程度實(shí)現(xiàn)全流程管理在數(shù)字化平臺(tái)上綜合進(jìn)行，不僅有利于減少高?？蒲腥藛T項(xiàng)目管理精力，也有利于構(gòu)建多效統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)，進(jìn)一步提高高校科技管理的現(xiàn)代化程度。

三、我?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的構(gòu)建探索

（一）完善擴(kuò)充管理人員及平臺(tái)構(gòu)成。對(duì)科研活動(dòng)相關(guān)人員及組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行擴(kuò)充及管理，主要包含科研處管理員、專利管理員、論文被引管理員以及各學(xué)院科研院長(zhǎng)、科研秘書、科研人員等。同時(shí)支持對(duì)專家人員信息的管理，對(duì)專家?guī)烊藛T進(jìn)行信息維護(hù)與更新。還增加對(duì)學(xué)校科研平臺(tái)的錄入、管理。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科研人員、職能部門管理人員、學(xué)院管理人員、專家、平臺(tái)之間的橫向擴(kuò)展。

（二）擴(kuò)展并組合功能模塊。1.經(jīng)費(fèi)管理模塊。功能集結(jié)有經(jīng)費(fèi)入賬、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行、經(jīng)費(fèi)預(yù)警及財(cái)務(wù)對(duì)接四項(xiàng)子菜單，不僅能夠查詢到包括撥款單位、經(jīng)費(fèi)總額、到賬時(shí)間等的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)具體入賬信息，也能夠?qū)?jīng)費(fèi)調(diào)賬、經(jīng)費(fèi)外撥、經(jīng)費(fèi)工作量分割、項(xiàng)目績(jī)效分割、經(jīng)費(fèi)結(jié)轉(zhuǎn)、報(bào)銷、執(zhí)行進(jìn)度等進(jìn)行實(shí)時(shí)應(yīng)用與管理，還能實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目入賬與財(cái)務(wù)的雙向信息共享，并針對(duì)經(jīng)費(fèi)執(zhí)行進(jìn)度自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息。通過增加經(jīng)費(fèi)管理模塊，有效打通了原本科研管理系統(tǒng)與學(xué)?，F(xiàn)用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)分離的現(xiàn)狀，通過系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)流程關(guān)聯(lián)，減少科研人員來回跑的情況發(fā)生，提升了原有科研經(jīng)費(fèi)管理的手段，大大提高科研管理與財(cái)務(wù)管理部門的工作效率。2.基礎(chǔ)資源模塊。系統(tǒng)新增基礎(chǔ)資源模塊，主要目的在于實(shí)現(xiàn)校內(nèi)外的信息對(duì)流與共享。首先，在基礎(chǔ)資源模塊中，對(duì)學(xué)?？蒲嘘?duì)伍和基礎(chǔ)研究平臺(tái)機(jī)構(gòu)的信息進(jìn)行實(shí)時(shí)維護(hù)與更新，對(duì)于掌握學(xué)?？蒲嘘?duì)伍構(gòu)成、平臺(tái)建設(shè)現(xiàn)狀等具有重要意義；其次，新增資源對(duì)接欄目，主要對(duì)接科技云、社科云統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)導(dǎo)出的文件可直接導(dǎo)入云統(tǒng)計(jì)平臺(tái)，大大提高了工作效率；再次，考慮追蹤學(xué)?？萍妓桨l(fā)展情況，系統(tǒng)能夠?qū)硬⒄故颈拘?shù)據(jù)與國(guó)內(nèi)高校的對(duì)比情況；最后，為了加強(qiáng)信息共享性，系統(tǒng)在基礎(chǔ)資源模塊中加入綜合共享欄目，科研管理人員能夠向科研人員共享科研管理文檔等資料。3.對(duì)接校園管理模塊。科研管理系統(tǒng)通過與學(xué)校數(shù)字化校園進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)科研系統(tǒng)的統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄，并同步科研人員等的基本信息，以保證個(gè)人信息的準(zhǔn)確。在科研管理系統(tǒng)首頁對(duì)接學(xué)校管理信息的通知公告與待辦事項(xiàng)，逐步實(shí)現(xiàn)雙系統(tǒng)的信息共享與對(duì)接，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性。

（三）不同類項(xiàng)目分塊管理。1.縱向項(xiàng)目管理。根據(jù)縱向項(xiàng)目的管理特點(diǎn)，通過不同角色劃分不同的管理模塊，主要包含立項(xiàng)項(xiàng)目、項(xiàng)目變更、項(xiàng)目中檢、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)、政府項(xiàng)目接入等欄目，管理人員可設(shè)置項(xiàng)目分類、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)；科研人員可自行對(duì)973計(jì)劃、國(guó)家科技支撐計(jì)劃、863計(jì)劃、國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目、主管部門科技項(xiàng)目及國(guó)家科技部、發(fā)改委、其他部門項(xiàng)目，省、市、自治區(qū)科技項(xiàng)目，企事業(yè)單位委托科技項(xiàng)目、國(guó)際合作項(xiàng)目等的立項(xiàng)信息、項(xiàng)目成員、校內(nèi)課題、合作單位和項(xiàng)目預(yù)算等進(jìn)行信息錄入，管理人員進(jìn)行審核，完成立項(xiàng)登記。管理過程中針對(duì)縱向項(xiàng)目與財(cái)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的管理特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)科研過程中的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與財(cái)務(wù)核算的緊密銜接，達(dá)到科研管理與財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理的全面對(duì)接。2.橫向項(xiàng)目管理。橫向項(xiàng)目因其自身特點(diǎn)，主要以合同管理為主線內(nèi)容，功能模塊包含進(jìn)賬合同投標(biāo)、進(jìn)賬合同簽訂、進(jìn)賬合同認(rèn)定、進(jìn)賬合同變更、進(jìn)賬合同結(jié)項(xiàng)、出賬合同簽訂、合同供方單位等，管理人員可進(jìn)行合同分類設(shè)置及預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置?？蒲腥藛T同樣能夠自行進(jìn)行合同信息登記，對(duì)合同成員、預(yù)算、用章信息進(jìn)行線上提交，等待管理人員審核通過后即可直接辦理，無需多次進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核修改。此外，學(xué)校以石油石化行業(yè)為發(fā)展特色，增加專門科技項(xiàng)目管理模塊，主要來源為中石化、中石油、中海油總部及下屬企業(yè)和科研院所，石油石化類合作高校、其他能源化工總部及下屬企業(yè)等，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)不同條目科研項(xiàng)目的分類導(dǎo)出，大大提高管理效能。3.校級(jí)項(xiàng)目管理。根據(jù)學(xué)校實(shí)際發(fā)展情況，系統(tǒng)列有校級(jí)項(xiàng)目管理模塊，主要針對(duì)校級(jí)科研項(xiàng)目和校基金的管理，包含有申報(bào)項(xiàng)目、項(xiàng)目評(píng)審、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目變更、項(xiàng)目中檢、項(xiàng)目結(jié)題等條塊，管理人員能夠?qū)?xiàng)目分類、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)審方案等進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置。通過對(duì)校級(jí)項(xiàng)目的關(guān)注，能夠進(jìn)一步激活校內(nèi)科研活力，培育科研成果，釋放科技創(chuàng)新動(dòng)能。

（四）基礎(chǔ)模塊的整合升級(jí)。1.成果管理。成果管理模塊中主要包含對(duì)科研成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、成果獲獎(jiǎng)、學(xué)術(shù)交流的管理：一是對(duì)學(xué)術(shù)論文、學(xué)術(shù)著作、研究報(bào)告、鑒定成果、藝術(shù)作品等進(jìn)行信息收集；二是管理我校所有專利數(shù)據(jù)，管理所有單位署名為我校的著作權(quán)、標(biāo)準(zhǔn)、藥證、新品種等，并維護(hù)代理公司信息；三是進(jìn)行獲獎(jiǎng)成果的申報(bào)，管理所有署名為我校的獲獎(jiǎng)成果，并增加獲獎(jiǎng)評(píng)審，制定評(píng)審方案并進(jìn)行專家分配、打分等流程；四是管理我校主辦會(huì)議、學(xué)術(shù)講座、參加會(huì)議情況、管理合作研究類項(xiàng)目的人員派遣和接受等。2.考核獎(jiǎng)勵(lì)。包含對(duì)校內(nèi)各考核崗位的考核、對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)類型的獎(jiǎng)勵(lì)及績(jī)效分配。其中，崗位考核及考核獎(jiǎng)勵(lì)是依照相關(guān)科研管理文件制定科研考核方案及計(jì)分、獎(jiǎng)勵(lì)細(xì)則，依據(jù)相關(guān)內(nèi)容及要求進(jìn)行考核和獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行多輪公示，科研人員依據(jù)最終確定的考核結(jié)果進(jìn)行績(jī)效的分配與提交，管理人員進(jìn)行統(tǒng)一審核。

（五）科研數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)可視化、智能化呈現(xiàn)。根據(jù)主管部門的要求，對(duì)科研管理過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，支持主管領(lǐng)導(dǎo)部門要求的數(shù)據(jù)上報(bào)格式，支持自主選擇關(guān)鍵詞自動(dòng)生成相關(guān)EXCEL表格；支持學(xué)校的多種科研統(tǒng)計(jì)口徑，生成相關(guān)報(bào)表信息；首頁顯示本年度學(xué)院科研經(jīng)費(fèi)TOP5，年度經(jīng)費(fèi)到賬情況與立項(xiàng)經(jīng)費(fèi)情況、年度科研項(xiàng)目到款經(jīng)費(fèi)比較、核心論文發(fā)表走勢(shì)等統(tǒng)計(jì)圖，便于直觀高效地掌握實(shí)時(shí)科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)并實(shí)現(xiàn)對(duì)比，有利于為學(xué)校層面的決策分析與制定提供依據(jù)。

四、結(jié)語

在新時(shí)代背景下，高等院校承載著科技創(chuàng)新的重要使命，科研管理系統(tǒng)承載著服務(wù)科研人員、管理科研項(xiàng)目等的重要功能，需要進(jìn)行更新維護(hù)和個(gè)性化設(shè)計(jì)，以滿足各種復(fù)雜的項(xiàng)目管理需求，最大限度地提高高?？蒲泄芾硇省１疚臏\析科研管理系統(tǒng)存在的問題及原因，以常州大學(xué)科研管理系統(tǒng)為例，從全流程管理出發(fā)，為高?？蒲许?xiàng)目管理提供支持，助力高校高質(zhì)量發(fā)展。