江蘇省疾病預(yù)防控制中心創(chuàng)建五星級檔案工作單位啟示

文/武漢理工大學(xué)馬克思主義學(xué)院 潘麗娜 ；江蘇省疾病預(yù)防控制中心 劉代為 陸洋（通訊作者）

一、創(chuàng)建五星級檔案工作單位的做法

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提供組織保障。堅持中心主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、辦公室扎口管理、各相關(guān)部門配合檔案管理機(jī)制，完善辦公室主任主抓、綜合檔案室專職檔案員主管、各部門兼職檔案員具體協(xié)辦的檔案工作模式和管理網(wǎng)絡(luò)。將創(chuàng)建五星級檔案工作單位作為中心重要工作主抓，實(shí)行一把手負(fù)責(zé)制。領(lǐng)導(dǎo)班子在創(chuàng)建活動中發(fā)揮模范帶頭作用；單位內(nèi)部層層落實(shí)責(zé)任，形成了齊抓共管、合力創(chuàng)建的格局；全體員工人人知曉，廣泛參與，扎實(shí)開展各項創(chuàng)建工作，形成人人參與、共建共享的和諧局面。實(shí)行目標(biāo)管理，制訂實(shí)施計劃，層層分解任務(wù)并限時完成。中心層面下發(fā)創(chuàng)建工作方案和測評標(biāo)準(zhǔn)任務(wù)分解表。各科室根據(jù)創(chuàng)建工作計劃和任務(wù)，逐一對照評選標(biāo)準(zhǔn)和《分解表》，進(jìn)一步把創(chuàng)建工作任務(wù)分解量化到各科室，切實(shí)做到標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容落實(shí)要實(shí)、相關(guān)問題整改要硬、各項迎查準(zhǔn)備要細(xì)的要求。同時，嚴(yán)格監(jiān)督考核機(jī)制。堅持把創(chuàng)建活動成效作為年度考核評選先進(jìn)科室、優(yōu)秀工作者、優(yōu)秀黨員的依據(jù)。對貢獻(xiàn)大、實(shí)績突出的科室、班組、個人要給予特別獎勵，作為優(yōu)先推薦晉升、晉級資格的重要條件。

（二）深化制度建設(shè)，夯實(shí)規(guī)范管理。制訂檔案規(guī)章制度，制訂《檔案管理辦法》《文件材料歸檔范圍和保管期限表》《歸檔文件整理及歸檔辦法》等各項檔案管理規(guī)章制度。成立以中心主任為組長的創(chuàng)建工作小組，制訂《創(chuàng)建五星級檔案工作單位方案》，多次召開創(chuàng)建部署大會和工作會議，形成從檔案專職人員到兼職檔案員人人參與創(chuàng)建工作的良好氛圍，確保創(chuàng)建工作成效。成立以中心主要領(lǐng)導(dǎo)為組長的檔案鑒定小組。制度化、規(guī)范化鑒定檔案，檔案統(tǒng)計臺賬收進(jìn)、移出、登記數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、賬物相符，按要求及時報送檔案統(tǒng)計報表。強(qiáng)化考核監(jiān)督機(jī)制，制訂年度歸檔計劃，檔案工作納入部門年度綜合目標(biāo)考核指標(biāo)和評先進(jìn)的重要參考，強(qiáng)力提升檔案工作質(zhì)量。

（三）推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，奠定硬件設(shè)施基礎(chǔ)。配備一流硬件設(shè)施，檔案室配置配套各類專用設(shè)施，配備檔案密集架、空調(diào)、除濕機(jī)、電腦、復(fù)印機(jī)、吸塵器、溫濕度儀等設(shè)備，檔案“八防”措施齊全，檔案用具全部使用省檔案局監(jiān)制的國標(biāo)產(chǎn)品，保證檔案管理安全；設(shè)立107平方米“中心發(fā)展陳列室”，專用檔案庫房150平方米、閱檔室30平方米、檔案員辦公室56平方米，全方位對外宣傳展示中心“四個文明”建設(shè)成果。一流的硬件設(shè)施為檔案管理升級創(chuàng)造了有利的物質(zhì)條件。

（四）強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作，夯實(shí)業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)。加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，年度檔案工作會議學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律法規(guī)，技能培訓(xùn)檔案員隊伍，積極參加檔案主管部門的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，及時掌握檔案管理工作最新進(jìn)展動態(tài)，充分吸收借鑒省內(nèi)外同行檔案管理工作先進(jìn)制度和成功經(jīng)驗。歸檔工作及時完整，不折不扣落實(shí)省衛(wèi)健委要求和省檔案局工作計劃，檔案管理工作主動請示檔案主管部門，抓好經(jīng)常性規(guī)范化督促指導(dǎo)，做到年初有計劃，工作有檢查，年度有考核，年度檔案歸檔檢查成績優(yōu)秀。各種門類、載體應(yīng)歸檔文件材料齊全完整、及時歸檔，注意收集、整理、上架檔案有關(guān)資料，檔案分類、整理、歸檔、鑒定科學(xué)化規(guī)范化，多次通過省檔案局升級、檢查。制訂中心各種門類、載體檔案分類方案，類目設(shè)置合理，按類別、載體有序排列上架各類檔案、資料，無積存零散文件。

（五）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升服務(wù)水平。加強(qiáng)信息化建設(shè)，以服務(wù)利用為根本，開發(fā)運(yùn)用檔案管理軟件，對接中心OA辦公系統(tǒng)，逐步建立室藏文件級檔案目錄和檔案全文數(shù)據(jù)庫，局域網(wǎng)共享檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案庫房、人員辦公和檔案查閱“三分開”管理要求。信息化建設(shè)規(guī)劃有序。檔案信息化與單位信息化同步規(guī)劃實(shí)施，中心網(wǎng)站設(shè)立檔案工作專欄。按照國家檔案局《檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求暫行規(guī)定》和全省統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)各項功能應(yīng)用充分，計算機(jī)管理檔案工作各環(huán)節(jié)對接檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在線歸檔。開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建成室藏全部檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，重要文件、利用率較高文件建立全文數(shù)據(jù)庫，建立照片、音頻、視頻檔案多媒體數(shù)據(jù)庫。完善電子文件歸檔與管理，規(guī)范歸檔電子文件，其移交、接管、保管、利用與統(tǒng)計符合要求。檔案信息化建設(shè)符合《江蘇省檔案信息化建設(shè)安全保密管理辦法》，確保檔案數(shù)據(jù)、上網(wǎng)檔案信息和檔案系統(tǒng)安全。

二、存在的問題及努力方向

（一）專職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。提高檔案人員綜合素質(zhì)是提高檔案工作質(zhì)量的重要保障。檔案工作是一項專業(yè)性的工作，具有較強(qiáng)的實(shí)踐性和操作性，要定期安排檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)知識水平。

（二）檔案現(xiàn)代化管理水平落后，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。逐步配備信息化基本設(shè)備，加強(qiáng)檔案人員管理知識培訓(xùn)，借助先進(jìn)的技術(shù)，最大限度提高檔案工作效率，節(jié)省時間和人力成本，為單位的各項業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)。

（三）檔案資源開發(fā)利用工作有待開發(fā)，要引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備來管理檔案。要打破傳統(tǒng)的管理思維，樹立正確的工作方法和態(tài)度，積極開發(fā)利用檔案的信息資源，充分發(fā)揮檔案的價值，開展檔案應(yīng)用性研究，根據(jù)單位需求編寫單位發(fā)展史、大事記匯編、組織沿革等資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀，促進(jìn)單位的發(fā)展。

三、工作創(chuàng)建啟示

（一）提高主動管理意識和觀念。單位要加強(qiáng)檔案工作者職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，對檔案工作者構(gòu)建動態(tài)化學(xué)習(xí)機(jī)制，強(qiáng)化人員責(zé)任及服務(wù)意識，提升檔案工作主動管理的意識和觀念。加強(qiáng)檔案收集主動化管理，檔案管理不再停留在對單位現(xiàn)存檔案的管理，而是要主動收集檔案，為創(chuàng)造獨(dú)特的檔案管理模式奠定基礎(chǔ)。因此主動收集好、管理好檔案具有極強(qiáng)的歷史價值和現(xiàn)實(shí)價值，為單位積累了檔案管理工作經(jīng)驗。

（二）全面提升檔案保密工作力度。通過兼職檔案員培訓(xùn)、知識競賽、應(yīng)急演練等多種方式，開展檔案安全教育、培訓(xùn)和宣傳，提高單位員工的檔案安全意識和技能。對職工加強(qiáng)保密、法律和道德意識的教育，以進(jìn)一步提高職工自覺遵守保密規(guī)定和檔案管理規(guī)定的自覺性。加強(qiáng)對涉及國家秘密、單位秘密、技術(shù)秘密的檔案和歸檔電子文件的管理，確保檔案實(shí)體與信息的安全，正確處理信息化條件下檔案公開與保密的關(guān)系，嚴(yán)格做到涉密檔案信息一律不得上互聯(lián)網(wǎng)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理工作，嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。

（三）完善檔案管理工作責(zé)任制。疾病預(yù)防控制中心多元化的檔案來源對檔案管理人員的素養(yǎng)提出新的要求。要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識培養(yǎng)工作，定期開展培訓(xùn)，豐富人員能力體系，為檔案建設(shè)隊伍注入新活力。同時，確立檔案工作安全負(fù)責(zé)制和責(zé)任落實(shí)人。認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家檔案安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和檔案安全業(yè)務(wù)指南，建立健全檔案安全規(guī)章制度，制訂檔案災(zāi)害預(yù)防和緊急處置預(yù)案，確保突發(fā)情況中檔案的安全保護(hù)。

（四）配備檔案安全保管設(shè)施設(shè)備。積極改善檔案保管條件，爭取做到檔案庫房、閱覽室與辦公室“三分開”，按照防潮、防火、防高溫、防光、防塵、防污染、防有害生物和防盜等防護(hù)要求，配備相應(yīng)設(shè)施設(shè)備，檔案人員應(yīng)定期檢查檔案安全情況、庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，及時消除安全隱患。

（五）深化檔案利用與服務(wù)工作。強(qiáng)化檔案利用意識，拓展檔案利用范圍。提高檔案利用率，完善檔案開發(fā)利用系統(tǒng)。檔案管理工作的根本目的是注重對檔案資源進(jìn)行深度開發(fā)，通過整合、加工、編研，使檔案服務(wù)實(shí)現(xiàn)由個別查找向系統(tǒng)整理提升，由簡單匯總向?qū)ｎ}研究提升，提供更多的“增值服務(wù)”。牢固樹立“利用創(chuàng)造價值”的理念，始終把檔案利用擺在突出位置，加強(qiáng)檔案利用服務(wù)體系建設(shè)，通過各種形式，大力開發(fā)檔案信息資源，為公司各項發(fā)展提供信息支持，確實(shí)利用好檔案資源。

四、結(jié)語

省疾控中心在檔案工作中要堅持開拓創(chuàng)新，就是要求檔案管理工作者解放思想、實(shí)事求是、與時俱進(jìn)，著眼新的實(shí)踐和發(fā)展，不斷提高開拓創(chuàng)新能力。在推進(jìn)工作中，既要在提高為各級領(lǐng)導(dǎo)和各部門服務(wù)的效率上動腦筋，又要在拓展為單位服務(wù)的廣度和深度上下功夫；既要重視傳統(tǒng)載體、傳統(tǒng)領(lǐng)域檔案資源開發(fā)，又要重視新型載體、新型領(lǐng)域檔案資源開發(fā)；既要積極采用新技術(shù)、新手段抓好檔案工作的硬件建設(shè)，又要加快檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，使檔案工作有計劃、有準(zhǔn)備、有預(yù)案、有重點(diǎn)，更好地體現(xiàn)時代性、把握規(guī)律性、富于創(chuàng)造性，從而努力開創(chuàng)單位檔案管理工作新局面，為疾控事業(yè)健康協(xié)調(diào)發(fā)展保駕護(hù)航。