中小型企業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件框架的搭建與優(yōu)化

當(dāng)前，許多中小企業(yè)通過辦公系統(tǒng)添加報(bào)銷流程的方式進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，這種方式能以最低成本滿足中小企業(yè)的基本需求。然而，隨著電子發(fā)票的全面普及，以及企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的快速增長，簡易報(bào)銷流程越來越難以同時(shí)滿足企業(yè)在采購、銷售、預(yù)算、發(fā)票、固定資產(chǎn)投資等各條“戰(zhàn)線”上的新增需求，且無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)整合比對(duì)，不能作為經(jīng)營決策的實(shí)時(shí)參考。其次，傳統(tǒng)OA“大而全”的解決方案實(shí)施周期較長且成本較高，往往超出了中小企業(yè)的承受能力。因此，專用的財(cái)務(wù)管理軟件相對(duì)而言更加適合中小企業(yè)的日常費(fèi)用報(bào)銷。

管理軟件的整體規(guī)劃

基本框架將軟件定位為財(cái)務(wù)作業(yè)平臺(tái)，其主要開發(fā)目標(biāo)如下：一是要實(shí)現(xiàn)全費(fèi)用類型、全費(fèi)用場景、全費(fèi)用流程的管控；二是要實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)、原輔料的采購付款；三是要提供收款單錄入和開票管理，提高應(yīng)收業(yè)務(wù)效率；四是要實(shí)現(xiàn)賬務(wù)自動(dòng)化和收支出口的統(tǒng)一；五是要實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)際支出與預(yù)算的實(shí)時(shí)比對(duì)，從而實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理。

系統(tǒng)需求劃分在軟件開發(fā)前，需有針對(duì)性地匯總各業(yè)務(wù)模塊的功能需求，以減少后續(xù)的需求變更。就具體劃分情況而言，共劃分了12個(gè)功能模塊，分別是：員工自助、外部費(fèi)用、預(yù)算管理、銷售收款、材料款支付、資本化支出、商旅對(duì)接、發(fā)票識(shí)別、會(huì)計(jì)引擎、財(cái)務(wù)報(bào)表、系統(tǒng)集成和資金管理。同時(shí)，各功能模塊根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)一步細(xì)分為業(yè)務(wù)模塊。

支出基本審批流程支出流程先由業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，再經(jīng)財(cái)務(wù)人員審批。當(dāng)完成這兩個(gè)審批流程后，就會(huì)進(jìn)入“應(yīng)付會(huì)計(jì)”的環(huán)節(jié)。在此階段，發(fā)起人可以打印出系統(tǒng)單據(jù)并粘貼實(shí)物票據(jù)，再提交給財(cái)務(wù)進(jìn)行審批，而財(cái)務(wù)則無需再次打印，且出納按照系統(tǒng)付款單及紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行付款即可。

設(shè)定業(yè)務(wù)操作規(guī)范在管理系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定記賬模式，防止企業(yè)中不同操作人員記賬習(xí)慣的差別導(dǎo)致制單結(jié)果的不統(tǒng)一。預(yù)設(shè)模板基本涵蓋了企業(yè)的日常應(yīng)用場景，包括以下三種：

第一種是主要記賬模式。該模式的流程為先記應(yīng)付賬，然后付款，最后進(jìn)行核銷，此為系統(tǒng)操作的通用模板。第二種是員工報(bào)銷記賬模式。該模式的流程包括借款、還款、全部核銷、直接報(bào)銷等環(huán)節(jié)，主要針對(duì)企業(yè)員工的報(bào)銷業(yè)務(wù)。第三種是供應(yīng)商報(bào)賬、記賬模式，該模式的流程包括預(yù)付款、核銷、支付等環(huán)節(jié)，主要針對(duì)企業(yè)與合格供應(yīng)商之間的相關(guān)業(yè)務(wù)。

設(shè)置預(yù)算方案首先，辦公系統(tǒng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，確定為集中管控模式，確保企業(yè)所有部門（包括職能部門、經(jīng)營部門、專業(yè)部門等）可以共用同一套預(yù)算主數(shù)據(jù)。之后，以企業(yè)組織架構(gòu)為基礎(chǔ)，在系統(tǒng)中設(shè)置對(duì)應(yīng)的預(yù)算數(shù)額，管理部門需在系統(tǒng)中導(dǎo)入預(yù)算編制表，并依托預(yù)算層級(jí)向使用部門一層一層地分解預(yù)算。此外，各部門需確保在預(yù)算下達(dá)后能隨時(shí)在系統(tǒng)中查閱本部門預(yù)算目標(biāo)和實(shí)際使用情況，相應(yīng)崗位的填制、申請(qǐng)、審批、核銷、入賬及支付權(quán)限也均需由管理部門在系統(tǒng)中予以設(shè)定。這其中，預(yù)算申請(qǐng)部門可自行在流程中添加審批環(huán)節(jié)和會(huì)簽環(huán)節(jié)。

預(yù)算控制系統(tǒng)能夠自定義剛性或彈性預(yù)算控制模式，考慮到中小企業(yè)嚴(yán)控成本的需求，主要類別預(yù)算控制模式以剛性管控為主，同時(shí)結(jié)合部分特殊費(fèi)用的彈性管控。具體做法如下：

第一，單位常規(guī)預(yù)算采用剛性管控，而超出預(yù)算設(shè)定目標(biāo)的費(fèi)用無法直接觸發(fā)流程。第二，大型設(shè)備固定資產(chǎn)及大型工程的預(yù)算，需由資產(chǎn)管理員按設(shè)備或工程預(yù)算編碼分解到明細(xì)預(yù)算中，且需求部門要通過已設(shè)置的預(yù)算編碼并立即發(fā)起立項(xiàng)申請(qǐng)，審核人員則需根據(jù)預(yù)算編碼對(duì)應(yīng)的金額比對(duì)采購需求，確保超預(yù)算的需求無法立項(xiàng)。同時(shí)，單個(gè)預(yù)算編碼可對(duì)應(yīng)單體設(shè)備、工程及多個(gè)輔助設(shè)備、輔助工程。第三，小件固定資產(chǎn)預(yù)算應(yīng)根據(jù)各部門年度預(yù)算的總金額額度進(jìn)行管控，且應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置提醒，超出預(yù)算設(shè)定目標(biāo)的需求無法觸發(fā)流程。第四，銷售費(fèi)用等特別支出的預(yù)算需采取彈性管控，其費(fèi)用金額與實(shí)際收入或其他指標(biāo)按比例綁定。

預(yù)算調(diào)整第一，支持部門間、部門內(nèi)的預(yù)算調(diào)整。第二，支持固定資產(chǎn)各預(yù)算編碼之間的預(yù)算調(diào)整。第三，可通過預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)流程發(fā)起調(diào)整，也可以由財(cái)務(wù)通過預(yù)設(shè)模板進(jìn)行批量調(diào)整。第四，在不超過總預(yù)算數(shù)額的前提下，將余下預(yù)算劃轉(zhuǎn)至新增新預(yù)算科目中；并在年初創(chuàng)建預(yù)算時(shí)設(shè)立預(yù)算為0的預(yù)備項(xiàng)目，且預(yù)備項(xiàng)目名稱可修改，以實(shí)現(xiàn)新增需求的一次性調(diào)整。

預(yù)算對(duì)比分析在辦公系統(tǒng)中預(yù)設(shè)同比、環(huán)比條件，且在企業(yè)日常執(zhí)行過程中，提供往期預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)作為管理人員分析、比較的重要依據(jù)。另外，財(cái)務(wù)部門資金管理人員根據(jù)已發(fā)起的申請(qǐng)流程實(shí)時(shí)獲取現(xiàn)金支付需求，并對(duì)資金計(jì)劃進(jìn)行修正，可按月、季、年等維度生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

報(bào)銷流程設(shè)置差旅費(fèi)報(bào)銷流程。需接入供應(yīng)商平臺(tái)數(shù)據(jù)，并在報(bào)銷的同時(shí)完成與商旅平臺(tái)的對(duì)賬工作，如此一來既能防止費(fèi)用報(bào)銷過程中的疏漏，又大幅減少了經(jīng)辦人的工作量。

一是銀行劃扣流程。銀行直接扣款的業(yè)務(wù)根據(jù)扣款通知及銀行回單在辦公系統(tǒng)中發(fā)起報(bào)賬，并在報(bào)銷單審核通過后單據(jù)自動(dòng)生成預(yù)憑證并過賬“金蝶K3”（一種ERP軟件），形成應(yīng)付賬務(wù)；出納人員則需在MRF系統(tǒng)中錄入主扣付款銀行、付款日期等付款信息，并將銀行水單交給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，在系統(tǒng)中完成虛擬支付后自動(dòng)生成預(yù)憑證并導(dǎo)入“金蝶K3”，最終形成付款賬務(wù)紙質(zhì)單據(jù)，該單據(jù)無需傳遞給出納人員。

二是月度計(jì)提流程。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在線下整理預(yù)提清單，在系統(tǒng)中發(fā)起計(jì)提并過賬“金蝶K3”，形成計(jì)提賬務(wù)。支付前，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)需在系統(tǒng)中發(fā)起沖計(jì)提并過賬“金蝶K3”，形成沖計(jì)提賬務(wù)。在支付時(shí)，報(bào)銷過程應(yīng)參考直接報(bào)銷的子流程。

三是采購入庫及領(lǐng)用管理流程。通過財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)連接采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)和記賬軟件，每月財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)生成入庫單和領(lǐng)料單，并在與供應(yīng)商對(duì)賬和材料領(lǐng)用攤銷后通過系統(tǒng)生成并轉(zhuǎn)為預(yù)憑證，在導(dǎo)入應(yīng)付賬務(wù)成功、經(jīng)辦人在線下和財(cái)務(wù)溝通確認(rèn)資金和付款方式后，需選取當(dāng)月需要支付的付款單生成匯總審批單，然后交由各業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批和財(cái)務(wù)復(fù)核；出納人員需根據(jù)審批結(jié)果完成線下支付，而后在MRF系統(tǒng)的付款工作臺(tái)補(bǔ)充付款日期、付款銀行等信息，待付款確認(rèn)后系統(tǒng)自動(dòng)生成預(yù)憑證并導(dǎo)入“金蝶K3”，形成付款賬務(wù)。

四是固定資產(chǎn)、工程款業(yè)務(wù)流程。在系統(tǒng)中發(fā)起立項(xiàng)申請(qǐng)，業(yè)務(wù)部門則在線下發(fā)起需求申請(qǐng)，并由供應(yīng)鏈部門發(fā)起供應(yīng)商比價(jià)等評(píng)估，最終確定合作供應(yīng)商及相關(guān)合作協(xié)議條款等內(nèi)容；在簽訂合同后，經(jīng)辦人在MRF系統(tǒng)上發(fā)起合同錄入流程，將合同的付款階段明細(xì)信息采集到MRF系統(tǒng)并上傳合同電子版，以關(guān)聯(lián)立項(xiàng)申請(qǐng)。

合同預(yù)付第一，固定資產(chǎn)在驗(yàn)收確認(rèn)前按照合同需要預(yù)付時(shí)，經(jīng)辦人需在MRF系統(tǒng)上發(fā)起預(yù)付款申請(qǐng)，關(guān)聯(lián)合同付款階段。第二，經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、CFO、CEO審批后，由經(jīng)辦人打印預(yù)付款申請(qǐng)單交到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處。第三，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核入賬單位、供應(yīng)商、會(huì)計(jì)科目等信息是否正確，核對(duì)單據(jù)信息與紙質(zhì)憑證的異同，并將單據(jù)自動(dòng)生成預(yù)憑證后導(dǎo)入“金蝶K3”，形成應(yīng)付賬務(wù)。第四，出納人員在進(jìn)行線下支付后，需在MRF系統(tǒng)上補(bǔ)充付款日期、付款銀行、現(xiàn)金流量等付款信息，從而生成付款賬務(wù)。

開票及驗(yàn)收第一，在驗(yàn)收確認(rèn)后，供應(yīng)商要開具全額發(fā)票，經(jīng)辦人則要在MRF系統(tǒng)中發(fā)起資產(chǎn)付款。第二，在固定資產(chǎn)付款關(guān)聯(lián)合同付款的階段，需同時(shí)關(guān)聯(lián)前期的預(yù)付款，并填寫本次付款金額、對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目信息，以關(guān)聯(lián)立項(xiàng)申請(qǐng)單。第三，在經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)、CFO及CEO審批后，需生成預(yù)憑證并導(dǎo)入“金蝶K3”形成應(yīng)付賬務(wù)。第四，出納人員在進(jìn)行線下支付后，財(cái)務(wù)部門需在MRF系統(tǒng)上補(bǔ)充付款日期、付款銀行、現(xiàn)金流量等付款信息，在系統(tǒng)自動(dòng)生成預(yù)憑證后過賬“金蝶K3”形成付款賬務(wù)。第五，在收到最終驗(yàn)收?qǐng)?bào)告時(shí)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)需在“金蝶K3”上將在建工程轉(zhuǎn)固生成資產(chǎn)卡片，并根據(jù)資產(chǎn)入賬價(jià)值、使用年限等進(jìn)行自動(dòng)折舊，以生成固定資產(chǎn)賬務(wù)。

尾款支付第一，經(jīng)辦人在MRF系統(tǒng)上發(fā)起資產(chǎn)尾款支付流程，關(guān)聯(lián)前期固定資產(chǎn)應(yīng)付賬務(wù)進(jìn)行付款。第二，出納人員在進(jìn)行線下支付后，財(cái)務(wù)部門需在MRF系統(tǒng)上補(bǔ)充付款日期、付款銀行、現(xiàn)金流量等付款信息，系統(tǒng)自動(dòng)生成預(yù)憑證后導(dǎo)入“金蝶K3”形成付款賬務(wù)。

后繼功能的完善與優(yōu)化

拓展外銷業(yè)務(wù)對(duì)于存在海外市場業(yè)務(wù)的企業(yè)，銷售模塊中需要添加、綁定填報(bào)出口貨物裝貨單的功能，確保銷售訂單數(shù)量與實(shí)際報(bào)關(guān)數(shù)量保持一致，避免法律風(fēng)險(xiǎn)；且在發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在問題時(shí)，經(jīng)辦人要確保能在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整。

促進(jìn)各模塊的交互與整合已定制的預(yù)算、固定資產(chǎn)、銷售、采購入庫及費(fèi)用報(bào)銷軟件模塊已能夠基本滿足中小企業(yè)的業(yè)務(wù)需求。未來，隨著業(yè)務(wù)的持續(xù)開發(fā)及維護(hù)經(jīng)驗(yàn)的積累，以及技術(shù)進(jìn)步帶來的軟、硬件設(shè)施價(jià)格的降低，應(yīng)在成本可接受的情況下進(jìn)一步整合各模塊的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)類似傳統(tǒng)OA軟件的報(bào)表功能和“一鍵申報(bào)”功能的深度結(jié)合。

推動(dòng)人工智能財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)降本增效人工智能在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的研究日益火熱，應(yīng)用日益廣泛。首先，財(cái)務(wù)數(shù)字化領(lǐng)域的人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)能幫助企業(yè)降低運(yùn)營難度，優(yōu)化工作流程，并提高結(jié)算、現(xiàn)金管理、合規(guī)報(bào)告和控制措施監(jiān)控流程的效率；其次，通過強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析能力，人工智能財(cái)務(wù)軟件可以快速處理大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，從中挖掘有價(jià)值的信息，為企業(yè)決策提供有力支持。此外，企業(yè)在搭建財(cái)務(wù)管理平臺(tái)時(shí)，需要考慮辦公系統(tǒng)未來的擴(kuò)容性，以便為未來的軟、硬件升級(jí)預(yù)留一定的空間。

作者單位：南通越亞半導(dǎo)體有限公司