探究數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用*

李美丹

（承德市中醫(yī)院）

醫(yī)院在新時(shí)代下的可持續(xù)發(fā)展，離不開(kāi)檔案管理工作的正常運(yùn)行，而檔案管理工作是人事管理系統(tǒng)中的組成部分，也是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，隨著我國(guó)科技技術(shù)和醫(yī)療設(shè)備的不斷更新和改革，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不符合新時(shí)代想我國(guó)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需求。我國(guó)科技的不斷創(chuàng)新，現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院檔案管理方式和工作方式也逐漸趨向科學(xué)化和數(shù)字化，傳統(tǒng)的管理方式和工作方式也不能滿(mǎn)足我國(guó)社會(huì)的需求。基于此，醫(yī)院在新時(shí)代下要想可持續(xù)發(fā)展，就應(yīng)跟隨時(shí)代的腳步，不斷改變傳統(tǒng)管理制度和工作方式，將信息技術(shù)應(yīng)用到各個(gè)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，從整體上促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展水平。

一、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

（一）有助于提升醫(yī)院檔案管理水平

目前，我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展逐漸朝向自動(dòng)化和辦公無(wú)紙化，而這種工作方式是醫(yī)院隨時(shí)在發(fā)展腳步的現(xiàn)實(shí)需要，同時(shí)，也是推進(jìn)我國(guó)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要手段，醫(yī)院工作方式的自動(dòng)化和信息化的應(yīng)用，不僅能降低醫(yī)院檔案管理工作中紙質(zhì)檔案生產(chǎn)的高昂的成本，還能提高檔案管理信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量，為醫(yī)院檔案管理工作效率提升提供有力保障。醫(yī)院傳統(tǒng)檔案工作的開(kāi)展，對(duì)于案例和患者信息的儲(chǔ)存，需要用到無(wú)酸紙張、無(wú)酸檔案袋以及低塵檔案儲(chǔ)藏室等儲(chǔ)存條件，而人工進(jìn)行紙張檔案的管理，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理工作中，進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)，根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作流程進(jìn)行數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和設(shè)計(jì)，及時(shí)將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)錄入至數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，將傳統(tǒng)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化和信息化呈現(xiàn)，不僅降低了醫(yī)院檔案管理的成本，在一定程度上還能確保醫(yī)院檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息的應(yīng)用最大化。

（二）有助于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理資源共享

醫(yī)療事業(yè)在發(fā)展過(guò)程中對(duì)于信息檔案的管理十分重要，醫(yī)院檔案管理工作與數(shù)字化和信息化相融合，使醫(yī)院工作人員之間能夠共享內(nèi)部檔案管理的相關(guān)信息，同時(shí)，還能將醫(yī)院各個(gè)部門(mén)之間的開(kāi)放性充分發(fā)揮。信息技術(shù)能夠應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，將信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，將傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式與信息技術(shù)相融合，不僅有助于醫(yī)院檔案管理資源的共享，還有助于醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，醫(yī)院工作人員通過(guò)信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案資源的共享和應(yīng)用，不僅能夠提高醫(yī)院檔案管理水平，還能提高醫(yī)院檔案信息的應(yīng)用有效性，而這是基于網(wǎng)絡(luò)話(huà)和智能化技術(shù)實(shí)現(xiàn)的共享。與此同時(shí)，醫(yī)院的檔案信息十分重要，運(yùn)用檔案管理平臺(tái)進(jìn)行信息的傳遞和共享，使醫(yī)院檔案資源的時(shí)效性得到增強(qiáng)，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息資源的共享性目標(biāo)。

（三）有助于降低醫(yī)院檔案管理低成本

我國(guó)醫(yī)療事業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院對(duì)檔案數(shù)字化、信息化的建設(shè)，是提高醫(yī)院檔案管理效率、降低醫(yī)院檔案管理成本的重要舉措，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案全面管理，發(fā)揮出檔案管理工作和檔案應(yīng)用的價(jià)值和作用。目前，我國(guó)醫(yī)院在新時(shí)代下發(fā)展過(guò)程中，已逐漸適應(yīng)辦公自動(dòng)化和數(shù)據(jù)信息化的現(xiàn)實(shí)需要，將檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，根據(jù)醫(yī)院檔案管理的不同流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，采用專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件和系統(tǒng)，使醫(yī)院檔案管理模式、內(nèi)容及范圍進(jìn)行統(tǒng)一管理，提升醫(yī)院檔案管理內(nèi)容的全面性，使醫(yī)院的管理成本不斷降低，為醫(yī)院在新時(shí)代下的可持續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)和技術(shù)支撐。

二、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用原則

（一）分步實(shí)施原則

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作內(nèi)容，需要醫(yī)院根據(jù)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀，進(jìn)一步將計(jì)劃和目標(biāo)進(jìn)行推動(dòng)和落實(shí)，具體來(lái)講，就是我國(guó)醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，需要合理運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，定期根據(jù)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀將檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，最后通過(guò)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)等形式實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案相關(guān)信息的共享和應(yīng)用，對(duì)醫(yī)院在新時(shí)代下發(fā)展有著一定積極意義。

（二）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)原則

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)需要依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，具體來(lái)講，就是要確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中軟件使用標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，數(shù)據(jù)輸送要一致等，遵紀(jì)守法，合理運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行醫(yī)院檔案信息的獲取和應(yīng)用。

（三）確保安全原則

在信息技術(shù)時(shí)代背景下，醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，需要摒棄傳統(tǒng)的管理方式，合理運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的開(kāi)展，我國(guó)醫(yī)院進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中還面臨著諸多問(wèn)題，而這些問(wèn)題多數(shù)是受到安全因素的威脅，例如信息丟失、計(jì)算機(jī)病毒以及軟件癱瘓等安全因素。因此，在醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，要根據(jù)醫(yī)院各方面工作存在的問(wèn)題，合理運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理信息的輸入和共享，并通過(guò)相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行信息和數(shù)據(jù)的加密技術(shù)或防火墻技術(shù)懂，確保醫(yī)院檔案信息的安全。

三、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院檔案管理人員自身素質(zhì)不高

目前，我國(guó)醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，雖然根據(jù)時(shí)代發(fā)展需求，重視將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院管理工作當(dāng)中，但多數(shù)醫(yī)院工作人員自身素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力有待提升，對(duì)于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用不夠重視，部分醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理工作沒(méi)有明確的認(rèn)知，檔案管理工作人員的素質(zhì)和自覺(jué)性整體偏低，醫(yī)院沒(méi)有及時(shí)針對(duì)檔案管理人員存在的素質(zhì)和能力問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，以至于醫(yī)院檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理開(kāi)展過(guò)程中，存在工作不積極、工作時(shí)十分松懈等情況出現(xiàn)。

（二）醫(yī)院檔案管理信息安全性待提升

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，雖然能提高醫(yī)院檔案管理工作效率，但其安全性未得到有效提升，多數(shù)醫(yī)院對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用安全性較差，難以避免檔案管理工作中數(shù)據(jù)和信息丟失的問(wèn)題。目前，由于網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)不穩(wěn)定，信息技術(shù)的應(yīng)用誕生了許多網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題，例如病毒侵襲、黑客盜取信息等，這些問(wèn)題都是醫(yī)院檔案管理信息丟失的主要因素。此外，因部分醫(yī)院檔案管理在應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)過(guò)程中，未注重檔案管理信息安全性的提升，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)了安全問(wèn)題，耽誤醫(yī)院工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）醫(yī)院檔案管理機(jī)制待完善

現(xiàn)階段，我國(guó)醫(yī)院運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，雖然重視對(duì)信息化管理工作模式的運(yùn)用，但缺乏完善且實(shí)用的數(shù)字化管理機(jī)制，并且在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)用和實(shí)踐過(guò)程中存在著多方面的問(wèn)題。例如，大部分醫(yī)院將傳統(tǒng)檔案管理模式以信息化方式進(jìn)行開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)于信息化檔案管理工作的開(kāi)展沒(méi)有注重交數(shù)字化管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，而這是目前我國(guó)大部分醫(yī)院檔案管理工作需要完善的主要問(wèn)題。

（四）缺乏較強(qiáng)的數(shù)字化管理意識(shí)和發(fā)展方向

目前，雖然大部分醫(yī)院已經(jīng)開(kāi)始運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作的開(kāi)展，但多數(shù)醫(yī)院工作人員缺乏較強(qiáng)的數(shù)字化管理意識(shí)和數(shù)字化管理發(fā)展方向到明確，在運(yùn)用數(shù)字化檔案管理模式過(guò)程中，依然存在數(shù)字化檔案管理工作效果不高的問(wèn)題。

（五）人工操作拉低醫(yī)院檔案管理工作效率

目前，雖然我國(guó)信息技術(shù)已應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，但我國(guó)醫(yī)院對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用還有待提升，多數(shù)醫(yī)院的工作方式人采用人工的方式對(duì)檔案的記錄和整理，人工操作形式不僅需要投入較多的人力、物力和財(cái)力、還無(wú)法提高醫(yī)院檔案管理工作效果。而人工操作相比數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，無(wú)法快速地對(duì)檔案信息進(jìn)行整理和記錄，所以，人工操作會(huì)拉低醫(yī)院的工作效率和質(zhì)量。

四、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的實(shí)施策略

（一）提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，其主要目的是利用信息技術(shù)提高醫(yī)院檔案管理水平，而提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用水平，需要提升醫(yī)院檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力，使工作人員掌握較強(qiáng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力，如此才能合理的運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案管理工作的高效率開(kāi)展。因此，醫(yī)院應(yīng)定期組織檔案管理人員參加學(xué)術(shù)交流會(huì)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。與此同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)注重相關(guān)管理人員綜合能力和綜合素養(yǎng)的提升，加強(qiáng)醫(yī)院工作人員對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用水平，組織工作人員對(duì)相關(guān)專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技巧進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握，為醫(yī)院檔案管理工作水平不斷壯大檔案管理隊(duì)伍，不斷提高檔案管理隊(duì)伍綜合能力和綜合素質(zhì)，以此更好的服務(wù)于醫(yī)院檔案管理工作。

（二）提高醫(yī)院檔案管理信息安全性

信息技術(shù)具有快捷化、高效化的特點(diǎn)，將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，是提高醫(yī)院檔案管理工作效率與質(zhì)量的重要舉措。但由于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用還存在諸多風(fēng)險(xiǎn)和安全問(wèn)題，將信息系統(tǒng)的安全性能進(jìn)行提升，提高檔案管理工作人員的信息化管理安全意識(shí)，提高檔案管理工作人員信息技術(shù)應(yīng)用能力，有效規(guī)避數(shù)字化檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中潛在安全風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。因此，因數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)離線(xiàn)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份以及快速收集數(shù)據(jù)等特點(diǎn)，在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值較高，也值得在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中廣泛應(yīng)用。但要想有效預(yù)防檔案管理數(shù)據(jù)的丟失現(xiàn)象發(fā)生，應(yīng)注重?cái)?shù)字化檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)材料的加密保護(hù)和安全性能提升，引導(dǎo)工作人員定期開(kāi)展檔案管理工作環(huán)節(jié)的篩查和維護(hù)，不定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保養(yǎng)，提高紙質(zhì)檔案防火、防潮懂安全問(wèn)題，如此，才能防止檔案管理中信息和數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象發(fā)生。

（三）完善醫(yī)院數(shù)字化檔案管理機(jī)制

醫(yī)院在開(kāi)展工作過(guò)程中，需要接受不同的患者，每個(gè)患者的信息和數(shù)據(jù)不同、需要醫(yī)院運(yùn)用紙質(zhì)檔案進(jìn)行患者或工作人員的信息填置、保管、匯總、在收集到統(tǒng)一的檔案管理工作是當(dāng)中，而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，不僅能減少對(duì)人力資源的運(yùn)用，還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)到信息不一致的現(xiàn)象，對(duì)檔案信息的精準(zhǔn)性提升有著十分重要的作用。醫(yī)院工作人員根據(jù)醫(yī)院提供的當(dāng)然信息化管理平臺(tái)，工作人員利用平臺(tái)對(duì)患者進(jìn)行掛號(hào)、用藥、介紹以及報(bào)銷(xiāo)單工作流程信息的事實(shí)掌握，不僅減少了患者看病的時(shí)長(zhǎng)，還提高了醫(yī)院工作效果，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的真實(shí)性，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，有效避免了人工管理工作開(kāi)展存在的問(wèn)題而造成的醫(yī)患矛盾，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展具有積極價(jià)值。此外，運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)展開(kāi)醫(yī)院各個(gè)工作活動(dòng)，還應(yīng)完善醫(yī)院數(shù)字化檔案管理機(jī)制，對(duì)于一線(xiàn)工作人員對(duì)患者信息的收集和錄入需要，專(zhuān)門(mén)工作人員對(duì)信息進(jìn)行整理和備份，并設(shè)置清晰明確的分工，確保醫(yī)院數(shù)字化檔案管理機(jī)制與醫(yī)院工作開(kāi)展實(shí)際情況相同，為其他工作人員提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，為醫(yī)院在新時(shí)代下的可持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)保障。

（四）強(qiáng)化醫(yī)院數(shù)字化管理意識(shí)

在新時(shí)代下，我國(guó)大小型醫(yī)院對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用越來(lái)越重視，但部分醫(yī)院的數(shù)字化管理意識(shí)不強(qiáng)，也沒(méi)有意識(shí)到數(shù)字化檔案管理意識(shí)，這一問(wèn)題是影響醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用效果提升的關(guān)鍵因素。因此，要想高效率將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院的管理工作中，首先，明確數(shù)字化檔案管理發(fā)展目標(biāo)，根據(jù)醫(yī)院檔案管理模式、形式以及內(nèi)容存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，合理制定醫(yī)院檔案管理發(fā)展目標(biāo)，充分發(fā)揮出數(shù)字化核心管理系統(tǒng)，在醫(yī)院檔案管理工作中的高效率應(yīng)用，構(gòu)建現(xiàn)代化、信息化檔案管理模式，使醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展要求。其次，強(qiáng)化醫(yī)院數(shù)字化管理意識(shí)，需要根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展要求，提升醫(yī)院內(nèi)部工作人員的數(shù)字化檔案管理意識(shí)和管理能力，使工作人員意識(shí)到數(shù)字化管理意識(shí)的提升，是促進(jìn)醫(yī)院在新時(shí)代下可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。應(yīng)根據(jù)醫(yī)院具體科室將檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，并設(shè)定針對(duì)性發(fā)展目標(biāo)，為醫(yī)院整體工作效率提升奠定良好基礎(chǔ)。

（五）合理利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)期性工作，根據(jù)醫(yī)院工作現(xiàn)有信息技術(shù)基礎(chǔ)上，將醫(yī)院檔案信息中最重要的患者信息以及醫(yī)院工作人員信息進(jìn)行數(shù)字化檔案管理平臺(tái)中的輸入，陸續(xù)推動(dòng)醫(yī)院各個(gè)部門(mén)將檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，為醫(yī)院檔案管理提供數(shù)字信息支撐。隨著我國(guó)信息技術(shù)的應(yīng)用逐漸廣泛，產(chǎn)生了多元化電子文件檔案軟件，我國(guó)醫(yī)院也可將電子文件檔案軟件應(yīng)用到數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，對(duì)新增檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔，為醫(yī)院檔案信息化管理工作的開(kāi)展提供保障。因此，合理利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展，不僅要實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的共享，還要在共享期間注重信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，避免信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的情況。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，根據(jù)我國(guó)發(fā)展新形勢(shì)，將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中是醫(yī)院檔案管理模式朝向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展的必然，將為醫(yī)院整體工作效率提升做好基礎(chǔ)建設(shè)工作。