事業(yè)單位干部人事檔案管理的問題和措施研究

張宇琨

（大同市行政事業(yè)單位檔案中心）

新時期背景下，事業(yè)單位改革持續(xù)深入，干部人事檔案管理工作的重要性也日漸突出。眾所周知，干部人事檔案是記錄干部職工個人信息、入職背景、工作經(jīng)歷等實際情況的重要資料，在事業(yè)單位人力資源管理以及崗位調(diào)整等方面發(fā)揮重要作用。

一、事業(yè)單位干部人事檔案管理的重要性

（一）調(diào)整人力資源結(jié)構(gòu)，提高干部職工個人效能

人才是促進(jìn)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的第一資源，其重要性得到廣泛認(rèn)可。做好干部人事檔案管理工作，有利于充分了解干部職工個人情況，并深入挖掘其潛能。在此基礎(chǔ)上對事業(yè)單位人力資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，可以達(dá)到人盡其才的效果，同時有利于激發(fā)干部職工工作積極性，一方面能夠提高干部職工個人效能，另一方面能夠保證事業(yè)單位各項工作有條不紊進(jìn)行[1]。

（二）為評估和調(diào)配干部職工提供準(zhǔn)確依據(jù)

事業(yè)單位在持續(xù)深化改革的同時，也在不斷完善人才晉升機(jī)制和評價機(jī)制，干部職工工作表現(xiàn)和個人業(yè)績會準(zhǔn)確記錄在干部人事檔案中。人事部門可以結(jié)合完整信息鏈對個人信息進(jìn)行深入分析，并對干部職工進(jìn)行工作評價和調(diào)配。與此同時，考核人員結(jié)合人事干部檔案，能夠?qū)Ω刹柯毠€體發(fā)展情況全面掌握，可以有效提高考核結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。

（三）提高檔案資源管理綜合水平

提高干部人事檔案管理重視程度，能夠形成健全完善的管理體系，有利于從根源上減少檔案資源失真、受損等問題的發(fā)生[2]。并且在管理工作開展過程中，結(jié)合事業(yè)單位實際情況不斷優(yōu)化和完善管理模式，可以提高檔案資源利用率，使其更好地為單位發(fā)展提供服務(wù)。

二、事業(yè)單位干部人事檔案管理特點

干部人事檔案是事業(yè)單位上級組織或人事部門結(jié)合人事工作具體情況，收集和儲存起來的與干部職工個人發(fā)展息息相關(guān)的信息資源，能夠真實反映干部職工工作實際、文化水平、道德素養(yǎng)以及發(fā)展經(jīng)歷。主要特點可以歸納為以下幾個方面：第一，全面性。干部人事檔案準(zhǔn)確記錄了干部職工成長歷史，包括考核、專業(yè)、學(xué)歷、獎懲、任免、薪資等信息，基本反映了干部職工全貌。第二，真實性。干部人事檔案是事業(yè)單位合理用人、崗位調(diào)配、薪資發(fā)放、績效考核的主要依據(jù)，只有保證內(nèi)容真實、完整，才能夠充分發(fā)揮檔案資源的作用和功能。第三，動態(tài)性。干部人事檔案并非一成不變的，而是隨著個人的不斷發(fā)展而變化，所以在管理過程中要及時更新信息，并做到檔隨人動[3]。第四，機(jī)密性。正如上文所說，干部人事檔案內(nèi)容涉及干部職工的發(fā)展經(jīng)歷、個人功過等情況，一旦泄露會對干部職工個人安全帶來隱患，所以具有較強(qiáng)的機(jī)密性特點。

三、事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及問題

（一）管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在干部人事檔案管理過程中，依然沿用傳統(tǒng)管理辦法，由管理組織或人事部門結(jié)合干部管理權(quán)限進(jìn)行統(tǒng)一管理，甚至很多單位并沒有成立專業(yè)的管理隊伍，而是由單位從事政工或人事工作的員工，兼職管理干部人事檔案，由于管理經(jīng)驗不足、專業(yè)知識匱乏，加上檔案管理工作量較大，所以難免出現(xiàn)顧此失彼、應(yīng)接不暇等現(xiàn)象，無法保證管理效果[4]。另外，一些單位的干部人事檔案依然以紙質(zhì)材料為主，在整理和歸類方面需要依靠手工模式完成，數(shù)字化、信息化建設(shè)相對欠缺，不僅會增加管理人員工作量，降低管理效率，還會增加管理成本，不利于提高檔案資源利用率。與此同時，在認(rèn)定和審核檔案信息過程中，很多單位依然使用傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，沒有及時更新管理人員的管理理念和知識技能，導(dǎo)致很多干部人事檔案信息不真實、不準(zhǔn)確。

（二）管理問題

1.沒有認(rèn)識到干部人事檔案管理的重要性

首先，管理部門和管理人員欠缺管理意識，很多管理人員認(rèn)為檔案管理工作，就是對檔案資料進(jìn)行整理、裝訂，只要確保檔案不丟失、不損害、不泄露即可，導(dǎo)致管理人員長期將管理重點放在這些方面，每天做大量重復(fù)性工作，不僅影響管理效率和質(zhì)量，還無法充分發(fā)揮人事干部檔案的作用和價值[5]。

另外，干部職工本人對檔案資料缺乏重視。很多干部職工認(rèn)為自己在事業(yè)單位晉升空間不大，所以忽略了檔案資源對自身發(fā)展產(chǎn)生的作用。甚至部分干部職工不了解哪些材料會納入檔案，所以在填寫過程中存在盲目性和隨意性，甚至出現(xiàn)漏填、誤填等情況。殊不知個人檔案與薪資待遇、崗位調(diào)動、勞動保障息息相關(guān)，并且具有一定法律效應(yīng)。

2.管理人員綜合水平參差不齊

干部人事檔案管理工作具有政治性、專業(yè)性、機(jī)密性特點，對管理人員綜合水平要求較高，需要其具備豐富的工作經(jīng)驗、專業(yè)的管理知識以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。但結(jié)合事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀來看，普遍存在管理人員綜合素質(zhì)參差不齊現(xiàn)象，甚至很多人員并非專業(yè)出身，而是從其他部門臨時調(diào)任過來。由于這些管理人員缺乏專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，所以在工作開展過程中嚴(yán)重欠缺甄別能力，習(xí)慣將檔案隨意堆放在檔案室或倉庫[6]。

3.檔案資源缺乏完整性、準(zhǔn)確性和真實性

首先，檔案填寫不規(guī)范，與實際情況不一致。事業(yè)單位的干部人事檔案，其內(nèi)容必須包括干部職工的出生時間、參加工作時間、入黨時間，以及學(xué)歷學(xué)位和工作經(jīng)歷。但很多干部職工在填寫履歷表過程中，時常出現(xiàn)不按要求填寫情況，導(dǎo)致資料與個人情況不符[7]。例如：在填寫出生年月日時，一些人按陽歷填寫，一些人則按陰歷填寫，在對個人信息進(jìn)行審核認(rèn)定時，需要通過萬年歷換算，為管理人員增加了工作量。

其次，檔案資源造假現(xiàn)象時有發(fā)生。近年來，事業(yè)單位改革不斷深入，人才需求量逐漸增加，使得檔案資源造假現(xiàn)象時有發(fā)生，并成為檔案管理工作的焦點問題。例如：很多干部職工因早年參軍、入團(tuán)或招工年齡不符，所以故意改大年齡，進(jìn)入事業(yè)單位后又將年齡改小，或者部分干部職工為了獲取晉升機(jī)會，借助職務(wù)之便更改學(xué)歷和年齡。之所以頻繁出現(xiàn)檔案資料造假問題，主要原因在于以下兩點：第一，造假成本低，即便發(fā)現(xiàn)造假行為，也大多通過黨內(nèi)記過處理，甚至很多人只是暫時性政治前途發(fā)展受阻；第二，糾錯機(jī)制不健全。發(fā)現(xiàn)檔案資料造假后，如何調(diào)查、由誰調(diào)查存在很大爭議，整個過程隨意性較大，在執(zhí)行方面存在困難性，缺乏健全、完善、標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)查程序。

其三，檔案資料不完整，與本身實際情況不符。確保干部人事檔案完整、健全，是檔案管理工作的必然要求之一。上文提到，檔案資料并非一成不變，會隨著干部職工發(fā)展而變化，所以只有不斷更新和充實檔案，才能夠真實反映干部職工實際情況。通常情況下，干部人事檔案內(nèi)容分為常規(guī)材料和非常規(guī)材料兩種，其中常規(guī)材料包括干部職工的年度工資、獎勵、考核等材料；非常規(guī)材料包括學(xué)位學(xué)歷、職務(wù)調(diào)動、加入黨派等材料。這些材料在管理過程中需要經(jīng)歷收集、審批、歸檔等諸多環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)存在問題，都可能影響檔案資料的完整性和健全性。加上很多檔案資料更新不及時，導(dǎo)致與個人實際情況嚴(yán)重不符[8]。

其四，檔案資料審核不嚴(yán)格。事業(yè)單位干部人事檔案資源出現(xiàn)失真或不完備現(xiàn)象，大多數(shù)原因在于審核不過關(guān)、入口把關(guān)不嚴(yán)格。具體來說，雖然大部分事業(yè)單位都針對干部人事檔案管理制定了管理制度，但實施情況不盡如人意，很多部門或單位在檔案查閱、轉(zhuǎn)入過程中，沒有辦理相關(guān)手續(xù)，或者填寫的檔案轉(zhuǎn)遞單不規(guī)范，為檔案管理工作埋下諸多隱患，使得很多檔案資料被涂改、撤換。另外，由于檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重欠缺管理經(jīng)驗，所以無法及時判斷或甄別不準(zhǔn)確、不真實的檔案資料，或者發(fā)現(xiàn)后視而不見，沒有正確采取措施處理，使得錯誤資料收入檔案，并形成歷史遺留問題，會為后期管理工作有條不紊進(jìn)行帶來阻礙。

4.檔案管理信息化水平不高

事業(yè)單位傳統(tǒng)干部人事檔案資源，大多以紙質(zhì)材料為主，需要通過人工操作完成整理、裝訂、保管等工作，由于工作任務(wù)具有重復(fù)性特點，加上工作量較大，所以難免存在人為失誤情況，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量和效率。甚至部分事業(yè)單位由于空間有限，所以沒有設(shè)置專業(yè)的檔案室，需要將檔案資源堆放在庫房、辦公室等地，不利于檔案查詢，同時會受環(huán)境因素影響，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案變質(zhì)、損壞。即便有部分事業(yè)單位認(rèn)識到了檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并構(gòu)建了工資信息庫、編制信息庫等不同類別信息庫，但由于各信息庫之間缺乏有效聯(lián)系，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法共享，所以在檔案收集和整理過程中，時常出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息重復(fù)或相互矛盾問題，加上信息化系統(tǒng)維護(hù)管理不到位，所以各種故障層出不窮，無法充分發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)的作用和功能[9]。

四、事業(yè)單位干部人事檔案管理有效措施

（一）提高管理人員綜合素質(zhì)，保證檔案信息健全、完整

1.構(gòu)建專門的檔案管理中心，設(shè)置專職崗位

上文提到，干部人事檔案管理工作具有政治性、機(jī)密性、專業(yè)性特點，所以為了從源頭規(guī)避檔案信息泄露，需要事業(yè)單位建立檔案管理中心，對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一收集、科學(xué)管理。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案資源數(shù)量建立檔案庫房，配備整檔工具，在條件允許的情況下，加大信息化建設(shè)投入力度，引入現(xiàn)代化檔案管理硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。并結(jié)合檔案管理需求，設(shè)置專職崗位，引入工作能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理人員，做好檔案資源日常維護(hù)、及時更新等工作。在管理人員選拔方面，應(yīng)優(yōu)先任用踏實肯干、責(zé)任心強(qiáng)、思想覺悟高的人員。同時事業(yè)單位需要加大管理人員培訓(xùn)教育力度，聘請專家面向所有管理人員開展崗前培訓(xùn)工作，重點灌輸檔案管理相關(guān)制度、法律法規(guī)以及現(xiàn)代化管理知識和技能，全面提高管理人員綜合水平，為工作順利開展奠定基礎(chǔ)。

2.做好檔案資源入口審核、把關(guān)工作，確保檔案及時歸檔

管理人員在干部人事檔案管理過程中，針對新增檔案需要做好入口把關(guān)工作，嚴(yán)格按照管理制度、相關(guān)規(guī)范審核檔案資料。針對需要補(bǔ)充或進(jìn)一步完善的檔案，應(yīng)及時通知干部職工個人進(jìn)行處理，否則不能歸檔。為了確保歸檔的檔案資料填寫規(guī)范，應(yīng)制定科學(xué)、合理的模板或填寫說明，供干部職工參考、借鑒。為了提高干部職工對檔案資料的重視程度，要強(qiáng)調(diào)檔案資料的重要性，明確檔案資料與個人發(fā)展之間存在的關(guān)系。對于審核通過的檔案，必須及時歸檔，避免積壓過多出現(xiàn)檔案遺失或誤放現(xiàn)象[10]。在此基礎(chǔ)上，管理人員還要注意信息錄入的準(zhǔn)確性，確保個人檔案信息準(zhǔn)確、真實、完整。

3.拓展溝通渠道，保證檔案資源實時共享、傳遞順暢

以往管理人員在通知干部職工完善檔案資料過程中，時常出現(xiàn)干部職工怕麻煩、不愿配合現(xiàn)象，或者因其他事務(wù)影響，導(dǎo)致材料補(bǔ)充延誤，使得檔案資料不完整。對此，需要事業(yè)單位拓展溝通渠道，為管理人員和干部職工溝通提供便利。針對干部職工不重視檔案資料管理這一現(xiàn)象，需要加大宣傳力度，提高其重視程度，要注意溝通方式友好、平和，避免干部職工產(chǎn)生抵觸心理，說服其積極配合管理部門完成檔案補(bǔ)充、完善等工作。

（二）加大檔案管理信息化建設(shè)力度，建立電子檔案信息化系統(tǒng)

1.做好信息化建設(shè)前期準(zhǔn)備工作

對干部人事紙質(zhì)檔案進(jìn)行完善，是建立信息化檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵前提和重要基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，很多事業(yè)單位在檔案管理過程中，要求對檔案進(jìn)行二級分類，所以在信息化建設(shè)方面，也要基于二級分類展開。

2.著手建立信息化檔案管理數(shù)據(jù)庫

隨著科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，越來越多功能豐富、操作便捷的檔案管理軟件應(yīng)運而生。事業(yè)單位需要結(jié)合干部人事檔案管理需求，引入合適的軟件系統(tǒng)。要注意的是，引入信息化系統(tǒng)雖然能夠利用軟件自動完成諸多工作任務(wù)，但并不意味著完全解放管理人員，相反會對管理人員綜合素質(zhì)提出更高要求，所以事業(yè)單位要加大管理人員信息化培訓(xùn)力度，確保其熟練操作軟件系統(tǒng)，并做好日常維護(hù)管理工作。

3.對檔案資源進(jìn)行動態(tài)管理

干部人事檔案管理需要制定切實可行的管理流程，做好新增檔案審核、分類、錄入等一系列工作，確保檔案資源更新及時，全面提高檔案管理水平。針對上級部門要求報送的信息，應(yīng)快速響應(yīng)，保證上報及時、準(zhǔn)確。

4.做好檔案資源保密工作，應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)攻擊

信息化系統(tǒng)在為干部人事檔案管理提供便利的同時，其共享性、開放性特點，也會在一定程度上加大檔案資源泄露率。尤其近年來，病毒侵入、黑客攻擊層出不窮，事業(yè)單位需要在信息化建設(shè)的同時，做好網(wǎng)絡(luò)攻擊應(yīng)對工作，通過對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級、設(shè)置防火墻等方式，充分保證檔案資料的安全性和完整性。

（三）制定完善的檔案管理制度

為了切實解決干部人事檔案管理工作存在的問題，需要事業(yè)單位制定健全、完善檔案管理制度，為各項工作開展提供保障，確保管理工作做到有據(jù)可依、有章可循。具體可以根據(jù)現(xiàn)行《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部檔案工作條例》等內(nèi)容，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理要求，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，明確工作要求，細(xì)化工作內(nèi)容，突出管理重點，禁止管理人員擅自修改檔案，為檔案管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化趨勢發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

五、結(jié)束語

綜上所述，新時期，事業(yè)單位改革不斷深入，對干部人事檔案管理工作提出更高要求，只有提高檔案管理水平，才能夠為單位內(nèi)部調(diào)整人力資源結(jié)構(gòu)、開展人力資源管理工作奠定良好基礎(chǔ)。想要達(dá)到這一目標(biāo)，需要構(gòu)建完善的檔案管理制度，提高管理人員綜合水平，加大檔案管理信息化建設(shè)力度，確保檔案資料更新及時，這樣才能從根本上提升人事檔案管理水平，充分發(fā)揮其價值。