醫(yī)院收文工作規(guī)范化管理策略探析
——以南京市第一醫(yī)院為例

文/南京醫(yī)科大學附屬南京醫(yī)院 宇泉錕 曹艷

公文是日常行政工作的重要工具，用于傳遞黨和政府的方針政策、發(fā)布企業(yè)規(guī)章制度、施行管理措施、請示和答復問題、指導部署和商洽工作、反映和報告情況、總結和交流經(jīng)驗。醫(yī)院收文工作是醫(yī)院行政工作中必不可少的重要環(huán)節(jié)，不僅是執(zhí)行上級機關政策、指示和會議精神等的主要渠道，也是連接院領導意見與醫(yī)院各部門的紐帶，直接體現(xiàn)了醫(yī)院行政管理的工作效能。在我國推動公立醫(yī)院高質量發(fā)展的背景下，如何科學高效地開展收文工作、提高收文工作水平和文件流轉效率、加快優(yōu)化收文工作規(guī)范化管理，真正實現(xiàn)醫(yī)院管理工作提質增效，是值得深入思考的問題。

一、醫(yī)院收文工作的現(xiàn)狀

針對南京市第一醫(yī)院近三年（2019、2020、2021）收文工作情況進行統(tǒng)計分析，該院年均呈轉院外各級單位來文1147件，包括通知、意見、報告和函等。目前，收文工作由院長辦公室的2名工作人員負責，每份公文都需要至少4個以上的處理程序。隨著辦公自動化技術的逐漸普及，該院公文流轉效率穩(wěn)步提升，文件歸檔及時規(guī)范，保密工作嚴謹安全。但在日常工作中仍存在一些不可忽視的問題，這就要求院辦結合工作實際，優(yōu)化收文工作SOP（標準作業(yè)程序），進一步提升公文處理質量和效率。

二、醫(yī)院收文工作的特點

（一）專業(yè)性較強。醫(yī)院業(yè)務涉及醫(yī)療、教學、科研、公共衛(wèi)生、保健、財務、設備等多種類型，因此所收文件可能涉及大量的醫(yī)學術語、專有名詞等，收文工作人員必須具備一定的醫(yī)學專業(yè)背景，并對醫(yī)院各部門負責工作熟悉，才能準確把握文件精神，及時快速地傳達決策信息，保證醫(yī)院快速貫徹落實上級政策要求。

（二）時效性要求更高。由于行業(yè)的特殊性，醫(yī)院全年無休，收文工作也應根據(jù)業(yè)務工作進行實時、動態(tài)響應。尤其在面對重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，對收文處理的時效性要求更高。在抗擊新冠肺炎疫情期間，醫(yī)院需隨時響應上級部門政策要求，以最快時間統(tǒng)籌部署，迅速行動，全力做好新冠疫情防控工作。

（三）涉及范圍廣泛。醫(yī)院在日常工作中，會接收到國家、省、市、區(qū)各級衛(wèi)生主管部門的文件，同時還會與醫(yī)療保障、財政、發(fā)展改革等非衛(wèi)生主管部門進行工作匯報和業(yè)務溝通。因此，醫(yī)院涉及的公文文種相當繁雜，包括決議、決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等，覆蓋大部分文種。

（四）內(nèi)部控制嚴格。醫(yī)院作為事業(yè)單位，對內(nèi)部控制管理具有嚴格的要求。其收文辦理程序過程涵蓋簽收、登記、傳閱、承辦、催辦等多個環(huán)節(jié)，同時對影響重大、特殊敏感的重要事項要求謹慎處理，工作程序繁雜，且對政治性要求較嚴格。

三、醫(yī)院收文工作存在的問題

（一）政治意識不夠強。公立醫(yī)院是政府履行人民群眾健康保障和促進職能的載體和實現(xiàn)健康平等目標的重要力量，必須具有堅定的政治性。在收文工作中，機要文件是非常重要的組成部分，是傳達黨和國家各項政策的主要渠道，醫(yī)院的重要戰(zhàn)略決策都離不開機要文件檔案保存和提供的準確信息。然而，由于部分收文工作人員在實際工作中忙于事務性工作，只滿足于本職工作的業(yè)務學習，忽視政治理論學習，導致政治敏銳性不強，缺乏政治鑒別力，在處理收文時忽略了相關文件的保密性和實效性，給黨和國家?guī)頍o法挽回的損失。

（二）管理意識有待提高。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入和現(xiàn)代醫(yī)學模式的轉變，對于公立醫(yī)院來說，注重醫(yī)院管理模式和管理理念的革新，顯得尤為重要。收文工作在醫(yī)院管理過程中具有承上啟下、上傳下達的作用，其運行狀況的好壞直接影響到醫(yī)院的管理質量和工作效率。然而，部分醫(yī)院收文工作人員的管理意識薄弱，對在當前形勢下文件處理工作的重要性和保密性缺少必要認知。同時，部分醫(yī)院的收文工作僅停留于傳統(tǒng)的簽收、登記、批閱、閱辦等，缺乏創(chuàng)新性，加之沒有相應的考核制度，收文工作人員積極性欠缺，嚴重影響收文管理的效率及水平。

（三）文件來源多元分散。隨著辦公自動化和即時通信工具的普及，存在線上電子文件和線下紙質文件共同運行的情況。上級業(yè)務主管部門一般通過政務協(xié)同平臺、機要交通向隸屬醫(yī)院傳達文件，但由于一些醫(yī)療任務緊急，上級業(yè)務主管部門須在最短時間內(nèi)將相關文件下達至相關醫(yī)院，存在繞過院辦，通過微信群甚至個人微信下發(fā)文件的情況；還存在醫(yī)保、財政、稅務等非衛(wèi)生主管部門需要與醫(yī)院進行業(yè)務溝通，但政務協(xié)同辦公平臺未聯(lián)通，存在通過醫(yī)院郵箱傳達工作文件的現(xiàn)象。文件來源多元分散，給文件流轉、落實帶來阻礙的同時，也給文件去向帶來了不確定因素。

（四）保密工作不嚴密。部分醫(yī)院對保密工作的重要性和緊迫性認識不足，在文件傳遞時，未切實履行公文的收發(fā)、傳遞、借閱、清退、歸檔和銷毀等各個環(huán)節(jié)的登記、簽字手續(xù)，公文隨處丟放；存在涉密信息設備和非涉密信息設備之間交叉使用移動存儲介質的情況；沒有嚴格限制文件知悉和傳遞范圍，出現(xiàn)無關人員隨意查看、復印領導批示文件現(xiàn)象；文件保存不符合要求，甚至擅自攜帶秘密文件外出，對文件歸檔、保密、保存造成了不可逆轉的損失。

（五）缺乏監(jiān)管機制。收文工作是院長辦公室的重要工作內(nèi)容，合理且行之有效的監(jiān)督管理機制有助于提高文件處理的管理質量和工作效率。目前，醫(yī)院的收文工作統(tǒng)一由專人負責，在缺乏監(jiān)督機制的情況下，存在監(jiān)管上的漏洞，無法有效地監(jiān)督收文工作人員的工作行為，導致出現(xiàn)臺賬不完善，沒有嚴格的簽收、流轉和追蹤記錄等情況；在分管領導批示后將文件傳遞給相關部門后就不再督辦，對于落實情況一無所知，給收文工作的嚴謹性與保密性帶來了挑戰(zhàn)，文件的運轉效率和工作落實質量大打折扣。

四、醫(yī)院收文工作規(guī)范化管理的實施策略

（一）堅定政治立場，忠于黨和國家。收文工作是醫(yī)院各類信息傳遞的樞紐，隨著國際形勢日漸充滿不確定性，加上信息技術的更新迭代，收文工作人員肩負各類機要信息和秘密文件的管理任務。收文工作隨時會出現(xiàn)新情況、新問題，既要參照文件處理慣例，又不能犯經(jīng)驗主義的錯誤。因此，收文工作人員必須堅定政治立場，增強政治敏銳性，時刻保持清醒的政治意識。涉及重大問題的文件批辦要嚴格請示報告、涉及敏感問題或保密文件嚴控知悉范圍、涉及突發(fā)事件的文件應第一時間按程序處理。南京市第一醫(yī)院始終緊繃政治這根弦，在思想和行動上始終自覺與黨和政府保持一致，在關鍵時刻，堅決擁護黨的政治方向，嚴格遵守工作紀律，保證收文工作的順利完成。通過支部學習、“學習強國”學習等方式，組織學習《習近平法治思想綱要》《論中國共產(chǎn)黨歷史》等教育讀本，系統(tǒng)學習習近平新時代中國特色社會主義思想的精神，時刻保持與黨中央精神的對標對表，著力建設信念堅定、對黨忠誠、風清氣正的收文管理隊伍。

（二）加強領導責任，完善組織架構。南京市第一醫(yī)院根據(jù)建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度這一政策背景，多措并舉，強化領導責任擔當，完善收集工作組織架構。一是全面落實黨委領導下的院長負責制，確保院黨委發(fā)揮把方向、管大局、作決策、促改革、保落實的領導作用，建立健全領導機制和工作機制，實行分級管理、逐級負責，各職能保障部門負責人對需承辦的工作任務負責，并保證按期辦結。二是選拔、培養(yǎng)政治過硬、有責任心和扎實文字功底的同志充實收文工作隊伍，提升收文工作人員的政治素養(yǎng)和業(yè)務能力，激發(fā)其全身心投入收文工作的積極性和創(chuàng)新性。在醫(yī)院領導班子的重視和支持下，通過完善組織結構、逐項分解任務、貫徹落實責任，醫(yī)院的收文工作克服了在運行機制和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)方面的困難，保證了各項文件政策精神和工作任務的快速高效落實。

（三）深化建章立制，實行規(guī)范管理。健全的管理機制是高效管理的基礎，而管理機制的匱乏，會降低對文件管理者的約束力，在管理工作的開展過程中，諸多不確定因素會對文件管理工作造成影響。南京市第一醫(yī)院結合工作實際，優(yōu)化完善收文工作等相關規(guī)章制度。一方面，修訂了《南京市第一醫(yī)院公文處理工作規(guī)范》，根據(jù)辦文的時效性，將收文分為緊急公文、重要公文和普通公文，并明確與之相對應的收文辦理程序；另一方面，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》等有關規(guī)定和要求，修訂了《南京市第一醫(yī)院保密工作制度》，明確組織領導和保密責任、保密范圍和要害部門（部位）管理、保密監(jiān)督檢查等內(nèi)容。從管理機制上規(guī)范了醫(yī)院收文辦理程序，為實現(xiàn)收文工作的規(guī)范化、科學化、合理化提供了重要基礎，更重要的是維護了醫(yī)院文件的規(guī)范性、嚴肅性和權威性。

（四）加強業(yè)務培訓，增強保密意識。收文工作的特殊性決定了收文工作人員會接觸到黨和國家重要政策和秘密信息，這就要求收文工作人員樹立保密意識和責任意識，時刻緊繃“保密”這根弦，具備責任心和周到細致的工作作風，認真、細心地做好收文工作的每一個步驟，確保萬無一失。一份文件的流轉涉及收文工作人員、院領導、承辦部門等多個環(huán)節(jié)，要做好收文相關保密工作，僅依靠收文工作人員具有保密意識遠遠不夠。因此，為適應新形勢下醫(yī)院保密工作發(fā)展的需要，南京市第一醫(yī)院調(diào)整保密委員會領導小組成員，對照上級文件精神，不斷加強保密教育，定期召開保密工作培訓會，與相關科室負責人簽訂保密工作承諾書，切實增強醫(yī)院人員的保密意識，進一步提升醫(yī)院保密工作水平。同時，該院還注重加強對收文工作人員的培訓力度，開展相關業(yè)務學習活動，提供更多的院內(nèi)外學習和培訓的機會，強化與兄弟醫(yī)院的溝通交流，增加橫向交流機會，對標找差，借鑒兄弟醫(yī)院辦公室的先進經(jīng)驗和做法，切實提高收文工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)化水平，從而實現(xiàn)高效率、高質量的文件管理。

（五）強化監(jiān)督考核，壓緊壓實責任。收文督辦是推動和保障公文效用盡快實現(xiàn)的控制活動，主要作用是維護公文的實效性。在收文時，南京市第一醫(yī)院收文工作人員就對文件中需要辦理、落實工作的時限要求進行了詳細記載，做到心中有數(shù)。在落實上級文件精神和任務的過程中，收文工作人員實時關注文件落實動態(tài)，對工作辦結情況進行跟蹤督查，按照文件截止時間督促相關責任部門辦結，保證醫(yī)院各項重要決策、工作落到實處。同時，加強對收文工作的監(jiān)督管理和考核工作，增加對收文工作人員的監(jiān)督手段，將常規(guī)檢查與專項檢查相結合，加強對收文工作中的重點領域、重點人群、重點場所的督查力度，將監(jiān)督工作細化至收文管理的各個環(huán)節(jié)，實時監(jiān)督收文工作人員的行為舉止、文件傳遞和借閱等流程，確保責任和權利的細化，為醫(yī)院收文工作的順利開展打下堅實的基礎。

（六）善用文件資源，發(fā)揮資政功能。院長辦公室對院領導制定決策、落實政策等具有輔助參謀的職能，是協(xié)助、落實和服務院領導決策的參謀助手。在謀劃部署、指導推進各項工作時，院辦要主動作為，不可消極等待領導安排任務，被領導“推著走”，應當兵位帥謀、服務靠前。院辦要緊跟時局，密切關注國家各項政策法規(guī)，對黨中央關于衛(wèi)生健康事業(yè)的決策部署、習近平總書記的重要指示批示精神深入學習研究，全面掌握上級業(yè)務主管部門的最新舉措、重點工作和最新政策動態(tài)，真正做到“想領導之所想、想領導之未想”，做領導科學統(tǒng)籌、謀篇布局的“高參”。在醫(yī)院戰(zhàn)略性、全局性的工作和重大活動中，掌握最新和全面的第一手資料，及時準確地向院領導反映情況?；诖?，南京市第一醫(yī)院院長辦公室緊緊圍繞公立醫(yī)院高質量發(fā)展大局，創(chuàng)新工作方法，拓展收文工作內(nèi)容，利用工作優(yōu)勢，對來自各方面的文件資料進行收集、加工和綜合分析，每周形成重要文件政策要點工作報告，并在院長辦公會上匯報，充分發(fā)揮資政服務功能，協(xié)助院領導制定醫(yī)院發(fā)展決策，從容應對各種風險和挑戰(zhàn)，推動公立醫(yī)院高質量發(fā)展事業(yè)不斷前進。