基于大數(shù)據(jù)的高職院校后勤管理研究

文/紹興職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳天杰

后勤管理名為“后”，實(shí)為“先”，是高職院校其他各項(xiàng)工作基礎(chǔ)和前提條件，只有做好后勤基礎(chǔ)保障工作，才能夠確保各項(xiàng)工作的順利開展。雖然后勤管理工作千頭萬緒，但是部門所開展的一切工作都要緊緊圍繞教學(xué)這一中心，只有明確這一關(guān)系，才能夠確保后勤工作的高效開展。后勤管理工作點(diǎn)多、面廣、事項(xiàng)復(fù)雜，隨著高職院校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，進(jìn)一步增加了后勤管理工作的難度。后勤管理事無巨細(xì)，為保證教育教學(xué)工作的順利開展，一切工作都要具有前瞻性和預(yù)判性，只有提前做好規(guī)劃并且將工作落實(shí)到位，才能夠?yàn)閺V大師生創(chuàng)造舒心、便捷、優(yōu)美的生活學(xué)習(xí)環(huán)境。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到后勤管理工作中，既是高職院校行政管理信息化建設(shè)的需要，也是提升后勤管理效率的重要手段。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對海量數(shù)據(jù)信息的收集、分析、統(tǒng)計(jì)和管理，還能夠優(yōu)化后勤管理模式，大大提升后勤管理工作效率和質(zhì)量，為高職院校教育教學(xué)工作的開展提供更好的服務(wù)。

一、高職院校后勤管理工作的重要性

后勤管理作為高職院校行政管理工作的重要組成部分，是教職員工和學(xué)生安心工作和學(xué)習(xí)的重要保障。后勤管理不僅是提供物質(zhì)上的服務(wù)，同時(shí)還肩負(fù)著育人的功能。比如舒適宜人的校園環(huán)境、干凈整潔的就餐環(huán)境、節(jié)約水電的管理方式、微笑服務(wù)的精神等等，不僅能夠利用后勤人員的服務(wù)精神為學(xué)生樹立榜樣，同時(shí)優(yōu)質(zhì)舒適的學(xué)習(xí)生活環(huán)境也會(huì)讓學(xué)生產(chǎn)生感恩之心，為踐行“三全育人”理念做出貢獻(xiàn)。所以后勤管理部門在開展工作的過程中，還要充分發(fā)揮育人功能，借助校園環(huán)境以及提供的各項(xiàng)服務(wù)，為學(xué)校創(chuàng)造良好的育人環(huán)境。雖然后勤部門不是營利性部門，但是后勤服務(wù)質(zhì)量的高低直接關(guān)系到高職院校教育教學(xué)工作的效率。各項(xiàng)教學(xué)工作的開展都需要后勤部門的前期鋪墊，如辦公設(shè)備的購置、教室環(huán)境的打掃、各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)等等，只有為廣大師生提供了便利優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，才能夠確保教學(xué)工作的順利開展。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在高職院校后勤管理中的應(yīng)用意義

大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)是信息化時(shí)代背景下的重要產(chǎn)物。隨著信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，產(chǎn)生了海量的數(shù)據(jù)信息，通過對這些數(shù)據(jù)信息的收集、分析、挖掘和應(yīng)用，能夠發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的重要價(jià)值。后勤管理工作內(nèi)容較為繁雜，主要對校園的辦公環(huán)境、學(xué)習(xí)環(huán)境、生活環(huán)境等多方面進(jìn)行管理和服務(wù)，包括學(xué)校的財(cái)政管理、基礎(chǔ)設(shè)施管理、通信、校產(chǎn)管理、校園美化、食堂、住宿、維修、水電等等，所開展的一切活動(dòng)都與全校師生的衣食住行息息相關(guān)。任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，都會(huì)對教學(xué)工作的正常開展產(chǎn)生影響。

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于后勤管理工作中，有利于對形式多樣且數(shù)量巨大的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合管理，使后勤管理工作變得更加順暢、有條理。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對后勤工作中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集，然后通過對數(shù)據(jù)信息的分析挖掘出數(shù)據(jù)中存在的邏輯關(guān)系和規(guī)律，生產(chǎn)功能需求清單，通過優(yōu)化改進(jìn)，為廣大師生提供更加多元化和個(gè)性化的服務(wù)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的預(yù)測功能，可以為后勤管理的高效開展提供參考依據(jù)，從而提升后勤決策管理的科學(xué)性。為保證提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，后勤管理部門要建立健全部門規(guī)章制度，加強(qiáng)對后勤員工的教育培訓(xùn)，深刻認(rèn)識(shí)到后勤工作的重要性，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)豐富后勤信息化管理系統(tǒng)，提高后勤管理效率和服務(wù)質(zhì)量，切實(shí)發(fā)揮后勤部門在高職院校中的作用和價(jià)值。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在高職院校后勤維修工作中的應(yīng)用

高職院校后勤管理工作點(diǎn)多面廣，內(nèi)容繁雜。下面主要以大數(shù)據(jù)技術(shù)在后勤維修工作中的應(yīng)用為例，說明大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢以及在后勤維修工作中的作用。

（一）加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息收集，打好數(shù)據(jù)分析處理的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)信息的收集是大數(shù)據(jù)技術(shù)的首要工作環(huán)節(jié)，為了便于數(shù)據(jù)識(shí)別和管理，應(yīng)該對數(shù)據(jù)格式進(jìn)行規(guī)范化、統(tǒng)一的樣式標(biāo)準(zhǔn)。高職院校后勤工作的服務(wù)對象包括學(xué)生和教職員工，不同的服務(wù)對象產(chǎn)生不同的數(shù)據(jù)信息，呈現(xiàn)出多樣化、多向性、多維性、多層次的特點(diǎn)。在維修管理信息化平臺(tái)中，會(huì)匯總各種各樣的報(bào)修信息，為了便于管理和數(shù)據(jù)收集、分析，應(yīng)該將紙質(zhì)、電話、微信等途徑的報(bào)修整合到一個(gè)系統(tǒng)中，以數(shù)字化工單的形式對故障報(bào)修的整個(gè)流程進(jìn)行信息化管理。為了便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析，工單的維修分類要盡量細(xì)化，比如某個(gè)宿舍的學(xué)生要報(bào)修宿舍的電燈和空調(diào)故障，那么就需要將電燈和空調(diào)分別建立工單；對于系統(tǒng)用戶無法辨識(shí)的工單類別，工單的受理人員或者維修人員需要根據(jù)實(shí)際情況對工單進(jìn)行合并或者拆分，對故障的報(bào)修項(xiàng)目和內(nèi)容要盡量描述清晰，為后期大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析工作提供基礎(chǔ)保障。對于高職院校的公共基礎(chǔ)設(shè)施，后勤部門會(huì)定期派專人進(jìn)行巡視檢查，但是這種方式比較耗時(shí)耗力，且存在故障隱患發(fā)現(xiàn)不及時(shí)的現(xiàn)象。為了與大數(shù)據(jù)技術(shù)以及后勤信息化管理的深度配合，可在電網(wǎng)、自來水管網(wǎng)、大功率實(shí)訓(xùn)設(shè)備、空調(diào)等設(shè)施中安裝傳感裝置，以實(shí)現(xiàn)對這些設(shè)施的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控。傳感裝置的應(yīng)用，既能夠及時(shí)獲取設(shè)備的故障報(bào)警，減少因故障造成的損失，又能夠與大數(shù)據(jù)和信息化管理平臺(tái)進(jìn)行無縫連接，為數(shù)據(jù)信息的收集提供便利條件。

（二）挖掘數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，促進(jìn)后勤服務(wù)功能的多元化。后勤管理工作的效率和質(zhì)量對高職院校教育教學(xué)工作的開展有重要的影響，俗話說：“兵馬未動(dòng)，糧草先行”，只有后勤管理部門做好基礎(chǔ)性的物質(zhì)保障，才能夠確保教育教學(xué)工作的順暢運(yùn)行。然而隨著高職教育的發(fā)展，對后勤管理工作提出了更高的要求，不僅要保證各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備的正常運(yùn)行，校園環(huán)境的干凈整潔，還要滿足教學(xué)以及師生日常生活的個(gè)性化需求，為廣大師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

數(shù)據(jù)信息挖掘是大數(shù)據(jù)技術(shù)在高職院校后勤管理中應(yīng)用的另一重要功能，后勤部門管理范圍廣，工作內(nèi)容繁多，在后勤人員缺乏且服務(wù)群體數(shù)量巨大的情況下，需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)挖掘功能，通過對收集到的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析，找到其中存在的邏輯關(guān)系和規(guī)律，發(fā)現(xiàn)后勤管理工作中存在的不足和需要改進(jìn)的地方，以便為廣大師生提供更加優(yōu)質(zhì)完善的服務(wù)。比如在后勤維修工作中進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，通過維修管理工作的數(shù)字化管理，對于校園中各種設(shè)施設(shè)備的狀態(tài)、維修的類別、工時(shí)、地點(diǎn)、損壞原因、材料和備件的使用等情況進(jìn)行詳細(xì)的記載，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可對這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)、聚合和算法處理等操作，對同一類設(shè)備在不同時(shí)期的維修情況進(jìn)行對比，對設(shè)備維修的原因進(jìn)行總結(jié)分析，可以發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備發(fā)生故障的周期性規(guī)律，找出故障的原因，從而調(diào)整維修和保養(yǎng)策略。通過數(shù)據(jù)挖掘還能夠?yàn)楹罄m(xù)的預(yù)測性維修和維修備件的需求調(diào)整提供參考依據(jù)，既能夠降低維修成本，又能夠降低故障的發(fā)生概率。此外，通過故障維修記錄，還能夠?qū)笄诰S修人員的維修效率進(jìn)行評(píng)價(jià)，進(jìn)而有針對性地加強(qiáng)培訓(xùn)，或者對系統(tǒng)的流程進(jìn)行優(yōu)化，以提升后勤維修工作的水平。

（三）通過數(shù)據(jù)監(jiān)測和分析，實(shí)施預(yù)測性維修。維修作為后勤管理工作的重要事項(xiàng)，是各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行的基礎(chǔ)性保障。但是隨著高職院?，F(xiàn)代教育和信息化教育的發(fā)展，后勤維修工作不再局限于窗戶、桌椅、房屋、道路等傳統(tǒng)設(shè)施設(shè)備的維修，還增加了信息化教學(xué)設(shè)施，教學(xué)實(shí)訓(xùn)設(shè)備等信息化設(shè)施設(shè)備的維修。對于門窗、桌椅這類設(shè)施的維修，并不會(huì)對教學(xué)工作產(chǎn)生過大的影響，但是如果教學(xué)設(shè)備出現(xiàn)故障，將會(huì)直接影響到教學(xué)工作的正常開展。為了減少故障的發(fā)生概率，可以在故障發(fā)生之前進(jìn)行維修，避免擴(kuò)大影響范圍。采用傳統(tǒng)的巡查檢修方式，根本無法發(fā)現(xiàn)隱蔽的故障隱患，不僅耗費(fèi)人力和時(shí)間，而且效果不佳。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)收线M(jìn)行預(yù)測，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)測性維修，既能夠減輕維修人員的壓力，減少維修成本，又能夠減少或者消除故障的發(fā)生頻率，保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

故障預(yù)測可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，根據(jù)需要預(yù)測的對象和類型，采用相應(yīng)的方法。比如對供水管網(wǎng)的故障預(yù)測，通過在管網(wǎng)中安裝壓力監(jiān)測和流量監(jiān)測等傳感器，再結(jié)合供水管網(wǎng)的基礎(chǔ)信息和以往的運(yùn)行數(shù)據(jù)，設(shè)定報(bào)警閾值，當(dāng)監(jiān)測到的數(shù)據(jù)信息超過閾值時(shí)就會(huì)發(fā)出報(bào)警信號(hào)，維修人員可對水管狀態(tài)進(jìn)行排查，避免供水管網(wǎng)出現(xiàn)滲漏或爆管的危險(xiǎn)。

預(yù)測性維修不僅是對故障設(shè)施設(shè)備的隱患排查和消除，還可以將校園內(nèi)所有的固定資產(chǎn)都錄入到信息化管理系統(tǒng)中，根據(jù)每部設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、使用年限、使用頻率等信息，制定維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃。在設(shè)施設(shè)備達(dá)到維護(hù)保養(yǎng)期限時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出提示信息，提醒維修人員及時(shí)維護(hù)保養(yǎng)，在降低故障發(fā)生的同時(shí)，還能夠延長使用壽命，降低后勤成本支出。

（四）利用數(shù)據(jù)建模，提高維修備件需求管理質(zhì)量。備件需求管理是后勤維修工作中的重要環(huán)節(jié)，備件需求不僅關(guān)系到維修工作的效率，而且對后勤成本有較大的影響。由于后勤管理范圍大，維修面廣，所以備件的數(shù)量和種類較多。如果備件準(zhǔn)備不夠充分，會(huì)影響到維修工作的進(jìn)程，但是備件準(zhǔn)備得過多，又會(huì)導(dǎo)致庫存量大而增加成本。因?yàn)楦呗氃盒＞S修備件的消耗存在季節(jié)性和周期性的特點(diǎn)，所以在以往的備件需求管理工作中，基本是依靠維修人員的經(jīng)驗(yàn)而決定采購的數(shù)量和種類。但是隨著設(shè)施設(shè)備使用年限的增加以及現(xiàn)代化信息設(shè)備的增加，傳統(tǒng)的備件管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)后勤工作的需要。

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的建模分析和信息化系統(tǒng)，能夠?qū)S修備件的需求進(jìn)行科學(xué)化管理，確保備件在滿足維修工作的同時(shí)，還能夠?qū)⒕S修成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)。以大數(shù)據(jù)技術(shù)開展的預(yù)測性維修工作為基礎(chǔ)，將維修備件進(jìn)行分類，再建立以關(guān)鍵系數(shù)、可替代性、供應(yīng)商數(shù)量、單價(jià)、需求量、采購提前量為主的指標(biāo)體系，結(jié)合市場中各類備件的價(jià)格變化趨勢，做好備件采購工作。比如對于大批量的并不急需采購且價(jià)格較低的備件，可以根據(jù)市場的價(jià)格變化，在低價(jià)時(shí)大量購進(jìn)。而對于需要周期性更換的備件，可制定采購期限，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，確保備件按照預(yù)定的日期采購。除了常規(guī)備件需求管理，還可以根據(jù)預(yù)測性維修模型中的數(shù)據(jù)分析，提前做好備件采購，保證應(yīng)急突發(fā)故障維修工作的順利進(jìn)行。備案需求預(yù)測和采購策略的制訂，需要根據(jù)后勤管理工作的實(shí)際狀況對模型進(jìn)行調(diào)整并不斷優(yōu)化，以確保備件預(yù)測的科學(xué)性，為后勤維修工作的高效開展奠定良好的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

新時(shí)代背景下，高職院校后勤管理應(yīng)該改變工作思路，創(chuàng)新管理模式，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建完善的智能化管理平臺(tái)，為提升高職院校的整體管理水平創(chuàng)造有利條件。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，不僅能夠?qū)笄诠芾砉ぷ髦蟹N類和數(shù)量繁多的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行高效管理，還能夠通過數(shù)據(jù)分析，對各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行預(yù)判，提前做好服務(wù)保障工作。通過對其他高校后勤管理工作的數(shù)據(jù)分析以及高校學(xué)生對后勤管理工作的評(píng)價(jià)及需求，能夠?yàn)樘嵘笄诠ぷ鞣?wù)質(zhì)量提供科學(xué)的參考依據(jù)，進(jìn)而為廣大師生提供多樣化的服務(wù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)在高職院校后勤管理工作中的應(yīng)用，是信息化時(shí)代背景下高校行政管理工作的必然趨勢，也是提升高職院校核心競爭力的重要手段。