提高事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作效率的策略

張鳳龍

（江蘇省泗洪縣半城鎮(zhèn)民生事務(wù)局，宿遷 223936）

引 言

在當(dāng)前事業(yè)單位體制結(jié)構(gòu)不斷改革的背景下，事業(yè)單位的工作流程與人員結(jié)構(gòu)發(fā)生了較大變化，為保證在體制改革進(jìn)程中充分發(fā)揮事業(yè)單位的公益性質(zhì)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，需要科學(xué)定位事業(yè)單位行政工作內(nèi)容與管理方法，不斷提升行政事務(wù)人員工作效率，發(fā)揮行政事務(wù)人員的切實(shí)價(jià)值。

一、事業(yè)單位行政工作的科學(xué)定位

事業(yè)單位行政工作呈現(xiàn)獨(dú)立化發(fā)展?fàn)顟B(tài)，與其他部門(mén)相互獨(dú)立卻又緊密聯(lián)系著，主要負(fù)責(zé)事業(yè)單位的各項(xiàng)行政管理工作，確保事業(yè)單位各項(xiàng)部門(mén)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，主要包括計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)與控制四個(gè)方面。其中，計(jì)劃指的是制定理計(jì)劃，結(jié)合事業(yè)單位近期目標(biāo)與長(zhǎng)期目標(biāo)，進(jìn)行計(jì)劃的制訂與決議的安排，并合理制訂實(shí)際工作的落實(shí)安排規(guī)劃。

組織指的是確保所制訂的計(jì)劃與規(guī)劃落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中，以調(diào)整組織活動(dòng)結(jié)構(gòu)的形式，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)設(shè)置與人力資源管理，切實(shí)保證工作計(jì)劃的順利進(jìn)行。協(xié)調(diào)指的是協(xié)調(diào)部門(mén)職責(zé)與人員管理，當(dāng)前事業(yè)單位所涉及的工作內(nèi)容較為復(fù)雜，加上長(zhǎng)期以來(lái)由單位體質(zhì)性質(zhì)所形成的不良組織生態(tài)，使部門(mén)之間存在職能壁壘，導(dǎo)致部門(mén)之間的溝通機(jī)制不順暢，針對(duì)這種情況，就需要發(fā)揮行政工作的調(diào)節(jié)作用，利用單位管理制度等改善部門(mén)關(guān)系，協(xié)調(diào)工作人員活動(dòng)，充分界定各項(xiàng)工作職能，以加強(qiáng)部門(mén)協(xié)作，提升事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量與水平。

控制指的是監(jiān)督、檢查、管理，也就是對(duì)部門(mén)行動(dòng)進(jìn)行全面監(jiān)督管理，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析與跟蹤調(diào)查的方式，了解并監(jiān)督部門(mén)工作情況，保證其能夠按照既定計(jì)劃與管理規(guī)范開(kāi)展對(duì)應(yīng)工作?？偟膩?lái)說(shuō)，事業(yè)單位行政工作就是單位對(duì)公共事務(wù)的管理與控制，確保各項(xiàng)部門(mén)工作能夠有序進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

二、提高事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作效率的重要性

（一）提升事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)力

事業(yè)單位本身價(jià)值功能的高效發(fā)揮，與行政事務(wù)人員的整體工作效率有著直接關(guān)系，提高事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作效率能夠有效確保單位中各項(xiàng)計(jì)劃工作的精準(zhǔn)落實(shí)。從內(nèi)部管理方面來(lái)看，提高事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作效率，可以組織協(xié)調(diào)部門(mén)關(guān)系，打破事業(yè)單位中所形成的共性不良組織生態(tài)，加強(qiáng)部門(mén)之間的溝通與合作，并通過(guò)全方位監(jiān)督管理，優(yōu)化工作結(jié)構(gòu)，界定組織關(guān)系，引導(dǎo)事業(yè)單位業(yè)務(wù)互動(dòng)更加健康有序地開(kāi)展。

從外部發(fā)展方面來(lái)看，當(dāng)前事業(yè)單位面臨體制改革和引入社會(huì)評(píng)價(jià)監(jiān)督管理機(jī)制，為了保證事業(yè)單位工作的順利開(kāi)展，需結(jié)合體制改革情況創(chuàng)新行政事務(wù)管理辦法，優(yōu)化人力資源管理結(jié)構(gòu)，提升服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而贏得更多的社會(huì)力量，有效提升事業(yè)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）促進(jìn)事業(yè)單位良性發(fā)展

提升事業(yè)單位行政事務(wù)人員的工作效率，能夠確保相關(guān)事務(wù)流程按照既定程序與管理制度進(jìn)行，減少貪污腐敗現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而促進(jìn)事業(yè)單位的良性發(fā)展。目前，事業(yè)單位體制在不斷改革發(fā)展的背景下，面臨來(lái)自社會(huì)輿論監(jiān)督與黨政廉潔政策的雙重監(jiān)管，需嚴(yán)格整頓事業(yè)單位內(nèi)部不良風(fēng)氣，處理腐敗貪污問(wèn)題，為杜絕此類現(xiàn)象的出現(xiàn)，就需要行政事務(wù)人員發(fā)揮行政管理崗位的監(jiān)督管理職責(zé)，做好崗位職責(zé)界定與監(jiān)督檢查工作，強(qiáng)化事業(yè)單位自身管理?xiàng)l例的落實(shí)，改善內(nèi)部風(fēng)氣，不斷提升監(jiān)督管理與培訓(xùn)教育的成效，保證事業(yè)單位能夠緊跟社會(huì)發(fā)展，落實(shí)工作職責(zé)。

三、提高事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作效率的對(duì)策

（一）運(yùn)用人本管理理念，提高人員工作效率

1.基于個(gè)性化差異開(kāi)展管理工作

事業(yè)單位行政事務(wù)人員本身存在個(gè)性化差異，主要體現(xiàn)在工作效率、流程與行為偏好等方面，所呈現(xiàn)出的工作質(zhì)量與水平也不一致，為了提升整體工作效率，需要認(rèn)識(shí)到行政事務(wù)人員本身所存在的差異性，并采取個(gè)性差異管理模式，做好管理工作，樹(shù)立以人為本的管理理念，提高行政事務(wù)人員工作開(kāi)展的熱情與積極性。

首先，最好自我管理，也就是使行政事務(wù)管理人員認(rèn)識(shí)并發(fā)現(xiàn)自身的特點(diǎn)、優(yōu)點(diǎn)與不足，明確界定自身性格等差異對(duì)實(shí)際工作開(kāi)展效果所產(chǎn)生的影響，以此揚(yáng)長(zhǎng)避短，做好自我控制與管理。

其次，基于個(gè)體差異開(kāi)展相關(guān)管理措施，行政事務(wù)人員本身所存在的差異直接影響工作效率，在其充分認(rèn)識(shí)到自身特點(diǎn)與優(yōu)缺點(diǎn)之后，應(yīng)做好差異管理，了解差異的實(shí)際內(nèi)容與對(duì)工作所產(chǎn)生的影響，并開(kāi)展有針對(duì)性的管理調(diào)整工作。

第一，針對(duì)知識(shí)技能方面所存在的差異，可以采取加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)、建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)促進(jìn)人員自主學(xué)習(xí)的方式，保證行政事務(wù)人員能夠具備專業(yè)的實(shí)踐操作技能與扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，充分了解自身所存在的不足，采取績(jī)效考核的方式謀求個(gè)人成長(zhǎng)，優(yōu)化工作態(tài)度與行為，提升對(duì)單位內(nèi)部環(huán)境的適應(yīng)程度。

第二，針對(duì)個(gè)人差異所形成的矛盾沖突等現(xiàn)象，通常采取心理疏導(dǎo)或者制度強(qiáng)制約束管理的方式，對(duì)個(gè)人行為進(jìn)行有效規(guī)范，防止個(gè)性差異導(dǎo)致的沖突矛盾問(wèn)題的出現(xiàn)。具體方法體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：第一，實(shí)施目標(biāo)管理，保持行政事務(wù)人員目標(biāo)一致性，在具有共同目標(biāo)的情況下，行政事務(wù)人員就會(huì)朝著共同目標(biāo)而努力工作；第二，實(shí)施人本化管理，開(kāi)展參與管理制度，使每個(gè)行政事務(wù)人員在實(shí)際工作中提升參與感，以此強(qiáng)化自身的使命感與責(zé)任心，用來(lái)克制個(gè)性差異產(chǎn)生的不良影響；第三，明確崗位職責(zé)，在充分了解不同人群個(gè)性差異的情況下，盡量減少在工作當(dāng)中的接觸，合理分工，防止溝通不暢導(dǎo)致影響工作效率等問(wèn)題的出現(xiàn)；第四，建立良好的合作交流機(jī)制，保證信息溝通順暢，通過(guò)構(gòu)建意見(jiàn)反饋渠道來(lái)了解員工的實(shí)際需求，深度把握個(gè)性差異，建立良好的人群管理，尊重行政事務(wù)人員的工作，同事之間應(yīng)建立友好、支持的良好氛圍，以環(huán)境情感約束個(gè)性差異，使行政事務(wù)人員能夠圍繞事業(yè)單位共同目標(biāo)而努力。

最后，改變個(gè)體行為與意識(shí)。針對(duì)個(gè)性化差異所產(chǎn)生的不良工作影響，且難以利用制度條例來(lái)進(jìn)行約束管理的狀態(tài)下，需要采取相關(guān)措施，改變個(gè)體的行為意識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)與方法一致。

其主要方法體現(xiàn)在這樣三個(gè)方面：第一，以學(xué)習(xí)引導(dǎo)改變行為意識(shí)；第二，通過(guò)溝通反饋改變行為意識(shí)；第三，利用權(quán)威或者操縱管理方法改變行為意識(shí)?；谌吮竟芾砝砟?，盡量不采取強(qiáng)迫改變個(gè)體行為的方法，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行綜合考慮。

2.提升管理人員管理素養(yǎng)

管理人員良好管理素養(yǎng)的形成，是實(shí)施人本管理的基本前提與主觀條件，管理人員素質(zhì)直接影響行政事務(wù)人員的組織效能，在當(dāng)前事業(yè)單位外部環(huán)境逐漸復(fù)雜，且面臨較為激烈的競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境下，對(duì)管理人員整體素質(zhì)提出了較高的要求。一般情況下，管理人員管理素質(zhì)主要包括政治思想素質(zhì)、知識(shí)技能素質(zhì)、智能素質(zhì)與心理素質(zhì)四個(gè)方面。

其中，政治思想素質(zhì)是堅(jiān)定政治立場(chǎng)，堅(jiān)決貫徹落實(shí)黨和國(guó)家的相關(guān)政策方針與理論路線；知識(shí)技能素養(yǎng)包括政治理論知識(shí)與專業(yè)知識(shí)，能夠在黨的領(lǐng)導(dǎo)下實(shí)施正確專業(yè)的管理辦法，提升行政事務(wù)人員的整體工作效率；智能素質(zhì)主要體現(xiàn)在管理人員的創(chuàng)新能力、組織管理能力與決斷能力等方面，具有良好的社會(huì)活動(dòng)能力與人際交往能力，可以根據(jù)實(shí)際情況統(tǒng)籌調(diào)節(jié)行政事務(wù)人員的行為意識(shí)與工作流程；心理素質(zhì)包括健全性格、穩(wěn)定情緒與抗壓能力，面對(duì)負(fù)責(zé)組織管理時(shí)刻保持穩(wěn)定的情緒狀態(tài)，遇事不慌張，具有較好抗壓能力，保證自身管理對(duì)策的正確性。

（二）合理應(yīng)用激勵(lì)措施，促進(jìn)工作人員發(fā)光發(fā)熱

激勵(lì)機(jī)制是當(dāng)前事業(yè)單位人力資源管理中的核心問(wèn)題，同時(shí)也是管理重點(diǎn)，基于事業(yè)單位行政事務(wù)人員的實(shí)際工作狀態(tài)，正確掌握激勵(lì)原理，滿足行政事務(wù)人員的個(gè)性化需求，充分調(diào)動(dòng)行政事務(wù)人員的工作積極性，激勵(lì)機(jī)制主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

1.把握正確激勵(lì)方向

正確把握激勵(lì)方向是開(kāi)展激勵(lì)方式的基礎(chǔ)前提，要想了解行政事務(wù)人員的實(shí)際需求，把握激勵(lì)因素，需要注意的是，激勵(lì)因素主要包括物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)，兩者相互聯(lián)系，相輔相成。在當(dāng)前事業(yè)單位體制改革的背景下，部分行政事務(wù)人員滋生出不正確的工作態(tài)度，在實(shí)際工作中敷衍了事，不按照規(guī)定流程開(kāi)展工作，針對(duì)這種比較消極的工作態(tài)度，需把握正確激勵(lì)方向，采取懲罰機(jī)制、物質(zhì)和精神激勵(lì)相結(jié)合的方式來(lái)調(diào)整行政事務(wù)人員的工作行為與態(tài)度。對(duì)于不按規(guī)定流程工作的行政事務(wù)人員，需進(jìn)行嚴(yán)格懲罰。對(duì)于為事業(yè)單位做出貢獻(xiàn)、工作效率較高、維護(hù)事業(yè)單位整體形象的行政事務(wù)人員，需進(jìn)行薪酬獎(jiǎng)勵(lì)與表彰，宣傳其積極向上的工作精神，克服消極的工作思想，將物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)相互結(jié)合，充分滿足行政事務(wù)人員的實(shí)際需求，才能在很大程度上調(diào)動(dòng)行政事務(wù)人員的工作熱情與積極性，加強(qiáng)員工對(duì)事業(yè)單位的歸屬感，從而有效提升員工的工作效率。

2.靈活調(diào)整激勵(lì)方法

針對(duì)行政事務(wù)人員的工作性質(zhì)與個(gè)體化差異，只有掌握行政事務(wù)人員的實(shí)際需求，結(jié)合需求情況靈活調(diào)整激勵(lì)方法，才能滿足行政事務(wù)人員的實(shí)際需求，達(dá)到激勵(lì)的目的。例如，對(duì)于年輕的行政事務(wù)人員來(lái)說(shuō)，其思維比較活躍，具有豐富的創(chuàng)造力，但由于進(jìn)入社會(huì)時(shí)間較短，社會(huì)經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，且在生活經(jīng)濟(jì)上存在一定困難，所以對(duì)年輕的行政事務(wù)人員采取的激勵(lì)方法以物質(zhì)激勵(lì)與技能激勵(lì)為主，將其工作質(zhì)量與績(jī)效管理掛鉤，定期開(kāi)展培訓(xùn)工作，提升年輕的行政事務(wù)人員的專業(yè)知識(shí)掌握程度，為后續(xù)崗位調(diào)整與職稱晉升打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

對(duì)于高級(jí)知識(shí)行政事務(wù)人員來(lái)說(shuō)，其心理素質(zhì)比較成熟，生活經(jīng)濟(jì)條件良好，物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)所產(chǎn)生的效果并不明顯，這些人群往往需要較好的工作環(huán)境與平臺(tái)，可以保證其在平臺(tái)上充分發(fā)揮自身的價(jià)值，所以針對(duì)這部分行政事務(wù)人員，最恰當(dāng)?shù)募?lì)方式在于為其提供良好的工作平臺(tái)與晉升通道，保證其擁有良好的工作氛圍，以此有效激發(fā)其進(jìn)取精神，保證業(yè)務(wù)成果的盡快形成。

3.多樣化激勵(lì)形式

在長(zhǎng)期事業(yè)單位不良組織生態(tài)的影響下，誕生出平均主義與大鍋飯等不良現(xiàn)象，在行政事務(wù)人員心理上呈現(xiàn)出消極平衡，從表面上來(lái)看，這種消極心理平衡維護(hù)了廣大員工的利益，但從本質(zhì)上來(lái)看，平均主義的出現(xiàn)也是限制行政事務(wù)人員成長(zhǎng)的重要因素，導(dǎo)致所制定的激勵(lì)制度難以落實(shí)，激勵(lì)目的難以實(shí)現(xiàn)。比如，采取“輪流坐莊”的形式開(kāi)展激勵(lì)分配，每個(gè)月的最佳員工評(píng)選是輪流安排的，每個(gè)行政事務(wù)人員心中都已經(jīng)默認(rèn)激勵(lì)分配資格，導(dǎo)致不重視物質(zhì)與精神激勵(lì)，自身工作效率自然難以提升。針對(duì)此種現(xiàn)象，需要杜絕激勵(lì)機(jī)制中的平均主義，采取多樣化激勵(lì)形式，有效發(fā)揮激勵(lì)作用。

首先，從激勵(lì)管理機(jī)制上入手，明確界定實(shí)施激勵(lì)的條件與標(biāo)準(zhǔn)，如行政事務(wù)人員工作業(yè)績(jī)、月度績(jī)效等，盡量減少主觀評(píng)判因素的出現(xiàn)，如工作態(tài)度等，以量化指標(biāo)確定激勵(lì)的實(shí)施，才能保證激勵(lì)效應(yīng)落到實(shí)處。

其次，開(kāi)展思想政治教育工作，在激勵(lì)制度強(qiáng)制約束的基礎(chǔ)上，以思政教育改變行政事務(wù)人員平均主義思維，使其充分認(rèn)識(shí)到激勵(lì)機(jī)制與自身工作效率之間的關(guān)系。管理人員也可以采取關(guān)懷激勵(lì)、榜樣激勵(lì)等多種激勵(lì)形式，充分展示激勵(lì)機(jī)制的作用，促進(jìn)行政事務(wù)人員工作效率的提升。

結(jié) 語(yǔ)

行政事務(wù)人員工作效率直接決定了事業(yè)單位的整體形象與可持續(xù)發(fā)展，在當(dāng)前事業(yè)單位體制優(yōu)化改革的背景下，提升行政事務(wù)人員工作效率成為事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵要素，需充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前行政事務(wù)人員工作中所出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，科學(xué)定位行政事務(wù)工作職責(zé)，并采取人本管理與激勵(lì)管理等方法，有效促進(jìn)行政事務(wù)人員工作效率的提升，保證事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。