新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設的問題與對策

夏夢麗

河南自然博物館 河南 鄭州 450016

引言

在社會長期發(fā)展中，信息資源漸漸變成了社會和經(jīng)濟活動的重要資源。經(jīng)過信息技術的發(fā)展和推廣使用，讓信息產(chǎn)業(yè)的地位獲得了提升，并漸漸變成經(jīng)濟中的重要產(chǎn)業(yè)。在此過程中，信息技術的作用，也對地質(zhì)資料檔案管理產(chǎn)生了不小的影響。此時作為一種信息資源，檔案的重要性便會凸顯出來。因而，在新時代背景下，要求管理檔案工作者及時更新信息，加大檔案數(shù)字化作業(yè)，完成對地質(zhì)資料檔案信息的數(shù)字化管理，為地質(zhì)資料生產(chǎn)經(jīng)營提供優(yōu)質(zhì)服務。

1 新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設存在的問題

1.1 傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化問題

傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作是新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設的一項極其重要的基礎工作。長期以來，傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化問題一直是困擾、阻礙地質(zhì)資料檔案信息化建設的一大難題。這里所說的傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案，不僅包括各種文字地質(zhì)資料檔案，還包括各種圖片、聲音、表格、標本等不同形式的地質(zhì)資料檔案，不能僅僅理解為狹義的紙質(zhì)版地質(zhì)資料檔案。

當然，不可否認，大部分的地質(zhì)資料檔案都是紙質(zhì)版地質(zhì)資料檔案。這些傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案，其中包括礦產(chǎn)資源、水文資料、物探、化控、遙感等多方面內(nèi)容，對于我國地質(zhì)工作的進一步發(fā)展具有重大意義[1]。

1.2 地質(zhì)資料檔案工作者素質(zhì)問題

地質(zhì)資料檔案工作者素質(zhì)與能力的信息化問題，大致包括以下幾個方面：一是對新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設的重要性認識不足，存在“我們只要保證檔案不丟失，不發(fā)生事故，我們就盡到了責任”[2]的錯誤工作定位認識。二是缺乏必要的與新時代信息化高速發(fā)展社會環(huán)境相適應的地質(zhì)資料檔案信息化專業(yè)素質(zhì)與能力，限制了地質(zhì)資料檔案信息化建設的步伐。三是來自管理部門的地質(zhì)資料檔案信息化專業(yè)理論知識與業(yè)務操作能力培訓提升跟不上，在很大程度上制約了新時代地質(zhì)資料檔案的信息化建設。

1.3 地質(zhì)資料檔案信息化技術問題。

新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設的核心是地質(zhì)資料檔案信息化技術問題。長期以來，地質(zhì)資料檔案信息化技術問題一直是困擾、阻礙地質(zhì)資料檔案信息化建設的第三大難題。

地質(zhì)資料檔案信息化技術問題是廣義的而不是狹義的，它包括新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設過程中遇到的所有技術難題。新時代計算機技術在地質(zhì)資料檔案信息化建設中存在的問題主要有3種：一是計算機技術大多被當作一種輔助工具或者輔助角色；二是通過計算機技術建立的地質(zhì)資料檔案信息數(shù)據(jù)庫，大多是低水平的重復建設且利用率較低；三是存在計算機技術應用先進超前和地質(zhì)資料檔案工作者計算機操作技術低下滯后之間的不協(xié)調(diào)問題。

2 新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設的相應對策

2.1 不斷加大傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化步伐

由于傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案是由包括各種文字、圖片、聲音、表格、標本等多種文獻資料構(gòu)成的，內(nèi)容多而繁復、類型形式多樣，實現(xiàn)全部傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化是一個循環(huán)往復的長期過程。

首先，要努力實現(xiàn)傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案目錄的數(shù)字化；其次，必須對本單位傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案的使用情況進行調(diào)查和分析；再次，要根據(jù)本單位傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案的實際使用情況對所有的傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案逐步實現(xiàn)電子化，尤其對于那些載體質(zhì)量較差、內(nèi)容信息已經(jīng)較為模糊的傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案，應該優(yōu)先進行電子掃描錄入數(shù)字化；最后，再將這些數(shù)字化過的傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案刻錄成光盤妥善保存?？梢灶A見，地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)中心是新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設的未來發(fā)展方向。

2.2 不斷提升地質(zhì)資料檔案工作者專業(yè)素質(zhì)

具體來說，可以從以下幾個方面努力：一要更新轉(zhuǎn)變觀念，提高思想認識。應徹底改變傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理思維方式，提高其對地質(zhì)資料檔案信息資源進行多元、科學、有序整合的新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設的思想認識；同時，要不斷更新轉(zhuǎn)變檔案管理部門的領導者的思想觀念，使其在思想上對新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設給予支持和重視。

二要提升專業(yè)素質(zhì)，強化操作技能。作為地質(zhì)資料檔案工作者，不僅要學習掌握新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設的專業(yè)理論知識，提升自身專業(yè)素質(zhì)，更要強化操作技能的練習，熟練掌握應用數(shù)字化技術、信息存儲技術、網(wǎng)絡通信技術、多媒體技術等新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設的專業(yè)操作技能。

三要加強培訓教育，提高管理水平。作為地質(zhì)資料檔案管理部門的領導者，要制定切實可行的培訓教育計劃和培養(yǎng)教育目標，采取包括上崗培訓、專業(yè)進修、業(yè)余學習、參與學術活動等多種多樣的培訓方式，對地質(zhì)資料檔案工作者進行定期或者不定期的教育培訓，尤其要加強地質(zhì)資料檔案工作者的檔案信息化技能操作培訓，讓他們了解并掌握更多的地質(zhì)資料檔案信息化管理技術并能熟練應用，為推進地質(zhì)資料檔案信息化建設增磚添瓦、貢獻力量。

2.3 不斷強化地質(zhì)資料檔案信息化技術應用

由于大數(shù)據(jù)技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、數(shù)字化技術、信息化技術、智能化技術、網(wǎng)絡安全技術、融媒體技術等現(xiàn)代信息技術發(fā)展迅猛、日新月異，需要新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設不斷強化完善信息化技術的換代更新應用，為下一步建設地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)中心打下堅實的技術基礎。以計算機技術為例，新時代應加大計算機技術在地質(zhì)資料檔案信息化建設中的應用力度。

一要充分重視計算機技術在地質(zhì)資料檔案信息化建設中的功能作用，從財力、物力以及配置等方面進一步加大計算機硬件設備和軟件設備的投入[3]；二要注重地質(zhì)資料檔案信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)，加大相關人員的培訓教育與傳幫帶力度；三要逐步建立一個科學完整的地質(zhì)資料檔案信息化管理系統(tǒng)，制定一套有效規(guī)范的工作制度標準，確保計算機技術在新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設中持續(xù)應用。

2.4 成立文件目錄數(shù)據(jù)庫

首先，需要地質(zhì)資料建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將所有資料加以分類，按照檔案名稱內(nèi)容，錄入計算機中，形成檔案目錄數(shù)據(jù)庫，從而讓員工利用此快速查詢資料，同時也能夠給管理工作提供便利。其次，地質(zhì)資料必須建成對應的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，使用網(wǎng)絡傳輸模式，把地質(zhì)資料的信息資料及時錄入數(shù)據(jù)庫內(nèi)，完成數(shù)據(jù)庫的更新。由此，協(xié)助地質(zhì)資料檔案使用人員對最新檔案數(shù)據(jù)加以查閱，提升便利性，讓檔案數(shù)字化管理更加有序。

2.5 建立專題數(shù)據(jù)庫

為實現(xiàn)一些檢索需要，應該建成檔案專題數(shù)據(jù)庫。如果館藏中的檔案只憑借文件級別目錄是無法處理所有檢索問題的。而隨著客觀需要的變化，對檔案的集中利用需要是常常發(fā)生的，建立數(shù)據(jù)庫，是檔案管理的突破口。按照館藏檔案內(nèi)容確定專題數(shù)據(jù)總體布局；按照需要分期建立專題數(shù)據(jù)庫；按照文件內(nèi)容和檢索分別設置專題數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

2.6 數(shù)字化檔案服務工程

數(shù)字化檔案利用服務工程是以局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為平臺，利用安全管理制度、網(wǎng)絡運行機制和數(shù)字加工，環(huán)環(huán)相扣，保證數(shù)字化檔案的精確。利用防火墻、數(shù)字水印等技術，在技術上保證數(shù)據(jù)安全，利用網(wǎng)絡完成檔案的法律效力，達到遠程給使用人員提供便利和精準的數(shù)字化檔案。

2.6.1 在局域網(wǎng)上使用。在局域網(wǎng)中，所有接待人員都有檢索權利，對目錄數(shù)字化的檔案實行利用掃描全文的方式，讓全文數(shù)字檔案有同樣的效果，借助電子計算機技術達成數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案獲得了法律法規(guī)的支持，給檔案管理參與電子政務供應了新方式。

2.6.2 在互聯(lián)網(wǎng)上應用。使用檔案網(wǎng)站，經(jīng)過CA證書等方式，來幫助領導進行遠程數(shù)據(jù)的審批，主要進行檔案的遠程查閱、打印。尤其是將CA證書發(fā)給立檔單位或使用單位檔案室，為CA用戶遠程提供檔案證明和數(shù)字化檔案法律效應的展現(xiàn)，降低異地現(xiàn)場查閱的不便，讓檔案管理參加電腦政務變成現(xiàn)實。

2.7 培養(yǎng)檔案人員的互聯(lián)網(wǎng)思維

基于互聯(lián)網(wǎng)背景中，檔案資源的管理更多是利用信息技術和網(wǎng)上平臺，因而培養(yǎng)檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)思維是建立高素質(zhì)資源管理團隊的基礎。加上檔案資源管控是一項保密性和科學性很高的工作，新時代的檔案管理人員應當有軟件開發(fā)、網(wǎng)絡運營和網(wǎng)絡安全維護等技能，以便保證檔案管理人員專業(yè)技能和網(wǎng)絡技能的培訓工作，落實提升檔案管理人員的專業(yè)技能和網(wǎng)絡技能培訓工作，落實提升檔案管理人員利用網(wǎng)絡技術處理工作中的問題。在培訓基礎上，應當不斷吸納網(wǎng)絡應用能力強的人員加入檔案工作中，提升檔案資源修筑工作實效性和創(chuàng)新性。

3 成立地質(zhì)資料檔案數(shù)字化需要處理的問題

3.1 制定貫穿電子文件地質(zhì)資料標準

熟悉正規(guī)系統(tǒng)軟件的功能，指導基層部門和人員去維護系統(tǒng)軟件。將文件數(shù)據(jù)、文件格式、存儲備份等工作加入檔案業(yè)務指導、培訓中，讓工作人員熟練管理系統(tǒng)的基礎操作。

3.2 使用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理軟件要提升對需要的適應性，系統(tǒng)軟件的研發(fā)和檔案信息化建設發(fā)展保持一致。跟蹤了解檔案業(yè)務，跟上檔案信息化標準的創(chuàng)新，充分調(diào)研，根據(jù)地質(zhì)資料生產(chǎn)經(jīng)營模式和工作流程建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，給電子文件的運轉(zhuǎn)提供統(tǒng)一的標準的平臺。

3.3 規(guī)范元數(shù)據(jù)及其標準

不夠標準的數(shù)據(jù)不能實現(xiàn)統(tǒng)一管理，應該進行增量電子化的部門，要從電子文件構(gòu)成階段開始就應該嚴格執(zhí)行統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準，從而完成對電子文件的全權管控，讓檔案資源在線流轉(zhuǎn)更有效果。

3.4 不同專業(yè)系統(tǒng)的接口要相互連通

檔案信息系統(tǒng)的增量數(shù)據(jù)主要源自構(gòu)成地質(zhì)資料信息的部分，應該必須保證不同專業(yè)系統(tǒng)接口的流通。但在實際工作中，檔案信息管理和別的專業(yè)管理存有物理隔離，只好憑借后期技術改良達成接口連通、數(shù)據(jù)對接和在線流轉(zhuǎn)。

3.5 加大檔案信息化修筑業(yè)務監(jiān)督

從實際效果看，增量檔案電子化相比存量檔案數(shù)字化技術更好。對于檔案業(yè)務部門，地質(zhì)資料其他部門通常對電子歸檔不夠看重，地質(zhì)資料的科研探究一線便是檔案資源數(shù)字化建設的前沿。檔案部門應該掌控好這一前沿，處理好有關部門和工作人員信息化建設的業(yè)務指導。而數(shù)字化建設，應該促成地質(zhì)資料基層部門信息化的普及。突破增量檔案電子化的發(fā)展限制，抓住基層信息化工作。增量檔案電子化技術性高，而存量檔案數(shù)字化工作量大，二者難度都高。在存量和增量間，后者是重點，前者是基礎，因而應該重點處理增量電子化標準的制定與執(zhí)行。加強檔案信息管理系統(tǒng)的升級和維護，確保檔案數(shù)字化建設督導和考察的常規(guī)化。因為檔案數(shù)字化工作已走上了正軌，檔案數(shù)字化建設的重點必須轉(zhuǎn)移到基層單位和部門的數(shù)字檔案建設方面。讓地質(zhì)資料積極開展科研、生產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的增量電子化和存量數(shù)字化。把電子文件的規(guī)范管理加入部門年度績效考評內(nèi)，從而提升檔案數(shù)字化管理水準，完成數(shù)字化地質(zhì)資料的目的。

檔案數(shù)字化是一個復雜而龐大的系統(tǒng)，是一項艱巨的任務。數(shù)字化進程中使用檔案館和檔案數(shù)字化專業(yè)外包公司合作模式，有助于對社會資源的配置，提升檔案工作效率，減少業(yè)務運營成本。對該模式中出現(xiàn)的問題，要歸納經(jīng)驗，使其在推廣中不斷健全。