江蘇省合法性審查檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條為了加強(qiáng)合法性審查檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管和利用工作，有效保護(hù)和利用檔案，促進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》等法律、法規(guī)，結(jié)合合法性審查工作實(shí)際，制定本辦法。

第二條本辦法適用于本省行政區(qū)域內(nèi)各行政機(jī)關(guān)的合法性審查檔案管理。

第三條本辦法所稱合法性審查檔案是指各級(jí)行政機(jī)關(guān)合法性審核機(jī)構(gòu)在辦理重大行政決策合法性審查、行政規(guī)范性文件合法性審核、規(guī)章和行政規(guī)范性文件備案審查以及依申請(qǐng)審查活動(dòng)中形成的、能反映審查真實(shí)情況、有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第四條檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。各級(jí)行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)將合法性審查材料的歸檔作為工作程序列入有關(guān)人員崗位職責(zé)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。

第五條按照“誰(shuí)承辦，誰(shuí)歸檔”的原則，由承辦人員承擔(dān)合法性審查材料的收集、整理工作，合法性審核機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)指定兼職檔案員（或內(nèi)勤，以下統(tǒng)稱內(nèi)勤）負(fù)責(zé)集中保管當(dāng)年度經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的合法性審查文件材料，第二年按照規(guī)定時(shí)間向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交；檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案管理人員（以下簡(jiǎn)稱檔案員）負(fù)責(zé)指導(dǎo)并承擔(dān)檔案的保管、利用等工作。

檔案管理工作，在業(yè)務(wù)上接受同級(jí)檔案主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第六條合法性審核機(jī)構(gòu)和檔案管理機(jī)構(gòu)均應(yīng)遵守《中華人民共和國(guó)保密法》等保密制度，保守黨和國(guó)家的秘密。

第二章 檔案的收集、整理、歸檔

第七條在合法性審查過(guò)程中形成的具有查考利用價(jià)值的各種載體形式的材料均應(yīng)當(dāng)收集齊全完整。

第八條合法性審查承辦人員在受理審查件后，應(yīng)當(dāng)同步進(jìn)行材料的收集工作。審查完結(jié)后，應(yīng)當(dāng)核查材料是否齊全完整，發(fā)現(xiàn)缺漏的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)補(bǔ)齊。

第九條合法性審查材料的整理應(yīng)當(dāng)遵循材料的形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

第十條合法性審查材料歸檔要求：

（一）齊全完整、簽署完備。歸檔材料應(yīng)當(dāng)應(yīng)歸盡歸，文件正文與底稿（送審稿）、簽發(fā)單，正件與附件齊全完整，簽字手續(xù)完備。

（二）所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保管要求，便于長(zhǎng)期保存和利用。已破損的文件應(yīng)當(dāng)予以修整；字跡模糊的應(yīng)當(dāng)予以辨認(rèn)、謄抄，易褪變的文件應(yīng)當(dāng)同時(shí)保存復(fù)印件。

（三）按照文件內(nèi)在聯(lián)系、重要程度、時(shí)間順序科學(xué)排序。正件在前、附件在后；定稿在前、歷次修改稿在后；結(jié)論性文件在前、過(guò)程性材料按自然順序排列在后。

（四）聲像材料應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)的檔案整理要求進(jìn)行整理，用文字標(biāo)出攝像或者錄音的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象、中心內(nèi)容和攝影者等內(nèi)容。

第十一條合法性審查材料以件為單位，按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）進(jìn)行整理。

第十二條合法性審查材料在審結(jié)年度歸檔。審查受理時(shí)間與意見簽發(fā)時(shí)間跨年度的，放在意見簽發(fā)年歸檔。終止審查的放在受理年歸檔。

第十三條合法性審查材料由承辦人于審查辦理結(jié)束后30日內(nèi)完成系統(tǒng)整理并移交合法性審查機(jī)構(gòu)內(nèi)勤，第二年6月底前統(tǒng)一向檔案員移交歸檔并辦理移交手續(xù)。

第三章 檔案的管理和利用

第十四條合法性審查檔案作為專業(yè)檔案管理。

第十五條已歸檔的合法性審查材料，不得從檔案內(nèi)抽取。確因工作需要增減歸檔材料的，應(yīng)當(dāng)報(bào)檔案管理機(jī)構(gòu)和合法性審核機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由合法性審查承辦人員及檔案管理人員共同辦理，并在相關(guān)備考表中由具體操作人簽名并說(shuō)明文件增減情況、操作的時(shí)間（年月日）。

第十六條對(duì)保管期限屆滿的檔案, 按照法定程序辦理銷毀或繼續(xù)保存事宜。

第十七條行政機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)專用庫(kù)房保管檔案，庫(kù)房周圍嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。專用庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備必需的檔案保管、保護(hù)設(shè)備，具備防盜、防火、防潮、防蟲（鼠）、防高溫、防光、防塵等功能，并逐步采用先進(jìn)的管理和保護(hù)技術(shù)，保證檔案的安全。

第十八條檔案員應(yīng)當(dāng)定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)或字跡模糊等情形，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)、粘貼、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。

第十九條檔案員應(yīng)當(dāng)依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)。

第二十條合法性審查承辦人員因?qū)彶樾枰梢园匆?guī)定調(diào)閱本單位歸檔的檔案。

外單位查閱檔案，應(yīng)當(dāng)憑單位公函并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方得查閱。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案原則上不得查閱，必須查閱時(shí)，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定并經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第二十一條檔案原則上不借出，因上級(jí)行政機(jī)關(guān)調(diào)借檔案等特殊情況必須借出的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)正式調(diào)卷函件，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。

第二十二條外單位來(lái)函索要合法性審查意見或其他材料，根據(jù)外調(diào)要求，按規(guī)定查抄寄送，或通知該單位派人閱檔。

第二十三條借閱、調(diào)借的檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批注、污損和折皺，不得轉(zhuǎn)借其他單位或其他人員使用。

第二十四條經(jīng)批準(zhǔn)抄錄、復(fù)制、復(fù)印的檔案材料，由檔案管理機(jī)構(gòu)核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案部門專用章，與檔案原件具有同等效力。

第二十五條加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。逐步對(duì)已歸檔紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，建立檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。江蘇省規(guī)章行政規(guī)范性文件備案審查工作平臺(tái)系統(tǒng)中的電子文件按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）執(zhí)行。

第四章 附 則

第二十六條本辦法自2022年11月28日起施行。

附件

合法性審查文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

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