論承包商視角下工程變更費用索賠的障礙分析及對策

尹祥燕

(浙江金邦工程管理咨詢有限公司 浙江 紹興 312000)

1 承包商視角下工程變更費用索賠概述

1.1 工程變更

工程變更可能發(fā)生在建設(shè)過程中的任何階段,是項目中難以避免的一項主要問題,在實際執(zhí)行過程中可能因外部影響因素而導(dǎo)致主體發(fā)生變化,承包商如處理不當(dāng)或索賠不及時則會使得費用支出增大,降低了整體效益。工程變更主要是指建設(shè)過程中出現(xiàn)的變更問題,包括設(shè)計、材料、人員、設(shè)備等方面,合同中如未能明確增減變化內(nèi)容,則可能最終出現(xiàn)相應(yīng)的問題。工程變更是指按照合同約定的程序,改變招標(biāo)文件中的原設(shè)計,由業(yè)主提出調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)以及工期合同內(nèi)容;由施工提出調(diào)整施工方法、作業(yè)順序、材料應(yīng)用等方面;由監(jiān)理提出施工工藝、施工順序等變更,從而協(xié)調(diào)和完成工程目標(biāo)控制,對進行的調(diào)整;因此不可預(yù)見因素進行調(diào)整,導(dǎo)致工程建設(shè)過程中發(fā)生變化,為此要結(jié)合實際修正和補充[1]。

1.2 變更費用

索賠通常指合同中某一方不履行規(guī)定條件,導(dǎo)致承包商的利益受損,為此要通過這一方式進行完善,合理提出在規(guī)定范圍內(nèi)的補償要求,從而保障最終項目建設(shè)的綜合效益。合同索賠由多個約束文件組成;施工索賠則包括人為障礙、額外檢查、包商違約等因素,是一種附加的費用支付,因此在實際施工中,必須要對變更與索賠處理加大關(guān)注,提高工程建設(shè)效益。工程變更費用是指承包商在建設(shè)工程施工過程中,根據(jù)建設(shè)需求與規(guī)定進行的各類調(diào)整,索賠則是對此此變更的補償,要求結(jié)合法律法規(guī)執(zhí)行,建設(shè)中變更提出后需要進行識別、審查,理清工程變更與費用索賠的定義,對比原合同的約定提出必要的補償。

2 承包商視角下工程變更費用索賠的原則

2.1 主動且適度原則

索賠是一種經(jīng)濟補償行為,如出現(xiàn)變更費用則需要花費大量時間仲裁和訴訟費用,承包商首先要有索賠意識,把索賠費用當(dāng)成項目管理活動,避免增加合同義務(wù)外的工作和成本,易造成雙方關(guān)系惡劣,因此不可一味的向業(yè)主提出索賠要求,運用訴訟或仲裁方式維護合法權(quán)益,以此避免企業(yè)的名譽受到影響[2]。

2.2 以合同為依據(jù)

我國現(xiàn)行建設(shè)工程合同示范文本,為工程變更范圍和變更估價提供了相應(yīng)的參考條件,能夠?qū)ψ兏姆秶?、變更?quán)、變更程序進行調(diào)整,并給出了其他約定提供了模板,在實際執(zhí)行中可以嚴(yán)格按照規(guī)定開展相關(guān)工作。同時,通用條款對工程變更索賠作出了詳細(xì)的表述,在專用合同條款里,該示范文本可以作為承包商應(yīng)當(dāng)以合同為依據(jù),對變更估計等進行了約定,當(dāng)索賠事件發(fā)生時承包商可以按照預(yù)先設(shè)定好的制度提出相應(yīng)的補償要求,結(jié)合變更價款進行索賠。

2.3 實際損失原則

承包商需要對施工合同中的合同協(xié)議詳細(xì)了解,應(yīng)實際準(zhǔn)確地提供整個工程變更成本的分析,如合同中不存在此項要求便要求索賠,則后續(xù)難免會發(fā)生利益上沖突。因此,在維護自身權(quán)益的過程中,必須以合同為基礎(chǔ),承包商若承包商虛報損失被業(yè)主或監(jiān)理工程師識別后,對經(jīng)濟損失費用的相關(guān)條款進行明確,如難以進行判斷則會導(dǎo)致后續(xù)索賠工作開展更為困難,為此承包商應(yīng)根據(jù)合同按照事實求是的原則,結(jié)合法律規(guī)定確定索賠額度,降低索賠的談判成本和難度。

3 承包商視角下工程變更費用索賠分析

工程項目在實際施工過程中可能發(fā)生多種多樣的變更索賠事項,變更是承包商費用索賠的主要機會,包括設(shè)計框架性、總體性和原理性,承包商提出的變更索賠需要核實承包方的申報程序,對索賠進行分析和判斷,依據(jù)建筑工程施工合同文件做好調(diào)整,保證最終符合要求則變更索賠成立。在實際執(zhí)行過程中,需要對合同條款、技術(shù)規(guī)范、工程量清單等提出具體的要求和規(guī)定,工程在項目開展過程中,結(jié)合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計圖紙合理選擇施工技術(shù)方案,以此作為承包商現(xiàn)場施工的依據(jù),判斷工程整體建設(shè)的合理性,一些圖紙里不包括的施工技術(shù)方案(包括施工組織設(shè)計)通過各評審單位一致通過也可以做為變更。承包商提出變更索賠之后,需要對“不可預(yù)見的外界障礙或自然條件”進行明確,如已造成了實際的工期延誤導(dǎo)致費用增加,則產(chǎn)生的費用應(yīng)該加入到合同中。

總價合同中的“固定總價”可以將其看作建設(shè)中的直接費用,按照工程師或業(yè)主指令及開展相關(guān)工作,變更確認(rèn)過程中應(yīng)對此加大關(guān)注力度,費用索賠管理將緊緊圍繞變更展開,對自身責(zé)任或合同定義風(fēng)險范圍之外的變更要提出索賠請求,如果當(dāng)?shù)卣鞴懿块T要求發(fā)生變化,出現(xiàn)了合同約定的可以調(diào)整合同價款的其他情形,如提前沒有對不可預(yù)見外界障礙沒有明確規(guī)定,則也可以想聽的提出變更索賠請求,這一過程主要是降低承包商損失,對額外開支向業(yè)主提出的經(jīng)濟補償。如果設(shè)計圖樣、技術(shù)條件及工程要求未發(fā)生改變,承包商對非自身原因造成經(jīng)濟損失可以相應(yīng)的提出措施,無論承包商是否有經(jīng)驗,在施工過程中需要合理預(yù)測影響因素,在投標(biāo)報價及施工組織設(shè)計中,需要強化工程實施中的各項制度,保證合同總價固定不變,工程師已經(jīng)指出不利因素要進行調(diào)整,但承包人如因未能及時應(yīng)對而導(dǎo)致費用增加,需要承包商承擔(dān)此類費用不可提出索賠。若在不利事件發(fā)生時,需要采取合理恰當(dāng)?shù)拇胧┻M行處理,如最終出現(xiàn)變更問題則需要以施工合同文件為依據(jù),有效執(zhí)行各類變更索賠相關(guān)事宜。

4 承包商工程變更費用索賠的阻礙因素分析

4.1 變更權(quán)約定

工程變更是合同規(guī)定中的主要環(huán)節(jié),在設(shè)計階段需要進行約束,在工程實踐中需要根據(jù)《合同法》進行優(yōu)化,在項目施工過程中嚴(yán)格監(jiān)督,注意施工合同履行的工程變更問題,對承包商往往十分不利。工程變更作為工程建設(shè)中重要的一個環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)遵守合同的約定進行變更,保證最終建設(shè)工作能夠順利完成,有效保護承包商的利益,避免出現(xiàn)綜合效益降低的情況。

4.2 出現(xiàn)超期索賠

我國從13版的施工合同通用條款開始對承包商工程變更費用索賠進行了明確規(guī)定,要求遵守合同約定的索賠時效,第19條開始引入了“索賠逾期失權(quán)制度”,劃分了協(xié)議變更法定的訴訟時效制度的內(nèi)容,也明確了承包商為了保持與業(yè)主之間的關(guān)系。我國規(guī)定要求項目甲方應(yīng)在索賠事件發(fā)生后28天內(nèi)完成相關(guān)事宜,追加付款和(或)延長工期的權(quán)利,在工程實踐中要按照要求嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定,避免因索賠失權(quán)約定條款給承包商帶來資金風(fēng)險。

4.3 非意思自治文件

工程款一般由承包商提交進度款申請表,為了及時得到預(yù)期的工程款,避免超過合同約定的期限,需要將爭議訴至法院或仲裁機構(gòu),強勢的業(yè)主可能會要求承包商將合同約定為工程款項,承包商如在項目中出現(xiàn)了索賠糾紛問題。為此在實際執(zhí)行過程中需要合理提交申請表,不可違反我國法律規(guī)定的基本條例,但如工程款申請單上的條款會給承包商帶來不利的影響,為此要對各條款進行明確。

4.4 原始資料缺失

原始資料是工程建設(shè)中的一種有效證據(jù)佐證,其真實性受到了法律保護,但現(xiàn)階段我國部分承包商的合同管理水平還不高,承包商的工程簽字單大都為復(fù)印件,其真實性未得到仲裁庭的認(rèn)可,這一情況加大了承包商舉證負(fù)擔(dān)。同時,現(xiàn)階段部分承包商由于自身意識匱乏,未能將索賠費用融入項目管理活動中,使得歸檔程序、要求無法對資料進行明確規(guī)定,后續(xù)直接導(dǎo)致索賠失敗。

5 承包商視角下工程變更費用索賠的對策

5.1 合理制定施工合同

工程變更涉及質(zhì)量、進度和成本,承包商屬于乙方單位,相較于項目甲方處于劣勢地位,這一情況給承包商的費用索賠帶來了阻礙,為此在相關(guān)工作執(zhí)行中必須簽訂固定合同,經(jīng)雙方簽字并蓋章,通過談判確定工程建設(shè)過程中的各項內(nèi)容,后續(xù)確認(rèn)中也一定要謹(jǐn)慎。如果時間緊急來不及辦理工程簽證等程序時,需要保留與工程變更相關(guān)的所有原始資料,在項目施工過程中嚴(yán)格監(jiān)督,可以及時明確索賠問題,做好工程項目計劃變更工作,避免因資料問題而增大索賠難度。

5.2 完善索賠材料編制

索賠材料的編寫也是索賠成果的關(guān)鍵性因素之一,各項材料之間可以相互呼應(yīng)和補充,證明工程變更被各參建方認(rèn)可的文件,如果索賠材料編制不當(dāng),則難以對工程變更程序進行合理的規(guī)范整頓,可能被工程師駁回修改或者拒絕該項索賠。為此在相關(guān)工作開展中,承包商與各參建方的會議紀(jì)要做好相應(yīng)的編制,有效票據(jù)等能證明索賠額度符合我國法律規(guī)定,計價依據(jù)和工程價款等應(yīng)當(dāng)明確而具體,且索賠材料中的規(guī)范建筑工程的變更工序,在工程招投標(biāo)過程中采取低價投標(biāo)策略,按照科學(xué)程序進行相應(yīng)處理,減少索賠的同時保障企業(yè)的經(jīng)濟效益,防止通過工程變更來提高索賠要求,程序的規(guī)范化對變更工作有重要意義。

5.3 及時提出索賠申請

在建筑工程施工前,需要根據(jù)投標(biāo)文件對市場情況進行調(diào)查,對施工過程中的變更進行合理預(yù)測,且在此基礎(chǔ)上要提前做好防范措施,對項目管理中的有關(guān)規(guī)范進行深入了解。如出現(xiàn)了變更索賠問題,承包商應(yīng)在工程變更后及時向業(yè)主索賠,但要在索賠事件發(fā)生28天內(nèi)向工程師發(fā)出意向通知,以此避免出現(xiàn)逾期失權(quán)發(fā)生。在建筑工程的變更和索賠工作中,企業(yè)內(nèi)部進行提前的模擬談判,而施工方應(yīng)做好資料的收集和整理,做好簽證工作的記錄,加強談判工作對自己的利益有重要幫助,經(jīng)過提前準(zhǔn)備防止眾多因素糾紛對企業(yè)利益產(chǎn)生影響,保證變更索賠到利益,從而保證承包商的合法權(quán)益。

5.4 健全變更管理體系

在投標(biāo)文件中對于人員數(shù)量,深入研究合同文件,結(jié)合工程項目實施的具體情況,充分理解合同業(yè)主責(zé)任條款或類似的單價,要求工程量計算規(guī)則、地質(zhì)條件,預(yù)見性的規(guī)避合同反調(diào)差、負(fù)變更,合同中已有適用變更項目的相同,要在事前積極研究應(yīng)對措施和制訂預(yù)案,對預(yù)案調(diào)整和證據(jù)鏈閉合。合同文件是施工索賠的主要依據(jù),各相關(guān)職能部門要及時組織專業(yè)人員參照招標(biāo)文件,工作內(nèi)容包括工程量,后附清單合同模式和EPC、PPP 等合同模式,可以直接作為變更項目的單價,參照已有項目的合同單價,如存在不一致的情況則需要及時和設(shè)計單位溝通,原則是保證工程設(shè)計功能,充分發(fā)揮出表更管理的作用。

5.5 認(rèn)真履行合同索賠

索賠意識又稱之為索賠的自覺性,其能夠使當(dāng)事人做到積極主動地提出索賠要求,只有這樣才可以及時地找到索賠的機會。合同管理人員需要輔助工程建設(shè)中的各個部門建立定期工作報告,各部門也應(yīng)隨時將工作報告提供給合同管理人員,充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù),并對工作報告進行整理分類,同時也能提高合同管理質(zhì)量,使合同管理更加輕松因此,開展對合同管理與施工索賠問題的研究,維持承包商的生存與發(fā)展,進而提高整體工程管理水平與工程管理質(zhì)量,使建設(shè)行業(yè)與建設(shè)企業(yè)能夠在當(dāng)前時代的市場經(jīng)濟中立足。

6 結(jié)語

在建設(shè)工程活動中,工程變更費用索賠實質(zhì)上屬于經(jīng)濟補償行為,面對這些阻礙因素,應(yīng)該提升工程變更合同管理的能力,提高承包商成果索賠的概率。合同條款正確靈活地運用是索賠成功的關(guān)鍵,將索賠方法與工程實踐相結(jié)合,使其具有實用性和可操作性,保證承包商在項目中的效益。