探索利用Python設(shè)計財務RPA

楊玉燕 廣東煙草梅州市有限公司

引言

RPA，通過計算機對業(yè)務過程的模擬操作，實現(xiàn)自動化處理。財務是企業(yè)的數(shù)據(jù)集成中心，接收業(yè)務數(shù)據(jù)并將數(shù)據(jù)加工生成所需要的信息，集合了采購、銷售、各部門報銷等業(yè)務的數(shù)據(jù)，而這個過程有些是重復操作的工作，可以使用RPA實現(xiàn)自動化處理。python是一門易上手的計算機語言，它提供了各種庫的支持，包括pyautogui，selenium等庫都可以用于模擬工作流程，pandas和一些可視化庫是數(shù)據(jù)分析的一個利器。在處理財務工作中利用python設(shè)計財務RPA，通過程序?qū)ω攧展ぷ鞯哪M，實現(xiàn)財務的自動化，提高財務工作效率和準確性。

一、設(shè)計財務RPA

設(shè)計財務RPA，讓計算機模擬操作，利用python編寫代碼，需要先了解可能用到的python庫或工具，之后按照步驟確定目標、設(shè)計流程編寫代碼、準備數(shù)據(jù)、進行模擬操作測試，后續(xù)如果相關(guān)數(shù)據(jù)格式有變動，及時更新程序。

（一）了解財務RPA可能用到的python庫或工具

python可以看成是圖書館，圖書館里收藏很多的書籍，而python的庫就像圖書館里的一本本藏書，需要什么知識，就查找相應的庫。

1. pandas

對于財務RPA，pandas是必須用到的庫，對表格熟悉的話，pandas就很容易理解。pandas是python數(shù)據(jù)處理的利器，數(shù)據(jù)處理是財務RPA中最重要的一個環(huán)節(jié)，pandas提供了高級數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和函數(shù)，這些數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和函數(shù)的設(shè)計使得利用結(jié)構(gòu)化、表格化數(shù)據(jù)的工作快速、簡單。[1]財務RPA中用到的功能主要有：①讀取數(shù)據(jù)：通過pandas的DataFrame對象，將讀取的數(shù)據(jù)應用于操作界面。②數(shù)據(jù)處理：pandas提供各種函數(shù)對數(shù)據(jù)高效處理，對獲取的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)分析等。

2. selenium

selenium是用于Web應用程序測試的工具，利用相應的瀏覽器驅(qū)動器，驅(qū)動瀏覽器運行，就像真實用戶操作的一樣。主要功能是模仿用戶操作網(wǎng)頁，財務RPA可以利用輸入數(shù)據(jù)、查詢、下載或抓取頁面中一些關(guān)鍵的要素。

3.pyautogui

pyautogui是模擬鍵盤、鼠標在相應的頁面位置進行操作，比如輸入、移動、單擊、雙擊等。將整個屏幕作為一個坐標系，原點位于屏幕的左上角，坐標（x，y）中x是從左上角往右延伸的距離，y是從左上角往下延伸的距離，利用pyautogui的函數(shù)對屏幕中的坐標（x，y）進行相應的指令操作。pyautogui對于數(shù)據(jù)量大、操作固定的流程，是一個高效處理的辦法，而且其函數(shù)簡單易懂。pyautogui的使用就是基礎(chǔ)的RPA，解放雙手。

4. tkinter

tkinter提供程序窗口主界面的設(shè)計，主界面可以包含標簽、按鈕及彈出框等組件，通過這些組件將多個需求操作顯示在RPA窗口主界面上，或者接收需要輸入的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，讓RPA更容易操作。

5.圖像文字識別OCR

圖像文字識別OCR，用于提取圖像上的文字信息。OCR的原理可以簡單理解為圖像上顏色值的計算結(jié)果與實際文字的映射。如果是小程序RPA，可以利用Tesseract-OCR，它是開源的OCR引擎，提供大量的映射集合，對于清晰度高、印刷字體的圖像，準確率很高。

（二）設(shè)計RPA步驟

1.確定目標

從日常財務工作入手，哪些業(yè)務模塊是屬于比較機械式的操作，是否可以將其流程標準化，運用程序操作。在分析其采用程序操作的可行性過程中，要查看分別有哪些python庫可以解決操作中遇到的問題，直到確定所有問題都能解決。確定目標，主要是對其流程運用RPA的可行性分析。

2.設(shè)計流程

針對要實現(xiàn)的目標，列出平時的工作流程，如果采用RPA，相應的流程是否和人工操作一模一樣，哪些環(huán)節(jié)的操作是否需要一些額外的判斷、條件，或者需要做流程上的改進。把流程中每個步驟里的工作細化羅列出來，要用到python的哪些庫，哪些函數(shù)可以實現(xiàn)相應的需求，在相應的庫官方文檔都能找到函數(shù)應用的方式。理好全部邏輯關(guān)系，把框架定下來，再把羅列的細化過程用python代碼表達出來。

3.準備前期數(shù)據(jù)

財務工作是接收業(yè)務數(shù)據(jù)并將數(shù)據(jù)加工生成所需要的信息，從接收的數(shù)據(jù)中提取出前期數(shù)據(jù)，比如采購入庫單的采購單據(jù)號，銷售開票的客戶名稱。RPA每次運行時，需要保持這些數(shù)據(jù)的格式統(tǒng)一，確保pandas每次讀取數(shù)據(jù)都是準確的。

4.進行模擬測試

測試時需要查看python代碼運行結(jié)果的準確性。接著把各種可能遇到的情況都讓程序再跑一遍，根據(jù)結(jié)果的準確性確定是否對需要對前面設(shè)計流程做相應的修改，邏輯關(guān)系有沒有不符的地方，完善程序，主要為了以防后面遇到出現(xiàn)處理數(shù)據(jù)不完善或遺漏的情況。盡量把迄今為止遇到的情況及未來能預測到的情況都能包容在內(nèi)，也可以避免對程序做多次修改。所有測試能順利運行后，那么這個RPA便完成了。

5.更新程序

程序完成后，如果與RPA相關(guān)的數(shù)據(jù)或系統(tǒng)更新了，那么后續(xù)需要對代碼進行相應的更新，當然，選擇設(shè)計RPA是因為其流程相對固定，如果經(jīng)常變動，那么設(shè)計這個RPA就沒有意義了。所以后續(xù)的更新也是因為內(nèi)部系統(tǒng)更新，或外部系統(tǒng)獲取的數(shù)據(jù)格式的變動等系統(tǒng)性原因引起的，變動次數(shù)是比較低的。

二、財務RPA案例分析

以下通過財務工作中的采購入庫、銷售對賬、銷售開票及費用報銷等環(huán)節(jié)的案例，介紹如何將財務流程與計算機語言python結(jié)合，設(shè)計相應的RPA，實現(xiàn)財務自動化。

（一）采購入庫RPA

采購流程中，入庫單的處理都是重復的工作，目標：實現(xiàn)采購入庫自動化；采購入庫處理的流程相對固定，先在入庫初始頁面輸入相關(guān)信息，輸入的信息可以運用pandas讀取，其他操作主要都是在系統(tǒng)固定幾個頁面，根據(jù)步驟使用鍵盤鼠標的操作，pyautogui就派上用場了。目標和流程都確定了。需要準備的數(shù)據(jù)：入庫單的單據(jù)號碼或者發(fā)票號碼等。這個RPA比較簡單，只需按部就班，采用pyautogui的函數(shù)一步步編寫指令。測試時運行過程流暢，能完整操作完入庫的整個流程，RPA就完成了。后續(xù)除更換財務系統(tǒng)外，采購入庫RPA基本不變。

（二）銷售對賬RPA

1.目標

實現(xiàn)客戶銷售數(shù)據(jù)與收款數(shù)據(jù)核對。

2.設(shè)計流程

主要為三大塊，（1）輸入數(shù)據(jù)塊，包括外部獲取數(shù)據(jù)和內(nèi)部獲取數(shù)據(jù)，其中內(nèi)部數(shù)據(jù)包含應收款和銷售系統(tǒng)數(shù)據(jù)。應收款項是輸入的數(shù)據(jù)之一，也是輸出的結(jié)果之一，每天的對賬處理會讀取前一天的往來款項。銷售系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以利用selenium從銷售系統(tǒng)自動下載下來。包括銷售明細表，統(tǒng)計表，客戶明細表，多個表格為后續(xù)驗證數(shù)據(jù)的準確性準備。（2）對賬過程即數(shù)據(jù)處理塊，需要先把對賬規(guī)則梳理出來，利用訂單編號、客戶信息、交易時間等作為對賬的依據(jù)，讓外部數(shù)據(jù)和內(nèi)部數(shù)據(jù)進行對碰。主要用到pandas。（3）對賬的分析結(jié)果即輸出塊。輸出結(jié)果包含核對結(jié)果清單及應收款賬。應收款項也作為第二天輸入數(shù)據(jù)塊中一部分。對于核對不一致的結(jié)果清單，要設(shè)計成能一目了然看清問題在哪。這塊主要利用pandas。

3.準備前期數(shù)據(jù)

需要準備外部獲取的數(shù)據(jù)如銀行對賬單，微信或者支付寶收款明細等。

4.進行模擬測試

對賬RPA中要注意的是日期對其影響比較大，測試的期間要以一段時間為準，最好能把包含節(jié)假日的前后一段期間、月底到月初跨月期間、年底到年初跨年的這幾天都做個測試。若對賬的結(jié)果與人工對賬結(jié)果吻合，說明對賬RPA完成。

5.更新程序

如果銀行等外部數(shù)據(jù)格式有變動或者銷售系統(tǒng)導出的數(shù)據(jù)格式有變動，需要更新相應的代碼。

運用銷售對賬RPA對賬，整個流程人工只需準備銀行對賬單等外部對賬數(shù)據(jù)，以及對后續(xù)結(jié)果的分析。人工操作中最慢的就是如果不一致，怎么去找出不一致的部分。程序?qū)@塊處理的速度會快很多。節(jié)省了查找不一致部分的時間，有更多的時間去分析結(jié)果解決問題，提升了工作效率。

（三）銷售開票RPA

1.目標

批量處理銷售數(shù)據(jù)并生成符合稅務開票軟件要求的數(shù)據(jù)。

2.設(shè)計流程

銷售開票流程主要有兩塊，（1）導出數(shù)據(jù)，批量導出所有開票客戶的數(shù)據(jù)，利用pandas讀取數(shù)據(jù)到銷售系統(tǒng)頁面上，利用selenium網(wǎng)頁操作下載數(shù)據(jù)。（2）處理數(shù)據(jù)。處理數(shù)據(jù)時需要解決3個問題：對銷售系統(tǒng)客戶名稱和它的開票信息不一致的情況，進行修改；根據(jù)客戶的要求整理銷售表格，比如總分公司、總分店是否合并開票；生成格式符合稅務開票系統(tǒng)要求的文件。利用pandas解決上述3個問題。

3.準備前期數(shù)據(jù)

準備好需開票客戶的表格，比如客戶的編號，客戶的名稱。根據(jù)企業(yè)的銷售系統(tǒng)確定。

核對客戶開票信息，查看是否需要有銷售系統(tǒng)與客戶開票信息名稱不一致的情況，整理客戶開票要求。這些都是偶爾變動，只需進行核對和增減變動，有變動修改一下。相關(guān)表格可類似于表1和表2。

表1 修正客戶名稱表

表2 總分公司、總分店客戶開票要求統(tǒng)計表

以后新增的客戶有類似的要求，或者原來的客戶變更不同的要求，修改相應的表格。

4.程序測試

讀取前期準備的表格，運行程序后查看最后的生成的數(shù)據(jù)：數(shù)據(jù)結(jié)果處理是否準確性，客戶開票名稱修正是否完整，總分機構(gòu)的開票是否符合要求，生成的數(shù)據(jù)導入稅局系統(tǒng)是否完全接收。這些結(jié)果都需要檢查。全都符合才算完成對賬RPA。

5.更新程序

如果銷售系統(tǒng)有升級導致導出的數(shù)據(jù)格式有變動，需要更新相應的代碼。

人工處理這個業(yè)務至少都要半天的時間，利用銷售開票RPA，十幾分鐘就能做完數(shù)據(jù)處理，只需把前期相關(guān)的客戶表格整理工作做好，提升了工作效率，提高了數(shù)據(jù)處理的準確率。

（四）通行費發(fā)票處理RPA

報銷業(yè)務中，選擇通行費發(fā)票處理做案例。通行費的發(fā)票處理是個耗時的操作。通行費現(xiàn)在大部分是電子發(fā)票，在票根網(wǎng)上開票、下載，然后電子歸檔。后續(xù)對于通行費進項發(fā)票的抵扣，也需要用到發(fā)票的相關(guān)信息，手工一個個輸入這些發(fā)票號碼，相當煩瑣。但其處理都是比較機械式的操作，流程很容易標準化。

1.目標

實現(xiàn)通行費發(fā)票的自動化處理。

2.設(shè)計流程

主要是三大塊，一是開具發(fā)票，二是下載發(fā)票，三是進行發(fā)票識別、核對數(shù)據(jù)，錄入發(fā)票信息。其中開具發(fā)票和下載發(fā)票操作是大同小異的，可以利用pandas讀取數(shù)據(jù)到票根網(wǎng)相應的頁面上，然后用selenium進行網(wǎng)頁模擬操作，因為開具發(fā)票和下載發(fā)票是先后的關(guān)系，開具發(fā)票24小時后再來下載發(fā)票才能確保所有發(fā)票都已開具。因此可以利用tkinter設(shè)置程序主界面，在RPA運行前進行需求選擇。發(fā)票識別運用tesseract-OCR，獲取發(fā)票上的相關(guān)信息并儲存。等發(fā)票全部識別完利用pandas匯總，核對結(jié)果。

3.準備數(shù)據(jù)

需要準備的表格有兩個，包括每月運行清單表格和車輛車牌號與其對應的扣款卡號表格。

通行費發(fā)票處理RPA對后續(xù)工作將帶來很大的方便，有了發(fā)票相關(guān)信息的收集，抵扣操作相當簡單，批量導入抵扣平臺就可。利用通行費發(fā)票RPA，前期下載通行費清單表格和準備車牌號表格，之后交由程序模擬人工操作，查看分析結(jié)果即可。

結(jié)語

財務RPA是將平時的工作流程標準化，讓程序模擬用戶進行操作，是財務與技術(shù)的結(jié)合應用，由程序代替初級的重復的勞動，高效處理數(shù)據(jù)，高效完成任務。

自動化之后便是智能化，數(shù)字化，利用自動化后我們會獲得更大量、更全面的數(shù)據(jù)，它包含了業(yè)務數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)等，這些都是財務數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)。像對賬RPA，銷售開票RPA后續(xù)提供了很多數(shù)據(jù)，可以利用這些銷售數(shù)據(jù)來進行下一步的分析，分析商品的盈利能力、受歡迎程度以及客戶的需求、客戶貨款回收的情況及應收賬款的賬齡分析。并將結(jié)果數(shù)據(jù)可視化，做進一步的分析、預測活動。而財務人員也因為有了財務RPA后解放雙手，投入更深層次的分析、決策的工作中。

信息技術(shù)就是讓數(shù)據(jù)坐上新時代的高鐵，財務部門對數(shù)據(jù)進行采集、加工、處理，通過將信息技術(shù)運用到財務工作上，提高財務工作效率和準確率。