肥城市引黃灌區(qū)工程檔案管理存在問題及對策

閆陸云

（肥城市農(nóng)村公共供水中心，山東 肥城 271600）

肥城引黃灌區(qū)是田山大型灌區(qū)的一部分，設(shè)計灌溉面積0.8萬hm2，有效灌溉面積0.4萬hm2。引黃干渠二級分干渠全長17.3 km，在小店建有三級揚水站1座，設(shè)三級干渠1條、長10.5 km。灌區(qū)現(xiàn)有支渠17條，總長9.38 km。該工程從動工到開始投入運行歷時近3年，由于其工程規(guī)模大，參與人數(shù)眾多被譽為山東的“紅旗渠”。

1 肥城引黃灌區(qū)工程檔案的歷史作用

1.1 肥城引黃灌區(qū)工程檔案的歷史意義

20世紀(jì)60年代，平陰、肥城兩縣人民在極其艱苦的條件下，發(fā)揚愚公移山、改造中國，自力更生、艱苦奮斗，無私奉獻(xiàn)、團結(jié)協(xié)作的精神，奮戰(zhàn)三年，靠鐵錘、鐵鍬，興建了黃河下游最大的引黃工程——“1030”引黃灌溉工程。1968年初冬，泰安地區(qū)“1030”引黃工程總指揮部成立，下設(shè)平陰、肥城兩個分指揮部。出工民團依民兵建制，平陰縣民工團為5 500人，肥城民工團為4 500人。引黃灌溉工程投入使用后，通過引水灌溉，凡是二級、三級干渠送到水的地方，群眾都可以就近取水，老百姓徹底改變了靠天吃飯的歷史。經(jīng)過多年不斷維修加固，引黃灌區(qū)建設(shè)的工程檔案成為灌區(qū)重要的歷史資料，記錄著“1030”工程建設(shè)當(dāng)年的歷史環(huán)境和施工技術(shù)，為后期擴建和維修改造提供著最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)。

1.2 工程檔案對引黃灌區(qū)現(xiàn)代化建設(shè)的重要性

1）引黃工程歷年檔案資料是續(xù)建改造的重要資料。工程資料是建設(shè)施工中的一項重要組成部分，是工程竣工驗收的必備條件，也是對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建和擴建的重要依據(jù)。引黃灌區(qū)工程隱蔽部位較多，工程質(zhì)量的檢查與驗收，就要通過資料來體現(xiàn)，工程項目資料的完整與質(zhì)量的好壞，直接影響到這個工程項目下一步續(xù)建情況，所以工程資料的管理是一個非常重要的組成環(huán)節(jié)。

2）引黃灌區(qū)工程資料有較強的時效性。從1998年開始，陸續(xù)實施了大型灌區(qū)續(xù)建配套與節(jié)水改造，對干渠和部分支渠實施了改造，支渠及以下骨干工程設(shè)施由所在鎮(zhèn)街進(jìn)行了維修加固。田間工程部分通過農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)、水利、國土等各部門的農(nóng)田水利建設(shè)項目進(jìn)行了節(jié)水灌溉建設(shè)。引黃工程建設(shè)的檔案資源能夠為下一步工程建設(shè)提供以往的經(jīng)驗，從而能夠提高水利建設(shè)的工作效率。

3）引黃灌區(qū)的水利檔案資源有一定的前瞻性作用。引黃灌區(qū)歷年節(jié)水改造項目會根據(jù)不同情況實施改造工程，清淤、防滲時的渠道高程變化，原節(jié)制閘的功能使用情況，支渠使用情況都是動態(tài)數(shù)據(jù)，這些工程數(shù)據(jù)都能夠為下一步建設(shè)提供技術(shù)支撐的大數(shù)據(jù)庫，從而節(jié)省了許多地質(zhì)勘探和水利建設(shè)調(diào)查的時間，為水利建設(shè)提供范例和參考。

2 存在的問題

2.1 歷年引黃灌區(qū)改造工程檔案

2000年以前，肥城當(dāng)?shù)匾S灌區(qū)工程檔案主要以紙質(zhì)為主，且大部分的紙質(zhì)檔案保存的都是孤本，隨著對紙質(zhì)檔案閱覽次數(shù)的增加，加之多年來保存不完善，作為信息載體的紙張會逐漸老化和破損。圖紙經(jīng)過幾十年的存儲有的已經(jīng)看不到標(biāo)注，字跡也會變得模糊不清，大大縮短了紙質(zhì)檔案的使用和保存壽命。有的圖紙已經(jīng)散失，在很大程度上造成工程建設(shè)檔案搜集整理的不完整性。

2.2 水利檔案管理人員缺乏專業(yè)管理素質(zhì)

水利檔案管理員是最直接接觸水利檔案的人，他們的專業(yè)素質(zhì)對于水利檔案的整理工作起到了舉足輕重的作用。肥城引黃灌區(qū)未專門設(shè)立檔案管理室，管理人員也不具備專業(yè)職能，該歸檔的資料沒有保存好，導(dǎo)致以往工程建設(shè)資料殘缺不全。

2.3 水利檔案管理缺乏專業(yè)的操作規(guī)范

水利工程檔案資料搜集的時候，需要對不同階段建設(shè)時期的水利檔案資料進(jìn)行合理分類與補充完善，也就是水利檔案資源存在著定期的變化性質(zhì)。這就需要在進(jìn)行水利檔案搜集的過程中對管理文檔、建設(shè)文檔、音像視頻等有關(guān)工程資料進(jìn)行完整的搜集，還需要對不同時期的水利檔案資料進(jìn)行整合。

3 建議對策

3.1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)

項目法人及其他參建單位負(fù)責(zé)人必須高度重視檔案管理工作，在人、財、物上給與必要的支持和保障，明確一名分管檔案工作的專職人員，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，落實檔案管理工作責(zé)任，確保工程項目資料的收集、整理及歸檔工作有序進(jìn)行。同時，加強管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在工程施工過程中要經(jīng)常請檔案管、質(zhì)監(jiān)站專家對技術(shù)人員和資料員進(jìn)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和交流，對于工作中遇到的問題及時向?qū)＜艺埥?，不斷提高檔案管理人員的工作技能，確保工程檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性和時效性。

3.2 建立規(guī)章制度

按照檔案法規(guī)要求，結(jié)合水利工作實際，制定完善檔案文件資料收集、整理、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等各項規(guī)章制度和管理辦法，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。同時，在檔案管理過程中，為滿足實際工作需求，要及時對檔案管理制度進(jìn)行修訂。創(chuàng)建規(guī)范的管理機制，使檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和共享化，不斷提高檔案實體質(zhì)量，避免相近公文重復(fù)立卷組合，建立健全各項檔案管理規(guī)章制度。

3.3 加強科學(xué)管理

從項目申報到工程竣工驗收歷時長，工程形成材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，稍有疏忽，就可能遺漏，對應(yīng)歸檔文件資料認(rèn)真收集、整理，分類存放各種資料，為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過程中就要征詢當(dāng)?shù)貦n案館管理人員的意見，按照工程竣工資料檢查清單順序分類歸檔；對于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)單位的來往的不歸檔資料，也應(yīng)分類整理；對于用于施工中的各種表格分編號、單位放好，便于使用時拿取。工程資料分為施工技術(shù)管理材料、工程質(zhì)量保證材料、工程質(zhì)量檢驗評定材料和竣工圖四部分。通過采取各業(yè)務(wù)科室參與整理檔案的辦法，整理后再移交檔案管理人員，從而確保工程檔案齊全完整。

3.4 加強安全管理

加強檔案的安全管理，嚴(yán)格按照檔案安全保護(hù)“八防”要求，切實加強檔案保管硬件建設(shè)；嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱、保密與保管等系列的內(nèi)部管理制度，確保檔案不遺失、不泄密，保證檔案安全。做好檔案的復(fù)制、備份工作。加強計算機系統(tǒng)及操作系統(tǒng)的安全管理，杜絕各類危害檔案安全事故的發(fā)生。

3.5 做好服務(wù)利用

檔案工作人員積極主動的開展檔案服務(wù)與利用，在各業(yè)務(wù)科室工作需要查檔時熱情接待，仔細(xì)查閱，使檔案工作真正服務(wù)于水利工程的建設(shè)維護(hù)及運行管理。