基于云辦公應(yīng)用場(chǎng)景下的機(jī)關(guān)公文管理創(chuàng)新探究

徐克紅 中國(guó)鐵路上海局集團(tuán)有限公司辦公室

伴隨大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等信息化手段的廣泛應(yīng)用，上海局集團(tuán)公司數(shù)字上鐵云辦公平臺(tái)應(yīng)運(yùn)而建。云辦公平臺(tái)作為當(dāng)前較為先進(jìn)的信息化辦公平臺(tái)，能有效提升工作效率、暢通管理流程、減少人力財(cái)力物力成本，大大降低工作失誤率。該平臺(tái)充分利用即時(shí)通信、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)、信息集成等技術(shù)，更新迭代了傳統(tǒng)一代的OA 辦公系統(tǒng)。推行基于云辦公平臺(tái)的“電子化、數(shù)字化”辦文辦會(huì)辦事，倡導(dǎo)節(jié)約、精簡(jiǎn)、高效的公文辦理新模式，已成為上海局集團(tuán)公司落實(shí)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展戰(zhàn)略的重要舉措之一。

1 云辦公平臺(tái)內(nèi)涵

通常意義上，辦公自動(dòng)化（OA）是將計(jì)算機(jī)、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到辦公方式上，進(jìn)而形成的一種新型辦公方式，代替辦公人員傳統(tǒng)的部分手動(dòng)或重復(fù)性的業(yè)務(wù)活動(dòng)。為進(jìn)一步提高系統(tǒng)集成度、降低服務(wù)器設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境投資成本，達(dá)到輕量化應(yīng)用目的，各行各業(yè)逐漸興起或租借或自建公有云、私有云等模式大力發(fā)展云辦公，將辦公業(yè)務(wù)完全建立在云計(jì)算技術(shù)基礎(chǔ)上，同步開(kāi)發(fā)搭建云辦公相關(guān)應(yīng)用，進(jìn)一步優(yōu)化流程節(jié)點(diǎn)、集約組織結(jié)構(gòu)、調(diào)整管理體制，增加綜合協(xié)同辦公能力，提升辦公系統(tǒng)的整體效能。

2 發(fā)揮云辦公平臺(tái)對(duì)公文辦理的優(yōu)勢(shì)

系統(tǒng)高度集成、信息充分共享的云辦公平臺(tái)對(duì)公文傳遞、公文處理、公文催辦督辦都能發(fā)揮獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。

2.1 更便于信息溝通、上傳下達(dá)

隨著鐵路高鐵里程快速擴(kuò)張、集團(tuán)公司體量逐步壯大，管理幅度、管理強(qiáng)度越來(lái)越大，對(duì)公文管理的要求也越來(lái)越高。云辦公使用的便捷性、即時(shí)性，讓線下“跑腿”變成電腦端、手機(jī)客戶端的公文數(shù)據(jù)“多跑路”，有效解決時(shí)間要求緊管理跨度大所帶來(lái)的時(shí)空限制問(wèn)題，有效提高各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)的辦理和落實(shí)時(shí)效，提升企業(yè)管理整體效能。

2.2 更便于公文流轉(zhuǎn)、準(zhǔn)確處理

傳統(tǒng)電子公文流轉(zhuǎn)、批轉(zhuǎn)需要坐在電腦端操作，同時(shí)跨系統(tǒng)流轉(zhuǎn)時(shí)要通過(guò)人工交換，速度慢、耗時(shí)多，需專(zhuān)人從事高頻次的重復(fù)勞動(dòng)且易出現(xiàn)失誤、遺失現(xiàn)象。而云辦公的智能化、移動(dòng)化操作將從根本上解決這些問(wèn)題，從時(shí)空、效率上對(duì)于公文處理進(jìn)行全面革新，減少工作量、縮短流程時(shí)間、提高正確率。

2.3 更便于明確職責(zé)、高效辦事

云辦公平臺(tái)通過(guò)一體化信息集成搭建條理明晰的職責(zé)邊界、流程節(jié)點(diǎn)，設(shè)定辦結(jié)日期并進(jìn)行留痕處理。使得辦文辦會(huì)辦事等諸多事項(xiàng)能夠公開(kāi)、規(guī)范處理，各個(gè)節(jié)點(diǎn)的辦理人員處理時(shí)間、辦理意見(jiàn)都在網(wǎng)上一目了然，便于建立工作監(jiān)督檢查機(jī)制，有效杜絕工作推諉、部門(mén)扯皮等現(xiàn)象的發(fā)生，可實(shí)現(xiàn)公文辦理的“一網(wǎng)通達(dá)、一網(wǎng)通覽、一網(wǎng)通辦、一網(wǎng)通管”目標(biāo)。

3 發(fā)揮云辦公平臺(tái)對(duì)于公文規(guī)范管理的作用

中辦、國(guó)辦新施行修訂的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，對(duì)黨政機(jī)關(guān)公文長(zhǎng)期以來(lái)分離的文種、體例、格式等問(wèn)題進(jìn)行了統(tǒng)一明確與規(guī)范。在黨政公文制度要求十分明確的背景下，云辦公平臺(tái)作為公文規(guī)范處理的主要工具，極大提升黨政機(jī)關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平。具體表現(xiàn)如下：

3.1 云辦公平臺(tái)有助于公文文種正確使用

黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例出臺(tái)之后，黨政公文文種合并一家，公文文種得以明確，但是在實(shí)際使用過(guò)程中，具體公文處理人員受工作經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)水平、操作能力等影響，往往在公文文種選擇上容易出現(xiàn)錯(cuò)用誤用情況。而云辦公平臺(tái)可運(yùn)用建模工具、算法分析等技術(shù)手段發(fā)揮定義標(biāo)準(zhǔn)、精準(zhǔn)定位、輔助決策等優(yōu)勢(shì)，能夠從文種性質(zhì)、應(yīng)用范圍上進(jìn)行節(jié)點(diǎn)界定，實(shí)現(xiàn)對(duì)常用文種的自動(dòng)判別、匹配、提醒功能，便于實(shí)際操作者正確選擇。

3.2 云辦公平臺(tái)有助于公文行文格式規(guī)范化

少數(shù)單位、部門(mén)存在公文格式及公文起草、審核、簽發(fā)等程序不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)文質(zhì)量不高等現(xiàn)象。而云辦公平臺(tái)可以通過(guò)建模設(shè)計(jì)、工作流程分析、關(guān)鍵點(diǎn)卡控、出錯(cuò)點(diǎn)提醒等措施，對(duì)公文的標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、主送、抄送、格式、字體等易錯(cuò)格式要素進(jìn)行自動(dòng)提醒、智能糾錯(cuò)。在公文擬制環(huán)節(jié)設(shè)定可供參照的各種固定模板，當(dāng)公文擬制人員在選擇文種、擬定標(biāo)題、排版布局時(shí)，格式規(guī)范上不會(huì)再出現(xiàn)較大問(wèn)題，使得公文制發(fā)愈加規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效，也促使各級(jí)管理人員的公文格式規(guī)范意識(shí)得以提升。

3.3 云辦公平臺(tái)有助于公文處理流程規(guī)范化

云辦公平臺(tái)不但設(shè)定公文格式模板，同時(shí)也對(duì)公文收發(fā)流轉(zhuǎn)從程序、時(shí)限、節(jié)點(diǎn)進(jìn)行了明確限定。運(yùn)用云辦公平臺(tái)可靈活解決復(fù)雜工作場(chǎng)景下的種種特殊情況，通過(guò)預(yù)先設(shè)計(jì)符合工作需求的工作流程、模板，在“收、發(fā)、傳、閱、歸”等各個(gè)節(jié)點(diǎn)均預(yù)留有流程干預(yù)策略，從系統(tǒng)功能上全面保障公文處理規(guī)范、有序、高效、無(wú)誤。同時(shí)，公文處理過(guò)程也蘊(yùn)含著事務(wù)呈報(bào)、交辦、閱辦、督辦等各個(gè)工作節(jié)點(diǎn)任務(wù)要求，云辦公平臺(tái)上可以實(shí)現(xiàn)全方位、多角度清晰展示主辦人、協(xié)辦人和處置時(shí)限、辦理反饋等情況，實(shí)現(xiàn)操作記錄全留痕、流程辦理全閉環(huán)，這對(duì)于工作效率效果督查及責(zé)任追溯提供了客觀事實(shí)依據(jù)。在傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)時(shí)代，各部門(mén)、各單位公文格式及流轉(zhuǎn)方式不統(tǒng)一，導(dǎo)致文件往來(lái)溝通不暢、質(zhì)量不高，極大地影響企業(yè)管理效能和水平，而運(yùn)用云辦公平臺(tái)的公文統(tǒng)型模式可對(duì)所有涉及部門(mén)、單位的公文格式、行文規(guī)則、辦理規(guī)范等做出明確的規(guī)定，建立起橫向到邊、縱向到底的公文規(guī)范化處理體系。

3.4 云辦公平臺(tái)能有效提升黨政機(jī)關(guān)公文處理的靈活性、時(shí)效性

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和智能化設(shè)備的普及應(yīng)用，與傳統(tǒng)公文辦理方式相比，優(yōu)勢(shì)明顯：一是云辦公平臺(tái)公文處理的網(wǎng)絡(luò)化、瞬時(shí)化，打破了時(shí)間、地域、機(jī)構(gòu)的界限，使得各級(jí)管理人員從“文山會(huì)海、車(chē)馬勞頓”當(dāng)中明顯“減負(fù)”。二是作為一個(gè)全電子化文檔處理系統(tǒng)，公文擬稿、審核、套紅、用印、流轉(zhuǎn)及歸檔均可以進(jìn)行網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、辦理，提升效率的同時(shí)，也降低了辦公用紙、辦公印刷的辦公費(fèi)用。三是提升急辦特辦公文的辦結(jié)速度，有力保障運(yùn)輸生產(chǎn)安全。鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)類(lèi)公文標(biāo)準(zhǔn)高、任務(wù)重、時(shí)間緊，云辦公平臺(tái)作為生產(chǎn)指揮人員的得力助手，能有效提升其處理緊急生產(chǎn)事務(wù)的能力。

4 云辦公平臺(tái)便于構(gòu)建公文評(píng)價(jià)管理機(jī)制，推動(dòng)公文管理創(chuàng)新發(fā)展

黨中央一直在部署開(kāi)展為基層減負(fù)工作，大力整治“形式主義、官僚主義”之風(fēng)，靶向直指公文泛濫現(xiàn)象。原有公文管理模式的短板問(wèn)題不斷凸顯，立足于云辦公平臺(tái)可以創(chuàng)新構(gòu)建公文評(píng)價(jià)機(jī)制來(lái)加以使用管理、控制。

4.1 配置公文評(píng)價(jià)模塊，強(qiáng)化處理管控

梳理并制定公文處理操作規(guī)范，實(shí)現(xiàn)公文處理的全過(guò)程評(píng)價(jià)管理。一是編制清晰完善的云辦公平臺(tái)公文處理操作規(guī)范，明確收發(fā)文流程中的每個(gè)節(jié)點(diǎn)職責(zé)內(nèi)容和操作要求，確保流程當(dāng)中的每項(xiàng)工作、每個(gè)節(jié)點(diǎn)權(quán)責(zé)統(tǒng)一。二是強(qiáng)化云辦公平臺(tái)的工作角色認(rèn)知。云辦公流程當(dāng)中的每個(gè)節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)著具體的實(shí)名角色，系統(tǒng)涉及的每個(gè)人必須認(rèn)清工作職能定位。辦公室作為云辦公的業(yè)務(wù)主管部門(mén)，組織做好系統(tǒng)的使用操作和電子公文處理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，督促指導(dǎo)使用系統(tǒng)的每個(gè)人，無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)還是普通員工，都能樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)。三是開(kāi)展系統(tǒng)優(yōu)化、做好評(píng)價(jià)反饋工作。公文處理的政策條件和面臨的實(shí)際問(wèn)題都是不斷變化的，結(jié)合用戶使用反饋，經(jīng)常對(duì)公文評(píng)價(jià)指標(biāo)、模型進(jìn)行優(yōu)化完善，不斷改進(jìn)模塊功能、提高評(píng)價(jià)成效，同步強(qiáng)化評(píng)價(jià)結(jié)果運(yùn)用、做好評(píng)價(jià)反饋等工作。

4.2 梳理經(jīng)驗(yàn)成效，完善制度體系

建立健全電子公文處理規(guī)范、公文評(píng)價(jià)及考核辦法，為公文評(píng)價(jià)管理提供制度保障。一是要細(xì)化分解電子公文所有流程節(jié)點(diǎn)的處理規(guī)范，特別要設(shè)定文件辦理節(jié)點(diǎn)卡控和構(gòu)建節(jié)點(diǎn)處理人的公文質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。二是抓過(guò)程管控，做實(shí)做細(xì)日常糾偏、約請(qǐng)幫促、重點(diǎn)跟進(jìn)三個(gè)基本環(huán)節(jié)。按照公文評(píng)價(jià)及考核要求，嚴(yán)細(xì)認(rèn)真做好日常公文審核糾偏，建立日常問(wèn)題文件記錄清單。對(duì)典型問(wèn)題、多發(fā)問(wèn)題進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)地統(tǒng)計(jì)分析；對(duì)于問(wèn)題多發(fā)文件和擬文發(fā)文有困難的擬稿人，采取針對(duì)性約請(qǐng)幫促或跟進(jìn)服務(wù)，確保其深刻認(rèn)識(shí)存在問(wèn)題，重點(diǎn)從問(wèn)題整改、思想認(rèn)識(shí)、基本規(guī)則掌握等方面同步改進(jìn)，逐步提高擬文發(fā)文質(zhì)量和公文工作能力。特別是對(duì)于新接觸電子公文系統(tǒng)的人員，依托定期系統(tǒng)檢查、文件流轉(zhuǎn)情況抽查等契機(jī)，進(jìn)行一對(duì)一跟進(jìn)服務(wù)和幫助，確保其盡快掌握擬文發(fā)文的基本規(guī)則和技能。三是嚴(yán)格通報(bào)考核，以問(wèn)題為導(dǎo)向促推公文管理質(zhì)量水平提升。堅(jiān)持糾偏幫促和通報(bào)考核并重，每月或季度對(duì)問(wèn)題文件清單進(jìn)行匯總梳理，針對(duì)共性問(wèn)題、典型問(wèn)題，發(fā)布《公文質(zhì)量通報(bào)》，對(duì)問(wèn)題文件多發(fā)頻發(fā)的部門(mén)和單位，嚴(yán)格進(jìn)行考核。四是深化實(shí)踐應(yīng)用，做好管理持續(xù)完善。定期總結(jié)檢視公文評(píng)價(jià)管理工作的成效和不足，編制《公文處理常見(jiàn)問(wèn)題及糾錯(cuò)解析》，將其作為公文工作指導(dǎo)手冊(cè)，發(fā)布于云辦公平臺(tái)供在線學(xué)習(xí)交流，用于幫助各部門(mén)、各單位公文處理人員熟悉掌握公文擬制及運(yùn)作要求。

4.3 充實(shí)系統(tǒng)內(nèi)涵，確保信息安全

云辦公平臺(tái)主要面向集團(tuán)公司內(nèi)部使用，主要功能體現(xiàn)在線上流程審批、內(nèi)部收發(fā)文流轉(zhuǎn)，而對(duì)外行文，由于內(nèi)外系統(tǒng)壁壘原因，導(dǎo)致還是采用線下紙質(zhì)報(bào)送形式。為進(jìn)一步提升公文電子化、規(guī)范化程度，重點(diǎn)規(guī)劃做好：一是打通上下級(jí)單位公文處理網(wǎng)絡(luò)壁壘?？梢葬槍?duì)公文報(bào)送處理實(shí)際，在面向上級(jí)單位開(kāi)設(shè)公文接入端口，實(shí)現(xiàn)電子公文能夠及時(shí)、規(guī)范、迅速地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便捷傳輸。二是打通關(guān)聯(lián)單位電子公文處理瓶頸。充分利用貫通鐵路內(nèi)外網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全通道，搭建集團(tuán)公司與路外單位的公文數(shù)據(jù)交換服務(wù)，通過(guò)云辦公平臺(tái)功能的區(qū)域拓展，實(shí)現(xiàn)相關(guān)單位之間的電子公文數(shù)據(jù)互認(rèn)及流轉(zhuǎn)，真正實(shí)現(xiàn)公文處理的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代。三是完善云辦公平臺(tái)風(fēng)險(xiǎn)處置應(yīng)急預(yù)案，防止因系統(tǒng)問(wèn)題、賬號(hào)盜取等問(wèn)題導(dǎo)致公文數(shù)據(jù)被篡改或泄露。同時(shí)建立電子公文、電子印章、電子簽名等電子數(shù)據(jù)的質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)，確保公文數(shù)據(jù)信息完整規(guī)范、依法合規(guī)?；跀?shù)字上鐵云辦公平臺(tái)實(shí)施構(gòu)建公文評(píng)價(jià)管理，能夠有效實(shí)現(xiàn)公文標(biāo)準(zhǔn)與管理要求的高度融合，促進(jìn)機(jī)關(guān)公文管理制度體系完善及公文質(zhì)量的大幅度提升，可以為集團(tuán)公司由大向強(qiáng)轉(zhuǎn)型、實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供有力的服務(wù)管理保障。