規(guī)避企業(yè)采購風(fēng)險的實(shí)踐應(yīng)用研究

曹 勤

(上海崧杰自動化系統(tǒng)有限公司，上海 201611)

在很多制造型企業(yè)，采購成本占到了企業(yè)成本的60%，甚至70%以上。在整個采購環(huán)節(jié)存在著非常多的風(fēng)險點(diǎn)，任何一個意外的發(fā)生，工作人員任何一個不經(jīng)意的疏忽、不在意的違規(guī)，都可能產(chǎn)生采購風(fēng)險，可能對企業(yè)的生產(chǎn)、銷售產(chǎn)生影響，甚至影響企業(yè)的整個運(yùn)營和商譽(yù)。文章圍繞采購合同，分別論述從采購申請、采購流程和制度以及采購合同三個方面如何規(guī)避企業(yè)采購風(fēng)險，提升企業(yè)采購風(fēng)險管理水平。

1 從采購申請上規(guī)避采購風(fēng)險

采購的源頭是需求。有了需求就產(chǎn)生了采購申請。一個好的采購經(jīng)理，在收到采購申請時會仔細(xì)研究采購需求，而不是簡單地直接遵從，馬上就去尋源，找供應(yīng)商，簽采購合同。一個好的訂單采購員，在收到ERP中的采購申請時也會多思考多溝通，而不是想都不想就直接將采購申請轉(zhuǎn)成采購訂單。

從源頭上規(guī)避采購風(fēng)險，即規(guī)范采購申請，控制采購申請帶來的風(fēng)險。

(1)采購產(chǎn)品與采購需求。采購產(chǎn)品，系企業(yè)所采購的材料、設(shè)備、軟件、系統(tǒng)、服務(wù)、解決方案等所有產(chǎn)品的總稱。采購產(chǎn)品包括生產(chǎn)型產(chǎn)品和非生產(chǎn)型產(chǎn)品，也稱為直接材料和間接材料。生產(chǎn)型產(chǎn)品包括BOM物料(物料清單里的采購產(chǎn)品)和非BOM材料(項目采購產(chǎn)品)。非生產(chǎn)型產(chǎn)品包括固定資產(chǎn)類產(chǎn)品和非固定資產(chǎn)類產(chǎn)品。與采購產(chǎn)品相對應(yīng)，采購需求包括生產(chǎn)型采購需求和非生產(chǎn)型采購需求。

(2)BOM物料采購申請的風(fēng)險。BOM物料通常是已經(jīng)完成了產(chǎn)品認(rèn)證，進(jìn)入大規(guī)模生產(chǎn)的材料。簡單來說，BOM物料的采購需求數(shù)量=生產(chǎn)需求數(shù)量-庫存數(shù)量。生產(chǎn)需求數(shù)量即根據(jù)銷售訂單及需求預(yù)測得出的生產(chǎn)所需的BOM物料數(shù)量。庫存數(shù)量包括在需要的生產(chǎn)時間點(diǎn)能夠到貨的在途數(shù)量。實(shí)際在ERP計算采購申請數(shù)量時還會加入最小采購批量、最小包裝數(shù)、安全庫存等因素。即便有強(qiáng)大的ERP工具，一名優(yōu)秀的訂單采購員在看到ERP的采購申請時心里還是要有桿秤。平時要統(tǒng)計好高風(fēng)險產(chǎn)品清單、重點(diǎn)關(guān)注的產(chǎn)品清單，關(guān)心市場供需的波動情況，關(guān)心物流運(yùn)輸?shù)男乱?guī)，與供應(yīng)商保持經(jīng)常性溝通，及時了解供應(yīng)商是否存在出貨風(fēng)險等。

(3)非BOM物料和非生產(chǎn)型產(chǎn)品采購申請的風(fēng)險。非BOM物料和非生產(chǎn)型產(chǎn)品需要由需求人手工創(chuàng)建采購申請。這種采購申請的形式可以手工填寫，可以做成電子文檔打印出來，也可以在ERP中創(chuàng)建。除了文具、電腦之類企業(yè)與供應(yīng)商有協(xié)議價的采購申請，當(dāng)申請人需要購買一件新產(chǎn)品的時候，通常需要先了解市場信息，尋找市場上的產(chǎn)品目錄價，或向供應(yīng)商初步詢價，然后在采購申請上注明預(yù)算/預(yù)計金額。需要注意的是，需求人應(yīng)該請采購部提供供應(yīng)商聯(lián)系方式，向采購部認(rèn)可的供應(yīng)商詢價?；虿少徑?jīng)理前期參與，尋找新需求的供應(yīng)商。

這樣的采購申請要注意報備風(fēng)險。一些廠家為了保護(hù)渠道代理商采用報備制度。如果需求人或采購經(jīng)理隨意向不同的代理商詢價，而第一位向廠家詢價的代理商報備了這個型號的產(chǎn)品和最終用戶的名稱，那么企業(yè)就只能向這家代理商采購，廠家不會向其他代理商就最終用戶的這個需求進(jìn)行報價，也不會出貨。

一旦遇到這種情況，對采購部來說非常被動。不光是價格談判可能陷于被動，更有可能選擇這家供應(yīng)商或認(rèn)證這家新代理商是不符合采購部的供應(yīng)商策略或采購政策的。例如，某企業(yè)在詢價時就遇到過這種情況。按照全球采購部供應(yīng)商政策，報備的代理商不被接受認(rèn)證為認(rèn)可供應(yīng)商。采購經(jīng)理與廠家溝通無果，最終只能采用換廠家、換型號，與認(rèn)可供應(yīng)商簽合同的方法來解決。

(4)采購PR。當(dāng)采購經(jīng)理收到一張新PR時，發(fā)現(xiàn)這張PR在預(yù)算內(nèi)，也已經(jīng)由各級主管、經(jīng)理按公司授權(quán)規(guī)定簽字審批，PR的內(nèi)容也填寫完整了，產(chǎn)品規(guī)格也清晰無誤，那么，采購經(jīng)理是否一定要接受這張PR？我們來回顧一下采購的職責(zé)，采購的第一任務(wù)是保證供應(yīng)。那么，當(dāng)需求人提交一張完全符合流程規(guī)定的PR時，采購經(jīng)理是否必須毫不猶豫、責(zé)無旁貸地接受這張PR呢？某企業(yè)的實(shí)例告訴我們，當(dāng)采購經(jīng)理收到一張“合法”但不合“情理”的PR時，采購經(jīng)理有義務(wù)提出質(zhì)疑，并采用合適的方法和途徑來“拒絕”這張PR。某企業(yè)IT部門申請采購某軟件的一個許可證。這個許可證金額并不高昂，IT經(jīng)理擁有PR的審批權(quán)限。采購經(jīng)理與供應(yīng)商聯(lián)系后，得知這個許可證有超級功能，采購經(jīng)理認(rèn)為這個超級功能涉嫌侵犯員工隱私，且有泄露商業(yè)機(jī)密的風(fēng)險。采購經(jīng)理向IT經(jīng)理建議變更許可證型號，去掉這個超級功能，被IT經(jīng)理拒絕。采購經(jīng)理與部門經(jīng)理遂向公司律師和全球供應(yīng)鏈總監(jiān)咨詢。公司律師告知使用此超級功能不宜但中國目前沒有相關(guān)的法規(guī)約束。全球供應(yīng)鏈總監(jiān)告知這在美國是不合法的。部門經(jīng)理隨后向中國區(qū)VP和總裁匯報，經(jīng)批準(zhǔn)后“拒絕”了這張PR。

2 從采購流程和制度上控制采購風(fēng)險

采購部通過一整套流程與制度來規(guī)范采購行為，指導(dǎo)采購作業(yè)，降低采購風(fēng)險，提高采購效率，為企業(yè)保證供應(yīng)，降本增效。很多企業(yè)已經(jīng)建立了一整套質(zhì)量體系流程，在日常工作中執(zhí)行的各種采購流程、表單不下幾十種。但還是有些企業(yè)忽略了企業(yè)管理兩個最基礎(chǔ)的管理制度：采購政策與授權(quán)規(guī)定。

(1)采購政策。什么是采購政策？它包含什么內(nèi)容？已經(jīng)有了那么多采購流程，為什么要采購政策？采購實(shí)踐中，采購經(jīng)理經(jīng)常會遇到使用人指定供應(yīng)商的情況，或者通過過于具體的產(chǎn)品規(guī)格實(shí)際上指定供應(yīng)商的情況。還有在非看板的情況下，使用部門相關(guān)人員直接要求供應(yīng)商供貨，供應(yīng)商拿著簽收單要求訂單采購員補(bǔ)訂單的。這些都是典型的采購違規(guī)行為。因此，企業(yè)需要制定并頒布采購政策，以規(guī)避因違規(guī)造成的采購風(fēng)險。

企業(yè)授權(quán)采購部代表公司尋找、談判并采購產(chǎn)品、服務(wù)和解決方案。并且，采購部是唯一獲得公司授權(quán)，有權(quán)代表公司對外作出采購承諾的機(jī)構(gòu)與部門。采購部全權(quán)負(fù)責(zé)公司的采購事宜。在企業(yè)內(nèi)部，只有經(jīng)過授權(quán)的采購人員才能行使采購的各項權(quán)力。同時，供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格遵循“無訂單不供貨”的原則。

作為一項花掉公司60%以上成本的工作，一個為此項工作專門組織的部門，企業(yè)應(yīng)給予明確的授權(quán)，以表明采購部是合法履行企業(yè)采購權(quán)的。同時，采購部也應(yīng)采取各種方法，以確保供應(yīng)商了解并遵循企業(yè)的采購政策。在供應(yīng)商認(rèn)證階段，采購部往往會要求供應(yīng)商簽署確認(rèn)書(Letter of Acknoledgment)，以聲明其理解和確認(rèn)買方企業(yè)的采購政策。

(2)授權(quán)規(guī)定。采購政策中最重要的一件事，就是授權(quán)。但企業(yè)授權(quán)并不只有采購政策。企業(yè)需要授權(quán)的工作很多，其中最主要的就是審核及簽字權(quán)。授權(quán)規(guī)定需要成文并發(fā)布，而不是大家似乎知道采購申請、合同需要哪一級經(jīng)理審批，但卻看不到正式文件。有一個清晰、完整的授權(quán)表，也有助于企業(yè)因?yàn)榘l(fā)展戰(zhàn)略、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)情況等的發(fā)展、變化而變更授權(quán)規(guī)定。

3 從采購合同上規(guī)避采購風(fēng)險

規(guī)避了采購申請的風(fēng)險、采購政策相關(guān)的風(fēng)險之后緊接著是采購合同的風(fēng)險。采購過程中遇到的大多數(shù)風(fēng)險是可以通過采購合同文本和采購合同執(zhí)行來規(guī)避的。文章以某企業(yè)項目采購合同范本為例，研究合同中容易忽略的風(fēng)險點(diǎn)。在一些大合同中，合同模版一開始就是大段的專有名詞定義。這些定義看上去煩瑣，但對合同來說卻相當(dāng)重要。采購經(jīng)理要了解：合同項下所使用的專有名詞，非經(jīng)定義，不具備其特殊的含義；一旦發(fā)生合同糾紛，非經(jīng)另行證明，不能被賦予其特殊的含義。例如，“交貨周期”或“交貨時間”應(yīng)當(dāng)被定義為：買方簽發(fā)采購訂單之日，至賣方根據(jù)合同項下約定的交付方式交付貨物的周期或時間；如果未經(jīng)定義，則一般會被認(rèn)定為：賣方收到買方簽發(fā)的采購訂單之日，至賣方根據(jù)合同項下約定的交付方式交付貨物的周期或時間。

(1)對于合同標(biāo)的的描述必須完整。采購經(jīng)理要注意，合同中對于合同標(biāo)的的描述必須完整。在簽合同時可能想不到，小到一個螺絲釘，大到一張工作臺，甚至一份產(chǎn)品技術(shù)說明書，賣方都可能另外收取高昂的價格。因此，不怕描述有重復(fù)，就怕描述有遺漏。例如，合同模板中對合同標(biāo)的如此描述，就是意在囊括合同相關(guān)的一切軟硬件、服務(wù)等，避免出現(xiàn)漏網(wǎng)之魚：①用于××項目(以下簡稱“項目”)的××設(shè)備及其相關(guān)附件、技術(shù)資料(以下統(tǒng)稱“合同貨物”);②賣方應(yīng)以其自有的有資質(zhì)的人力資源、設(shè)備、工具、材料、交通工具以及其他必需的器材，對合同貨物進(jìn)行安裝、督導(dǎo)、調(diào)測、開通等工程技術(shù)服務(wù)直至合同貨物通過初驗(yàn)和終驗(yàn)。

(2)對于合同價格的描述必須仔細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)。對于合同價格的描述必須仔細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)，比如合同是否含稅價、含什么稅、稅率是多少。合同上還要寫明：買方不支付任何類型的額外費(fèi)用，包括但不限于運(yùn)輸費(fèi)、包裝費(fèi)、金屬附加費(fèi)、卷軸費(fèi)等。不論設(shè)備清單中是否列明，賣方均需供應(yīng)為使設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)所必需的附件，包括但不限于電纜、接插件、緊固件、安裝材料等，即合同總價已包括了這些附件的價格。

采購部在項目、設(shè)備合同中經(jīng)常看到，合同的價格會出現(xiàn)在各個地方：價格條款、服務(wù)條款或附件、技術(shù)條款或附件等。就好像你去買東西，付了錢還不能拿走，還得去另外兩個柜臺付錢。因此，采購合同的唯一價格條款就尤為重要。也就是說，合同中要說明，這個條款包括了產(chǎn)品的安裝、驗(yàn)收、服務(wù)的所有價格，合同中任何其他地方出現(xiàn)價格一律無效，買方不予支付。除此之外，對于合同的交貨期，建議可以規(guī)定容易識別的第三方日期，例如，空運(yùn)或海運(yùn)提單上的起運(yùn)日期。關(guān)于產(chǎn)品的生命周期管理，在合同中須對產(chǎn)品生產(chǎn)終止進(jìn)行規(guī)定，要求供應(yīng)商在停產(chǎn)前提前通知買方，并提供多少年或多少數(shù)量的備件。

在運(yùn)輸和包裝方面，分裝和轉(zhuǎn)運(yùn)對于買方來說都是存在風(fēng)險的。需在合同中注明不允許分裝和轉(zhuǎn)運(yùn)。例如買方采購的是整套設(shè)備，如果賣方將設(shè)備、配件分開發(fā)貨，那么買方就需要分別報關(guān)。報關(guān)的HS CODE不同，部分配件可能關(guān)稅稅率較高。如果雙方在合同中約定由貨代安排運(yùn)輸，而賣方希望用國際快遞來運(yùn)送少量貨物，賣方必須先把形式發(fā)票、裝箱單及其他必需單據(jù)交給買方，由買方確認(rèn)是否允許用快遞方式運(yùn)送這批貨物，以避免風(fēng)險。包裝要注意防撞、防潮、防濕、防霉、防銹、防靜電、防蟲(IPPC證明)。酒精、鋰電池等危險品需取得《貨物運(yùn)輸條件鑒定書》。還要了解目的地機(jī)場情況，以免過大包裝無法裝入運(yùn)輸中可能用到的小型運(yùn)輸工具，比如小型飛機(jī)。例如有些目的地機(jī)場不大，而貨物本身非常大，這樣就只能空運(yùn)到臨近城市，由貨代安排海關(guān)監(jiān)管車輛轉(zhuǎn)關(guān)運(yùn)輸。合同中還得注明包裝費(fèi)用由賣方承擔(dān)。不同的運(yùn)輸方式需要的包裝保護(hù)措施不同，采購經(jīng)理不能忽略包裝可能發(fā)生額外費(fèi)用。

(3)對于合同付款方式與信用證、保函條款必須要清晰。付款方式上有一個重點(diǎn)，一定要注明：買方銀行(開證行)以外的銀行費(fèi)用由賣方承擔(dān)。曾經(jīng)有企業(yè)在簽訂銷售合同時未注明信用證條款，在收到買方的信用證時未注意“無兌換差價由受益人(賣方)承擔(dān)”的條款，因此遭受了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。信用證付款的建議寫法為：“All banking charges outside the Issuing Bank including reimbursing charges are for account of Beneficiary”。因此，如果合同是信用證支付，并涉及保函，建議在合同談判時就約定信用證和保函條款，并作為合同附件。采購經(jīng)理需要定期檢查信用證和保函是否在有效期內(nèi)。付款只付給合同的買方，不參與買方集團(tuán)公司、關(guān)聯(lián)企業(yè)的業(yè)務(wù)關(guān)系。

(4)賣方的其他義務(wù)要遵循當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)。項目合同可能會涉及在第三方所在地安裝設(shè)備、雇傭當(dāng)?shù)厝藛T，因此，采購合同中需注明要遵循當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)。避免適用他國法律，在他國用非本國語言來訴訟或仲裁。語言也盡可能以中文為準(zhǔn)。

(5)約定合同效力與合同解除。采購訂單與采購協(xié)議存在沖突的，如果在采購協(xié)議中未對采購文件效力之優(yōu)先級進(jìn)行約定，則應(yīng)當(dāng)以后達(dá)成的約定為準(zhǔn)(例如采購訂單)。除非是已經(jīng)明確約定采購事項的采購協(xié)議項下的采購訂單，采購部發(fā)出的采購訂單本身只是一份采購要約(未簽署采購協(xié)議，或框架協(xié)議項下的訂單)，只有在下述情況下，方構(gòu)成具有拘束力的采購合同：①供應(yīng)商簽署訂單，或另行發(fā)出書面文件表示接受該等訂單；②供應(yīng)商根據(jù)采購訂單的要求交付相應(yīng)的產(chǎn)品或服務(wù)；③供應(yīng)商開出了對應(yīng)的發(fā)票；④如果供應(yīng)商簽署了采購訂單，但同時對訂單內(nèi)容進(jìn)行了修改，并不構(gòu)成一份具有拘束力的采購合同，而是形成了一份新的要約。

只有買方就供應(yīng)商修改的部分再行簽署確認(rèn)后，方能形成采購合同，其合同內(nèi)容以修改后的版本為準(zhǔn)。避免合同無效或部分無效。很多合同寫雙方簽字蓋章日生效，實(shí)際卻無法從合同上識別真正的簽字蓋章日。在這種情況下，合同上直接寫上有效期從某年某月某日到某年某月某日，也是一個有效方法。

4 綜述

企業(yè)采購風(fēng)險管理與控制是一項復(fù)雜而又十分重要的工作，企業(yè)應(yīng)該對自身采購風(fēng)險管理工作中的不足進(jìn)行積極的改進(jìn)，從采購申請、采購流程和制度以及采購合同等方面規(guī)避和控制企業(yè)采購風(fēng)險，不斷提升企業(yè)采購風(fēng)險管理的整體水平，保障企業(yè)的長期穩(wěn)定健康發(fā)展。