J煙草公司存貨內(nèi)部控制存在問題及對策探究

■馬俊輝

（甘肅省煙草公司酒泉市公司）

1 引 言

存貨是企業(yè)的重要流動資產(chǎn)。存貨管理可以幫助管理人員對庫存商品進(jìn)行全面的控制和管理；幫助財(cái)務(wù)人員進(jìn)行庫存商品的核算；可以為企業(yè)提供庫存報(bào)表和庫存分析，幫助決策提供依據(jù)；科學(xué)合理的降低庫存量、加速庫存周轉(zhuǎn)，減少資金占用率，避免庫存的積壓或短缺，保證經(jīng)營活動順利進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益的提升。隨著行業(yè)精益管理要求的落地實(shí)施，庫存管理越來越被企業(yè)所重視。庫存管理成效不僅是企業(yè)科學(xué)管理水平的重要體現(xiàn)，也是增收節(jié)支、提質(zhì)增效的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。近年來，隨著卷煙經(jīng)營規(guī)格數(shù)的不斷增加，庫存總量明顯增加，倉儲成本不同程度增長，資金占用成本增加等問題不斷凸顯。因此，分析研究優(yōu)化存貨內(nèi)部控制機(jī)制，建立科學(xué)有效的庫存管理體系，進(jìn)而提高庫存周轉(zhuǎn)率、降低倉儲成本、提升資金使用效率，助推企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

2 J煙草公司存貨內(nèi)部控制存在的問題分析

2.1 公司簡介及內(nèi)部控制總體情況

J煙草公司是一家地級市公司，成立于1985年，地處西北地區(qū)，轄區(qū)面積19.2萬平方公里，總?cè)丝?13萬，具有明顯的地廣人稀特點(diǎn)。管轄零售戶分布面廣、配送線路長。現(xiàn)轄5個(gè)縣級局（營銷部）和1個(gè)多元化經(jīng)營企業(yè)，內(nèi)設(shè)12個(gè)職能科室，主要負(fù)責(zé)轄區(qū)卷煙、雪茄煙的批發(fā)銷售、物流配送以及專賣管理工作。當(dāng)前在銷卷煙規(guī)格110余個(gè)。物流中心分揀工房850㎡，倉儲庫房1196㎡，最大庫容量4300箱。

卷煙屬于特殊商品，從生產(chǎn)到最終消費(fèi)大致概述為：工業(yè)企業(yè)生產(chǎn)，商業(yè)企業(yè)采購入庫，采集零售客戶訂單，分揀配送至零售戶，消費(fèi)者自主購買實(shí)現(xiàn)最終消費(fèi)。在這個(gè)過程中，涉及兩個(gè)環(huán)節(jié)的庫存。煙草行業(yè)將庫存分為工商庫存、社會庫存（即零售客戶持有庫存）兩大類進(jìn)行管理。在存貨控制管理制度方面，建立了較為完善的卷煙庫存管理辦法及監(jiān)督考評工作機(jī)制，每季度發(fā)布庫存管控情況，提出調(diào)控意見建議。J煙草公司主要管理商業(yè)庫存和社會庫存兩個(gè)環(huán)節(jié)。在制度建設(shè)方面主要是執(zhí)行上級單位管控機(jī)制的基礎(chǔ)上，制定《市場狀態(tài)評價(jià)與調(diào)控管理工作實(shí)施細(xì)則》，按照庫存總量、單規(guī)格分層分類分別設(shè)置具體的庫存控制評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

在存貨管理衡量指標(biāo)方面：社會庫存主要以價(jià)格指數(shù)、存銷比（庫存可銷天數(shù)）、綜合評價(jià)三個(gè)指標(biāo)來衡量。而商業(yè)庫存管理的考核指標(biāo)主要以庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)指標(biāo)衡量。

2.2 J煙草公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀

通過收集整理J煙草公司2016年至今庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)數(shù)據(jù)，不難看出，近年來銷量平穩(wěn)，但在銷卷煙規(guī)格數(shù)逐年增加，庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)呈下降趨勢。2020年，全省平均水平為18.5次，標(biāo)桿單位達(dá)到34.1次，J煙草公司僅為10.5次；2021年上半年全省平均水平為9.9次，而J煙草公司為5.6次，均低于全省平均水平，與先進(jìn)水平相比差異更大。

從日均存儲量上統(tǒng)計(jì)，2021年上半年日均存儲量超過4700箱，遠(yuǎn)大于最大庫容設(shè)計(jì)。出現(xiàn)占用過道、加高碼垛層級、暫存區(qū)卷煙過多等問題，部分動銷緩慢、數(shù)量小的卷煙存在混合碼放情況。對卷煙出入庫及盤點(diǎn)等工作帶來諸多不便，同時(shí)也存在較大的安全隱患。

2.3 存在問題及原因分析

2.3.1 思想認(rèn)識不夠深刻，能力素質(zhì)還有不足

當(dāng)前部分管理人員及具體經(jīng)辦人員，均不同程度存在對存貨管理認(rèn)識理解不深刻的問題。大家更多的關(guān)注會不會斷貨、能不能滿足市場需求，極少關(guān)注庫存量是不是超標(biāo)、庫存結(jié)構(gòu)是不是合理以及資金占用帶來的一系列問題。部分管理人員沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過庫存管理方面的專業(yè)知識，對于采購需求預(yù)測、庫存管理的科學(xué)管理方法還沒有完全掌握，用科學(xué)手段管理的技能還有不足。對行業(yè)推廣的管理模型學(xué)習(xí)不透徹，掌握不全面，在推廣落實(shí)過程中出現(xiàn)執(zhí)行不到位、使用不當(dāng)則棄之不用等情況，有時(shí)存在憑經(jīng)驗(yàn)辦事的問題，導(dǎo)致較難發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題及短板，庫存管理的能力水平與企業(yè)發(fā)展要求還有一定差距。

2.3.2 管理不夠精細(xì)化，采購計(jì)劃不夠精準(zhǔn)

首先，庫存管理模型上不夠精準(zhǔn)。當(dāng)前的庫存管理主要針對部分主銷卷煙進(jìn)行安全庫存設(shè)置。沒有針對所有在銷規(guī)格建立庫存管理模型，安全庫存設(shè)置沒有細(xì)分到具體品牌規(guī)格；已經(jīng)建立的管理模型中，最大、最小庫存設(shè)置、路途時(shí)間等數(shù)據(jù)一般一季度或者更長時(shí)間調(diào)整一次，時(shí)間間隔長，沒有實(shí)現(xiàn)根據(jù)市場銷售情況動態(tài)調(diào)整，出現(xiàn)部分卷煙一次到貨后，足夠銷售半年甚至更長時(shí)間，存在存儲時(shí)間長、存儲量過大等問題。

其次，采購計(jì)劃制定不夠合理。當(dāng)前卷煙需求信息采集主要以零售客戶層面為主，對消費(fèi)者層面的挖掘不夠。需求信息由零售客戶通過訂貨平臺上報(bào)各營銷部，各營銷部根據(jù)零售客戶提報(bào)的數(shù)據(jù)匯總形成本單位需求，上報(bào)市公司營銷管理部門，由其匯總后形成采購需求，與工業(yè)企業(yè)協(xié)商后確定采購計(jì)劃，簽訂合同配送入庫并投放市場。在需求信息采集過程中，零售客戶為了更多的屯貨，容易出現(xiàn)故意放大需求、需求數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等需求信息提報(bào)不準(zhǔn)確的問題；營銷部、管理部門對暢銷卷煙、緊俏卷煙也存在不同程度的放大需求，造成“牛鞭效應(yīng)”。對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行加工分析時(shí)，由于對市場狀況掌握不夠全面，以及采購人員的經(jīng)驗(yàn)及其他因素的存在，進(jìn)而影響到采購需求預(yù)測的準(zhǔn)確性，導(dǎo)致采購數(shù)量、品種與市場需求存在較大差異，組織的貨源適銷不對路，最終造成庫存總量過大或不足，總量適量但部分規(guī)格依然斷貨等結(jié)構(gòu)不合理問題。

2.3.3 與工業(yè)企業(yè)信息共享還有不足

近年來，行業(yè)積極搭建信息平臺，鼓勵(lì)開展工商零信息共享。J公司積極落實(shí)行業(yè)政策，雖然加大與工業(yè)企業(yè)的溝通，開展工商協(xié)同，但更多的在于共育品牌、共同制定營銷策略等銷售信息；購進(jìn)方面，工業(yè)企業(yè)更多的關(guān)注采購計(jì)劃的執(zhí)行，對于庫存信息方面關(guān)注少，共同管理溝通相對更少，對購銷存全過程關(guān)注不夠均衡。當(dāng)前行業(yè)已建立工商協(xié)同網(wǎng)上配貨模式，最大程度的共享卷煙購銷存過程數(shù)據(jù)，但參與的工業(yè)企業(yè)相對少，工商企業(yè)之間共享信息不充分，科學(xué)制定采購計(jì)劃、共同管理庫存上還有不少問題。

2.3.4 企業(yè)內(nèi)部信息溝通不夠順暢

營銷部門主要管理采購、銷售，財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)存貨核算及資金管理，物流部門管理卷煙倉儲及分揀配送；三個(gè)部門關(guān)注的焦點(diǎn)不同，使用的管理平臺不同，部門之間管理信息傳遞不順暢、溝通不及時(shí)，存在已到貨驗(yàn)收，信息系統(tǒng)未及時(shí)入庫，賬面數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)差異等信息更新滯后等現(xiàn)象；因卷煙是在現(xiàn)有庫存的基礎(chǔ)上進(jìn)行投放，信息滯后導(dǎo)致不能及時(shí)投放市場，造成儲存成本增加、存貨積壓等風(fēng)險(xiǎn)。營銷部門出于不斷貨的考慮，盡可能多的采購卷煙，減少脫銷斷檔問題發(fā)生。物流部門對于到貨卷煙只負(fù)責(zé)接受，只要到貨全部接收，滿足于存放到庫區(qū)，對于是否分區(qū)域、分品牌碼放、是否占據(jù)過道，是否符合現(xiàn)場管理要求等方面關(guān)注較少。財(cái)務(wù)部門重在存貨資金的核算，重點(diǎn)考核賬實(shí)相符，對于存貨的科學(xué)管理方面關(guān)注少，對于存貨余額是否過大沒有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。

3 改進(jìn)存貨內(nèi)部控制的建議

3.1 不斷提高員工成本意識和能力素質(zhì)

充足的庫存可以保證企業(yè)的正常經(jīng)濟(jì)運(yùn)行。但庫存過大不僅占用企業(yè)較多的流動資金，增加資金成本和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，也會帶來諸多安全隱患；同時(shí)過量庫存，增加了庫存管理和維護(hù)費(fèi)用等，是較大的浪費(fèi)，與行業(yè)精益管理要求相違背。減少庫存可以最大限度節(jié)約成本，提高沉淀資金的有效運(yùn)作，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。而庫存不足也會造成錯(cuò)失銷售機(jī)會，零售客戶滿意度下降等問題。合理的庫存可以在滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的同時(shí)減少對資金的占用，降低存貨管理成本，為企業(yè)節(jié)約資源，同時(shí)有助于提高資金的周轉(zhuǎn)速度。員工是庫存管理的具體執(zhí)行者。員工的素質(zhì)高低和執(zhí)行力決定企業(yè)制度的執(zhí)行程度和管理技術(shù)的運(yùn)行效果。只有員工具備較高的專業(yè)素養(yǎng)才能使其發(fā)揮最大作用，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的目標(biāo)。要通過專題培訓(xùn)、研討交流等方式，提高員工對精益管理、提質(zhì)增效的深刻認(rèn)識，強(qiáng)化員工成本管理意識。引導(dǎo)干部職工樹牢創(chuàng)新觀念，提高創(chuàng)新能力、應(yīng)變能力和競爭能力。鼓勵(lì)員工學(xué)習(xí)庫存管理業(yè)務(wù)知識，積極開展專業(yè)技能培訓(xùn)和管理模型推廣課程，熟練掌握管理方法、模型的操作及適用條件，將理論與實(shí)踐充分結(jié)合，提高能力素質(zhì)。建立有效的激勵(lì)獎勵(lì)制度，引導(dǎo)員工積極主動開展庫存管理課題研究、QC攻關(guān)、項(xiàng)目創(chuàng)新，把提高存貨周轉(zhuǎn)率、資金使用效率作為研究方向，靶向施策，精準(zhǔn)發(fā)力，切實(shí)提高存貨內(nèi)部管理水平，適應(yīng)高質(zhì)量發(fā)展要求。

3.2 科學(xué)運(yùn)用庫存管控模型

科學(xué)的預(yù)測才能組織到有效的貨源。將數(shù)據(jù)采集落腳點(diǎn)放在消費(fèi)者需求上。充分運(yùn)用當(dāng)前建立起來的卷煙零售信息平臺，積極開展市場走訪和調(diào)研活動，記錄市場動銷數(shù)據(jù)，掌握消費(fèi)變化趨勢，有效發(fā)揮市場直測作用，保障數(shù)據(jù)采集質(zhì)量，了解真實(shí)的消費(fèi)者需求，完善數(shù)據(jù)庫，有效控制“牛鞭效應(yīng)”。加大數(shù)據(jù)分析力度，合理運(yùn)用這些數(shù)據(jù)，實(shí)施關(guān)聯(lián)分析，科學(xué)制定投放策略，并加強(qiáng)監(jiān)測結(jié)果應(yīng)用，以滿足市場真實(shí)需求為出發(fā)點(diǎn)有效組織貨源，提高預(yù)測精度。

建立合理庫存量標(biāo)準(zhǔn)。用好庫存ABC分類法，細(xì)化品類，結(jié)合卷煙消費(fèi)特點(diǎn)，運(yùn)用行業(yè)信息平臺數(shù)據(jù)，實(shí)施動態(tài)調(diào)整。根據(jù)消費(fèi)者需求、投放策略、社會庫存、卷煙動銷以及工業(yè)到貨在途時(shí)間等數(shù)據(jù)，測算單品最高庫存、最低庫存和安全庫存量，制定合理的經(jīng)濟(jì)訂貨量，精準(zhǔn)控制庫存水平。通過不斷完善庫存管控模型，在確保滿足零售戶訂單需求的前提下，將庫存控制在科學(xué)合理的安全區(qū)間，并最大限度減少卷煙庫存，以降低庫存對企業(yè)資金和存儲空間的占用，加快存貨周轉(zhuǎn)速度，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 積極推進(jìn)工商協(xié)同網(wǎng)上配貨

有效提升庫存管理質(zhì)量，推進(jìn)工商協(xié)同網(wǎng)上配貨是行之有效的方法。工商協(xié)同網(wǎng)上配貨平臺主要是商業(yè)企業(yè)上傳購銷存數(shù)據(jù)，工業(yè)企業(yè)實(shí)時(shí)監(jiān)測商業(yè)庫存，根據(jù)網(wǎng)上庫存預(yù)警，及時(shí)為商業(yè)配貨，實(shí)現(xiàn)“以存定購、滾動配貨”，保證商業(yè)企業(yè)即不斷檔又不積壓，最終實(shí)現(xiàn)工商共同管理庫存的目的。要推進(jìn)工商協(xié)同網(wǎng)上配貨模式,就要在當(dāng)前工作基礎(chǔ)上，鼓勵(lì)與更多的工業(yè)企業(yè)開展網(wǎng)上配貨，提高協(xié)同網(wǎng)上配貨的覆蓋面和網(wǎng)配數(shù)量及范圍。在數(shù)據(jù)管理上實(shí)現(xiàn)協(xié)同統(tǒng)一，在數(shù)據(jù)使用上各取所需，聯(lián)合做好到貨預(yù)安排，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)深度共享，及時(shí)更新數(shù)據(jù)，提高工業(yè)到貨響應(yīng)效率，確保貨源供應(yīng)和卷煙采購按計(jì)劃時(shí)間到貨，進(jìn)而做到庫存在數(shù)量及結(jié)構(gòu)上的合理。做好分享市場動銷、社會庫存等數(shù)據(jù)，動態(tài)調(diào)整采購計(jì)劃，切實(shí)避免供過于求、供非所求、供不應(yīng)求等問題，帶來的庫存積壓、斷貨等不合理現(xiàn)象。根據(jù)庫存和客戶需求，科學(xué)調(diào)控投放策略，做到卷煙供應(yīng)合理化、精準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)社庫庫存合理。

3.4 強(qiáng)化內(nèi)部信息互通交流

存貨管理貫穿于企業(yè)采購、投放、配送、核算等全過程，各部門必須積極主動加強(qiáng)溝通，緊密配合，通力協(xié)作，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理目標(biāo)。營銷部門制定采購計(jì)劃后，要及時(shí)與物流部門溝通對接，掌握存儲狀況、物流信息，及時(shí)跟蹤卷煙到貨時(shí)間，根據(jù)庫存情況動態(tài)調(diào)整市場投放策略，減少庫存積壓或斷貨帶來的成本增加，降低存儲成本，減少資金占用，提高資金收益。及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，做好存貨收發(fā)存的會計(jì)核算，確保信息流、資金流和物流三統(tǒng)一。同時(shí)要強(qiáng)化溝通交流機(jī)制建設(shè)，定期召開經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析會議，營銷、物流、財(cái)務(wù)等部門分別從不同角度通報(bào)庫存管控、倉儲運(yùn)維費(fèi)用和資金占用等情況，共同分析制定有效的存貨管控措施，提高庫存周轉(zhuǎn)率。

4 結(jié) 語

做好存貨管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理短板及不足，進(jìn)而完善庫存管理體系，是對行業(yè)精益管理要求的具體落實(shí)，是提高資金回報(bào)率的有效手段，是企業(yè)適應(yīng)高質(zhì)量發(fā)展要求的需要。通過不斷提高成本意識和員工能力素質(zhì)，科學(xué)運(yùn)用管理模型，積極推進(jìn)工商協(xié)同網(wǎng)上配貨模式，強(qiáng)化內(nèi)部溝通交流，完善內(nèi)控機(jī)制建設(shè)等有效措施，確保庫存水平的科學(xué)合理，提高庫存周轉(zhuǎn)率、資金周轉(zhuǎn)率，進(jìn)而推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。